Skip to main content
คู่มือ·3 นาทีในการอ่าน·

เริ่มต้นอย่างรวดเร็ว: ประมวลผล MTC ปริมาณสูง และเรียกใจเอกสารใดก็ได้ในเวลาไม่กี่วินาที

คู่มือนี้แสดงให้เห็นวิธีที่ศูนย์บริการโลหะใช้ TestCert เพื่อจัดการการดูดซึมเอกสาร MTC ปริมาณสูงอย่างมีประสิทธิภาพ — อัปโหลดกลุ่มสินค้า จัดประเภทตามสถานะการตรวจสอบ อนุมัติกลุ่มสินค้าที่สะอาด และดึงใบเสร็จรับรองใดก็ได้ตามความต้องการสำหรับลูกค้าหรือผู้ตรวจสอบ ไม่มีการไล่ตามกระดาษ ไม่มีการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ประมาณการเวลา: 15 นาทีในการประมวลผลกลุ่ม 10-20 เอกสารจากจุดเริ่มต้นไปจนจบ

ข้อกำหนดเบื้องต้น

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น โปรดยืนยันสิ่งต่อไปนี้:

  • คุณมีบัญชี TestCert ที่มีบทบาท ผู้ตรวจสอบ หรือ ผู้จัดการคุณภาพ
  • คุณมี PDF การดูดซึมของคุณพร้อม (ไฟล์เดียวต่อ MTC หรือ PDF หลายหน้าสำหรับเอกสารบัญชี)
  • ผู้อนุมัติอย่างน้อยหนึ่งคนได้รับการกำหนดค่าในเวิร์กโฟลว์ QA ขององค์กรของคุณ

ขั้นตอนที่ 1: อัปโหลดกลุ่มการดูดซึมของคุณ

วางส่วน MTC ของการส่งมอบทั้งวันด้วยครั้งเดียว

  1. จากการนำทางด้านซ้าย ให้คลิก Inbound MTCs
  2. คลิก Upload Certificates (สังเกตพหูพจน์ — นี่คือจุดเข้าของการอัปโหลดกลุ่มหลัก)
  3. เลือก PDF ทั้งหมดสำหรับกลุ่มการดูดซึมนี้ คุณสามารถ:
    • ลากโฟลเดอร์ของ PDF ไปยังพื้นที่อัปโหลด
    • คลิก Browse และเลือกหลายไฟล์ (Ctrl+click หรือ Cmd+click)
    • อัปโหลด PDF ได้สูงสุด 50 รายการต่อกลุ่มสินค้า
  4. คลิก Start Upload TestCert ใส่ไฟล์ทั้งหมดในคิวสำหรับการดึงข้อมูล AI พร้อมกัน
  5. ดูแถบความคืบหน้าของกลุ่มสินค้า ใบเสร็จรับรองแต่ละใบจะเลื่อนจาก Queued → Processing → Ready for Review เมื่อการดึงข้อมูลเสร็จสิ้น สำหรับเอกสาร 10-20 ฉบับ นี่ปกติจะใช้เวลา 2-4 นาทีโดยรวม

เคล็ดลับ: คุณไม่จำเป็นต้องรอให้กลุ่มสินค้าทั้งหมดเสร็จก่อนจึงจะเริ่มการตรวจสอบ เอกสารจะพร้อมสำหรับการตรวจสอบเมื่อเสร็จสิ้นแล้ว

ขั้นตอนที่ 2: ทำงานในคิวการตรวจสอบกลุ่มสินค้า — เริ่มต้นด้วยสีแดง

ระบบไฟจราจรบอกคุณว่าจะมุ่งความสนใจไปที่ไหนก่อน

  1. ในรายการ Inbound MTCs กลุ่มสินค้าของคุณจะปรากฏพร้อมกับเหรียญสถานะแบบเข้มข้น:

    • สีเขียว — ดึงข้อมูลและตรวจสอบสนามทั้งหมดภายในข้อ จำกัด มาตรฐาน พร้อมสำหรับการอนุมัติ
    • ส้ม — สนามหนึ่งหรือมากกว่านั้นต้องการความสนใจ (เช่น ค่าที่อ่านได้บางส่วนหรือฟิลด์ที่ไม่สำคัญซึ่งไม่สามารถอ่านได้) จำเป็นต้องตรวจสอบก่อนการอนุมัติ
    • สีแดง — ค่าฟิลด์หนึ่งหรือมากกว่านั้นอยู่นอกขีดจำกัด ASTM/ASME/EN สำหรับระดับนี้ จำเป็นต้องดำเนินการ

  2. เริ่มต้นด้วยสีแดง คลิกที่เมนูแบบเลื่อนลง Filter และเลือก Failed Validation เพื่อแสดงใบเสร็จรับรองสีแดงทั้งหมดก่อน

    • สำหรับใบเสร็จรับรองสีแดงแต่ละใบ ให้คลิกที่แถวเพื่อเปิดมุมมองการแยก (PDF ทางด้านซ้าย ฟิลด์ที่ดึงมาทางด้านขวา)
    • ตรวจสอบว่าความล้มเหลวเป็นค่า out-of-spec ที่แท้จริงหรือข้อผิดพลาดในการดึงข้อมูล หาก AI อ่านตัวเลขผิด ให้แก้ไขค่าฟิลด์ด้วยตนเอง — การตรวจสอบจะได้รับการอัปเดตทันที
    • หากใบเสร็จรับรองล้มเหลวจริง ๆ และคุณมีสิทธิ์ที่จะยอมรับได้ต่อไป ให้คลิก Override Accept และป้อนความเห็นที่จำเป็นซึ่งอธิบายพื้นฐานด้านวิศวกรรม
    • หากไม่สามารถยอมรับใบเสร็จรับรองได้ ให้คลิก Reject และบันทึกเหตุผล ผู้จัดหาจะได้รับการทำเครื่องหมายโดยอัตโนมัติเพื่อติดตามผล

  3. ย้ายไปที่ส้ม ใช้ฟิลเตอร์ Needs Attention และตรวจสอบใบเสร็จรับรองแต่ละฉบับในลักษณะเดียวกัน

    • ใบเสร็จรับรองส้มส่วนใหญ่แก้ไขได้อย่างรวดเร็ว — โดยปกติการแก้ไขสนามเดียวก็เพียงพอแล้ว

  4. ใบเสร็จรับรองสีเขียวไม่ต้องการการตรวจสอบระดับฟิลด์ — การตรวจสอบผ่านแล้ว ไปยังขั้นตอนที่ 3 เพื่ออนุมัติกลุ่มสินค้า

ขั้นตอนที่ 3: อนุมัติกลุ่มสินค้าสีเขียวกลุ่ม

อนุมัติใบเสร็จรับรองที่สะอาดแต่ละฉบับด้วยสองคลิก

  1. ล้างตัวกรองที่ใช้งานอยู่เพื่อให้ใบเสร็จรับรองทั้งหมดในกลุ่มสินค้ามองเห็นได้
  2. คลิกที่ช่องทำเครื่องหมายในส่วนหัวของตารางเพื่อ Select All จากนั้นยกเลิกการเลือกใบเสร็จรับรองส้มหรือสีแดงใด ๆ ที่ยังต้องให้ความสนใจเป็นรายบุคคล
  3. คลิก Bulk Approve บนแถบการกระทำที่ด้านบนของรายการ
  4. กล่องโต้ตอบการยืนยันจะแสดงจำนวนใบเสร็จรับรองที่คุณอนุมัติ ยืนยัน
    • หากเวิร์กโฟลว์ของคุณต้องการระดับการอนุมัติที่สอง ใบเสร็จรับรองจะก้าวไปยังคิวของผู้อนุมัติรายถัดไป แจ้งให้เขาทราบหรือดำเนินการต่อหากคุณเป็นเจ้าของอำนาจทั้งสองระดับ
  5. หลังจากระดับการอนุมัติสุดท้าย ให้คลิก Bulk Commit to Stock
    • ใบเสร็จรับรองที่เลือกทั้งหมดจะถูกเขียนพร้อมกันไปที่ Stock Ledger ด้วยหมายเลขความร้อน เกรด เคมี และปริมาณของพวกเขา
    • ภาพถ่ายผู้จัดหาจะถูกบันทึกไว้ในเวลาของการสัญญา

เคล็ดลับ: สำหรับศูนย์บริการที่มีระดับการอนุมัติเดียว การอนุมัติกลุ่มสินค้าและการสัญญากลุ่มสินค้าสามารถทำได้ในการผ่านเดียว — ส่วนสีเขียวทั้งหมดของกลุ่มการดูดซึมของคุณจะได้รับการประมวลผลในเวลาน้อยกว่านาที

ขั้นตอนที่ 4: ค้นหาในสินค้าคงคลังของคุณตามเกรดหรือหมายเลขความร้อน

ค้นหาใบเสร็จรับรองใด ๆ ในสมุดบัญชีของคุณทันที

เมื่อใบเสร็จรับรองได้รับการสัญญาไปยังสินค้าคงคลัง จะสามารถค้นหาได้เต็มที่ใน Stock Ledger

  1. จากการนำทางด้านซ้าย ให้คลิก Stock Ledger
  2. ใช้แถบค้นหาที่ด้านบนเพื่อสอบถามสำหรับ:
    • Heat Number — พิมพ์หมายเลขความร้อนแบบแน่นอนหรือบางส่วน TestCert ส่งคืนใบเสร็จรับรองที่สัญญาทั้งหมดที่ตรงกัน
    • Grade — พิมพ์การกำหนดเกรด (เช่น A36, 316L, S355J2) เพื่อดูสินค้าคงคลังทั้งหมดของเกรดนั้น
    • Supplier — กรองตามชื่อผู้จัดหาเพื่อดูว่าคุณมีจากผู้จัดหารายใดรายหนึ่ง
    • Date Range — กรองตามวันที่สัญญาเพื่อดึงใบเสร็จรับรองที่ได้รับในช่วงเวลาที่ระบุ
  3. คลิกที่แถวใด ๆ เพื่อเปิดรายละเอียดใบเสร็จรับรองทั้งหมด: ข้อมูลที่ดึงมา PDF ต้นฉบับ ผลการตรวจสอบ ชื่อผู้อนุมัติ และการประทับเวลา
  4. ใช้แผง Advanced Filter สำหรับการค้นหาแบบรวม — ตัวอย่างเช่น สินค้าคงคลัง A572 ระดับ 50 ทั้งหมดที่ได้รับในวันที่ 30 วันสุดท้ายมีปริมาณเคมีในการมีเหล้ากว่า 0.23 เปอร์เซ็นต์

ขั้นตอนที่ 5: ดึงใบเสร็จรับรองสำหรับผู้ตรวจสอบหรือลูกค้า

สร้างใบเสร็จรับรองที่ถูกต้องในเวลาไม่กี่วินาที พร้อมกับทีมตรวจสอบที่สมบูรณ์

เมื่อลูกค้าโทรมาขอใบเสร็จรับรองของเขา หรือผู้ตรวจสอบเข้ามาขอเอกสารการติดตามผล TestCert ให้คุณสองวิธีในการดึงข้อมูล:

ตัวเลือก A — ลิงก์การตรวจสอบที่ปลอดภัย (สำหรับลูกค้าและผู้ตรวจสอบภายนอก)

  1. จากรายการ Stock Ledger หรือ Inbound MTCs ให้ค้นหาใบเสร็จรับรอง
  2. คลิกที่แถวใบเสร็จรับรองเพื่อเปิดมุมมองรายละเอียด จากนั้นคลิก Share
  3. TestCert สร้าง โทเค็นการตรวจสอบที่ปลอดภัย — URL ที่ไม่ซ้ำกันและมีข้อ จำกัด ด้านเวลาสำหรับใบเสร็จรับรองนี้เท่านั้น
  4. คลิก Copy Link และส่งไปยังลูกค้าหรือผู้ตรวจสอบทางอีเมลหรือการส่งข้อความ พวกเขาเปิดในเบราว์เซอร์ใด ๆ — ไม่ต้องเข้าสู่ระบบ TestCert
  5. เหตุการณ์ของการแชร์จะถูกบันทึกไว้ใน Audit Trail ด้วยการประทับเวลาและตัวระบุผู้รับ

ตัวเลือก B — ดาวน์โหลด PDF (สำหรับบันทึกทางกายภาพหรือการส่งอย่างเป็นทางการ)

  1. ค้นหาใบเสร็จรับรองโดยใช้การค้นหาในขั้นตอนที่ 4
  2. คลิก Download PDF TestCert นำเสนอไฟล์ PDF ใบเสร็จรับรองโรงงานดั้งเดิมพร้อมกับสรุปการตรวจสอบและห่วงโซ่การอนุมัติที่แนบมาเป็นแผ่นปก
  3. เหตุการณ์ดาวน์โหลดจะถูกบันทึกไว้ใน Audit Trail

ตัวเลือก C — ส่งออก Audit Trail (สำหรับการตรวจสอบ ISO และการตรวจสอบด้านกฎระเบียบ)

  1. ไปที่ Audit Trail ในการนำทางด้านซ้าย
  2. กรองตามช่วงวันที่ ID ใบเสร็จรับรองหรือผู้ใช้เพื่อขอบเขต ส่วนเขา
  3. คลิก Export to CSV หรือ Export to PDF ส่วนการส่งออกรวมการแก้ไขทุกคน การตัดสินใจอนุมัติ ความเห็นเกินขอบเขต และเหตุการณ์การแชร์ — มีการประทับเวลาที่สมบูรณ์และการระบุผู้ใช้
  4. มอบส่วนการส่งออกให้กับผู้ตรวจสอบของคุณเป็นหลักฐานของกระบวนการจัดการคุณภาพของคุณ

อะไรต่อไป

คุณได้เสร็จสิ้นเวิร์กโฟลว์ศูนย์บริการที่ครบถ้วนแล้ว ในการลงลึกลงในแต่ละขั้นตอน:

  • Quality Certificate Management — จัดระเบียบ แท็ก และรักษาใบเสร็จรับรองในสินค้าคงคลังทั้งหมด รวมถึงการกำหนดค่านโยบายการเก็บรักษา
  • Incoming Material Inspection — ตั้งค่ากฎการตรวจสอบระดับเกรด ข้อ จำกัด มาตรฐานที่กำหนดเอง และนโยบายการยอมรับแบบแทนที่สำหรับทีม QA ของคุณ
  • Certificate Retention Rules — กำหนดค่ากำหนดการการเก็บรักษาตามเกรด ลูกค้า หรือมาตรฐานเพื่อปฏิบัติตาม ISO 9001 AS9100 และข้อกำหนดสัญญากับลูกค้า
  • Certificate Approval Workflow — กำหนดค่าห่วงโซ่การอนุมัติหลายระดับ ผู้อนุมัติที่ได้รับมอบหมาย และกฎการให้บริการขั้นสูงสำหรับช่วงเวลาการดูดซึมปริมาณสูง

หน้าที่เกี่ยวข้อง

การจัดการใบรับรองคุณภาพ: คำแนะนำที่สมบูรณ์สำหรับโลหะและการผลิตการตรวจสอบวัสดุเข้า: กระบวนการ รายการตรวจสอบ และแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดกฎการเก็บรักษาเอกสารสำหรับใบรับรองคุณภาพ: ควรเก็บรักษาอะไรและเป็นระยะเวลานานเท่าใด