เหตุใดผู้จัดจำหน่ายเหล็กจึงต้องการการจัดการใบรับรองแบบดิจิทัล

ใบสั่งซื้อมาถึงวันอังคารบ่าย เก้าสิบครั้ง รายการ กลุ่มผสม, สามความร้อนที่แตกต่าง ที่ด้านล่างในฟิลด์คำแนะนำพิเศษ ลูกค้าได้พิมพ์สิ่งที่บัญชีอวกาศของคุณพิมพ์เสมอ: ใบรับรองจำเป็นก่อนการจัดส่ง ไม่มีข้อยกเว้น

คุณมีสิบสองจากสิบห้าใบรับรองบนไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกัน - ที่ไหนสักแห่ง อีกสามใบครอบคลุมวัสดุจากความร้อนที่คุณแบ่งสี่เดือนที่แล้วระหว่างคำสั่งซื้อขนาดเล็กสองคำ ใบรับรองดั้งเดิมถูกยื่นต่อหมายเลขใบสั่งซื้อครั้งแรก คำสั่งซื้อนั้นปิดแล้ว บุคคลที่จัดการกับมันไม่ได้อยู่ในทีมของคุณอีกต่อไป ใบรับรองนั้นมีอยู่ คุณเพียงแต่ไม่สามารถค้นหาได้ก่อนที่รถบรรทุกออกไปเวลา 6 โมงเช้า

นี่ไม่ใช่กรณีอื่น ๆ สำหรับผู้จัดจำหน่ายเหล็ก นี่คือวันอังคาร

เหตุใดผู้จัดจำหน่ายจึงมีปัญหาใบรับรองที่ยากที่สุดในอุตสาหกรรม

ผู้จัดจำหน่ายเหล็กเผชิญกับปัญหาการจัดการใบรับรองที่ซับซ้อนที่สุดในห่วงโซ่อุปทาน เนื่องจากพวกเขาได้รับวัสดุจากโรงสีหลายแห่ง เก็บไว้ตามหมายเลขใบสั่งซื้อแทนที่จะเป็นหมายเลขความร้อน และจำเป็นต้องสร้างแพ็คเกจใบรับรองใหม่สำหรับการสั่งซื้อของลูกค้าแต่ละราย - ซึ่งไม่เคยตรงกับวิธีการยื่นใบรับรอง

โรงสีส่งวัสดุพร้อมใบรับรองที่แนบมากับใบสั่งซื้อ ใบรับรองนั้นครอบคลุมความร้อน เคมี คุณสมบัติเชิงกล - ทุกอย่างที่ลูกค้าขั้นสุดท้ายต้องการเพื่อตรวจสอบว่าวัสดุตรงตามข้อกำหนด ปัญหาก็คือวิธีที่ผู้จัดจำหน่ายได้รับและเก็บใบรับรองเหล่านั้นเกือบไม่เกี่ยวข้องกับวิธีการเรียกค้นในภายหลัง

เมื่อใบรับรองมาจากโรงสี จะได้บันทึก บางทีมันตกลงไปในกล่องเก็บอีเมลและถูกลากไปยังโฟลเดอร์ บางทีมันถูกอัปโหลดไปยังไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันใต้โฟลเดอร์ชื่อหมายเลขใบสั่งซื้อโรงสี บางทีมันถูกพิมพ์ไปยังตู้ไฟล์ทางกายภาพที่มีคนจัดระเบียบตามวันที่รับแทนที่จะเป็นหมายเลขความร้อน วิธีการแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับบุคคลและว่าสัปดาห์นั้นยุ่งแค่ไหน

หกเดือนต่อมา เมื่อใบสั่งซื้อของลูกค้าต้องการใบรับรองนั้น เส้นทางการเรียกค้นจะแตกต่างไปโดยสิ้นเชิง ลูกค้าไม่สนใจหมายเลขใบสั่งซื้อโรงสีของคุณ พวกเขาห่วงใจถึงความร้อน ความรับผิดชอบ ข้อกำหนด ทีมสนับสนุนการขายของคุณต้องทำวิศวกรรมย้อนกลับจากการจัดส่งปัจจุบันกลับไปยังการซื้อดั้งเดิม - ซึ่งหมายถึงการอ้างอิงแบบไขว้ระหว่างบันทึกการรับเข้า ป้ายอินเวนทอรี และเธรดอีเมล ในการรวมกันใด ๆ ที่นำพวกเขาไปยังไฟล์ที่ถูกต้อง

ที่ผู้จัดจำหน่ายเก็บสต็อก 50 ความรับผิดชอบจาก 8 โรงสี การค้นหานั้นใช้เวลาตั้งแต่ 20 นาทีถึงทั้งวันบ่าย คูณด้วยจำนวนการจัดส่งในหนึ่งวัน และคุณจะเข้าใจว่าเหตุใดการจัดการใบรับรองจึงใช้แรงงานบริหารมากกว่าฟังก์ชัน back-office เกือบทั้งหมด

ปัญหาความร้อนบางส่วนที่ไม่มีใครพูดถึง

สถานการณ์ที่อธิบายไว้ข้างต้นถือว่าคุณซื้อวัสดุในคำสั่งเดียวและขายในคำสั่งเดียว นั่นคือกรณีง่าย ๆ ผู้จัดจำหน่ายแทบไม่เคยทำงานในลักษณะนั้น

ความร้อน 200 ชิ้นมาถึงจากโรงสี คุณขาย 60 ชิ้นให้กับลูกค้า A ในเดือนมีนาคม คุณขาย 80 ชิ้นให้กับลูกค้า B ในเดือนมิถุนายน 60 ชิ้นที่เหลือไปยังลูกค้า C ในเดือนกันยายน ใบรับรองความร้อนหนึ่งใบ เหตุการณ์การจัดส่งสามครั้งที่แตกต่างกัน แพ็คเกจใบรับรองลูกค้าสามแพ็คที่แตกต่างกัน

การจัดส่งครั้งแรกนั้นง่าย - ใบรับรองนั้นสดใหม่ บันทึกการรับเข้าเป็นล่าสุด ลิงก์ระหว่างความร้อนและอินเวนทอรีนั้นชัดเจน ในการจัดส่งครั้งที่สาม ลิงก์นั้นได้สึกสินไปแล้ว ระบบอินเวนทอรีแสดง 60 ชิ้นของความรับผิดชอบและขนาดที่กำหนด อาจมีหรือไม่มีหมายเลขความร้อนต้นฉบับปรากฏบนป้ายคลังสินค้า ขึ้นอยู่กับว่าใครบางคนรักษามันผ่านสองรอบการเลือก ใบรับรองนั้นยื่นภายใต้ใบสั่งซื้อปิดตั้งแต่หกเดือนที่แล้ว

ผู้จัดจำหน่ายส่วนใหญ่แก้ไขด้วยความรู้เผ่า ใครบางคนในทีมจำได้ว่าล็อตสุดท้ายของความรับผิดชอบนั้นมาถึงในวันการรับเข้าเฉพาะและพวกเขารู้ว่าต้องตรวจสอบโฟลเดอร์ใด บุคคลนั้นคือจุดล้มเหลวเดียวของคุณ เมื่อพวกเขาออกไป หรือเมื่อพวกเขาอยู่ในช่วงพักร้อน หรือเมื่อคำถามมาถึง 17:45 น้อย กระบวนการเรียกค้นใบรับรองจะพังทลาย

ปัญหาความร้อนบางส่วนไม่ใช่ปัญหาการจัดเก็บไฟล์ เป็นปัญหาของแบบจำลองข้อมูล ใบรับรองเชื่อมโยงกับใบสั่งซื้อเมื่อควรเชื่อมโยงกับความร้อน - และความร้อนจำเป็นต้องยังคงสามารถติดตามได้ผ่านแต่ละการแบ่ง การจัดส่งแต่ละครั้ง และการทำธุรกรรมของลูกค้าแต่ละครั้งที่สัมผัสวัสดุดั้งเดิมนั้น

ลูกค้าอวกาศและกลาโหมไม่มีความอดทน

อุตสาหกรรมทุกแห่งมีข้อกำหนดด้านคุณภาพ อวกาศและกลาโหม ดำเนินการภายใต้ AS9100 Rev D, NADCAP ข้อกำหนดการรับรอง หรือข้อ DFARS การติดตามวัสดุ แตกต่างกันในระดับและผลที่ตามมา

อู่รถยนต์ Tier 1 อาจระบุใบรับรองที่หายไปและขอให้คุณส่งภายใน 24 ชั่วโมง ลูกค้าอวกาศจะปฏิเสธการจัดส่ง พวกเขาจะไม่ยอมรับการจัดส่งโดยไม่มีแพ็คเกจใบรับรองที่สมบูรณ์เพราะระบบคุณภาพของตนเองจะไม่อนุญาต วัสดุกลับไปยังรถบรรทุกของคุณ คุณจ่ายค่าจัดส่งคืน พวกเขาเต็มไปด้วยใบขอดำเนินการแก้ไขผู้จัดจำหน่าย หากเกิดขึ้นสองครั้งในหนึ่งปี คุณจะถูกลบออกจากรายชื่อผู้จัดจำหน่ายที่ได้รับการอนุมัติ

ลูกค้าเหล่านี้ยังทำการตรวจสอบด้วย ไม่ใช่แค่การตรวจสอบผลิตภัณฑ์ - พวกเขาตรวจสอบระบบของคุณ การตรวจสอบคุณภาพผู้จัดจำหน่ายประจำปีในผู้จัดจำหน่ายอวกาศรวมถึงการทบทวนวิธีการเก็บ เรียกค้น และควบคุมใบรับรองโรงสี ผู้ตรวจสอบที่ขอให้เห็นใบรับรองสำหรับการจัดส่งที่ทำสิบสี่เดือนที่แล้วและเห็นทีมของคุณใช้เวลาสี่สิบห้านาทีค้นหาในโฟลเดอร์อีเมล กำลังเขียนการสังเกตนั้นลงในรายงานของพวกเขา การสังเกตนั้นกลายเป็นการค้นพบ การค้นพบนั้นเรียกใช้แผนการแก้ไขที่ทำให้คุณใช้เวลาและเสียชื่อเสียง

มาตรฐานที่ลูกค้าเหล่านี้คาดหวังไม่ใช่เอกสารสำหรับตัวมันเอง เป็นหลักฐานที่ว่าคุณสามารถยืนยันได้อย่างเชื่อถือได้ว่าวัสดุที่คุณขายให้พวกเขานั้นเป็นสิ่งที่ใบรับรองบอก และคุณสามารถพิสูจน์ได้ตามความต้องการ ไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันเต็มไปด้วยไฟล์ PDF ที่มีชื่อตามหมายเลขใบสั่งซื้อโรงสีไม่เป็นไปตามมาตรฐานนั้น โดยไม่คำนึงถึงระยะเวลาที่คุณประกอบการ

การจัดการ MTC แบบดิจิทัลเปลี่ยนแปลงอะไรจริง ๆ

การเปลี่ยนแปลงการดำเนินการที่การจัดการใบรับรองแบบดิจิทัลสร้างขึ้นไม่ใช่เกี่ยวกับการสแกนเอกสารได้เร็วขึ้น เป็นเรื่องของการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างข้อมูลที่ควบคุมวิธีการจัดเก็บและเรียกค้นใบรับรอง

ในระบบที่จัดทำดัชนีตามหมายเลขความร้อน ใบรับรองแต่ละใบที่มาจากโรงสีจะติดป้ายด้วยหมายเลขความร้อนเมื่อมาถึง - ไม่ใช่หมายเลขใบสั่งซื้อ ไม่ใช่วันที่รับเข้า ไม่ใช่ชื่อโรงสี หมายเลขความร้อนกลายเป็นคีย์หลัก ธุรกรรมอินเวนทอรีแต่ละครั้งที่สัมผัสวัสดุจากความร้อนนั้น - ไม่ว่าจะเป็นการขาย การโอน การเพิ่มเติม หรือการเลือกบางส่วน - รักษาลิงก์กับบันทึกความร้อนต้นฉบับ

เมื่อทีมของคุณสร้างแพ็คเกจใบรับรองสำหรับการจัดส่ง พวกเขาไม่ได้ค้นหา พวกเขากำลังเลือก บันทึกการจัดส่งรู้ว่าความร้อนใดที่มันครอบคลุม ระบบแสดงใบรับรองที่เกี่ยวข้อง สำหรับคำสั่งสิบห้ารายการ การประกอบนั้นใช้เวลาสองสามนาทีแทนที่จะเป็นชั่วโมง

การติดตามความร้อนบางส่วนเปลี่ยนเศรษฐศาสตร์ของการแยกวัสดุ เมื่อ 60 ชิ้นถูกส่งไปให้ลูกค้า A และ 140 ชิ้นที่เหลือยังอยู่ในอินเวนทอรี ระบบจะไม่สูญเสียการเชื่อมต่อระหว่าง 140 ชิ้นและใบรับรองต้นฉบับ ลูกค้า B และลูกค้า C ได้รับแพ็คเกจใบรับรองของพวกเขาจากบันทึกที่จัดทำดัชนีเดียวกัน โดยไม่ต้องใครจำได้ว่าเอกสารต้นฉบับอยู่ที่ไหน

ใบรับรองการปฏิบัติตามนโยบายของแบรนด์ - CoC ของคุณ บนกระดาษประวัติศาสตร์ของคุณ อ้างอิงรายละเอียดการจัดส่งของคุณ - สร้างขึ้นโดยตรงจากข้อมูลใบรับรองแทนที่จะเป็นเทมเพลต Word ด้วยตนเองที่มีคนเติมด้วยมือ เคมีและคุณสมบัติเชิงกลดึงมาจากใบรับรองโรงสีที่เก็บไว้ ปริมาณการจัดส่ง ชื่อลูกค้า ข้อกำหนดที่ใช้บังคับได้ - ทั้งหมดถูกตั้งค่าโดยอัตโนมัติ เอกสารที่ออกไปพร้อมรถบรรทุกแสดงให้เห็นอย่างแม่นยำสิ่งที่อยู่บนรถบรรทุก เพราะมันถูกสร้างขึ้นจากข้อมูลเดียวกันที่ควบคุมสิ่งที่ได้รับการเลือก

สำหรับผู้จัดจำหน่ายที่ให้บริการลูกค้าอวกาศและกลาโหม เรื่องการตรวจสอบเปลี่ยนไปโดยสิ้นเชิง เมื่อผู้ตรวจสอบขอให้เห็นใบรับรองสำหรับการจัดส่งจากสิบสี่เดือนที่แล้ว คำตอบคือการค้นหาตามหมายเลขความร้อนและเอกสารบนหน้าจออีกไม่ถึงสามสิบวินาที นั่นคือวิธีระบบจัดการใบรับรองที่ควบคุมดูจากด้านนอก นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งที่เก็บคุณในรายชื่อผู้จัดจำหน่ายที่ได้รับการอนุมัติ

ค่าใช้จ่ายของการรอ

ค่าใช้แรงงานของการจัดการใบรับรองด้วยตนเองนั้นเป็นจริงและวัดได้ สองชั่วโมงต่อการสั่งซื้อที่ 30 การจัดส่งต่อวันคือ 60 ชั่วโมงของเวลาบริหารต่อสัปดาห์ที่ไม่สร้างรายได้และไม่สร้างมูลค่าลูกค้า เป็นค่าใช้จ่ายการกู้คืนแบบบริสุทธิ์ - เวลาที่ใช้ในการค้นหาสิ่งที่ไม่ควรหายไป

ค่าใช้จ่ายของความสัมพันธ์นั้นยากที่จะหาปริมาณจนกว่าจะมีตัวตน ลูกค้าอวกาศที่ปฏิเสธการจัดส่งเนื่องจากใบรับรองหายไปจะไปหากมันเกิดขึ้นอีก ผู้รับเหมากลาโหมที่ลดเกรดผู้จัดจำหน่ายของคุณหลังจากการตรวจสอบระบบจะไม่สลับเกรดนั้นอย่างรวดเร็ว สถานการณ์เหล่านี้ไม่สามารถกู้คืนได้ในระยะสั้น และเกิดขึ้นกับผู้จัดจำหน่ายที่มีคนที่ดีและมีจิตใจดีที่ทำการจัดการใบรับรองบนโครงสร้างพื้นฐานที่ไม่เคยออกแบบสำหรับความซับซ้อนของการดำเนินการของการจัดจำหน่ายเหล็กสมัยใหม่

การจัดการใบรับรองแบบดิจิทัลไม่สามารถแก้ไขทุกอย่างได้ มันไม่แก้ไขการจัดส่งของโรงสีล่าช้า การแทนที่ความรับผิดชอบ หรือความไม่สอดคล้องของอินเวนทอรี สิ่งที่มันแก้ไขคือปัญหาเฉพาะนี้คือการรู้ โดยมีความแน่นอน ใบรับรองใดอยู่ที่ไหนและวัสดุใดที่มันครอบคลุม - ตั้งแต่ช่วงเวลาที่มันมาถึงจากโรงสีผ่านธุรกรรมทุกครั้งที่สัมผัสวัสดุนั้นจนกว่าจะถึงลูกค้าขั้นสุดท้ายที่ต้องการมันก่อนที่รถบรรทุกจะออกไป

นี่เป็นปัญหาที่แก้ไขได้ มันต้องการการบำรุงรักษาหมายเลขความร้อน ไม่ใช่ใบสั่งซื้อ เป็นหน่วยของการจัดระเบียบใบรับรอง มันต้องการรักษาลิงก์นั้นไว้สำหรับการรับส่วนตัด การเคลื่อนไหวของอินเวนทอรี และการจัดส่งแยกส่วนเป็นเวลาหลายเดือน และมันต้องการสร้างเอกสารที่เน้นลูกค้าซึ่งสะท้อนการดำเนินการของคุณ ไม่ใช่ PDF ที่ส่งต่อจากโรงสีที่มีรูปแบบเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้งที่พวกเขาปรับปรุง ERP ของพวกเขา

ผู้จัดจำหน่ายที่สร้างโครงสร้างพื้นฐานนี้ไม่ใช้เวลาวันอังคารค้นหาในอีเมล พวกเขาใช้เวลานั้นในการสั่งซื้อ

คำถามที่พบบ่อย