ผู้จำหน่ายเหล็กซื้อความร้อนแผ่น SA-516-70 ฉบับสมบูรณ์ — 40,000 ปอนด์ หนึ่ง MTC หมายเลขความร้อนหนึ่ง ในสองสัปดาห์ต่อมา ใบสั่งลูกค้าแยกกันสามรายใช้ส่วนของความร้อนนั้น ทีมรับสินค้าเก็บรักษา MTC ในโฟลเดอร์ความร้อน ทุกคนดำเนินการต่อ
หกเดือนต่อมา ลูกค้า B ต้องส่งแพ็คเกจใบรับรองให้กับลูกค้าสำหรับภาชนะความดันที่พวกเขาสร้างขึ้น ลูกค้า C โทรมาในสัปดาห์ถัดไปด้วยเหตุผลเดียวกัน ทั้งคู่ไม่มีใบรับรอง ตัวแทนขายภายในของผู้จำหน่ายค้นหาในไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกัน MTC อยู่ภายใต้หมายเลขเอกสารการรับสินค้าดั้งเดิม — หมายเลขที่เชื่อมโยงกับใบสั่งของลูกค้า A เพราะเขาเป็นคนที่อยู่ในการปล่อยตัวเมื่อสินค้ามาถึง
สามวันของการค้นหา การขยายสองครั้งไปยังผู้บริหารคลังสินค้า และการโทรหนึ่งไปยังโรงงานเพื่อออกใบรับรองใหม่ นี่คือปัญหาการแบ่งใบรับรองความร้อนบางส่วน และมันเกิดขึ้นทุกสัปดาห์ที่ผู้จำหน่ายที่ไม่มีกระบวนการถ่ายทำใบรับรองอย่างเป็นทางการ
เหตุใดการแบ่งความร้อนบางส่วนจึงทำให้การจัดการใบรับรองพังทลาย
ปัญหาพื้นฐานคือระบบการเก็บรักษาใบรับรองถูกสร้างขึ้นรอบ ๆ ใบเสร็จรับเงิน ไม่ใช่ใบสั่งขาย เมื่อสินค้ามาถึง MTC จะถูกแนบเข้ากับเอกสารการรับสินค้า เอกสารนั้นมีหมายเลข PO หนึ่งหมายเลขการรับสินค้าหนึ่งหมายเลข และเชื่อมโยงโดยนัยกับคนที่สั่งซื้อครั้งแรกจากความร้อนนั้น
เมื่อคุณแบ่งความร้อนออกเป็นสามใบสั่ง คุณมีการจัดส่งสามครั้งแต่ใบรับรองหนึ่งใบ ใบรับรองจะไม่ถูกจำลองโดยอัตโนมัติไปยังบันทึกใบสั่งอีกสองใบ หากระบบการเก็บรักษาของคุณใช้โฟลเดอร์ — ไม่ว่าจะเป็นทางกายภาพหรือดิจิทัล — ใบรับรองจะอยู่ในที่เดียว ล้อมไว้ด้วยใบสั่งหนึ่ง และลูกค้าอีกสองรายไม่มีลิงก์ที่มองเห็นได้กับใบรับรอง
ปัญหาจะทวีความเลวร้ายลงเมื่อ:
- ใบสั่งถูกส่งห่างกันเป็นสัปดาห์ สินค้าอยู่ในคลังสินค้าในขณะที่ใบสั่งเข้ามาทีละน้อย ใบรับรองจะถูกเก็บรักษาเมื่อรับสินค้า ไม่ใช่เมื่อจัดส่ง เมื่อลูกค้า B ถูกส่งออกไป เอกสารการรับสินค้าจากสี่สัปดาห์ก่อนอยู่ในโฟลเดอร์ใบเสร็จรับเงินที่ปิด
- คนต่าง ๆ จัดการการปล่อยตัวแต่ละครั้ง ตัวแทนขายภายในที่รู้เกี่ยวกับการจัดเตรียมความร้อนบางส่วนไม่ใช่คนที่จัดการการติดตามจากลูกค้า B เสมอไป
- ใบรับรองโรงงานเป็นการสแกนหนึ่งหน้า ไม่มีบันทึกข้อมูลที่เชื่อมโยงหมายเลขความร้อนกับใบสั่งขายแต่ละใบ — เพียง PDF ในโฟลเดอร์
กระบวนการถ่ายทำใบรับรองมีลักษณะอย่างไร
กระบวนการถ่ายทำใบรับรองหมายความว่าใบสั่งแต่ละรายที่ดึงจากความร้อนจะได้รับสำเนาใบรับรองของตัวเอง — แนบเข้ากับแพ็คเกจเอกสารของใบสั่งนั้นในเวลาที่ปล่อยตัว ไม่ใช่หลังจากนั้น
กลไกนั้นตรงไปตรงมา:
ขั้นตอนที่ 1: ใบรับรองถูกคัดลอกเมื่อปล่อยตัวครั้งแรก เมื่อส่วนแรกของความร้อนถูกส่งเทียบกับใบสั่งของลูกค้า A สำเนา MTC จะถูกแนบเข้ากับบันทึกการจัดส่งนั้น ไม่ใช่เอกสารการรับสินค้าเดิม — บันทึกการจัดส่งสำหรับลูกค้า A
ขั้นตอนที่ 2: ใบรับรองถูกทำเครื่องหมายเป็นความร้อนที่ใช้ร่วมกันเมื่อรับสินค้า เมื่อ MTC ถูกบันทึกไว้เมื่อรับสินค้า ผู้ปฏิบัติการจะทำเครื่องหมายใบเสร็จรับเงินเป็นใบเสร็จรับเงินความร้อนบางส่วน ธงนี้บอกระบบ (หรือผู้ปฏิบัติการคนต่อไป) ว่าความร้อนนี้อาจถูกส่งไปให้ลูกค้าหลายราย และใบรับรองจำเป็นต้องติดตามการปล่อยตัวแต่ละครั้ง
ขั้นตอนที่ 3: การปล่อยตัวในภายหลังจะเรียกให้แนบใบรับรอง เมื่อใบสั่งของลูกค้า B ดึงจากความร้อนเดียวกัน ใบรับรองจะถูกดึงมาจากบันทึกความร้อนและแนบเข้ากับบันทึกการจัดส่งของลูกค้า B ลูกค้า C ได้รับการปฏิบัติแบบเดียวกัน
ตอนนี้แต่ละลูกค้ามีใบรับรองในบันทึกใบสั่งของตนแล้ว ไม่ได้ฝังอยู่ในเอกสารการรับสินค้าหลายเดือนมาแล้ว
เวอร์ชันต่ำสุด (ไม่จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์ใหม่)
หากคุณยังไม่พร้อมที่จะนำระบบจัดการใบรับรองแบบดิจิทัลมาใช้ คุณสามารถเรียกใช้เวอร์ชันด้วยตนเองของกระบวนการนี้:
- เมื่อรับสินค้า ให้พิมพ์สำเนา MTC สามชุดสำหรับความร้อนใด ๆ ที่มีการแยกใบสั่งหลายรายที่ทราบ
- เก็บรักษาสำเนาหนึ่งในโฟลเดอร์ความร้อน (คลังเก็บรักษาการรับสินค้า) ให้สำเนาอื่น ๆ แก่ผู้ประสานงานการขายที่จัดการใบสั่งที่เกี่ยวข้อง
- เมื่อแต่ละใบสั่งถูกส่ง ผู้ประสานงานการขายจะแนบสำเนาใบรับรองเข้ากับรายการบรรจุภัณฑ์และบันทึกการจัดส่งแบบดิจิทัล
สิ่งนี้ต้องมีการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการประสานงานระหว่างการรับสินค้าและการขาย มันจะพังเมื่อใบสั่งไม่เป็นที่รู้จักเมื่อรับสินค้า — ซึ่งเป็นเรื่องปกติเมื่อวัสดุถูกซื้อโดยการคาดเดาสำหรับสต็อก
เวอร์ชันที่แข็งแกร่งกว่า: ฐานข้อมูลใบรับรองโดยที่หมายเลขความร้อนแต่ละหมายเลขเชื่อมโยงกับใบสั่งขายแต่ละรายที่ดึงมาจาก พร้อมเอกสารใบรับรองที่เข้าถึงได้จากบันทึกใด ๆ เหล่านั้น
ลูกค้าสัมผัสอะไรจริง ๆ
การค้นหาใบรับรองทำให้ลูกค้าเสียเวลา สิ่งที่สำคัญกว่านั้นคือมันบ่งชี้ว่ากระบวนการเอกสารของคุณหลวม สำหรับลูกค้าในการผลิตภาชนะความดัน การผลิตโครงสร้าง หรือหากไม่ระวังหลักที่บังคับใช้ ผู้จำหน่ายที่ไม่สามารถส่งใบรับรองได้อย่างรวดเร็วจะยกธงคุณภาพ — แม้ว่าวัสดุเองจะสมบูรณ์แบบก็ตาม
กระบวนการถ่ายทำใบรับรองไม่ใช่โครงการที่ซับซ้อน มันคือการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนที่ต้องใช้เวลาสองถึงสามสัปดาห์เพื่อฝึกอบรมและปรับใช้ ประโยชน์คือลูกค้าทุกคนได้รับใบรับรองเมื่อจัดส่ง ไม่ใช่เมื่อโทรหลังจากสามเดือน