สถานการณ์เล่นออกมาในลักษณะเดียวกันในผู้จัดจำหน่ายที่มีสองตำแหน่งขึ้นไป: วัสดุได้รับในคลังสินค้าหลัก MTC ถูกยื่นกับเอกสารการรับและวัสดุถูกโอนไปยังสิ่งอำนวยความสะดวกดาวเทียมสำหรับการประมวลผลหรือเพื่อเติมเต็มคำสั่งของลูกค้าภูมิภาค ใบรับรองไม่เคลื่อนไหว วัสดุเคลื่อนไหว
ในเวลาการส่งมอบ คลังสินค้าจัดส่งยืนยันคำสั่งและโหลดรถบรรทุก มีคนขอแพ็คเก็จใบรับรอง ไม่มีใครในตำแหน่งนั้นมี — เพราะมันถูกยื่นเมื่อ 200 ไมล์ห่างออกไปเมื่อวัสดุมาถึงครั้งแรก คนขับออกไปโดยไม่มีใบรับรอง (ทั่วไป) หรือสินค้าถูกยึดไว้ขณะที่มีคนส่งสำเนาที่สแกนผ่านอีเมลหรือแฟกซ์จากที่อื่น (ยังเป็นเรื่องปกติ แต่ช้า)
ในทั้งสองกรณี ใบรับรองมาถึงหลังวัสดุ ลูกค้าดำเนินการตรวจสอบเข้า ต้องการ MTC ไม่มี โทรหาคุณ นี่คือความล้มเหลวของประสบการณ์ลูกค้าที่มาจากปัญหากระบวนการเอกสารอย่างสิ้นเชิง ไม่ใช่จากปัญหาวัสดุ
วิธีการสร้างช่องว่างใบรับรองหลายคลังสินค้า
สาเหตุที่แท้จริงนั้นง่ายมาก: ใบรับรองถูกยื่นที่จุดรับ แต่วัสดุเคลื่อนไหว กระบวนการรับได้รับการออกแบบเพื่อจับสินค้าเข้าและเอกสารร่วมกัน ซึ่งถูกต้อง ช่องว่างคือไม่มีกระบวนการเพื่อแพร่กระจายเอกสารนั้นเมื่อวัสดุเปลี่ยนตำแหน่ง
สามสิ่งกระตุ้นเฉพาะทำให้สิ่งนี้แย่ลง:
การโอนระหว่างคลังสินค้าเพื่อประมวลผล ผู้จัดจำหน่ายได้รับแผ่นดิบที่คลังสินค้าหลักและส่งขดลวดไปยังสิ่งอำนวยความสะดวกตัดตามความยาว ใบรับรองอยู่ในไฟล์คลังสินค้าหลัก เมื่อวัสดุที่ประมวลผลถูกส่งจากสิ่งอำนวยความสะดวกตัดตามความยาว ไม่มีใครคิดที่จะรวม MTC ดั้งเดิมเพราะมันไม่เคยอยู่ที่สิ่งอำนวยความสะดวกนั้น
การโอนจัดส่งเพื่อตอบสนองความต้องการภูมิภาค คำสั่งของลูกค้ามาถึงจุดจัดจำหน่ายภูมิภาคที่ไม่มีวัสดุที่เหมาะสมในสต็อก คลังสินค้าหลักส่งวัสดุจากสินค้าคงคลังของพวกเขาเพื่อบรรลุเป้าหมาย ใบรับรองยังคงอยู่กับการรับคลังสินค้าหลัก สถานที่ภูมิภาคส่งโดยไม่มีใบรับรองเพราะพวกเขาได้รับสต็อก ไม่ใช่เอกสาร
การเคลื่อนไหวของสินค้าคงคลังระยะยาว วัสดุนั่งในสินค้าคงคลังคลังสินค้ารับเป็นเวลาหลายเดือน ถูกโอนไปยังสถานที่อื่นเป็นส่วนหนึ่งของการสมดุลสินค้าคงคลังเป็นระยะ และใบรับรองยังคงอยู่ในโฟลเดอร์รับอายุ 6 เดือน เมื่อวัสดุที่ส่งจากสถานที่ที่สอง การเชื่อมต่อระหว่างใบรับรองและวัสดุจะแตกหักแล้ว
การสร้างโปรโตคอลใบรับรอง-ตามสำหรับวัสดุ
การแก้ไขปัญหานั้นเป็นกระบวนการและเทคนิค ตามขั้นตอน กฎต้องชัดเจน: เมื่อวัสดุเคลื่อนไหวระหว่างตำแหน่ง ใบรับรองจึงเคลื่อนไหวไป ด้านเทคนิค นั่นหมายถึงมีวิธีรู้ว่าใบรับรองใดไปกับวัสดุใด และกลไกในการถ่ายโอนมัน
ด้านขั้นตอน:
เอกสารการโอนระหว่างคลังสินค้าทุกสิ่งต้องการเขตอ้างอิงใบรับรอง เมื่อโอนเริ่มต้น คลังสินค้าต้นทางค้นหาใบรับรองสำหรับความร้อนหรือชุดนั้นและบันทึกหมายเลขอ้างอิงใบรับรอง (หรือหมายเลขเอกสาร) ในเอกสารการโอน คลังสินค้ารับยืนยันการรับวัสดุและเอกสารใบรับรอง
หากใบรับรองเป็นจำนวนเงินทางกายภาพ (กระดาษ) สำเนาไปกับการโอน ต้นฉบับยังคงอยู่ในเก็บถาวรการรับ สำเนาที่รับรองจะถูกส่งไปยังปลายทาง หากใบรับรองเป็นดิจิทัล บันทึกใบรับรองจะถูกเชื่อมโยงกับบันทึกสินค้าคงคลังของสถานที่ใหม่
จุดตรวจสอบกระบวนการ: ก่อนวัสดุใด ๆ ถูกส่งจากสถานที่ ผู้เลือกหรือประสานงานการจัดส่งควรตรวจสอบว่าใบรับรองสำหรับความร้อนนั้นมีอยู่ที่สถานที่นั้น — ไม่เพียงแต่ว่ามันมีอยู่ที่ไหนสักแห่งในไฟล์บริษัท
ด้านเทคนิค:
ที่เก็บใบรับรองดิจิทัลที่แชร์ได้กำจัดปัญหาการโอนทางกายภาพโดยสิ้นเชิง เมื่อใบรับรองถูกเก็บไว้ในระบบศูนย์กลางที่สามารถเข้าถึงได้จากทุกตำแหน่ง คำถามหยุดเป็น "เรามีใบรับรองในคลังสินค้านี้หรือไม่" และกลายเป็น "เรามีใบรับรองที่เชื่อมโยงกับคำสั่งนี้หรือไม่"
นี่คือความแตกต่างอย่างมีความหมาย ใบรับรองไม่จำเป็นต้องมีอยู่จริงในแต่ละสถานที่ — มันต้องสามารถเข้าถึงได้ให้กับใครก็ตามที่เตรียมแพ็คเก็จการจัดส่ง ระบบการจัดการใบรับรองที่ใช้ระบบคลาউด์ หรือแม้กระทั่งระบบเอกสารที่แชร์ที่จัดระเบียบอย่างเหมาะสม แก้ปัญหาการเข้าถึง
ค่าใช้จ่ายการล่าช้าการส่งมอบ
ต้นทุนการดำเนินงานของช่องว่างใบรับรองนั้นวัดได้ การจัดส่งที่ออกไปโดยไม่มีใบรับรองสร้างหนึ่งหรือมากกว่าสิ่งต่อไปนี้: สายติดตามจากลูกค้า ห่วงโซ่อีเมลเพื่อรับใบรับรองที่ส่ง การยึดลูกค้าในวัสดุที่รอการรับใบรับรอง หรือในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุม รายงานการไม่สอดคล้องอย่างเป็นทางการต่อบริษัทของคุณ
สำหรับผู้จัดจำหน่ายที่ให้บริการลูกค้าที่มีข้อกำหนดการตรวจสอบเข้า — ร้านเรือความดัน ผู้ผลิตอวกาศ ผู้ผลิตส่วนประกอบนิวเคลียร์ — ออกไปโดยไม่มีใบรับรองไม่ใช่เรื่องเล็กน้อย มันสามารถชี้นำการปฏิเสธวัสดุ ต้องการการเยี่ยมจำหน่ายซ้ำ หรือละเมิดเงื่อนไขของข้อตกลงผู้จัดจำหน่ายที่ได้รับอนุมัติ
แม้แต่สำหรับลูกค้าอุตสาหกรรมทั่วไป การติดตามใบรับรองก็浪费เวลาทั้งสองด้านของธุรกรรม ลูกค้าในที่สุดหยุดคาดหวังว่าใบรับรองจะมาถึงโดยอัตโนมัติและเริ่มสร้างบัฟเฟอร์เพื่อติดตามมัน — ซึ่งหมายความว่าพวกเขายังกำลังสร้างบัฟเฟอร์ก่อนที่วัสดุของคุณจะมาถึงพื้นการผลิตของพวกเขา
โปรโตคอลใบรับรอง-ตามสำหรับวัสดุไม่ใช่ภาระการดำเนินงานที่มีนัยสำคัญ มันต้องการเพิ่มเขตเดียวในเอกสารการโอนและจุดตรวจสอบเดียวในกระบวนการจัดส่ง ผลตอบแทนคือคำขอใบรับรองน้อยลงหลังการส่งมอบและความน่าเชื่อถือในการดำเนินงานที่มาจากการจัดเอกสารให้ถูกต้องครั้งแรก