5 สัญญาณว่าคุณเลยขีดจำกัดของไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันสำหรับการจัดการ MTC

ไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันได้รับการตั้งค่าในช่วงเวลาที่ธุรกิจมีขนาดเล็กลง ฐานซัพพลายเออร์สั้นลง และผู้จัดการ QC คนหนึ่งสามารถรักษาอนุสัญญาการจัดเก็บไว้ในหัวได้ โฟลเดอร์จะถูกจัดระเบียบตามปี จากนั้นตามผู้จัดจำหน่าย จากนั้นตามเกรด — ยกเว้นโฟลเดอร์ปี 2021 เมื่อมีคนจัดระเบียบใหม่ตามลูกค้าเป็นเวลาหกเดือนก่อนที่จะกลับไป ใบรับรองอยู่ที่นั่น ส่วนใหญ่ ถ้าคุณรู้ว่าจะมองที่ไหน

การจัดเรียงนี้สมควรแก่ความพยายามที่ 30 สั่งซื้อต่อเดือนจากซัพพลายเออร์สามรายในสถานที่เดียว ที่ 150 สั่งซื้อต่อเดือนจากซัพพลายเออร์ 12 รายในคลังสินค้า 3 แห่ง ลูกค้าด้านอวกาศใหม่ต้องการแพคเกจใบรับรองที่สมบูรณ์ในการจัดส่งแต่ละครั้ง มันไม่ใช่ระบบการจัดเก็บอีกต่อไป — มันคือเบี้ยประกันภัย

คำถามที่ผู้จัดการการดำเนินการส่วนใหญ่ถามไม่ใช่ "เราควรอัพเกรดหรือไม่" แต่ "เราเลยไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันจริงหรือ หรือเราแค่ไม่อดทนกับระบบที่ทำงาน" สัญญาณทั้ง 5 นี้ให้คำตอบการวินิจฉัยแก่คุณตามการปฏิบัติการที่สังเกตได้ ไม่ใช่ความคิดเห็น

สัญญาณ 1: การดึงใบรับรองใช้เวลามากกว่า 20 นาทีต่อคำสั่ง

นี่คือตัวบ่งชี้การดำเนินการที่เชื่อถือได้มากที่สุดว่าระบบจัดการใบรับรองของคุณกลายเป็นปัญหา จับเวลาในสั่งซื้อสามรายต่อไปของคุณที่ต้องการการดึงใบรับรอง ไม่ใช่สั่งซื้อง่าย ๆ ที่ใบรับรองถูกเก็บเมื่อเช้าวานนี้และซัพพลายเออร์ชัดเจน — คนที่มาถึงสามเดือนที่ผ่านมา หรือมาจากนายหน้า หรือแยกระหว่างสองครั้งที่ดำเนินการหลอม

หากกระบวนการเกี่ยวข้องกับการเปิดเส้นทางโฟลเดอร์สามเส้นทางที่แตกต่างกันก่อนที่จะหาเส้นทางที่ถูกต้อง ส่งอีเมลไปยังซัพพลายเออร์ขอให้ส่งใหม่เพราะต้นฉบับไม่ได้อยู่ที่ควรจะอยู่ เรียกเพื่อนร่วมงานที่ "อาจจำได้ว่ามันถูกเก็บไว้ที่ไหน" หรือตระหนักว่ากลางคันใบรับรองที่คุณพบนั้นมีจำนวนหลอมผิดและเริ่มต้นใหม่ — เวลาดึงของคุณไม่ใช่ความไม่มีประสิทธิภาพของวิธีการทำงาน นี่คือปัญหาของระบบ

ไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันไม่มีกลไกการค้นหาที่เข้าใจหมายเลขหลอมหลอม หมายเลขใบสั่งซื้อ และค่าเคมีเป็นข้อมูลที่มีโครงสร้าง มันเป็นระบบไฟล์ คุณสามารถค้นหาชื่อไฟล์และเส้นทางโฟลเดอร์ได้ คุณไม่สามารถเลือกใช้มันเหมือนที่คุณจะทำกับฐานข้อมูล เมื่อการดำเนินการของคุณมีขนาดเล็กพอที่ใบรับรองแต่ละใบมาพร้อมกับอนุสัญญาการตั้งชื่อที่สอดคล้องกันจากซัพพลายเออร์สองหรือสามรายและบุคคลหนึ่งจัดการการจัดเก็บทั้งหมด ระบบไฟล์ก็เพียงพอ เมื่อคุณมีซัพพลายเออร์ 12 รายที่มีอนุสัญญาการตั้งชื่อต่างกัน สถานที่เก็บรักษา 3 แห่ง และรูปแบบการส่งมอบที่แตกต่างกัน (อีเมล PDF ดาวน์โหลดพอร์ทัลซัพพลายเออร์ เอกสารทางกายภาพสแกนที่การรับ) ระบบไฟล์ไม่ใช่เครื่องมือที่เหมาะสม

20 นาทีของการทำงานดึง ต่อ 150 คำสั่งต่อเดือน คือ 50 ชั่วโมงต่อเดือน นี่คือมากกว่าหนึ่งสัปดาห์การทำงานเต็มรูปแบบของช่างเทคนิค QC ที่ใช้ไปเพื่อค้นหาเอกสารที่ควรจะเข้าถึงได้ทันที

สัญญาณ 2: คุณมีการหยุดส่งในช่วง 6 เดือนที่ผ่านมาเนื่องจากใบรับรองที่ขาดหายไปหรือไม่ถูกต้อง

การเก็บส่งที่เกิดจากปัญหาใบรับรองเป็นจุดข้อมูล สองคนในปีเดียวกันคือรูปแบบ ไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันไม่ได้บันทึกการเบี่ยงเบนก่อนที่พวกเขาจะถึงลูกค้าหรือท่าเรือของคุณ และค่าใช้จ่ายในการระงับแต่ละครั้งนั้นใหญ่พอที่ความถี่ของการเกิดขึ้นนั้นสำคัญ

การระงับการส่งที่เริ่มต้นโดยปัญหาใบรับรอง — ใบรับรองหายไป และไม่สามารถเก็บตำแหน่งได้ก่อนหน้าต่างการรับของลูกค้าปิด หรือใบรับรองที่เก็บไฟล์แสดงค่าที่ไม่สอดคล้องกับข้อกำหนดของลูกค้า — มีค่าใช้จ่ายโดยตรงที่สะสมอย่างรวดเร็ว ค่าขนส่งผลตอบแทนจาก $500 ถึง $2000 ขึ้นอยู่กับการส่ง ซื้อใหม่ฉุกเฉินด้วยการแจ้งเตือนสั้นจะเพิ่ม 15 ถึง 30 เปอร์เซ็นต์ในค่าวัสดุ การหยุดชะงักตารางเวลาที่สถานที่ของลูกค้าอาจสร้างการเรียกร้อง ทีมการรับและ QA ของคุณเองใช้เวลา 2 ถึง 4 ชั่วโมงในการจัดการข้อยกเว้น เมื่อต้นทุนทั้งหมดถูกเพิ่มเข้าไป การระงับการจัดส่งเดี่ยวที่เกิดจากความล้มเหลวในการจัดการใบรับรองโดยปกติจะอยู่ระหว่าง $5,000 ถึง $15,000 สำหรับการดำเนินการขนาดกลาง

ไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันไม่สามารถจับการเบี่ยงเบนได้ก่อนที่วัสดุจะถูกส่งออกเพราะไม่มีกลไกในการเปรียบเทียบข้อมูลใบรับรองกับข้อกำหนด มันเก็บไฟล์ ไม่ว่าไฟล์เหล่านั้นจะมีค่าที่สอดคล้องกับข้อกำหนดใบสั่งซื้อนั้นคือสิ่งที่มนุษย์ต้องตรวจสอบ — ถ้าพวกเขาตรวจสอบเลย ถ้าพวกเขาจะรู้ว่าข้อกำหนดพูดอะไร และถ้าพวกเขาสามารถหาใบรับรองที่ถูกต้องได้ก่อนที่รถบรรทุกจะถูกโหลด

ถ้าคุณมีการหยุด 1 ครั้งในช่วง 6 เดือนที่ผ่านมา คุณได้ยืนยันว่าระบบปัจจุบันของคุณไม่สามารถป้องกันหมวดหมู่ของความล้มเหลวนี้ได้ คำถามคือว่าคุณต้องการรอคนที่สองหรือไม่

สัญญาณ 3: คุณประมวลผลวัสดุจากมากกว่า 2 สถานที่หรือซัพพลายเออร์ 3 รายขึ้นไป

ไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันจะสมมติสภาพแวดล้อมการดำเนินการเดียว: สถานที่เก็บรักษาหนึ่ง อนุสัญญาการตั้งชื่อหนึ่ง บุคคลหนึ่งคนที่รับผิดชอบการรับใบรับรอง สถานที่เพิ่มเติมแต่ละแห่งและซัพพลายเออร์เพิ่มเติมแต่ละแห่งจะเพิ่มความซับซ้อนแบบประสม ซึ่งระบบไฟล์ไม่สามารถจัดการได้ในเชิงโครงสร้าง

เมื่อวัสดุย้ายจากคลังสินค้าหลักไปยังสถานที่ประมวลผลรอง ใบรับรองจะต้องติดตามวัสดุ — หรือสุดน้อยจะสามารถเข้าถึงได้จากทั้งสองจุด ในการตั้งค่าไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกัน สิ่งนี้ต้องมีการกระทำโดยเจตนา: คัดลอกไฟล์ อัปเดตเอกสารอ้างอิง หรือพึ่งพาผู้คนในทั้งสองสถานที่ที่จะรู้ว่าต้องตรวจสอบเส้นทางโฟลเดอร์ใด ในทางปฏิบัติ เมื่อวัสดุถูกย้ายโดยไม่มีการส่งมอบใบรับรองที่ชัดเจน ใบรับรองจะยังคงเชื่อมโยงกับสถานที่การรับ และสถานที่ประมวลผลไม่มีวิธีในการเข้าถึงโดยไม่มีการโทรศัพท์หรืออีเมล

ซัพพลายเออร์หลายรายหมายถึงอนุสัญญาการตั้งชื่อหลายรูปแบบ รูปแบบเอกสารหลายรูปแบบ และวิธีการส่งมอบหลายรูปแบบ ซัพพลายเออร์หนึ่งส่ง PDF ที่ตั้งชื่อตามหมายเลขหลอม ซัพพลายเออร์อื่นส่ง PDF ที่ตั้งชื่อตามหมายเลขใบสั่งซื้อภายใน ที่สามอัปโหลดไปยังพอร์ทัลซัพพลายเออร์ที่ต้องการการเข้าสู่ระบบเพื่อเข้าถึง และดาวน์โหลดด้วยตนเองเพื่อเก็บ ที่สี่ส่งเอกสารทางกายภาพด้วยรถบรรทุกที่สแกนที่การรับและไปถึงเมลล์อีเมลเป็น "scan_20240912_094312.pdf" ปล้อยสิ่งเหล่านี้อย่างสอดคล้องกันบนไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันต้องใช้ความพยายามอย่างต่อเนื่อง และอนุสัญญาที่มีเอกสารที่ทั้งหมดติดตาม ทันทีที่บุคคลเดียวเบี่ยงเบนจากอนุสัญญา — เพราะพวกเขาต้องทำงาน เพราะไฟล์ไม่พอดีกับรูปแบบการตั้งชื่อ เพราะพวกเขาเป็นใหม่ — ระบบการจัดเก็บจะเสื่อม

ซัพพลายเออร์สามรายขึ้นไปคือเกณฑ์ที่ข้อจำกัดทางโครงสร้างของไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันกลายเป็นสำคัญในการดำเนินการ ด้วยซัพพลายเออร์ 12 รายในสามสถานที่ ข้อจำกัดเหล่านี้เป็นปัญหาที่ทำงานตามลำดับสัปดาห์

สัญญาณ 4: คุณมีลูกค้าที่ต้องการแพคเกจใบรับรองในการจัดส่งแต่ละครั้ง

ลูกค้าด้านอวกาศ ด้านป้องกันประเทศ Tier 1 ยานยนต์ นิวเคลียร์ และภาชนะความดัน — ดำเนินการภายใต้ข้อกำหนดการจัดการคุณภาพ AS9100 Rev D NADCAP IATF 16949 หรือ NQA-1 — ใช้ร่วมกับข้อกำหนดทั่วไป: แพคเกจใบรับรองการทดสอบโรงงานที่สมบูรณ์และยืนย้อน ในการส่งมอบแต่ละครั้ง จัดระเบียบในรูปแบบที่สามารถตรวจสอบได้ ลูกค้าเหล่านี้ไม่ยอมรับการยืนยันด้วยวาจา พวกเขาไม่ยอมรับ "เราสามารถหามันได้ถ้าคุณให้เราสองสามวัน" พวกเขาตรวจสอบการปฏิบัติการจัดการใบรับรองของคุณเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการคุณสมบัติของซัพพลายเออร์

คำตอบของไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันต่อการตรวจสอบซัพพลายเออร์คือ: "ใบรับรองของเราจัดเก็บไฟล์ในโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันที่จัดระเบียบตามปีและซัพพลายเออร์ เราสามารถหาใบรับรองใด ๆ ได้หากคุณให้หมายเลขหลอมหรือหมายเลขใบสั่งซื้อให้เรา" ผู้ตรวจสอบจากนั้นจะขอใบรับรองเฉพาะ 3 หรือ 4 แบบ วัดเวลาที่ใช้ในการสร้างและขอให้คุณสาธิตวิธีที่ระบบของคุณป้องกันวัสดุที่ไม่สอดคล้องกันจากการส่งโดยไม่ตรวจพบ

ไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันไม่สามารถตอบคำถามเกี่ยวกับการป้องกัน มันเป็นระบบการจัดเก็บแบบพาสซีฟ วัสดุที่ไม่สอดคล้องกันจะถูกส่งโดยไม่ตรวจพบเมื่อใบรับรองไม่ได้รับการตรวจสอบก่อนการจัดส่ง เมื่อใบรับรองได้รับการตรวจสอบ แต่ผู้ตรวจสอบไม่ได้จับการเบี่ยงเบน หรือเมื่อใบรับรองสำหรับหลอมผิดถูกดึง และไม่มีใครเปรียบเทียบกับวัสดุจริง ไม่มีโหมดความล้มเหลวใดเลยที่มองเห็นได้ในการตรวจสอบไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันเพราะไดรฟ์ไม่บันทึกสิ่งที่ถูกตรวจสอบ เมื่อใด โดยใคร หรือผลลัพธ์คืออะไร

ลูกค้าด้านอวกาศและป้องกันประเทศได้ถอนการกำหนดคุณสมบัติของซัพพลายเออร์สำหรับการปฏิบัติการจัดการใบรับรองที่ไม่สามารถแสดงการควบคุมอย่างเป็นระบบได้ หากคุณมีลูกค้าเช่นนี้ในขณะนี้ หรือกำลังติดตาม คุณ โครงสร้างพื้นฐานการจัดการใบรับรองของคุณต้องแสดงการควบคุมกระบวนการ — ไม่ใช่เพียงการเก็บเอกสาร

สัญญาณ 5: บุคลากร QA ของคุณคือคนเดียวที่สามารถหาอะไรได้

การพึ่งพาของบุคคลหนึ่งต่อความรู้ของสถาบันเป็นความเสี่ยงทางธุรกิจที่การดำเนินการส่วนใหญ่ประเมินค่าต่ำเกินไปจนกว่าจะเป็นจริง เมื่อผู้จัดการ QA ของคุณหยุดพักสองสัปดาห์ ใครจะดึงใบรับรองสำหรับใบสั่งซื้อที่มีความต้องการด่วนที่มาถึงในวันที่สาม เมื่อช่างเทคนิค QA ของคุณออกไปเพื่อให้ดีขึ้น ต้องใช้เวลานานเท่าใดในการแทนที่เพื่อเรียนรู้ระบบการจัดเก็บเพียงพอที่จะดึงใบรับรองอย่างแม่นยำภายใต้ความกดดันเวลา

ไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันนำเสนอการจัดการความรู้ให้กับผู้ที่ใช้มันแล้ว ไม่ใช่ระบบเอง ระบบเก็บไฟล์ ความรู้ — ที่ไหนเพื่อค้นหาใบรับรองเฉพาะ อนุสัญญาการตั้งชื่อหมายถึงอะไร โฟลเดอร์ใดวัสดุปี 2022 ไปก่อนที่จะจัดระเบียบใหม่ พอร์ทัลซัพพลายเออร์ใดต้องการการเข้าสู่ระบบที่ — มีชีวิตในบุคคลที่ได้จัดการระบบ เมื่อบุคคลนั้นไม่สามารถใช้ได้ ระบบจะมีประสิทธิภาพออฟไลน์

นี่ไม่ใช่ความเสี่ยงสมมุติ ศูนย์บริการเหล็กแต่ละแห่งและโรงงานการผลิตที่มีประสบการณ์การออกจากคนดี QA รู้ว่าความรู้ของสถาบันที่ไม่ได้บันทึกเท่าใด ออกจากประตู ไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันดูเหมือนว่ามันมีข้อมูล สิ่งที่มันไม่มีคือตรรมชาติของการเรียกคืน — แบบจำลองทางจิตใจที่ทำให้ระบบการจัดเก็บนำทาง ตรรมชาตินั้นอยู่ในบุคคล ไม่ใช่ในระบบ

ระบบการจัดการ MTC ที่สร้างขึ้นโดยวัตถุประสงค์จะเก็บทั้งใบรับรองและข้อมูลที่มีโครงสร้างที่เกี่ยวข้อง: หมายเลขหลอม หมายเลขใบสั่งซื้อ เกรด ค่าเคมี คุณสมบัติทางกลศาสตร์ ลูกค้า ซัพพลายเออร์ วันที่ได้รับ สถานะการปฏิบัติตาม ใครมีสิทธิ์เข้าถึงได้สามารถดึงใบรับรองใด ๆ โดยพารามิเตอร์ใด ๆ ของสิ่งเหล่านี้ภายในไม่กี่วินาที โดยไม่ต้องรู้ว่ามันอยู่ในโฟลเดอร์ใดหรือจำอนุสัญญาการตั้งชื่อจากปี 2019

ถ้าสาม ขึ้นไปของสิ่งเหล่านี้ใช้

สัญญาณทั้ง 5 ข้างต้นแต่ละอันเพียงพอต่อการพิสูจน์ในการเปลี่ยนไปยังระบบการจัดการ MTC แบบเฉพาะ สามขึ้นไปเกิดขึ้นพร้อม ๆ กันหมายความว่าคุณกำลังดูดซับค่าใช้จ่ายอย่างแข็งขัน — ในการทำงานดึง ในการระงับการส่ง ในการเตรียมการตรวจสอบ ในความเสี่ยงของความสัมพันธ์ของลูกค้า — ที่ระบบสมัยใหม่ขจัด

การเปลี่ยนจากไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันไปยังซอฟต์แวร์การจัดการ MTC ไม่ใช่โครงการโครงสร้างพื้นฐานขนาดใหญ่ งานหลักคือการนำเข้าข้อมูลใบรับรองประวัติศาสตร์ ตั้งค่าโปรไฟล์ซัพพลายเออร์และลูกค้าพร้อมข้อกำหนดข้อ กำหนดที่เกี่ยวข้อง และสร้างวิธีการทำงานการรับสำหรับใบรับรองใหม่ การดำเนินการส่วนใหญ่ถึงสถานะคงที่ในระบบใหม่ภายใน 30 ถึง 60 วัน

ค่าใช้จ่ายในการอยู่อาศัยบนไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันจะไม่มองเห็นในรายการบรรทัดใด ๆ มันถูกกระจายไปยังเงินเดือน ความแปรปรวนของการจัดส่ง ช่วงเวลาพิเศษ QC และการเรียกร้องของลูกค้าเป็นครั้งคราว ค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนไปยังระบบแบบเฉพาะเป็นเพียงและขอบเขต ความไม่สมมาตรนั้น — ค่าใช้จ่ายที่มองไม่เห็นแบบกระจาย เทียบกับต้นทุนเฉพาะที่มองเห็นได้ — คือเหตุผลว่าทำไมการดำเนินการส่วนใหญ่จึงล่าช้าการเปลี่ยนแปลงนานกว่าที่พวกเขาควรจะเป็น

หากผู้จัดการ QA ของคุณเป็นหน่วยความจำของสถาบันของระบบการจัดเก็บใบรับรองของคุณ การระงับการจัดส่งครั้งต่อไปของคุณคือปัญหาของเมื่อ ไม่ว่า ไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันจะไม่บอกคุณเมื่อใด

คำถามที่พบบ่อย