ซอฟต์แวร์จัดการ MTC เทียบกับสเปรดชีต: การเปรียบเทียบต้นทุนที่แท้จริง

สเปรดชีตถูกสร้างขึ้นโดยผู้ที่ออกไปเมื่อสองปีที่แล้ว มีแท็บ 14 แท็บ แท็บที่มีป้ายกำกับ "อย่าแตะต้อง" มีดัชนีความร้อนหลัก การจัดรูปแบบแบบมีเงื่อนไขจะเน้นเซลล์เป็นสีแดงเมื่อคาร์บอนเทียบเท่าเกินขีดจำกัด แต่เฉพาะในคอลัมน์ D ถึง H เนื่องจากมีคนเพิ่มคอลัมน์ A ถึง C ในปี 2022 โดยไม่ปรับปรุงช่วง VLOOKUP ในคอลัมน์ R อ้างอิงถึงคอลัมน์ที่ถูกลบในช่วงต้นปี 2023 และตอนนี้ส่งกลับ #REF! สำหรับหมายเลขความร้อนทุกตัวหลังจากเดือนมกราคมของปีนั้น มีคนเพิ่มหมายเหตุที่ว่า "ละเว้นคอลัมน์ R ใช้ PDF"

นี่คือระบบติดตามความเสี่ยง MTC ของคุณ

มันใช้งานได้ ในแง่ที่ทีมของคุณได้พัฒนาวิธีแก้ปัญหาแสดงทีละสำหรับรูปแบบความล้มเหลวที่ทราบแต่ละรูปแบบ มันมีตรรมชาติสถาบันของตัวเอง และตราบใดที่ผู้ที่เข้าใจมันยังคงจ้างงานโดยบริษัทของคุณ มันจะยังคงทำงาน — จนกว่ามันจะไม่ทำงานแล้ว

สิ่งที่สเปรดชีตทำได้ดีจริงๆ

ก่อนที่จะโต้แย้งว่าคุณควรแทนที่ของคุณ มันคุ้มค่าที่จะซื่อสัตย์เกี่ยวกับสิ่งที่สเปรดชีตทำได้ดีสำหรับการจัดการ MTC

สำหรับการดำเนินงานการจำหน่ายที่ประมวลผล 20 ถึง 30 ใบรับรองต่อเดือนในที่เดียว สเปรดชีตที่ดูแลอย่างดีเป็นการแก้ปัญหาที่เหมาะสมอย่างสมบูรณ์ หากคำสั่งของคุณเรียบง่าย — ชั้นเดียว มาตรฐานเคมีชั้นเดียว ไม่มี overlay ลูกค้า ไม่มีข้อกำหนดเพิ่มเติม — การเปรียบเทียบด้วยตนเองกับแผ่นข้อมูลเทคนิคนั้นเร็วและแม่นยำ สเปรดชีตไม่มีค่าใช้จ่าย ไม่ต้องการการฝึกอบรม และสามารถตั้งค่าได้ในช่วงบ่ายหนึ่ง

เศรษฐศาสตร์ของการนำซอฟต์แวร์มาใช้จึงมีความสำคัญเมื่อข้อ จำกัด ของสเปรดชีตสร้างต้นทุนที่แท้จริง สำหรับการดำเนินงานปริมาณต่ำในท่าเดียว ข้อ จำกัด เหล่านี้ไม่ค่อยถึง หากนี่อธิบายธุรกิจของคุณ คำตอบที่ซื่อสัตย์คือคุณอาจไม่ต้องการซอฟต์แวร์จัดการ MTC วันนี้

ปัญหาคือธุรกิจส่วนใหญ่ที่เริ่มต้นด้วยสเปรดชีตยังคงใช้มันเกินกว่าจุดที่ข้อ จำกัด ของมันเลิกเป็นทฤษฎีและเริ่มปรากฏในการระงับการส่ง ความล้มเหลวของการตรวจสอบ และการทำงานนอกเวลาของพนักงาน

ที่ที่สเปรดชีตเสีย

สเปรดชีตเสียสำหรับการจัดการ MTC เมื่อปริมาณ ความซับซ้อน หรือข้อกำหนดการปฏิบัติตามเกินกว่าการออกแบบของพวกเขา

จุดเปลี่ยนมาถึงเมื่อปริมาณ ความซับซ้อน หรือข้อกำหนดการปฏิบัติตามของการดำเนินงานของคุณเกินกว่าสิ่งที่สเปรดชีตถูกออกแบบมาเพื่อจัดการ

ไม่มีการสร้างดัชนีหมายเลขความร้อน สเปรดชีตมีแถวและคอลัมน์ การค้นหาใบรับรองสำหรับหมายเลขความร้อนโดยเฉพาะหมายความว่า รู้ว่าแท็บใดที่จะมองเข้าไป อนุสัญญาการจัดเก็บไฟล์คืออะไรเมื่อความร้อนนั้นได้รับ และใบรับรองนั้นถูกแนบเป็น PDF หรือป้อนด้วยตนเอง หากลูกค้าโทรเข้ามาเวลา 16:00 ขอแพคเกจใบรับรองสำหรับวัสดุที่ส่งไปสามเดือนก่อน ทีมของคุณกำลังค้นหาในเธรดอีเมล ไดรฟ์ที่แชร์และแท็บในขณะที่ลูกค้ารอคอย

ไม่มีการตรวจสอบความถูกต้องโดยอัตโนมัติเทียบกับขีดจำกัดข้อมูลจำเพาะ สเปรดชีตสามารถเน้นเซลล์เป็นสีแดงเมื่อค่าเกินเกณฑ์ — หากมีคนตั้งค่าการจัดรูปแบบแบบมีเงื่อนไขอย่างถูกต้อง หากครอบคลุมคอลัมน์ที่ถูกต้อง และหากเกณฑ์ได้รับการอัปเดตเมื่อข้อมูลจำเพาะของคุณเปลี่ยนแปลง สิ่งที่มันไม่สามารถทำได้คือเปรียบเทียบใบรับรองกับ overlay เฉพาะของลูกค้า ข้อกำหนดการทดสอบเพิ่มเติม หรือข้อมูลจำเพาะ PO พร้อมกันหลายรายการโดยอัตโนมัติ การเปรียบเทียบนั้นเกิดขึ้นด้วยตนเองโดยบุคคลที่ตรวจสอบใบรับรอง หากเกิดขึ้น

ไม่มีการติดตามความถูกต้องผ่านการประมวลผล เมื่อแถบ 48 ฟุตถูกตัดเป็นหกชิ้นและชิ้นเหล่านั้นส่งไปให้ลูกค้าต่างกันสี่ราย ความสัมพันธ์ระหว่างใบรับรองความร้อนดั้งเดิมและวัสดุปลายน้ำจำเป็นต้องติดตามการตัด ในสเปรดชีต ลิงก์นั้นจะหายไปในขณะที่ประมวลผล ใบรับรองเก็บไฟล์ต่อการซื้อเดิม การส่งออกไม่มีข้อมูลอ้างอิงใบรับรอง เมื่อลูกค้าขอใบรับรองสำหรับชิ้นที่พวกเขาได้รับ มีคนสร้างต้นกำเนิดใหม่จากหน่วยความจำและบันทึกการตัด — หากบันทึกเหล่านั้นมีอยู่

ไม่มีการควบคุมการเข้าถึงหลายผู้ใช้ หากห้าคนจำเป็นต้องเข้าถึงตัวติดตามใบรับรอง ห้าคนจำเป็นต้องเข้าถึงสเปรดชีตหลัก มีคนจะเรียงลำดับคอลัมน์ผิด มีคนจะเขียนทับเซลล์โดยไม่ได้ตั้งใจ มีคนจะบันทึกเวอร์ชันที่มีการแก้ไขที่ไม่ได้มีจุดมุ่งหมายให้เป็นถาวร สเปรดชีตไม่มีบันทึกว่าใครเปลี่ยนแปลงอะไร เมื่อใด และเพราะเหตุใด

ไม่มีการตรวจสอบ เมื่อลูกค้าหรือหน่วยงานรับรองตรวจสอบการประชุมจัดการใบรับรองของคุณ พวกเขาต้องการเห็นว่ากระบวนการของคุณเป็นเชิงระบบ ไม่ขึ้นอยู่กับบุคคล สเปรดชีตแสดงให้เห็นว่าคุณมีระบบการจัดเก็บไฟล์ มันไม่สามารถแสดงให้เห็นว่าระบบใช้อย่างสม่ำเสมอ ที่ความเบี่ยงเบนถูกจับและเพิ่มเติม หรือว่าบันทึกของคุณสมบูรณ์

การคำนวณต้นทุนจริง

อาร์กิวเมนต์สำหรับการเปลี่ยนจากสเปรดชีตเป็นซอฟต์แวร์จัดการ MTC มักจะทำในแง่ของความสะดวกสบายและการลดความเสี่ยง นี่คือประโยชน์ที่แท้จริง แต่มันเป็นเรื่องยากที่จะวัดในการสนทนาด้านงบประมาณ ต้นทุนแรงงานและระงับการส่งนั้นไม่ใช่

แรงงานดึงใบรับรอง ศูนย์บริการเหล็กขนาดกลางหรือโรงงานผลิตการประมวลผล 150 คำสั่งต่อเดือนจึงมีเวลาสำคัญมากสำหรับการดึงใบรับรอง การดึงใบรับรองสำหรับคำสั่งเฉพาะ — ค้นหาในไดรฟ์ที่แชร์ การจับคู่หมายเลขความร้อนกับบันทึกการซื้อ ตรวจสอบว่าเป็นการแก้ไขที่ถูกต้องและแพคเกจสำหรับลูกค้า — ใช้เวลาเฉลี่ย 2.5 ชั่วโมงต่อคำสั่งเมื่อระบบการจัดเก็บไฟล์เป็นสเปรดชีตที่มีไฟล์แนบอีเมล ด้วยอัตราแรงงานที่โหลดเต็มที่ 40 ดอลลาร์ต่อชั่วโมง นั่นคือ 100 ดอลลาร์ต่อคำสั่ง ด้วย 150 คำสั่งต่อเดือน นั่นคือ 15,000 ดอลลาร์ต่อเดือน หรือ 180,000 ดอลลาร์ต่อปี ในแรงงานดึงใบรับรองเท่านั้น

ตัวเลขนี้ฟังดูสูงจนกว่าคุณจะพิจารณาขอบเขตเต็มรูปแบบของสิ่งที่ "ดึงใบรับรอง" เกี่ยวข้องในการดำเนินงานจริง การติดตามผู้จัดจำหน่ายเมื่อใบรับรองไม่ได้รับการส่ง ข้อมูลอ้างอิงไขว้ของหลายความร้อนเมื่อคำสั่งถูกดึงจากมากกว่าหนึ่ง การติดตามผลการทดสอบเพิ่มเติมที่ส่งแยกต่างหาก และตอบสนองต่อคำขอใบรับรองของลูกค้าสำหรับวัสดุที่ส่งไปหลายเดือนก่อน

การเบี่ยงเบนที่ผลาดพบที่การส่ง การระงับการส่งครั้งเดียว — ที่เมื่อวัสดุมาถึงพร้อมใบรับรองที่ไม่เป็นไปตามข้อมูลจำเพาะ PO การระงับการส่งถูกจับที่ท่าเรือและคำสั่งจะต้องส่งคืนหรือ renegociate — นำค่าใช้จ่ายโดยตรง 8,000 ถึง 12,000 ดอลลาร์ในการดำเนินงานขนาดกลาง: ค่าส่งคืน การจัดซื้อจัดจ้างฉุกเฉิน การหยุดชะงัก และแรงงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการข้อยกเว้น การดำเนินงานส่วนใหญ่ที่อาศัยการจัดการใบรับรองบนพื้นฐานสเปรดชีตมีประสบการณ์อย่างน้อยหนึ่งครั้งเช่นนี้ต่อเดือน นั่นคือ 8,000 ถึง 12,000 ดอลลาร์ต่อเดือนในต้นทุนที่หลีกเลี่ยงได้

การเตรียมการตรวจสอบประจำปี การเตรียมการสำหรับการตรวจสอบคุณภาพของลูกค้าหรือการตรวจสอบการรับรองจากบุคคลที่สามเมื่อประวัติใบรับรองของคุณอยู่ในสเปรดชีต ต้องการให้มีคนรวบรวมและจัดระเบียบบันทึกด้วยตนเอง สำหรับการดำเนินงานการประมวลผล 150 คำสั่งต่อเดือน การตรวจสอบ 12 เดือนครอบคลุม 1,800 บรรทัดคำสั่งต้องใช้เวลาเตรียมการประมาณ 40 ชั่วโมง ที่ 40 ดอลลาร์ต่อชั่วโมง นั่นคือ 1,600 ดอลลาร์ต่อรอบการตรวจสอบ — ไม่นับเวลาที่ผู้ตรวจสอบใช้ไปรอบทะเบียนที่ไม่สามารถระบุตำแหน่งได้อย่างรวดเร็ว

ต้นทุนที่มองเห็นได้ทั้งหมดสำหรับการดำเนินงานขนาดกลาง: แรงงานการดึงประมาณ 15,000 ดอลลาร์ต่อเดือน การระงับ 8,000 ดอลลาร์ต่อเดือน และการเตรียมการตรวจสอบ 1,600 ดอลลาร์ต่อปี — ประมาณ 23,000 ดอลลาร์ต่อเดือนในต้นทุนที่ติดตามได้โดยตรงซึ่งสเปรดชีตไม่สามารถขจัดได้เพราะมันไม่สามารถทำให้งานอัตโนมัติหรือจับความเบี่ยงเบนที่สร้างมันขึ้นมา

ซอฟต์แวร์จัดการ MTC ราคาจริงเท่าไหร่ — และมันขจัดอะไร

ซอฟต์แวร์จัดการ MTC ที่สร้างจุดประสงค์นั้นทำงานบนแบบจำลอง SaaS สำหรับการดำเนินงานเหล็กขนาดกลาง ต้นทุนซอฟต์แวร์ประจำปีมักจะเรียกใช้จาก 12,000 ถึง 30,000 ดอลลาร์ขึ้นอยู่กับปริมาณและชุดคุณสมบัติ ตัวเลขนั้นมองเห็นได้ในงบประมาณ ต้นทุนแรงงานและระงับการส่งที่เกี่ยวข้องกับสเปรดชีต 23,000 ดอลลาร์ต่อเดือนไม่ใช่ — มันถูกดูดซับในเงินเดือน เขียนออกเป็นการเรียกร้องค่าส่ง และจัดหมวดหมู่เป็นความแปรปรวนของการดำเนินงาน

สิ่งที่ซอฟต์แวร์ขจัด: ดึงใบรับรองโดยอัตโนมัติตามหมายเลขความร้อน คำสั่ง ลูกค้า หรือช่วงวันที่ (ลดการดึงจาก 2.5 ชั่วโมงเป็นน้อยกว่า 5 นาที); การเปรียบเทียบค่าใบรับรองเทียบกับข้อมูลจำเพาะ PO และ overlay ลูกค้าโดยอัตโนมัติ (จับความเบี่ยงเบนก่อนการส่งวัสดุแทนที่ท่าเรือ); การติดตามความถูกต้องที่สมบูรณ์ผ่านการดำเนินงานการตัดและการประมวลผล (ชิ้นปลายน้ำแต่ละชิ้นเชื่อมโยงกับใบรับรองความร้อนดั้งเดิมโดยไม่มีการสร้างใหม่ด้วยตนเอง); และรายงานที่พร้อมสำหรับการตรวจสอบซึ่งสามารถส่งออกได้ตามต้องการ

การคำนวณผลตอบแทนไม่ใช่เรื่องซับซ้อน หากซอฟต์แวร์จัดการ MTC ขจัด 80% ของแรงงานดึงใบรับรอง ยึดสองในสามของการระงับที่มาถึงท่าเรือในปัจจุบัน และลดการเตรียมการตรวจสอบจาก 40 เป็น 4 ชั่วโมง การประหยัดประจำปีสำหรับการดำเนินงานขนาดกลางที่อธิบายข้างต้นคือ 175,000 ถึง 200,000 ดอลลาร์เทียบกับค่าใช้จ่ายซอฟต์แวร์ 12,000 ถึง 30,000 ดอลลาร์

สเปรดชีตไม่ได้ฟรี คุณเพียงจ่ายเงินด้วยแรงงาน การระงับ และการเปิดรับการตรวจสอบแทนที่จะเป็นรายการบรรทัดการสมดุล

คำถามที่พบบ่อย