"เรามีระบบ — มันคือสเปรดชีต" นี่คือคำตอบที่พบได้บ่อยที่สุดเมื่อผู้ผลิตขนาดกลางและสถานที่จักสรรถูกถามว่าพวกเขาติดตามใบรับรองการทดสอบโรงม่วงที่เข้ามาอย่างไร และสำหรับร้านค้าส่วนใหญ่ที่มีความร้อนที่ใช้งานน้อยกว่า300ต่อปี นี่คือคำตอบที่สามารถตอบสนองได้ สเปรดชีตตั้งค่าได้อย่างรวดเร็ว ทุกคนรู้วิธีการใช้งานแล้ว พวกเขามีค่าใช้จ่ายศูนย์เพื่อทำให้เข้าใจและสามารถปรับแต่งให้ตรงกับฟิลด์ใดก็ตามที่ทีมคุณภาพต้องการได้
ปัญหาไม่ได้อยู่ที่สเปรดชีตผิดสำหรับวัตถุประสงค์นี้ ปัญหาคือพวกเขาดูเหมือนจะยังคงทำงานอยู่นานหลังจากที่พวกเขาหยุดเป็นเรื่องที่นางแบบได้"
สิ่งที่ทำงานด้านล่างเกณฑ์
สเปรดชีตที่ดูแลเป็นอย่างดีสำหรับการติดตามMTCโดยปกติมีคอลัมน์สำหรับหมายเลขความร้อน ซัพพลายเอร์ เกรด หมายเลขสั่งซื้อ วันที่ได้รับใบรับรอง เส้นทางไฟล์ใบรับรอง และคุณสมบัติทางกลบางอย่างที่สำคัญ สำหรับสถานที่ที่ใช้งาน150-200ความร้อนต่อปีโดยมีคนหนึ่งหรือสองคนดูแลไฟล์ สิ่งนี้ได้ผล รายการจะอัพเดต บุคคลที่สร้างมันรู้ว่าทุกสิ่งอยู่ที่ไหน และการค้นหาได้เร็วพอสมควร
มูลค่าอยู่ที่จริงในช่วงนี้ สถานที่มีความสามารถในการติดตาม เส้นทางไฟล์ใบรับรองเชื่อมโยงกับเอกสารจริง และผู้ตรวจสอบสามารถติดตามสัญญา ข้อจำกัดยังไม่ปรากฏขึ้นเพราะปริมาณยังไม่ให้ความดันแก่ระบบ
โหมดล้มเหลวสเปรดชีตสี่โหมด
ไม่มีการควบคุมเวอร์ชัน สเปรดชีตหลักอยู่บนไดรฟ์ที่แชร์ได้ สองคนเปิดพร้อมกันและทำการเปลี่ยนแปลง การบันทึกครั้งสุดท้ายชนะ การเปลี่ยนแปลงจากเซッชันก่อนหน้าอาจหรือไม่อาจถูกจับภาพ ขึ้นอยู่กับว่าใครบันทึกล่าสุดและว่าใครสังเกตเห็นความขัดแย้ง ในสถานที่ที่สามหรือสี่คนเข้าถึงเครื่องติดตามใบรับรอง การสูญเสียข้อมูลอย่างเงียบ ๆ เป็นเหตุการณ์ปกติ — ไม่มีใครติดตามมันเพราะไม่มีใครรู้ว่าพวกเขาไม่รู้อะไร
ไม่มีลิงค์ความร้อนเป็นเอกสารที่อยู่รอดจากการย้ายไฟล์ สเปรดชีตมีคอลัมน์สำหรับ"เส้นทางไฟล์ใบรับรอง"ที่ชี้ไปยังตำแหน่งPDFบนไดรฟ์ที่แชร์ เมื่อโครงสร้างไฟล์ถูกปรับปรุงใหม่ — และมันเป็นอยู่เสมอ โดยปกติทุกปี — ทุกเส้นทางในสเปรดชีตจะหัก ใบรับรองยังอยู่ที่นั่น ลิงค์ไปยังมันไม่ใช่ ใครบางคนไปและแก้ไขส่วนที่สำคัญและทิ้งส่วนที่เหลือไป เมื่อเวลาผ่านไป สเปรดชีตจะแสดงรายการความร้อน แต่ใบรับรองจริงสามารถค้นหาได้โดยการเรียกดูโฟลเดอร์ด้วยตนเองเท่านั้น
ไม่มีการตรวจสอบความถูกต้องของรายการข้อมูล คอลัมน์ความแข็งแรงของผลผลิตยอมรับค่าใด ๆ นักเทคนิคที่ป้อน"36ksi"ในแถวหนึ่งและ"36 ksi"ในแถวถัดไปและ"36,000 psi"ในส่วนที่สามได้สร้างค่าสามค่าที่แตกต่างกันสำหรับการวัดเดียวกัน เมื่อใครสักคนพยายามกรองหรือวิเคราะห์ข้อมูล ความไม่สอดคล้องจะสร้างช่องว่างที่เท็จ คอลัมน์มาตรฐานASTMอาจมี"A36" "ASTM A36" "A36-19"และ"A 36"ทั้งหมดหมายถึงข้อกำหนดเดียวกัน การสืบค้นการปฏิบัติตามกฎหมายจะไม่น่าเชื่อถือ
ไม่มีบันทึกการตรวจสอบ เมื่อผู้ตรวจสอบถามว่าใครอนุมัติความร้อน44821และเมื่อใด สเปรดชีตจะแสดงสถานะปัจจุบันของแถวนั้น — ไม่ใช่ประวัติศาสตร์ หากค่าความแข็งแรงของผลผลิตเปลี่ยนแปลงหลังจากรายการเริ่มต้น ค่าดั้งเดิมก็หายไป หากเพิ่มใบรับรอง วันที่เพิ่มอาจไม่ตรงกับวันที่ได้รับจริง สเปรดชีตจะบันทึกสถานะปัจจุบัน มันไม่ได้บันทึกว่าเกิดอะไรขึ้น
จุดหักเห500ความร้อน
ต่ำกว่าประมาณ500ความร้อนที่ใช้งาน ทีมที่มีวินัยสามารถรักษาสเปรดชีตให้ใช้งานได้ผ่านการปรองดอง ด้านบน ภาระการบำรุงรักษาเกินกว่าที่ทีมสามารถรักษาได้อย่างน่าเชื่อถือพร้อมกับงานอื่น ๆ ของพวกเขา Drift ข้อมูลกลายเป็นที่สำคัญ ลิงค์ที่หัก accumulate เร็วกว่าพวกเขาได้รับการแก้ไข บุคคลที่รู้เรื่องแปลก ๆ ของสเปรดชีตกลายเป็นจุดความล้มเหลวเดี่ยวที่สำคัญ — ถ้าพวกเขาออกไป ระบบจะกลายเป็นบางส่วนที่อธิบายไม่ได้
สเปรดชีตผ่านการตรวจสอบภายในเพราะทีมที่ใช้มันรู้วิธีการนำทางข้อ จำกัด ของมัน มันล้มเหลวในการตรวจสอบภายนอกเพราะผู้ตรวจสอบเข้าใกล้มันเป็นระบบไม่ใช่เป็นวิธีแก้ปัญหาที่บำรุงรักษาโดยความรู้เผ่า ผู้ตรวจสอบค้นหาบันทึกการตรวจสอบที่ไม่มีอยู่ พวกเขาพบเส้นทางไฟล์ที่หัก พวกเขาพบรายการที่ไม่สอดคล้องกัน พวกเขาเขียนผลการค้นหาที่ย้อนกลับไปยังกระบวนการควบคุมเอกสารที่ไม่เคยออกแบบสำหรับปริมาณนี้
ขั้นตอนถัดไปมีลักษณะอย่างไร
การเปลี่ยนจากสเปรดชีตไปยังระบบที่สร้างแบบกำหนดเองไม่ต้องการโครงการ IT ขนาดใหญ่ การเปลี่ยนแปลงที่ขั้นต่ำได้คือการย้ายจากสเปรดชีตที่แต่ละแถวแทนความร้อนเป็นระบบที่ แต่ละPDFใบรับรองเป็นบันทึกที่จัดทำดัชนี
ในระบบที่สร้างแบบกำหนดเอง ใบรับรองนั้นเองคือเอกสารหลัก หมายเลขความร้อน เกรด และคุณสมบัติทางกลนั้นจะแยกออกจากใบรับรองและเก็บไว้เป็นข้อมูลเมตาที่สามารถค้นหาได้ บันทึกการตรวจสอบคือแบบอัตโนมัติ — ทุกการเข้าถึง ทุกการทบทวน ทุกการอนุมัติจะสร้างบันทึกประหมาดอย่างมีการประทับเวลา เส้นทางไฟล์ไม่หัก เนื่องจากใบรับรองไม่ใช่ไฟล์ที่เชื่อมโยง มันคือเอกสารที่เก็บไว้
ทีมหยุดการบำรุงรักษาสเปรดชีตและเริ่มค้นหาระบบบันทึก งานจัดการใบรับรองเปลี่ยนจากรายการข้อมูลและการจัดการไฟล์ไปจนถึงการจัดการข้อยกเว้นและการตรวจสอบคุณภาพ — นี่คือสิ่งที่บทบาทคุณภาพควรจะทำ
อ่านถัดไป
- เมื่อระบบใบรับรองการทดสอบของคุณราคาแพงกว่าเหล็ก
- การตรวจสอบMTCควรใช้เวลาสักครู่ ไม่ใช่วัน — นี่คือช่องว่างที่ร้านค้าผลิตเสมือนทุกแห่งพลาด
- นี่คือวัฏจักรชีวิตMTC — นี่คือทุกการส่งมอบจากโรงม่วงไปยังลูกค้าขั้นสุดท้าย