คู่มือนี้จะนำคุณไปตลอดขั้นตอนการทำงานที่สมบูรณ์จากการรับเข้าสู่การจัดส่งสำหรับตัวแทนจำหน่ายเหล็ก - ตั้งแต่วินาทีที่ใบรับรองโรงงานมาถึงกล่องจดหมายของคุณ จนกว่าผู้ซื้อของคุณจะได้รับใบรับรองการปฏิบัติตาม (COC) ผ่านลิงก์ที่ปลอดภัย ไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์ TestCert ก่อนหน้านี้
การประมาณเวลา: 12 นาทีสำหรับ MTC เดียวที่มีระดับการอนุมัติหนึ่งระดับ
ข้อกำหนดเบื้องต้น
ก่อนเริ่มต้น โปรดยืนยันสิ่งต่อไปนี้:
- คุณมีบัญชี TestCert ที่มีบทบาท ผู้ตรวจสอบ หรือ ผู้จัดการคุณภาพ (ติดต่อผู้ดูแลระบบองค์กรของคุณหากไม่แน่ใจ)
- คุณมีใบรับรอง PDF โรงงานของผู้จัดส่งพร้อมแล้ว (สแกนหรือดิจิทัล)
- ขั้นตอนการทำงาน QA ขององค์กรของคุณได้รับการกำหนดค่าแล้ว (มีผู้อนุมัติอย่างน้อยหนึ่งคน)
ขั้นตอนที่ 1: อัปโหลด PDF ของโรงงาน
ไปที่ Inbound MTCs และลากไฟล์ของคุณ
- จากการนำทางทางซ้าย ให้คลิก Inbound MTCs
- คลิก Upload Certificate ที่มุมบนขวา
- ลาก PDF ของคุณลงในพื้นที่อัปโหลด หรือคลิก Browse เพื่อค้นหาบนคอมพิวเตอร์ของคุณ
- TestCert ยอมรับ PDF หนึ่งหน้าหรือหลายหน้าขนาดสูงสุด 50 MB
- เครื่องมือการสกัด AI จะเริ่มการประมวลผลทันทีหลังจากอัปโหลด
- รอให้ตัวบ่งชี้สถานะเปลี่ยนจาก Processing เป็น Ready for Review - โดยปกติจะใช้เวลา 15-30 วินาที
ขั้นตอนที่ 2: ตรวจสอบข้อมูลที่สกัดมา
เปิดมุมมองแยกและตรวจสอบว่า AI สกัดอะไรจากใบรับรอง
- คลิกแถวใบรับรองเพื่อเปิด มุมมองแยก: PDF ต้นฉบับปรากฏทางด้านซ้ายและฟิลด์ที่สกัดมาปรากฏทางด้านขวา
- ตรวจสอบแผงข้อมูลที่สกัดมาทางด้านขวา:
- ฟิลด์สีเขียว ผ่านการตรวจสอบเทียบกับมาตรฐาน ASTM/ASME/EN ที่เกี่ยวข้อง
- ฟิลด์สีแดง ล้มเหลวในการตรวจสอบ - ค่าที่สกัดมาเกินขีดจำกัดที่อนุญาตสำหรับคุณสมบัติดังกล่าว (เช่น ปริมาณคาร์บอนเกินค่าสูงสุดของชั้นเรียน)
- ฟิลด์สีแอมเบอร์ ต้องการความสนใจของคุณ แต่ไม่ได้เรียกให้เกิดความล้มเหลวอย่างรุนแรง (เช่น ฟิลด์ที่ไม่สำคัญซึ่งไม่สามารถอ่านได้อย่างชัดเจน)
- สำหรับแต่ละฟิลด์สีแดง ให้เปรียบเทียบค่าของแผงด้านขวากับ PDF ทางด้านซ้ายเพื่อยืนยันว่าการสกัดนั้นถูกต้อง
- หากค่าสกัดมาไม่ถูกต้อง ให้คลิกที่ฟิลด์และพิมพ์ค่าที่ถูกต้อง TestCert จะตรวจสอบใหม่ทันที
- หากค่านั้นถูกต้องและวัสดุล้มเหลวจริง ๆ คุณมีสองตัวเลือก: ปฏิเสธใบรับรอง หรือดำเนินการ Override Accept ในขั้นตอนถัดไป
- ตรวจสอบว่าฟิลด์ Heat Number Grade และ Supplier ตรงกับวัสดุทางกายภาพที่ได้รับ
ขั้นตอนที่ 3: ส่งสำหรับการอนุมัติ QA
ส่งใบรับรองขึ้นไปตามห่วงโซ่การอนุมัติ
- หลังจากตรวจสอบทุกฟิลด์ ให้คลิก Submit for Approval ที่ด้านล่างของแผงด้านขวา
- หากฟิลด์สีแดงยังคงอยู่และคุณตั้งใจยอมรับภายใต้ดุลพินิจทางวิศวกรรม คุณจะถูกขอให้ป้อน ความเห็นเกี่ยวกับการลบล้างที่บังคับใช้ ที่อธิบายพื้นฐานของการยอมรับ ป้อนเหตุผลที่ชัดเจนและเป็นจริง (เช่น "ยกเว้นทางวิศวกรรมของลูกค้า #EW-2024-047 ในแฟ้ม")
- สถานะใบรับรองเปลี่ยนเป็น Pending Approval และผู้อนุมัติ QA ที่ได้รับมอบหมายได้รับการแจ้งเตือนในแอป
- หากคุณเป็นผู้อนุมัติ ให้ข้ามไปยังขั้นตอนที่ 4 นอกเหนือจากนั้น ให้รอการดำเนินการของผู้อนุมัติ
ขั้นตอนที่ 4: อนุมัติและยืนยันหุ้น
ผู้อนุมัติตรวจสอบและยืนยันวัสดุ
- ในฐานะผู้อนุมัติ ให้เปิดใบรับรองจาก Approval Queue ในการนำทางทางซ้าย
- ตรวจสอบฟิลด์ที่สกัดมา ความเห็นเกี่ยวกับการลบล้าง (ถ้ามี) และ PDF ต้นฉบับ
- คลิก Approve เพื่อยอมรับใบรับรอง
- หากองค์กรของคุณใช้การอนุมัติสองหรือสามระดับ ใบรับรองจะก้าวหน้าไปยังผู้อนุมัติถัดไปโดยอัตโนมัติ ทำซ้ำขั้นตอนนี้สำหรับแต่ละระดับ
- หลังจากการอนุมัติขั้นสุดท้าย ให้คลิก Commit to Stock
- การกระทำนี้ไม่สามารถเลิกทำได้และเขียนหมายเลขความร้อน ระดับ ปริมาณ และองค์ประกอบทางเคมีลงใน Stock Ledger
- ภาพของผู้จัดส่งจะถูกบันทึกในขณะนี้ - รายละเอียดของผู้จัดส่งจะแช่แข็งเพื่อประเมินความสามารถในการติดตาม แม้ว่าบันทึกผู้จัดส่งจะเปลี่ยนแปลงในภายหลัง
- สถานะใบรับรองเปลี่ยนเป็น Committed วัสดุสามารถใช้ได้สำหรับการจัดสรรเอาต์บาউンด์แล้ว
ขั้นตอนที่ 5: สร้าง COC เอาต์บาউนด์สำหรับผู้ซื้อของคุณ
ดึงหุ้นที่ยอมรับและสร้าง COC
- จากการนำทางทางซ้าย ให้ไปที่ Outbound Certificates และคลิก New COC
- เลือก Buyer จากเมนูแบบเลื่อนลง หากผู้ซื้อยังไม่มี ให้คลิก Add Buyer และกรอกรายละเอียดบริษัท และการแมปข้อกำหนดที่กำหนดเอง
- ในส่วน Material ให้ค้นหาหมายเลขความร้อนหรือชั้นเรียนที่คุณเพิ่งยอมรับ เลือกรายการบรรทัดที่เกี่ยวข้อง
- TestCert หักส่วนปริมาณที่จัดสรรจาก Stock Ledger โดยอัตโนมัติ
- เลือก Template ที่เหมาะสมสำหรับผู้ซื้อนี้ (เช่น รูปแบบ COC ที่ต้องการหรือเลย์เอาต์มาตรฐาน EN 10204 3.1)
- ตรวจสอบการแสดงตัวอย่างใบรับรองที่สร้างขึ้น ค่าฟิลด์ทั้งหมดจะถูกสกัดมาโดยตรงจาก MTC เข้าที่ยอมรับ - ไม่จำเป็นต้องใส่ซ้ำด้วยตนเอง
- คลิก Submit for Approval เพื่อส่งเส้นทาง COC เอาต์บาউนด์ผ่านขั้นตอนการอนุมัติของคุณ หรือคลิก Approve & Finalize หากคุณมีอำนาจหนึ่งขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 6: ส่ง COC ให้ผู้ซื้อของคุณผ่านลิงก์ที่ปลอดภัย
ผู้ซื้อของคุณไม่จำเป็นต้องมีบัญชี TestCert เพื่อดูใบรับรองของพวกเขา
- เมื่อ COC เอาต์บาউนด์ได้รับการอนุมัติและเสร็จสิ้น ให้คลิก Share with Buyer
- TestCert สร้าง โทเค็นการตรวจสอบที่ปลอดภัย - URL ที่ไม่ซ้ำกันและหมดอายุสำหรับใบรับรองนี้เท่านั้น
- คลิก Copy Link และวางในอีเมล หรือคลิก Send via Email เพื่อให้ TestCert ส่งลิงก์ไปยังที่อยู่อีเมลของผู้ซื้อในแฟ้มโดยตรง
- ผู้ซื้อเปิดลิงก์ในเบราว์เซอร์ใดก็ได้ และสามารถดู ดาวน์โหลด หรือพิมพ์ COC เป็น PDF ได้ ไม่จำเป็นต้องเข้าสู่ระบบจากฝายของพวกเขา
- เหตุการณ์การแชร์จะถูกบันทึกไว้ใน Audit Trail พร้อมประทับเวลาและตัวระบุผู้รับ
ต่อไป
คุณได้เสร็จสิ้นขั้นตอนการทำงานตัวแทนจำหน่ายแบบ end-to-end แล้ว สำหรับการเจาะลึกในแต่ละขั้นตอน:
- ขั้นตอนการอนุมัติใบรับรอง - กำหนดห่วงโซ่การอนุมัติหลายระดับ มอบหมายผู้อนุมัติ และตั้งค่ากฎการยกระดับ
- การจัดการใบรับรองคุณภาพ - จัดระเบียบ ค้นหา และเก็บใบรับรองทั่วทั้งสินค้าคงคลังของคุณ
- ออกใบรับรองเอาต์บาউนด์ - การกำหนดค่า COC ขั้นสูง เทมเพลตสำหรับผู้ซื้อ ลายเซ็นดิจิทัล และการส่งออก XLSX
- การตรวจสอบวัสดุขาเข้า - ตั้งค่ากฎการตรวจสอบระดับชั้นเรียนและจัดการนโยบายการลบล้างสำหรับทีม QA ของคุณ