การออกใบรับรองการทดสอบสินค้าออกให้ลูกค้า: กระบวนการและแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด

คำตอบด่วน

การรับรองสินค้าออก คือจุดที่กระบวนการคุณภาพภายในของคุณพบกับข้อกำหนดของลูกค้า การจัดส่งสินค้าที่ไม่มีเอกสารที่ถูกต้องนั้นไม่สมบูรณ์ — ไม่ว่าวัสดุจะได้รับการผลิตหรือตรวจสอบได้ดีเพียงใด ลูกค้าในอุตสาหกรรมที่มีข้อบังคับมักจะหยุดการชำระเงินจนกว่าจะได้รับเอกสารการปฏิบัติตามที่สอดคล้อง บางรายปฏิเสธการจัดส่งที่ด้านการขนส่ง หากเอกสารหายไป

การออกใบรับรองสินค้าออกที่ถูกต้องต้องมีกระบวนการประกอบที่เป็นระบบ ไม่ใช่การรีบเร่งในช่วงเวลาสุดท้าย

---

สิ่งใดที่รวมอยู่ในชุดใบรับรองสินค้าออก?

เนื้อหาของชุดใบรับรองสินค้าออก ขึ้นอยู่กับใบสั่งซื้อของลูกค้าและข้อกำหนดเอกสารเพิ่มเติมใด ๆ ส่วนประกอบทั่วไป ได้แก่:

MTC ผู้จัดส่งผ่าน: Mill Test Certificate ต้นฉบับจากผู้ผลิตวัสดุ ครอบคลุมทุก heat ของวัสดุที่รวมเข้าในสินค้าที่จัดส่ง เหล่านี้คือเอกสารผ่าน — คุณได้รับจากผู้จัดส่งของคุณและส่งต่อให้ลูกค้าของคุณ พวกมันจะต้องชัดเจน สมบูรณ์ และตรงกับ heat ที่ใช้โดยเฉพาะ

ใบรับรองการปฏิบัติตามของบริษัท: การประกาศขององค์กรของคุณว่าสินค้าที่จัดส่งมีความสอดคล้องกับข้อกำหนดที่ระบุ CoC มักจะระบุ:

• ชื่อลูกค้าและหมายเลข PO
• หมายเลขคำสั่งหรืองานภายในของคุณ
• คำอธิบายสินค้า จำนวน และการระบุ (tag numbers, serial numbers, spool numbers)
• มาตรฐานและข้อกำหนดที่ใช้บังคับ
• การแถลงการณ์ปฏิบัติตามที่สอดคล้อง
• ลายเซ็นและวันที่ของผู้ได้รับอนุญาต

รายงาน NDE: Radiography (RT), ultrasonic (UT), magnetic particle (MT) หรือ dye penetrant (PT) รายงานสำหรับ welds, joints หรือ base material ตามที่กำหนดโดยรหัสที่ใช้บังคับและข้อกำหนดของลูกค้า

รายงานการตรวจสอบมิติ: การตรวจสอบมิติสุดท้าย รวมถึง fit-up dimensions, flange bolt-circle alignment หรือมิติที่สำคัญอื่น ๆ ที่ระบุในแผ่นข้อมูลของลูกค้า

บันทึกการบำรุงรักษาด้วยความร้อน: แผนภูมิเวลา-อุณหภูมิสำหรับ post-weld heat treatment (PWHT), stress relief หรือกระบวนการความร้อนอื่น ๆ พร้อมใบรับรองการเสร็จสิ้นที่เกี่ยวข้อง

เอกสารการเชื่อม: Welding Procedure Specifications (WPS) และ Procedure Qualification Records (PQR) ที่อ้างอิงในงาน หากจำเป็นต้องใช้ตามลูกค้า

บันทึกการทดสอบไฮโดรสแตติกหรือความดัน: ความดันทดสอบ ระยะเวลา สื่อทดสอบ และผลการผ่าน/ล้มเหลว สำหรับส่วนประกอบที่ยึดความดัน

รายงานการตรวจสอบของบุคคลที่สาม: หากหน่วยงานตรวจสอบที่ได้รับอนุญาต (AIA) หรือผู้ตรวจสอบที่ลูกค้าแต่งตั้ง ได้เห็นงาน เอกสารลงนามของพวกเขาหรือบันทึกการปล่อยการตรวจสอบของพวกเขา

---

กระบวนการประกอบใบรับรองสินค้าออก

ขั้นตอนที่ 1: ระบุข้อกำหนดเอกสารก่อนเริ่มการผลิต

เวลาที่เหมาะสมในการทำความเข้าใจว่าเอกสารใดที่ลูกค้าต้องการคือเมื่อได้รับคำสั่ง — ไม่ใช่เมื่อกำลังบรรจุการจัดส่ง ตรวจสอบใบสั่งซื้อของลูกค้า สำหรับ:

• ประเภทใบรับรองที่ต้องการโดยเฉพาะ
• ข้อกำหนดรูปแบบ (เช่น ลายเซ็นต้นฉบับ letterhead บริษัท แบบฟอร์มเฉพาะ)
• ลำดับความสำคัญการจัดส่ง อิเล็กทรอนิกส์หรือจริง
• เนื้อหาที่ต้องการ (สิ่งที่ต้องปรากฏบน CoC รายละเอียดโครงการลูกค้าใดที่ต้องอ้างอิง)
• การอนุมัติลูกค้าโครงการเอกสารใด ๆ ก่อนการปล่อยเพื่อจัดส่ง

สร้างรายการตรวจสอบเอกสารสำหรับงาน มอบหมายความรับผิดชอบสำหรับแต่ละประเภทเอกสาร

ขั้นตอนที่ 2: เชื่อมโยงวัสดุกับใบสั่งงานระหว่างการผลิต

เมื่อการผลิตดำเนิน ปัญหาหุ้นกับใบสั่งงานจะสร้างบันทึกการติดตามวัสดุ หุ้นแต่ละหน่วยที่ออกจะมี heat number และการอ้างอิงใบรับรองของตัวเอง เมื่องานเสร็จสิ้น ระบบจะต้องรู้ว่าใช้ heat ใด — และดังนั้นจึงต้อง MTC ของผู้จัดส่งใดที่จะรวมอยู่ในชุดส่งออก

นี่คือจุดที่การจัดการใบรับรองและหุ้นแบบบูรณาการมีคุณค่า: สามารถกำหนดเนื้อหาชุดออกโดยอัตโนมัติจากบันทึกปัญหาหุ้น แทนที่จะสร้างใหม่ด้วยตนเองจากหน่วยความจำหรือผู้เดินทางบนกระดาษ

ขั้นตอนที่ 3: ประกอบชุดเอกสาร

รวบรวมเอกสารที่จำเป็นทั้งหมด:

• ดึง MTC ผู้จัดส่งที่เชื่อมโยงกับ heat ที่ออก
• สร้าง CoC บริษัทจากแม่แบบที่อนุมัติแล้ว อ้างอิงมาตรฐาน หมายเลขงาน และการระบุสินค้าที่ถูกต้อง
• ดึงรายงาน NDE มิติ และการบำรุงรักษาด้วยความร้อนจากบันทึกการตรวจสอบสำหรับงานนี้
• รวบรวมการปล่อยการตรวจสอบบุคคลที่สามใด ๆ

ตรวจสอบชุดกับรายการตรวจสอบเอกสารเพื่อยืนยันความสมบูรณ์ก่อนดำเนินการต่อ

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบและอนุมัติคุณภาพ

ชุดเอกสารส่งออกควรได้รับการตรวจสอบโดยหน่วยงานคุณภาพ — โดยปกติคือผู้จัดการคุณภาพหรือวิศวกรคุณภาพที่ได้รับมอบหมาย — ก่อนการปล่อย การตรวจสอบนี้ยืนยัน:

• เอกสารที่จำเป็นทั้งหมดมีอยู่
• การอ้างอิง CoC ถูกต้องและสมบูรณ์
• รายงาน NDE และการตรวจสอบแสดงผลลัพธ์ที่น่าพอใจ
• หมายเลข heat บน MTC ตรงกับบันทึกหุ้นสำหรับวัสดุที่ใช้
• ไม่มี non-conformances เปิดที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขในงานนี้

ผู้ตรวจสอบลงนามการปล่อยเอกสาร ลายเซ็นนี้ได้รับเอกสารและเป็นส่วนหนึ่งของบันทึกคุณภาพงาน

ขั้นตอนที่ 5: จัดส่งให้ลูกค้า

วิธีการจัดส่งเอกสารแตกต่างกันไป:

• ชุดจริงพร้อมการจัดส่ง — เอกสารต้นฉบับที่ลงนามรวมอยู่ในกล่องการขนส่งหรือท่อ
• ชุด PDF อีเมล — PDF ที่สแกนหรือสร้างส่งไปยังผู้ติดต่อคุณภาพของลูกค้า
• อัปโหลดพอร์ทัลลูกค้า — เอกสารอัปโหลดไปยังพอร์ทัลผู้จัดส่งของลูกค้าหรือระบบการจัดการเอกสาร
• Electronic data interchange (EDI) — การส่งข้อมูลที่มีโครงสร้างสำหรับความสัมพันธ์การค้าที่มีปริมาณมาก

บางลูกค้าต้องการต้นฉบับสำหรับประเภทเอกสารบางประเภท (เช่น CoC ลงนามต้นฉบับบน letterhead บริษัท) คนอื่น ๆ ยอมรับสำเนา PDF สำหรับทุกอย่าง ชี้แจงสิ่งนี้ในการรับคำสั่ง

---

การรับรองใหม่: เมื่อคุณออก MTC ของคุณเอง

ในบางสถานการณ์ ผู้ผลิต ออก Mill Test Certificate ของตนเองแทนที่จะจัดส่งต่อเอกสารของผู้จัดส่ง:

• วัสดุได้รับการทดสอบซ้ำเพื่อตรวจสอบการปฏิบัติตาม (ล้มเหลวการทดสอบเข้าที่ตามด้วยการทดสอบซ้ำและการยอมรับ)
• ลูกค้าต้องการเอกสารทั้งหมดบน letterhead ของผู้ผลิต
• วัสดุได้รับการประมวลผล (เช่น ตัด โค้ง ที่ราบเรียบ) และต้องการใบรับรองต้นฉบับ
• ผู้ผลิตทำหน้าที่เป็นตัวประมวลผลวัสดุที่มีการรับรองให้รับรอง

การรับรองใหม่ มีความรับผิดชอบที่มีนัยสำคัญ องค์กรที่รับรองต้อง:

• อุปกรณ์การทดสอบที่ได้รับการอบรมและปรับเทียบ
• ห้องปฏิบัติการที่ได้รับการรับรองหรือขั้นตอนการทดสอบเอกสาร
• ผู้ลงนามที่ได้รับอนุญาต มีอำนาจเอกสาร
• โซ่ที่ติดตามได้จากตัวตนความร้อนต้นฉบับไปยังเอกสารที่ได้รับการรับรองใหม่

การรับรองใหม่ที่ไม่ได้รับการสนับสนุนโดยการทดสอบที่แท้จริง นั่นคือการฉ้อโกง หากคุณกำลังจัดส่งต่อผลลัพธ์ของผู้จัดส่งบน letterhead ของคุณเอง ให้ทำให้ที่มาหลักของสิ่งนี้ชัดเจน — ระบุ MTC ต้นฉบับและห้องปฏิบัติการการทดสอบ

---

---

คำแนะนำที่เกี่ยวข้อง

• การจัดการใบรับรองคุณภาพ: คำแนะนำที่สมบูรณ์
• การตรวจสอบใบรับรอง & แนวปฏิบัติที่ดีของกระบวนการอนุมัติ
• แชร์ใบรับรองที่ปลอดภัย โดยไม่เปิดเผยระบบของคุณ