ข้อกำหนดการเก็บรักษาใบรับรองการทดสอบโรงงาน

การเก็บรักษาเอกสารเป็นหนึ่งในหัวข้อที่น่าสนใจน้อยที่สุดในการจัดการคุณภาพ — จนกว่าการตรวจสอบหรือการสอบสวนความล้มเหลวจะต้องให้คุณแสดงใบรับรองสำหรับอุปกรณ์ที่ติดตั้งเมื่อสิบห้าปีที่แล้ว ใบรับรองการทดสอบโรงงานเป็นบันทึกถาวรของคุณสมบัติวัสดุ ในอุตสาหกรรมที่ได้รับการควบคุม การเก็บรักษาโดยเป็นไปตามระยะเวลาที่กำหนดเป็นข้อบัญญัติทางกฎหมายและสัญญา ไม่ใช่ความชอบในการจัดเก็บไฟล์

คำตอบด่วน

---

ทำไมระยะเวลาการเก็บรักษาจึงสำคัญ

การสอบสวนความล้มเหลว เมื่ออุปกรณ์ล้มเหลว — ปีหรือทศวรรษหลังจากการผลิต — นักสอบสวนจำเป็นต้องมีเอกสารวัสดุดั้งเดิมเพื่อตรวจสอบว่าวัสดุอยู่ในข้อกำหนดหรือไม่ หากไม่มี MTC ผู้ผลิตหรือผู้ติดตั้งไม่สามารถยกเว้นข้อบกพร่องของวัสดุเป็นปัจจัยที่มีส่วนร่วม

การปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ รหัสและกฎข้อบัญญัติจำนวนมากระบุระยะเวลาการเก็บรักษาขั้นต่ำเป็นส่วนหนึ่งของข้อกำหนดระบบคุณภาพของพวกเขา การไม่ปฏิบัติตามเป็นการละเมิดกฎเกณฑ์โดยไม่คำนึงว่ามีความล้มเหลวเกิดขึ้นหรือไม่

การฟ้องร้องและความรับผิด ในการเรียกร้องความรับผิดชอบของผลิตภัณฑ์หรือการเรียกร้องการประกันภัย ความสามารถในการนำเสนอเอกสารวัสดุดั้งเดิมเป็นการป้องกันหลัก หากไม่มี ภาระการพิสูจน์จะตกไปยังฝ่ายที่ไม่สามารถแสดงการปฏิบัติตามกฎได้

การโอนทรัพย์สิน เมื่อสถานที่ถูกขาย หยุดการทำงาน หรือได้รับการประเมินค่าใหม่ แพคเกจเอกสารวัสดุจะต้องมีให้ เอกสารที่ไม่ครบถ้วนอาจส่งผลกระทบต่อมูลค่าทรัพย์สิน

---

ข้อกำหนดการเก็บรักษาตามมาตรฐานและภาค

รหัสหม้อไอน้ำและภาชนะแรงดัน ASME

ASME ไม่ได้ระบุระยะเวลาการเก็บรักษาสากลเดียวในรหัสการก่อสร้างของมัน ข้อบัญญัติการเก็บรักษาเกิดขึ้นจาก:

• ASME ส่วนที่ 8, หน่วยที่ 1 (UG-93): กำหนดให้รายงานข้อมูลผู้ผลิต (แบบฟอร์ม U-1) ถูกเก็บรักษาโดยผู้ผลิตและผู้ใช้ตลอดอายุของภาชนะ เอกสารวัสดุที่สนับสนุนรายงานข้อมูลควรเก็บรักษาในระยะเวลาเดียวกัน

• ASME B31.3 (ท่อส่วนท่อก๊าซ): ไม่ได้ระบุอย่างชัดแจ้งว่าระยะเวลาการเก็บรักษา แต่บันทึกจะต้องมีให้ตลอดอายุของระบบท่อบวกกับกฎหมายข้อจำกัดที่ใช้ได้

• แนวปฏิบัติทั่วไป: 25 ปีหรืออายุการใช้งานของอุปกรณ์ (อย่างไรก็ตามนานกว่า) เป็นมาตรฐานอุตสาหกรรมสำหรับอุปกรณ์แรงดัน ASME

ASME ส่วนที่ III (นิวเคลียร์)

การใช้งานด้านนิวเคลียร์มีข้อกำหนดการเก็บรักษาที่เข้มงวดที่สุด:

• ระยะเวลาการเก็บรักษา: อายุการทำงานของสถานที่บวก 10 ปี (โดยทั่วไปเกินกว่า 60 ปีทั้งหมด)
• ขอบเขต: บันทึกคุณภาพทั้งหมด รวมถึงการรับรองวัสดุ จะต้องเก็บรักษาและพร้อมสำหรับการตรวจสอบตามกฎเกณฑ์

EN 1090 (เหล็กโครงสร้าง, EU)

EN 1090 กำหนด:

• เอกสารการดำเนินการ: เก็บรักษาอย่างน้อย 10 ปีหลังจากเสร็จสิ้นโครงสร้าง
• บันทึกการติดตามวัสดุ: รวมถึง MTCs จะต้องเป็นส่วนหนึ่งของชุดเอกสารที่เก็บรักษาไว้

ค่าต่ำสุด 10 ปีจาก EN 1090 ควรถือว่าเป็นพื้น ไม่ใช่เป้าหมาย โครงสร้างจำนวนมากมีอายุการออกแบบ 50–100 ปี และอาจต้องการ MTCs ตลอดระยะเวลานั้นสำหรับการแก้ไข การตรวจสอบ หรืองานสอบสวน

คำสั่งอุปกรณ์แรงดัน 2014/68/EU (PED)

PED กำหนดให้ผู้ผลิตเก็บรักษาไฟล์ทางเทคนิค (ซึ่งรวมถึงเอกสารวัสดุ) เป็นเวลา 10 ปีหลังจากการผลิตอุปกรณ์ครั้งสุดท้าย สำหรับอุปกรณ์ที่ใช้งานอยู่แล้ว บริษัทผู้ดำเนินการควรเก็บรักษาเอกสารวัสดุตลอดอายุการให้บริการ

ISO 9001 ระบบจัดการคุณภาพ

ISO 9001 ไม่ระบุระยะเวลาการเก็บรักษาสำหรับบันทึกวัสดุ — จำเป็นต้องให้องค์กรกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาที่เหมาะสมตามบริบทและข้อกำหนดทางกฎหมายที่ใช้ได้ สำหรับการใช้งานที่สำคัญต่อความปลอดภัย หมายความว่าองค์กรต้องระบุข้อกำหนดตามกฎเกณฑ์ที่นานที่สุดที่ใช้ได้และตรงตามที่ต้องการ

น้ำมันและก๊าซ: อายุการทำงานของสถานที่

ในอุตสาหกรรมน้ำมันและก๊าซ สัญญาโครงการมักระบุว่าเอกสารจะต้องเก็บรักษาไว้ตลอดอายุการทำงานของสถานที่ ซึ่งมักจะเป็น 20–40 ปี ลูกค้าบางรายระบุ "อายุสถานที่บวก 7 ปี" กฎหมายประเทศอาจเพิ่มข้อกำหนดเพิ่มเติม:

• UKCS (หินชั้นหลักอังกฤษ): PSSR 2000 (ข้อบัญญัติด้านความปลอดภัยระบบแรงดัน) กำหนดให้รักษาบันทึกไว้ตลอดอายุการทำงานของระบบ
• เขตน้ำมันออฟชอร์สหรัฐฯ: กฎหมาย API RP 14C และ BSEE ใช้บังคับ

NORSOK

มาตรฐาน NORSOK ใช้อย่างแพร่หลายในน้ำมันและก๊าซนอร์เวย์ NORSOK Y-002 (การจัดการข้อมูลวงจรชีวิต) ระบุการเก็บรักษาเอกสารเป็นเวลาคนอายุการทำงานบวก 5 ปี โดยมีประเภทหลายประเภทที่ต้องใช้เวลา 10 ปีหลังจากการถอนตัว

---

ตารางสรุปการเก็บรักษา

---

ความท้าทายในทางปฏิบัติสำหรับการเก็บรักษาระยะยาว

การเสื่อมสภาพของสื่อกายภาพ ใบรับรองกระดาษเสื่อมลงตลอดหลายสิบปี แม้แต่ไมโครฟิล์มและรูปแบบดิจิทัลในยุคแรก (จานแสง สื่อแม่เหล็กยุคแรก) ก็กลายเป็นไม่อ่านได้ การจัดเก็บดิจิทัลสมัยใหม่บนสื่อรุ่นปัจจุบันด้วยการโยกย้ายเป็นงวดคือวิธีการที่เชื่อถือได้เพียงวิธีเดียวในระยะยาว

การเปลี่ยนแปลงขององค์กร การควบรวมกิจการ การเข้าซื้อกิจการ การปรับโครงสร้าง และการปิดตัวบัญชี จะสร้างความเสี่ยงต่อการสูญเสียเอกสารทั้งหมด บันทึกจะต้องเอาชีวิตรอดการเปลี่ยนแปลงขององค์กรผ่านขั้นตอนการเรียกส่งที่ได้รับการจัดทำเป็นเอกสาร

ความล้าสมัยของรูปแบบและระบบ เอกสารที่จัดเก็บในรูปแบบซอฟต์แวร์ที่เป็นกรรมสิทธิ์อาจไม่สามารถเข้าถึงได้หากซอฟต์แวร์ถูกหยุดใช้งาน ใช้รูปแบบแบบเปิดตามมาตรฐาน (PDF/A สำหรับเอกสารที่เก็บถาวร) และตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีความสามารถในการส่งออกข้อมูล

ความเร็วในการกู้คืน คลังเก็บ 25 ปีที่ไม่สามารถค้นหาหรือกู้คืนได้อย่างรวดเร็วมีคุณค่าเชิงปฏิบัติ จำกัด คลังเก็บดิจิทัลต้องมีการทำดัชนีและค้นหาได้ตามหมายเลขความร้อน ข้อกำหนด โครงการ และวันที่

---

การเก็บรักษาดิจิทัล: การปฏิบัติตามข้อกำหนดการปฏิบัติตามกฎ

ระบบการจัดการใบรับรองดิจิทัลที่ออกแบบได้ดีจะแก้ไขความท้าทายทั้งหมดข้างต้น:

• การจัดเก็บในรูปแบบ PDF/A: PDF ที่เก็บถาวรโดยมาตรฐาน ISO ออกแบบมาเพื่อการอนุรักษ์ระยะยาว
• เมตาดาต้าที่มีการทำดัชนี: หมายเลขความร้อน คุณลักษณะ ข้อกำหนด โครงการ วันที่ออกใบอนุญาต — ทั้งหมดสามารถค้นหาได้
• การบังคับใช้นโยบายการเก็บรักษา: ธงอัตโนมัติเมื่อระยะเวลาการเก็บรักษาสิ้นสุด ยึดการลบสำหรับรายการที่ใช้งานอยู่หรืออยู่ในการสอบสวน
• การควบคุมการเข้าถึงและบันทึกการตรวจสอบ: ใครเข้าถึงใบรับรองใดและเมื่อใด
• ความซ้ำซ้อนทางภูมิศาสตร์: สำเนาในศูนย์ข้อมูลหลายแห่งเพื่อปกป้องจากการสูญเสียทางกายภาพ
• การตรวจสอบความสมบูรณ์เป็นระยะ: การตรวจสอบโดยอัตโนมัติว่าไฟล์ที่จัดเก็บไม่ได้เสียหาย

แพลตฟอร์มเช่น TestCert ได้รับการออกแบบเพื่อตรงตามข้อกำหนดเหล่านี้ตลอดระยะเวลาการเก็บรักษา รวมถึงมาตรฐาน 25 ปีสำหรับอุปกรณ์แรงดัน

---

คำถามที่พบบ่อย