คำตอบอย่างรวดเร็ว
Quick Answer
วัสดุที่ให้ฟรี (ซัพพลายโดยลูกค้าหรือรัฐบาล) ต้องการบันทึกการรับเข้าอย่างเป็นทางการ การเก็บแยกเฉพาะ บันทึกการใช้ที่มีเอกสารอ้างอิงเลขหมู่ และรายงานการปรองดองส่งให้ลูกค้าเมื่อสิ้นสุดโครงการ การสูญหาย ความเสีย หรือความสับสนของวัสดุที่ให้ฟรีเป็นการรับผิดชอบตามสัญญา
วัสดุที่ให้ฟรี — เรียกอีกอย่างว่าวัสดุที่จัดหาโดยลูกค้า (CFM) วัสดุที่จัดหาโดยรัฐบาล (GFM) หรือให้ฟรีโดยลูกค้า (CFI) — เป็นวัสดุที่จัดหาโดยลูกค้าให้แก่ผู้ผลิตหรือผู้รับเหมาเพื่อรวมเข้าในขอบเขตงานที่เฉพาะเจาะจง ลูกค้าเป็นเจ้าของ; ผู้ผลิตรับผิดชอบ
การจัดเรียงนี้พบได้ทั่วไปในการประกอบเมืองการผลิตตามสัญญาการทำงานของรัฐบาลและการป้องกันและโครงการ EPC ที่ลูกค้าต้องการจัดหาวัสดุมูลค่าสูงหรือระยะเวลานานด้วยตนเอง มันนำเสนอชุดเฉพาะของข้อกำหนดการติดตามและการควบคุมที่แตกต่างจากวัสดุที่ซื้อตามปกติ
เหตุใดวัสดุที่ให้ฟรีจึงต้องการการควบคุมพิเศษ
เมื่อคุณซื้อวัสดุของคุณเอง ความล้มเหลวในการติดตามจะส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของคุณ และเป็นปัญหาของคุณที่จะแก้ไข เมื่อคุณรับวัสดุของลูกค้าและสูญเสียการติดตาม นี่คือการละเมิดสัญญา ผลที่ตามมา:
- ความรับผิดชอบทางการเงิน — ผู้ผลิตอาจต้องแทนที่วัสดุที่หายไปหรือระบุผิดโดยแบกรับค่าใช้จ่ายเอง
- บทลงโทษตามสัญญา — สัญญาจำนวนมากรวมถึงข้อกำหนดเกี่ยวกับความเสียหายที่ชั่วสั้นหากวัสดุที่ให้ฟรีเสีย หาย หรือใช้ไม่ถูกต้อง
- การทำงานใหม่และความล่าช้า — หากท่อหรือแผ่นที่ให้ฟรีถูกตัดเป็นขนาดที่ผิด หรือใช้บนลูกกลิ้งที่ผิด ลูกค้าอาจขอให้ผลิตใหม่โดยสิ้นเชิง
- การไม่สอดคล้องกับคุณภาพ — การใช้วัสดุที่ให้ฟรีจากโครงการหนึ่งบนโครงการอื่น (แม้ชั่วคราว) เป็นการละเมิดการติดตาม
กระบวนการรับวัสดุที่ให้ฟรี
ก่อนการจัดส่ง
ก่อนที่วัสดุจะมาถึง ให้สร้างสรรค์:
- บันทึกวัสดุที่ให้ฟรีเฉพาะ — บันทึกที่จะติดตามรายการที่รับ เก็บ และใช้แต่ละรายการ
- สถานที่จัดเก็บ — กำหนดพื้นที่ทางกายภาพหรือกล่องเฉพาะสำหรับวัสดุที่ให้ฟรีของลูกค้ารายนี้ แยกจากสต็อกของคุณ
- ข้อกำหนดใบรับรอง —ชี้แจงกับลูกค้าว่าเอกสารใดจะมาพร้อมกับวัสดุ (MTC ใบรับรองความเป็นไปตามข้อบัญญัติ รายงานมิติ) และรูปแบบใดจำเป็น
เมื่อรับสินค้า
เมื่อวัสดุที่ให้ฟรีถูกจัดส่ง:
- นับและตรวจสอบ — ตรวจสอบปริมาณและสภาพเทียบกับใบส่งของ บันทึกความเสียหายหรือความแตกต่างใด ๆ ทันทีเป็นลายลักษณ์อักษรแก่ลูกค้า
- บันทึกหมายเลขหมู่ — บันทึกหมายเลขหมู่ของแต่ละชิ้นที่รับเทียบกับใบส่งของและ MTC
- ติดป้ายวัสดุ — ใช้ป้ายกำกับทางกายภาพที่ชัดเจนซึ่งระบุรายการว่าให้ฟรี ชื่อลูกค้า หมายเลขหมู่ และหมายเลขโครงการหรือหมายเลขใบสั่งงาน
- จัดเก็บใบรับรอง — เก็บ MTC ในไฟล์เฉพาะสำหรับลูกค้าและโครงการนี้ — ไม่ใช่ในไฟล์ใบรับรองทั่วไปของคุณ
การจัดการความแตกต่าง
หากวัสดุมาถึงโดยไม่มีใบรับรอง มีหมายเลขหมู่ที่อ่านไม่ออก หรือมีความแตกต่างของปริมาณ ให้แจ้งลูกค้าเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนที่จะยอมรับวัสดุเข้าสู่ระบบของคุณ การยอมรับวัสดุที่ให้ฟรีโดยไม่มีเอกสารสมบูรณ์สร้างการยอมรับความรับผิดชอบโดยปริยายสำหรับช่องว่างการติดตามใด ๆ ที่เกิดขึ้น
การจัดเก็บและการแยก
การแยกทางกายภาพ
วัสดุที่ให้ฟรีต้องแยกออกจากสต็อกของผู้ผลิตเอง วัตถุประสงค์เป็นแบบสองเท่า:
- ป้องกันการใช้วัสดุที่ให้ฟรีโดยไม่ตั้งใจในงานที่ไม่ได้มีไว้
- ป้องกันไม่ให้วัสดุของลูกค้าผสมกับของคุณในลักษณะที่ทำให้สูญเสียตัวตนที่แตกต่างของมัน
ห้องจัดเก็บ ชั้นวางหรือภาชนะเฉพาะใช้ได้ดี การติดป้ายกำกับที่ชัดเจน — รวมถึงชื่อลูกค้า หมายเลขโครงการ และตัวบ่งชี้ภาพ (ป้ายกำกับที่มีรหัสสีเป็นเรื่องปกติ) — ลดความเสี่ยงของความสับสนภายใต้ความกดดันของเวลาในพื้นพื้นทำงาน
FIFO เทียบกับการจัดสรรแบบกำหนด
ซึ่งแตกต่างจากสต็อกของคุณ วัสดุที่ให้ฟรีมักจะ จัดสรร — แต่ละหมู่หรือชิ้นจะถูกจัดสรรไปยังขอบเขตงานที่เฉพาะเจาะจงก่อนที่การผลิตจะเริ่มต้น ตรรมชาติ FIFO (เข้าก่อนออกก่อน) ที่ใช้สำหรับสต็อกของคุณจะไม่ใช้ ลูกค้าได้ระบุวัสดุใดที่จะใช้กับรายการใด; การเบี่ยงเบนจากการจัดสรรนั้นต้องมีการอนุมัติของลูกค้า
การติดตามการใช้
เมื่อวัสดุที่ให้ฟรีถูกใช้ บันทึกจะต้องได้รับการอัปเดต:
- บันทึกการตัด — บันทึกสิ่งที่ถูกตัด จากหมู่ใด สำหรับส่วนประกอบใด
- บันทึกของเหลือ — หากชิ้นบางส่วนยังคงอยู่ บันทึกปริมาณของเหลือเทียบกับหมายเลขหมู่เดิมและส่งคืนไปยังสถานที่จัดเก็บที่ให้ฟรีที่กำหนด
- บันทึกการสูญเสีย — การสูญเสียที่บริโภคได้ (เช่น การตัดเลื่อย การตัดขอบ) ควรบันทึกหากสัญญาระบุการบัญชีวัสดุ
บันทึกการใช้คือหลักฐานหลักที่คุณจะใช้ในรายงานการปรองดองขั้นสุดท้ายสำหรับลูกค้า
รายงานการปรองดอง
สัญญาส่วนใหญ่สำหรับวัสดุที่ให้ฟรีต้องใช้ รายงานการปรองดองวัสดุ เมื่อสิ้นสุดโครงการ รายงานนี้แสดง:
- วัสดุทั้งหมดที่รับเข้า (โดยหมายเลขหมู่และปริมาณ)
- วัสดุทั้งหมดที่รวมเข้าในงาน (โดยส่วนประกอบและหมายเลขหมู่)
- ของเหลือทั้งหมดที่ส่งคืนให้ลูกค้าหรือเก็บไว้โดยใจสั่ง
- ปริมาณการสูญเสีย (หากจำเป็นต้องรายงานตามสัญญา)
- การแทนที่วัสดุใด ๆ ที่อนุมัติในระหว่างโครงการ
รายงานการปรองดองเป็นการส่งมอบอย่างเป็นทางการ ระบบการติดตามที่ให้ฟรีที่จัดระเบียบได้ดีทำให้รายงานนี้เป็นการส่งออกข้อมูล ระบบที่จัดระเบียบไม่ดีทำให้มันกลายเป็นการสืบสวนหลายสัปดาห์
โหมดความล้มเหลวทั่วไปในการควบคุมวัสดุที่ให้ฟรี
การจัดเก็บแบบผสม
วัสดุที่ให้ฟรีและสต็อกที่ซื้อลงเอยในชั้นวางเดียวกัน ทีมผลิตภัณฑ์ตัดท่อให้ฟรีสำหรับงานที่ไม่ได้รับการจัดสรร ข้อผิดพลาดอาจไม่ถูกค้นพบจนกว่าลูกกลิ้งที่จัดสรรของลูกค้าไม่สามารถเสร็จสิ้นได้
การสูญหายใบรับรอง
ใบรับรองที่มาพร้อมกับการจัดส่งที่ให้ฟรีไม่ได้บันทึกแยกต่างหากและลงเอยในกองใบรับรองทั่วไป เมื่อสิ้นสุดโครงการ รายงานการติดตามไม่สามารถทำให้สมบูรณ์ได้เนื่องจากไม่พบ MTC ต้นฉบับสำหรับหมู่เฉพาะ
การแทนที่ที่ไม่ได้รับการอนุมัติ
เมื่อชิ้นให้ฟรีเสียหายหรือพบว่าไม่สอดคล้องกัน ผู้ผลิตแทนที่ชิ้นหนึ่งจากสต็อกของเขาเองโดยไม่ได้รับการอนุมัติของลูกค้า นี่เป็นทั้งการละเมิดการติดตาม (วัสดุที่แทนที่ไม่ได้ระบุโดยลูกค้า) และการละเมิดสัญญา
การบำจัดของเหลือ
เมื่อสิ้นสุดโครงการ ของเหลือซึ่งเป็นทรัพย์สินของลูกค้าถือว่าเป็นเศษ นี่เป็นการละเลยทั่วไปในการประกอบเมือที่ไม่มีประสบการณ์ในการทำงานที่ให้ฟรี เว้นแต่สัญญาจะให้สิทธิคุณชัดแจ้งในการเก็บหรือบำจัดของเหลือ ต้องส่งคืนให้ลูกค้าหรือจัดการตามคำแนะนำเป็นลายลักษณ์อักษร
ข้อกำหนดระบบสำหรับการติดตามวัสดุที่ให้ฟรี
ระบบการติดตามวัสดุที่ให้ฟรี — ไม่ว่าจะเป็นโมดูลเฉพาะในซอฟต์แวร์เช่น TestCert หรือสเปรดชีตที่มีโครงสร้าง — ต้อง:
- บัญชีแยกต่างหากสำหรับลูกค้าและโครงการแต่ละรายการ
- การติดตามระดับหมู่จากการรับเข้าถึงการใช้
- การติดตามยอดคงเหลือของเหลือ
- ลิงค์และการดึงข้อมูลใบรับรอง
- รายงานการปรองดองอัตโนมัติ
วินัยของการแยกบันทึกที่ให้ฟรีจากบันทึกสต็อกของคุณในระบบของคุณสะท้อนถึงข้อกำหนดการแยกแบบฟิสิคัล: จะต้องไม่ผสม
Ready to automate your certificate workflow?
Try TestCert freeคำถามที่พบบ่อย
จะเกิดอะไรขึ้นหากวัสดุที่ให้ฟรีมาถึงและไม่ผ่านการตรวจสอบ?
แจ้งให้ลูกค้าทราบเป็นลายลักษณ์อักษรทันที บันทึกความไม่สอดคล้องเฉพาะ (มิติ สภาพ เอกสาร) อย่าผสมวัสดุเข้าไปในงาน ลูกค้ารับผิดชอบในการแทนที่หรือคำแนะนำในการบำจัด บันทึก NCR ในระบบและบันทึกให้ฟรี
ฉันสามารถใช้วัสดุที่ให้ฟรีส่วนเกินในโครงการอื่นได้หรือไม่?
ไม่ ไม่มีการอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษรชัดแจ้งจากลูกค้า วัสดุเป็นของลูกค้า การใช้มันในโครงการอื่น — แม้ว่าคุณจะตั้งใจที่จะเติมเต็มมัน — เป็นการละเมิดสัญญา หากลูกค้าอนุมัติให้คุณเก็บวัสดุส่วนเกินเป็นการชำระเงินบางส่วนหรือเครดิต ให้บันทึกการอนุมัตินั้นอย่างเป็นทางการ
ใครจะรับผิดชอบหากวัสดุที่ให้ฟรีถูกขโมยหรือเสียหายในสถานที่ของฉัน?
สัญญาของคุณจะระบุการจัดสรรความรับผิดชอบ สัญญาส่วนใหญ่ทำให้ผู้ผลิตรับผิดชอบการสูญหายหรือความเสียหายขณะที่วัสดุอยู่ในการดูแลของเขา นี่เป็นเหตุผลอีกประการหนึ่งว่าเหตุใดการตรวจสอบการรับเข้าอย่างเป็นทางการและการบันทึกสภาพเมื่อจัดส่งจึงมีความสำคัญ — มันสร้างสภาพฐานโดยที่คุณยอมรับความรับผิดชอบ
ฉันต้องรักษาใบรับรอง EN 10204 Type 3.1 สำหรับวัสดุที่ให้ฟรีหรือไม่?
คุณต้องเก็บใบรับรองใด ๆ ที่มาพร้อมกับวัสดุที่ให้ฟรี หากลูกค้าให้ใบรับรอง 3.1 ให้เก็บไว้ หากสัญญาระบุว่างานเสร็จต้องได้รับการสนับสนุนจากเอกสาร 3.1 ให้ตรวจสอบว่าใบรับรองให้ฟรีตรงตามข้อกำหนดนั้นก่อนการผลิตเริ่มต้น หากไม่เป็นเช่นนั้น ให้ยกปัญหาความแตกต่างกับลูกค้าก่อนเริ่มงาน
ฉันควรจัดการกับสลักเกลียวให้ฟรีหรือข้อต่อขนาดเล็กที่การติดตามแต่ละชิ้นไม่ได้ผล?
สำหรับสินค้าขนาดใหญ่เช่นสลักเกลียว การติดตามระดับชุดมักยอมรับได้ เก็บใบรับรองชุดไว้กับภาชนะขนาดใหญ่ บันทึกหมายเลขชุด (ไม่ใช่ชิ้นเดี่ยว) ในบันทึกงานที่ใช้สลักเกลียว อย่าเปิดหรือผสมภาชนะชุดโดยไม่ปรับปรุงบันทึกให้ฟรี