ในบางช่วงของการประเมินระบบการจัดการใบรับรอง มีคนถามคำถามของ CFO: สิ่งนี้มีค่าใช้จ่ายเท่าใด และเราจะได้อะไรกลับมา ผู้จัดการด้านการปฏิบัติการที่ผ่านมาเป็นเวลาหกเดือนของการติดตามใบรับรองจะรู้คำตอบโดยสัญชาตญาณ CFO ต้องการตัวเลข
การสร้างแบบจำลอง ROI ที่เป็นที่ยอมรับสำหรับการรวมระบบ ERP เข้ากับใบรับรองต้องใช้สามส่วนประกอบ: ต้นทุนประจำปีปัจจุบันของการดำเนินการใบรับรองด้วยตนเอง การประหยัดที่คาดการณ์ไว้จากการรวมระบบ และต้นทุนการใช้งาน ระยะเวลาคืนทุนมาจากตัวเลขสามตัวนี้ สำหรับผู้จัดจำหน่ายขนาดกลางที่มีทีมคุณภาพและการดำเนินการ 5 คน หน้าต่างคืนทุนทั่วไปคือ 8 ถึง 14 เดือน
นี่คือวิธีสร้างแบบจำลอง
ส่วนประกอบที่ 1: ต้นทุนประจำปีปัจจุบันของการดำเนินการใบรับรองด้วยตนเอง
การดำเนินการใบรับรองด้วยตนเองทำให้เสียเวลาในสี่หมวดหมู่:
**การรับและการเก็บรักษาใบรับรอง ที่การรับ ใครบางคนจะเปิด MTC แต่ละอัน ตรวจสอบ ตั้งชื่อ และเก็บรักษา โดยมี 200 ใบรับรองต่อสัปดาห์ที่ 4 นาทีต่อรายการ: 800 นาทีต่อสัปดาห์ หรือประมาณ 650 ชั่วโมงต่อปี
**การค้นหาและการดึงข้อมูลใบรับรอง พนักงานฝ่ายขาย คุณภาพ และบริการลูกค้าใช้เวลาในการค้นหาใบรับรองเพื่อตอบคำขอของลูกค้า แนบไปกับเสนอราคา หรือเตรียมการจัดส่ง การประมาณค่อนข้างปลอดภัย: 10 นาทีต่อคำสั่งซื้อเพื่อจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับใบรับรอง ด้วย 200 คำสั่งต่อสัปดาห์ นั่นคือ 2000 นาทีต่อสัปดาห์ หรือประมาณ 1700 ชั่วโมงต่อปี
**คำขอใบรับรองหลังจากการจัดส่ง ลูกค้าโทรขอใบรับรองที่พวกเขาไม่ได้รับหรือหาไม่เจอ แต่ละสายต้องการการค้นหา การส่งซ้ำ และการยืนยันการติดตาม ประมาณการ 20 นาทีต่อคำขอหลังการจัดส่ง ที่อัตรา 5% ของคำสั่งซื้อ ด้วย 200 คำสั่งต่อสัปดาห์ นั่นคือ 10 คำขอหลังการจัดส่งต่อสัปดาห์ 200 นาทีต่อสัปดาห์ หรือประมาณ 170 ชั่วโมงต่อปี
**การสร้างใหม่ของการตรวจสอบ เมื่อการตรวจสอบของลูกค้าหรือบุคคลที่สามต้องการการสร้างใหม่ของความสามารถในการติดตาม ผู้จัดการคุณภาพใช้เวลาอย่างมากในการดึงเอกสารระหว่างระบบ ประมาณการ 4 ครั้งต่อปี โดยแต่ละครั้งต้อง 4 ชั่วโมงของเวลาผู้จัดการคุณภาพในการเตรียมแพคเกจใบรับรอง
แรงงานประจำปีทั้งหมดโดยประมาณ: 2536 ชั่วโมงต่อปี ในอัตราค่าแรงบรรทุกผสม $45/ชั่วโมง (ผู้จัดการคุณภาพ การขายภายใน บริการลูกค้า) สิ่งนี้เท่ากับต้นทุนแรงงานประมาณ $114000 ต่อปีที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการดำเนินการใบรับรอง
ส่วนประกอบที่ 2: การลดต้นทุนข้อผิดพลาด
กระบวนการใบรับรองด้วยตนเองสร้างข้อผิดพลาดที่มีผลกระทบที่วัดได้:
**ใบรับรองที่ไม่ถูกต้องแนบมากับการจัดส่ง เมื่อลูกค้าได้รับใบรับรองที่ไม่ถูกต้อง ต้นทุนการแก้ไขขั้นต่ำคือ 2-3 ชั่วโมงของเวลาผู้จัดการคุณภาพ บวกเวลาบริการลูกค้า บวกค่าใช้จ่ายในการเร่งรัฐหรือการส่งซ้ำใด ๆ อัตราค่อนข้างปลอดภัย 1 เหตุการณ์ต่อเดือน: 12 เหตุการณ์ × ต้นทุนการแก้ไข $400 โดยเฉลี่ย = $4800 ต่อปี
**ใบรับรองหายไปเมื่อการจัดส่ง การจัดส่งที่มาถึงโดยไม่มีใบรับรองสร้างการระงับของลูกค้า ต้นทุนของผู้จัดจำหน่าย: เวลาบริการลูกค้าในการตอบ เวลาคุณภาพในการค้นหาและส่ง และเครดิตการจัดส่งที่เป็นไปได้ อัตราประมาณการ 3 เหตุการณ์ต่อเดือน: 36 เหตุการณ์ × ต้นทุนเฉลี่ย $150 = $5400 ต่อปี
**การปฏิเสธช่องว่างใบรับรอง (การตรวจสอบขาเข้า การจัดส่งที่ถูกปฏิเสธในการตรวจสอบขาเข้าของลูกค้าเนื่องจากข้อบกพร่องใบรับรอง — ช่องข้อมูลที่หายไป ความร้อนที่ไม่ถูกต้อง เอกสารที่ไม่สมบูรณ์ — มีต้นทุนสูงกว่ามาก: ค่าขนส่งในการส่งซ้ำ การหาแหล่งที่มาแบบเร่งด่วน การตอบสนองต่อความไม่สอดคล้องด้านคุณภาพ และความเสียหายต่อความสัมพันธ์กับลูกค้า ที่ 2 เหตุการณ์ต่อปี: 2 × ต้นทุนเฉลี่ย $3500 = $7000 ต่อปี
ต้นทุนข้อผิดพลาดประจำปีโดยประมาณทั้งหมด: $17200 ต่อปี
ส่วนประกอบที่ 3: มูลค่าการคงไว้ของลูกค้า
ส่วนประกอบนี้ยากต่อการหาปริมาณแต่มักจะเป็นตัวเลขที่ใหญ่ที่สุดในแบบจำลอง
คุณภาพใบรับรองคือตัวแยกความแตกต่างที่มองเห็นได้สำหรับลูกค้าที่เข้มข้นด้านคุณภาพ: ผู้รับเหมาด้านอวกาศ ผู้ผลิตภาชนะความดัน ผู้เข้าร่วมสายห่วงอุปทาน ลูกค้าเหล่านี้ประเมินผู้จัดจำหน่ายที่อนุมัติบางส่วนบนพื้นฐานของประสิทธิภาพการจัดการเอกสาร ผู้จัดจำหน่ายที่จัดส่งแพคเกจใบรับรองที่สมบูรณ์อย่างสม่ำเสมอ ตอบสนองต่อคำขอใบรับรองในอีกสองสามวินาที และจัดการพอร์ทัลลูกค้าเพื่อการเข้าถึงใบรับรองคือผู้จัดจำหน่ายที่มีคุณภาพสูงกว่าผู้ที่ติดตามใบรับรองหลังจากการจัดส่ง
มูลค่าการคงไว้ของลูกค้าจากความเป็นเลิศด้านใบรับรองคือรายได้ที่มีความเสี่ยงจากการสูญเสียบัญชีเข้มข้นด้านคุณภาพหนึ่งบัญชีต่อปี สำหรับผู้จัดจำหน่ายที่มีบัญชีในส่วนนี้ดำเนินการจาก $200000 ถึง $500000 ต่อปี ความเสี่ยงจึงมีนัยสำคัญ การมอบหมายที่ค่อนข้างปลอดภัยของ 10% ของรายได้นั้นให้กับประสิทธิภาพคุณภาพใบรับรอง: $20000 ถึง $50000 ต่อปีในมูลค่าการคงไว้ที่ได้รับการปกป้อง
การรวมตัวเลขเข้าด้วยกัน
ต้นทุนปัจจุบันประจำปี (แรงงาน + ข้อผิดพลาด): $114000 + $17200 = $131200 ต่อปี
**การส่งผลกระทบของการรวมระบบ การรวมระบบ ERP ใบรับรองที่นำไปใช้ได้ดีช่วยลดเวลารับใบรับรอง 50-70% (ผ่านแบบฟอร์มที่มีโครงสร้างและการทำให้เป็นอัตโนมัติบางส่วน) เวลาค้นหาใบรับรอง 80-90% (ผ่านการเชื่อมโยงคำสั่งซื้อกับใบรับรองโดยตรง) และอัตราข้อผิดพลาด 70-80% (ผ่านการจับคู่อัตโนมัติและการจัดคิวข้อยกเว้น)
การประหยัดประจำปีที่คาดการณ์ไว้จากการรวมระบบ:
- การลดแรงงานรับ (ประหยัด 60%): $26000
- การลดแรงงานค้นหา (ประหยัด 85%): $65000
- การลดคำขอหลังการจัดส่ง (ประหยัด 70%): $5000
- การลดการสร้างใหม่ของการตรวจสอบ (ประหยัด 75%): $1000
- การลดต้นทุนข้อผิดพลาด (ประหยัด 75%): $13000
การประหยัดประจำปีทั้งหมดที่คาดการณ์ไว้: ~$110000
ต้นทุนการใช้งานทั่วไปสำหรับผู้จัดจำหน่ายขนาดกลาง: $50000 ถึง $100000 สำหรับระบบการจัดการใบรับรองที่สร้างขึ้นโดยเฉพาะรวมเข้ากับ ERP มาตรฐาน รวมถึงการย้ายข้อมูล การฝึกอบรม และการสนับสนุนปีแรก การเพิ่มโมดูล ERP จากผู้จัดจำหน่ายที่มีอยู่มักจะมีต้นทุนต่ำกว่า
ระยะเวลาคืนทุน: ด้วยต้นทุนการใช้งานจุดกึ่งกลาง $85000 เทียบกับการประหยัดประจำปีที่คาดการณ์ไว้ $110000 ระยะเวลาคืนทุนคือประมาณ 9 ถึง 10 เดือน
สิ่งที่แบบจำลองไม่รวม
แบบจำลองข้างต้นใช้การประมาณค่อนข้างปลอดภัยและไม่รวม:
- มูลค่าการเปิดใช้งานการขาย: ความพร้อมใบรับรองที่เร็วขึ้นช่วยให้สามารถเสนอราคาที่เร็วขึ้นในคำสั่งซื้อเฉพาะ ซึ่งแปลเป็นอัตราการชนะที่สูงขึ้นในธุรกิจระยะเล็กน้อย
- การเข้าถึงตลาดอวกาศและการป้องกันประเทศ: ลูกค้าในส่วนเหล่านี้ต้องการความสามารถในการจัดการเอกสารที่กระบวนการด้วยตนเองไม่สามารถจัดส่งได้อย่างเชื่อถือได้ การรวมระบบใบรับรองคือสิ่งที่จำเป็นก่อนเพื่อแข่งขันในส่วนเหล่านั้น
- คุณภาพโฟกัสพนักงาน: การติดตามใบรับรองคือการทำงานที่มีค่าต่ำและสร้างความหงุดหงิดสูง การลดลงจะช่วยเพิ่มความสามารถของทีมคุณภาพสำหรับงานคุณภาพที่แท้จริง
เมื่อคุณนำเสนอสิ่งนี้ต่อ CFO ของคุณ การประหยัดแรงงานเพียงอย่างเดียวมักจะสนับสนุนการลงทุน การลดต้นทุนข้อผิดพลาดและมูลค่าการคงไว้ของลูกค้าเป็นส่วนเพิ่มเติมที่ค่อนข้างปลอดภัยซึ่งเพิ่มความแข็งแกร่งให้กับกรณี ระยะเวลาคืนทุน 8 ถึง 14 เดือนอยู่ในเกณฑ์การลงทุนทุนมาตรฐานสำหรับระบบการดำเนินการ
คำถามไม่ใช่ว่า ROI อยู่ที่นั่น มันคือความเจ็บปวดจากการทำงานสูงเพียงพอในขณะนี้เพื่อให้โครงการเป็นลำดับความสำคัญ