การซื้อแบบ Spot มีอยู่เพราะห่วงโซ่อุปทานปกติมีช่องว่าง ลูกค้าต้องการวัสดุเร็วกว่าเวลาการส่งมอบมาตรฐาน โรงงานที่คุณชื่นชอบมีสต็อกหมด คู่แข่งขันกำลังเสนอวัสดุในราคาที่ทำให้การขายต่อน่าสนใจ คุณซื้อจากนายหน้า สนามเก็บวัสดุส่วนเกิน หรือผู้จัดจำหน่ายที่ไม่รู้จักเพื่อเติมเต็มช่องว่าง
ในความเร่งด่วนของการซื้อแบบ Spot ความต้องการใบรับรองมักถูกละทิ้ง การสนทนาเกี่ยวกับราคา ความพร้อมใช้งาน และวันที่ส่งมอบ — ไม่ใช่เอกสาร วัสดุมาถึง ได้รับเข้าคลังสินค้า และทุกคนก็ไปต่อ
แปดเดือนต่อมา ลูกค้าที่ซื้อวัสดุจากหลอมนั้นยื่นร้องเรียนด้านคุณภาพต่อลูกค้าของพวกเขา การตรวจสอบคุณภาพต้องการการติดตามไปยัง MTC ดั้งเดิม พวกเขาโทรหาคุณ คุณโทรหาผู้ขายแบบ Spot ผู้ขายแบบ Spot บอกว่าใบรับรองไม่รวมอยู่ในธุรกรรม โรงงานดั้งเดิมเป็นผู้ผลิตต่างประเทศและไม่ตอบสนองต่อคำขอให้ออกใบรับรองใหม่ ใบรับรองไม่มีอยู่ในรูปแบบใด ๆ ที่สามารถเข้าถึงได้
ตอนนี้คุณเป็นเจ้าของช่องว่างการติดตามวัสดุ วัสดุอยู่ในผลิตภัณฑ์ของลูกค้าของคุณ ผลิตภัณฑ์อาจใช้งานได้แล้ว คุณไม่มีเอกสารเพื่อสนับสนุนคุณสมบัติของวัสดุ
เหตุใดการซื้อแบบ Spot จึงสร้างความรับผิดชอบใบรับรอง
การซื้อแบบ Spot จากแหล่งที่ไม่ใช่มาตรฐานมีความเสี่ยงใบรับรองที่สูงขึ้นด้วยเหตุผลสามประการ:
ผู้ขายอาจไม่ได้ออกใบรับรอง นายหน้าและผู้ค้าค้นหาส่วนเกินมักซื้อวัสดุโดยไม่มีเอกสารที่สมบูรณ์ พวกเขาได้รับใบรับรองใด ๆ ที่มาพร้อมกับวัสดุ — บางครั้งเป็น MTC สมบูรณ์ บางครั้งเป็นรายงานการทดสอบบางส่วน บางครั้งไม่มีอะไรเลย สถานะเอกสารใบรับรองมักไม่ได้แสดงอย่างแม่นยำในการขายเพราะผู้ขายไม่เห็นว่าเป็นความกังวลหลัก
ใบรับรองโรงงานต่างประเทศนั้นยากต่อการออกใบรับรองใหม่ โรงงานในประเทศขนาดใหญ่จะรักษาบันทึกใบรับรองและออกใบรับรองใหม่ตามคำขอ โรงงานต่างประเทศขนาดเล็กกว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผลิตภัณฑ์สินค้า อาจไม่มีที่เก็บถาวรใบรับรองที่สามารถเข้าถึงได้ ใบรับรองที่ไม่ได้บันทึกไว้ในเวลาที่ซื้ออาจไม่พร้อมใช้งานอย่างถาวร
ความเร่งด่วนข้ามกระบวนการอนุมัติปกติ ในการซื้อแบบมาตรฐาน รายการตรวจสอบการจัดซื้อรวมถึงความต้องการใบรับรอง ในการซื้อแบบ Spot ห่วงโซ่อนุมัติจะถูกบีบอัด ผู้จัดการผู้ซื้อพูดว่า "เพียงแค่ได้วัสดุ" และรายการรายการตรวจสอบปกติจะถูกข้าม
จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อใบรับรองหายไป
ลำดับดำเนินการในขั้นตอน แต่ละขั้นตอนจะร้ายแรงกว่าลำดับก่อนหน้า
ขั้นตอนที่ 1: คำขอของลูกค้า ลูกค้าขอ MTC สำหรับหลอมที่เฉพาะเจาะจง คุณค้นหาไฟล์ของคุณ ใบรับรองไม่อยู่ที่นี่ คุณติดต่อผู้จัดจำหน่าย ผู้จัดจำหน่ายไม่มี คุณอธิบายให้ลูกค้าฟัง
ขั้นตอนที่ 2: การขยายของลูกค้า ลูกค้าขยายภายในระบบคุณภาพของพวกเขา MTC ที่หายไปกลายเป็นความไม่เป็นไปตามข้อกำหนดที่บันทึกไว้ต่อบริษัทของคุณ ขึ้นอยู่กับลูกค้า นี่อาจส่งผลให้เกิดการร้องขอการแก้ไขอย่างเป็นทางการ การลดลงของการจัดอันดับผู้จัดจำหน่ายที่ได้รับอนุมัติของคุณ หรือการลบออกจากรายชื่อผู้จัดจำหน่ายที่ได้รับอนุมัติ
ขั้นตอนที่ 3: สถานะวัสดุ หากวัสดุได้รวมเข้ากับผลิตภัณฑ์แล้ว ลูกค้าจะต้องเผชิญกับการตัดสินใจ: กักกันผลิตภัณฑ์ขณะรอการจัดการวัสดุ ปฏิเสธล็อตอย่างสมบูรณ์ หรือใช้งานตามที่เป็นโดยยอมรับความเสี่ยงที่บันทึกไว้ ตัวเลือกทั้งสามมีต้นทุน และบริษัทของคุณต้องรับผิดชอบบางส่วนหรือทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 4: ความรับผิดชอบของผู้บริโภค ในอุตสาหกรรมที่ได้รับการควบคุม — ภาชนะแรงดัน โครงสร้างอวกาศ องค์ประกอบนิวเคลียร์ — ช่องว่างการติดตามในห่วงโซ่ใบรับรองวัสดุอาจเรียกใช้การудержание ผลิตภัณฑ์ การแจ้งเตือนด้านกฎระเบียบ หรือในกรณีรุนแรง การเรียกคืนผลิตภัณฑ์ ความเสี่ยงทางการเงินจากช่องว่างใบรับรองเดียวอาจเกินมูลค่าการซื้อแบบ Spot ที่สร้างไว้มากมายที่ไม่สัตย์สุจริต
การสร้างนโยบายไม่มีใบรับรอง-ไม่มีการรับ ที่มีความทนทาน
นโยบายนั้นตรงไปตรงมา: ไม่มีวัสดุใด ๆ ที่ได้รับเข้าคลังสินค้าโดยไม่มี MTC ที่มาพร้อมกัน ไม่มีข้อยกเว้นสำหรับการซื้อแบบ Spot ไม่มีข้อยกเว้นสำหรับคำสั่งเร่งด่วน ไม่มีข้อยกเว้นสำหรับผู้จัดจำหน่ายที่รู้จัก
การทำให้นโยบายยืดหยุ่นภายใต้ความกดดันการซื้อแบบ Spot ต้องมีสองสิ่ง:
ทำให้นโยบายมองเห็นได้ในการซื้อ ไม่ใช่ในการรับ ความต้องการใบรับรองต้องเป็นส่วนหนึ่งของใบสั่งซื้อ ไม่ใช่การตรวจสอบที่ท่าเรือ ทุก PO — รวมถึงการซื้อแบบ Spot ฉุกเฉิน — ควรมีบรรทัดที่ระบุข้อกำหนด MTC นี่เปลี่ยนการสนทนา: "ฉันจะส่ง PO ให้คุณ ใบรับรองจำเป็นต้องมีการส่งมอบ" แทนที่จะหวังว่าใบรับรองจะมาถึง
มอบอำนาจให้ทีมการรับเพื่อปฏิเสธวัสดุที่ไม่ได้รับการรับรอง ทีมการรับต้องมีอำนาจที่ชัดแจ้งในการเก็บหรือคืนวัสดุที่มาถึงโดยไม่มีเอกสารที่จำเป็น โดยไม่มีอำนาจนี้ การรับจะยอมรับวัสดุเพราะมีคนบอกพวกเขาว่าคำสั่งเป็นเรื่องฉุกเฉิน และช่องว่างใบรับรองจะถูกค้นพบในภายหลังเท่านั้น
ทีมการจัดซื้อจะต่อต้านนโยบายนี้เมื่อพวกเขาอยู่ภายใต้ความกดดันในการส่งมอบ คำตอบคือสถานการณ์ที่อธิบายไว้ข้างต้น: ต้นทุนของช่องว่างใบรับรองที่พบหลังการประมวลผลหรือหลังการส่งมอบคือหลายเท่าของต้นทุนของความล่าช้าสองวันเพื่อให้เอกสารถูกต้อง
การจัดการสินค้าคงเหลือที่ไม่ได้รับการรับรองที่มีอยู่
หากสิ่งอำนวยความสะดวกของคุณมีวัสดุในคลังสินค้าโดยไม่มีใบรับรองแล้ว — จากการซื้อแบบ Spot ในอดีตหรือเอกสารประวัติศาสตร์ที่ไม่สมบูรณ์ — วิธีการขึ้นอยู่กับปลายทางของวัสดุ
สำหรับวัสดุที่จะขายให้กับลูกค้าโดยไม่มีความต้องการใบรับรอง ความเสี่ยงจะถูกบรรจุ บันทึกข้อจำกัดในบันทึกสินค้าคงเหลือ: "ไม่มี MTC พร้อมใช้งาน ขายเฉพาะบัญชีที่ไม่ต้องใช้ใบรับรอง"
สำหรับวัสดุที่อาจขายให้กับลูกค้าที่ต้องการใบรับรอง ตัวเลือกสองตัวเลือก: รับ MTC ทดแทนจากโรงงานดั้งเดิมหากเป็นไปได้ หรือทดสอบวัสดุด้วยวิธีทางกายภาพผ่านห้องปฏิบัติการที่ได้รับการรับรองและบันทึกผลการทดสอบ การทดสอบทางกายภาพมีราคาแพง แต่สร้างบันทึกคุณสมบัติที่บันทึกไว้
วัสดุที่ไม่มีเอกสารและไม่มีเส้นทางไปยังเอกสารควรถูกทำเครื่องหมายเป็นข้อจำกัดและไม่ได้รับการจัดสรรให้กับลูกค้าที่ระบบคุณภาพของพวกเขาต้องการการติดตาม
นโยบายไม่มีใบรับรอง-ไม่มีการรับป้องกันปัญหาจากการเติบโต การจัดการช่องว่างที่มีอยู่ต้องคัดแยก ยิ่งเร็วเท่าไหร่ก็ยิ่งน้อยตัวเลือกที่คุณใช้เกิดจากเดิม