ในปริมาณต่ำ — 20 หรือ 30 เอกสาร MTC ต่อสัปดาห์ — การรับเอกสารด้วยตนเองก็สามารถจัดการได้ เจ้าหน้าที่รับเปิด PDF ตรวจสอบว่าสมบูรณ์ ตั้งชื่อไฟล์ตามหมายเลขเบตช์และวันที่รับ วางไว้ในโฟลเดอร์ที่ถูกต้องและไปต่อ กระบวนการนี้ได้ผล ข้อผิดพลาดหายากและโดยปกติจะถูกจับได้อย่างรวดเร็วเนื่องจากปริมาณนั้นต่ำพอที่ว่าใครบางคนจะสังเกตเห็นเมื่อมีบางอย่างผิดปกติ
ที่ 200 เอกสาร MTC ต่อสัปดาห์ คณิตศาสตร์เปลี่ยนไป กระบวนการเดียวกันที่ใช้เวลาไม่กี่นาทีต่อเอกสารตอนนี้ครอบครองส่วนที่มีนัยสำคัญของตำแหน่งเต็มเวลา ที่สำคัญกว่านั้น อัตราข้อผิดพลาดที่ยอมรับได้ในปริมาณต่ำกลายเป็นปัญหาการดำเนินงานที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ ในระดับ อัตราข้อผิดพลาด 1% ใน 200 เอกสารต่อสัปดาห์หมายความว่าเอกสารสองฉบับที่จัดหมวดหมู่ผิดพลาดหรือประมวลผลไม่ถูกต้องทุกสัปดาห์ เอกสารสองฉบับนี้กลายเป็นข้อร้องเรียนของลูกค้าสองรายการ การระงับการจัดส่งสองครั้ง หรือสองชั่วโมงของการสืบสวน — ทุกสัปดาห์อย่างสะสม
นี่คือจุดหักเหที่การรับเอกสารด้วยตนเองหยุดเป็นงานบริหารและกลายเป็นความรับผิดชอบ
การรับด้วยตนเองมีลักษณะอย่างไรในระดับ
ตัวจำหน่ายขนาดกลางที่รับเอกสาร 200 MTC ต่อสัปดาห์มักจะรับจากผู้จัดจำหน่ายที่แตกต่างกัน 10 ถึง 20 รายในตัวเลือกเกรดและรูปแบบผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ เอกสาร MTC มาผ่านไฟล์แนบอีเมล พอร์ทัลผู้จัดจำหน่าย แฟกซ์ (ยังคงบ่อย) และบางครั้งก็เป็นกระดาษพร้อมการจัดส่ง
กระบวนการรับด้วยตนเองมีลักษณะดังนี้: รับเอกสาร เปิดมัน ตรวจสอบว่านี่คือเอกสารที่ถูกต้องสำหรับใบสั่งซื้อที่ถูกต้อง สกัดข้อมูลหลักเพื่อยืนยันการรับ บันทึกไฟล์ด้วยชื่อไฟล์ที่สอดคล้องกัน และจัดเรียงไปยังตำแหน่งที่ถูกต้อง สำหรับเอกสารตรงจากโรงงานเหล็กในประเทศที่คุ้นเคยในภาษาอังกฤษนี้ใช้เวลา 3-5 นาที สำหรับเอกสารที่มีปัญหาจะใช้เวลามากขึ้น
คณิตศาสตร์ปริมาณที่ 200 เอกสารต่อสัปดาห์: 600-1000 นาทีต่อสัปดาห์เพียงเพื่อการรับเอกสาร นี่คือ 10-17 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ — ส่วนที่สำคัญของความจุ FTE หนึ่งรายการ ไม่ได้ทำอะไรอื่นนอกจากการประมวลผลเอกสารที่เข้ามา
มันล้มเหลวที่ไหน
เอกสารที่จัดหมวดหมู่ผิดพลาด ในปริมาณสูง อนุสัญญาการตั้งชื่อและการจัดเรียงจะแตกหัก หมายเลขเบตช์ที่ป้อนเป็น "H98721" ในเอกสารหนึ่งจะถูกจัดหมวดหมู่เป็น "98721" ในชื่อโฟลเดอร์โดยผู้ดำเนินการที่แตกต่างกัน การค้นหาหนึ่งในสองแบบฟอร์มอาจไม่ส่งคืนอีกแบบหนึ่ง เอกสารมีอยู่ — มันไม่สามารถพบได้ในการค้นหาที่คาดไว้เท่านั้น เอกสารที่จัดหมวดหมู่ผิดพลาดปรากฏเป็นเอกสารที่หายไปในเวลาที่จัดส่ง
หมายเลขเบตช์ที่ซ้ำกันพร้อมข้อมูลแตกต่างกัน โรงงานเหล็กต่าง ๆ บางครั้งสร้างวัสดุที่มีหมายเลขเบตช์เดียวกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเก็บเกี่ยวจากผู้จัดจำหน่ายหลายราย เอกสารสองฉบับที่มีหมายเลขเบตช์เดียวกัน แต่ค่าเคมีต่างกัน ก่อให้เกิดความคลุมเครือ: เอกสารใดอยู่ในสินค้าคงคลัง ไม่มีวันที่รับหรือคำนำหน้าเฉพาะผู้จัดจำหน่ายในชื่อไฟล์ เอกสารสองฉบับมีความแตกต่างที่ไม่ชัดเจนในการค้นหาโฟลเดอร์
เอกสารในภาษาต่างประเทศ โรงงานเหล็กในยุโรปและเอเชียผลิต MTC ในภาษาท้องถิ่นของพวกเขา — เยอรมัน ฝรั่งเศส สเปน จีน ญี่ปุ่น เจ้าหน้าที่รับที่พูด ภาษาอังกฤษไม่สามารถตรวจสอบเนื้อหาของเอกสารที่เป็นภาษาเยอรมันได้อย่างสมบูรณ์แบบ คำตอบทั่วไปคือการจัดเรียงตามที่เป็นและหวังว่าเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง หากเค้าโครงฟิลด์แตกต่างจากเอกสารภายในประเทศ ข้อมูลจะถูกจับไม่ถูกต้องหรือสูญหายไปโดยสิ้นเชิง
ความล่าช้าในช่วงเวลาสูงสุด เมื่อปริมาณการรับเพิ่มขึ้น — ระหว่างการสร้างสินค้าคงคลังปลายไตรมาส หลังจากการหยุดชะงักของห่วงโซ่อุปทานได้รับการแก้ไข หรือในช่วงเวลาสูงสุดของอุปสงค์ตามฤดูกาล — การรับเอกสารจะล้าหลัง เอกสารสะสมในกล่องขาเข้า วัสดุจะถูกรับเข้าสินค้าคงคลังก่อนที่เอกสารของมันจะถูกบันทึก เมื่อใบสั่งซื้อถูกจัดส่ง เอกสารจะไม่อยู่ในระบบเนื่องจากการรับล้าหลัง
การรับที่มีโครงสร้างมีลักษณะอย่างไร
การรับเอกสารที่มีโครงสร้างแทนที่ไฟล์และลืมด้วยการบันทึกข้อมูลและการจัดการข้อยกเว้น กระบวนการมีสามส่วนประกอบ:
การสกัดฟิลด์ที่จำเป็น สำหรับเอกสารที่ได้รับแต่ละฉบับ ฟิลด์ที่ระบุจะถูกบันทึกลงในบันทึกที่มีโครงสร้าง: หมายเลขเบตช์ ผู้จัดจำหน่าย เกรด ค่าเคมี ผลการทดสอบทางกล ความต้องการเพิ่มเติม และวันที่ของเอกสาร การสกัดนี้สามารถทำได้ด้วยตนเองโดยใช้แบบฟอร์ม หรือทำให้เป็นอัตโนมัติบางส่วนโดยใช้การวิเคราะห์เอกสารตามการรู้จำอักขระโดยใช้ตัวอักษรสำหรับรูปแบบโรงงานที่คุ้นเคย
การจับคู่อัตโนมัติกับใบสั่งซื้อ หมายเลขเบตช์และเกรดที่สกัดจะเทียบกับใบสั่งซื้อเปิดสำหรับการรับที่สอดคล้องกัน หากข้อมูลเอกสารตรงกับใบสั่งซื้อ การรับจะได้รับการยืนยัน หากไม่ตรงกัน — เกรดไม่ตรงกัน หมายเลขเบตช์ไม่พบในใบสั่งซื้อเปิด เคมีนอกช่วงที่ระบุ — เอกสารจะเข้าแถวข้อยกเว้นเพื่อการตรวจสอบด้วยตนเอง
แถวข้อยกเว้นสำหรับความผิดปกติ เอกสารในภาษาต่างประเทศ ข้อมูลบางส่วน การสแกนที่อ่านไม่ได้ และข้อมูลไม่ตรงกันจะถูกส่งไปยังแถวข้อยกเว้นที่กำหนดไว้พร้อมขั้นตอนการตรวจสอบก่อนการยืนยันการรับ แถวข้อยกเว้นทำให้ปัญหามองเห็นได้และต้องมีการแก้ไขก่อนที่วัสดุจะเข้าสินค้าคงคลัง
กรณี ROI สำหรับตัวจำหน่ายปริมาณสูง
การคำนวณ ROI สำหรับการรับที่มีโครงสร้างนั้นตรงไปตรงมาในปริมาณสูง ต้นทุนการรับด้วยตนเองที่ 200 เอกสารต่อสัปดาห์: 600-1000 นาทีต่อสัปดาห์ หรือประมาณ 0.35-0.5 FTE การรับที่มีโครงสร้างพร้อมการทำให้เป็นอัตโนมัติบางส่วนช่วยลดเวลาการจัดการด้วยตนเองเป็น 1-2 นาทีต่อเอกสารสำหรับเอกสารโดยตรง — ประมาณ 200-400 นาทีต่อสัปดาห์ โดยมีข้อยกเว้นเพิ่มเวลาเพิ่มเติม
การได้รับประสิทธิภาพมีความสำคัญ แต่ผลตอบแทนที่มากขึ้นอยู่ที่การขจัดข้อผิดพลาด เอกสารที่จัดหมวดหมู่ผิดพลาดแต่ละฉบับที่ทำให้เกิดการระงับการจัดส่งจะมีค่าประมาณ 1-3 ชั่วโมงของการสืบสวนและการสื่อสารกับลูกค้า เอกสารที่ไม่ถูกต้องแต่ละรายการที่ติดกับการจัดส่งที่ถูกจับในการตรวจสอบการรับของลูกค้ามีค่าสูงกว่า การปฏิเสธความว่างเปล่าของเอกสารแต่ละรายการมีค่าสูงยิ่งขึ้น
ที่ 200 เอกสารต่อสัปดาห์ การลดอัตราข้อผิดพลาดจาก 1% ถึง 0.1% จะป้องกันเอกสารที่มีปัญหาประมาณ 90 เอกสารต่อปี ต้นทุนของเอกสารข้อผิดพลาดที่ได้รับการป้องกันเหล่านั้น — ในแรงงาน ต้นทุนการเร่งด่วน และการจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า — โดยปกติเกินต้นทุนการนำไปใช้ของการรับที่มีโครงสร้างด้วยมาร์จิ้นที่มีนัยสำคัญ