ลองติดตามว่าผู้จัดจำหน่ายจัดการการส่งมอบใบรับรองในคำสั่งทั่วไปวันนี้อย่างไร วัสดุจัดส่งในวันพฤหัสบดี คนขับเอาใบออกแบบและใบสั่งขนส่ง MTC ได้รับการสแกนในจุดหนึ่ง — บางทีก่อนการจัดส่ง บางทีจนกว่าลูกค้าจะขอมัน — และจะส่งเป็นไฟล์ PDF แนบเมื่อมีคนขอมัน เรื่องของอีเมลมักจะเป็นเลขที่ออกแบบ บางครั้งเป็นเพียง "ใบรับรองสำหรับออกแบบของคุณ" บางครั้งไม่มีอะไรอธิบาย
ลูกค้าได้รับวัสดุในวันศุกร์ ทีมตรวจสอบการเข้าของพวกเขาขอใบรับรองในวันจันทร์ ทีมบัญชีค่าใช้จ่ายจะระงับใบแจ้งหนี้ที่รอใบรับรอง ตัวแทนขายภายในของผู้จัดจำหน่ายได้รับการโทรหรือส่งอีเมล คนใดคนหนึ่งขุดค้นหาและส่งใหม่ ใบรับรองมีอยู่ — มันเพียงแค่ไม่ได้ส่งมอบเมื่อหรือวิธีที่ลูกค้าต้องการ
นี่คือกระบวนการมาตรฐาน มันทำงาน แต่เพิ่งขยาย การติดตามใบรับรองที่สร้างขึ้นนั้นเป็นต้นทุนที่คาดการณ์ได้และเกิดซ้ำซึ่งทั้งสองฝ่ายยอมรับเพราะไม่มีใครสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ดีกว่า
การส่งมอบใบรับรองแบบดิจิทัลไม่ใช่ปรัชญาที่แตกต่าง — มันการดำเนินการที่แตกต่างของงานเดียวกัน ใบรับรองเดียวกัน ข้อมูลเดียวกัน เวลาและกลไกการส่งมอบที่แตกต่างกัน
ตำแหน่งที่กระบวนการปัจจุบันแตกหัก
รูปแบบไฟล์แนบอีเมลมีจุดล้มเหลวเฉพาะสี่จุด:
ใบรับรองที่ส่งหลังจากวัสดุ ใบรับรองควรมาถึงก่อนหรือในการจัดส่ง เพื่อให้การตรวจสอบการเข้าสามารถเริ่มต้นเมื่อรถบรรทุกมาถึง เมื่อใบรับรองมาถึงหนึ่งหรือสองวันหลังจากผ่านอีเมล มันจะสร้างช่องว่างในการประมวลผล — วัสดุอยู่ในพื้นที่ถือระหว่างทีมรอเอกสาร
ใบรับรองผิดแนบ เมื่อใบรับรองถูกส่งด้วยตนเอง ผู้ส่งจะค้นหาใบรับรองตามหมายเลขออกแบบหรือชื่อลูกค้า ไฟล์ที่มีป้ายกำกับผิดหรือการค้นหาอย่างรวดเร็วที่ส่งหมายเลขความร้อนผิดส่งผลให้ส่งใบรับรองผิด ตรวจสอบของลูกค้าปฏิเสธมัน การไปมาเริ่ม
หายไปในกล่องจดหมายเข้า อีเมลใบรับรองมาถึงวันถัดไป ถูกปกครองภายใต้ข้อความอื่น และลูกค้าไม่เคยประมวลผลมัน สามสัปดาห์หลังจากนั้น พวกเขาโทรขอมัน ผู้จัดจำหน่ายส่งใหม่ ลูกค้าอ้างว่าไม่เคยได้รับอันแรก ไม่มีฝ่ายใดสามารถยืนยันได้โดยไม่ขุดในเธรดอีเมล
ไม่มีการเข้าถึงด้วยตนเอง หากลูกค้าต้องการใบรับรองหกเดือนหลังจากนั้น — สำหรับการตรวจสอบคุณภาพ การเรียกร้องประกันภัย การร้องขอ Traceability — พวกเขาโทรหาคุณ ทีมของคุณค้นหาผ่านอีเมลเก่าและโฟลเดอร์ หากเธรดอีเมลดั้งเดิมได้รับการเก็บถาวรหรือลบ การค้นหาจะถูกแจ้ง นี่คือปัญหาที่แก้ไขได้ แต่ใช้เวลาไม่สมควร เพราะไม่มีบันทึกใบรับรองที่จัดระเบียบทั้งสองด้าน
การส่งมอบใบรับรองแบบดิจิทัลจริง ๆ แล้วมีลักษณะอย่างไร
การส่งมอบใบรับรองแบบดิจิทัลมีลักษณะที่ไม่ซ้ำใคร สามประการที่แตกต่างจากรูปแบบไฟล์แนบอีเมล:
ใบรับรองเชื่อมโยงกับออกแบบ ไม่ลอยในอีเมล เมื่อข้อมูลใบรับรองถูกจับตอนได้รับและเชื่อมโยงกับบันทึกออกแบบ ใครก็ตามที่มีการเข้าถึงออกแบบ — ทีมของคุณ ลูกค้าของคุณผ่านพอร์ทัล — สามารถดึงใบรับรองจากออกแบบได้โดยตรง มันไม่ต้องค้นหาผ่านประวัติอีเมล มันไม่ต้องขอให้คนใดคนหนึ่งส่งมัน
ใบรับรองสามารถดาวน์โหลดได้ก่อนรถบรรทุกมาถึง เมื่อการจัดส่งได้รับการยืนยัน แพ็คเกจใบรับรองจะแนบโดยอัตโนมัติกับการแจ้งเตือนการจัดส่ง ลูกค้าได้รับการแจ้งเตือนหรือสามารถเข้าสู่พอร์ทัลและดาวน์โหลดแพ็คเกจใบรับรองสำหรับการส่งมอบการเข้าที่มาถึงจริง ตรวจสอบการเข้าสามารถเริ่มต้นก่อนการขนถ่าย
การส่งมอบอัตโนมัติกระตุ้นเมื่อยืนยันการจัดส่ง แทนที่จะพึ่งพาคนใดคนหนึ่งที่จำได้ว่าส่งใบรับรอง การส่งมอบกระตุ้นโดยอัตโนมัติเมื่อสถานะการจัดส่งได้รับการอัปเดต ลูกค้าได้รับอีเมล (หรือการแจ้งเตือนพอร์ทัล) พร้อมลิงก์ไปยังแพ็คเกจใบรับรอง ไม่จำเป็นต้องทำขั้นตอน
องค์ประกอบพอร์ทัลลูกค้า
พอร์ทัลลูกค้าเป็นเวอร์ชันปลายทางสูงของการส่งมอบใบรับรองแบบดิจิทัล แทนที่จะดันเอกสารใบรับรองผ่านอีเมล พอร์ทัลให้ลูกค้าเข้าสู่ระบบและเข้าถึงประวัติออกแบบที่สมบูรณ์ — รวมถึงใบรับรองทุกฉบับสำหรับความร้อนทุกฉบับที่ส่งให้พวกเขา
สำหรับลูกค้าที่จัดการออกแบบซื้อหลายรายการในวันจัดส่งหลายวัน สิ่งนี้มีประโยชน์มากกว่าสารเก็บรักษาอีเมลมาก พวกเขาสามารถค้นหาตามหมายเลขออกแบบ หมายเลขความร้อน วันที่จัดส่ง หรือระดับวัสดุ พวกเขาสามารถดาวน์โหลดแพ็คเกจใบรับรองได้ตลอดเวลาโดยไม่ต้องติดต่อทีมของคุณ
พอร์ทัลยังเปลี่ยนการสนทนาระดับบริการ "เราจัดเตรียมพอร์ทัลลูกค้าที่คุณสามารถเข้าถึงใบรับรองของคุณทั้งหมดได้ตลอดเวลา" คือระดับขายที่แตกต่างจาก "เราจะส่งใบรับรองให้คุณเมื่อคุณขอ" สำหรับลูกค้าที่อยู่ใจจำที่ประเมินตัวเลือกซัพพลายเออร์ที่อนุมัติ การเข้าถึงใบรับรองเป็นปัจจัยที่สามารถจับต้องได้
การติดตามใบรับรองหลังจากการส่งมอบ — แจ้ง
ผลกำไรในการดำเนินการที่เป็นมาตรวัฒน์โดยตรงจากการส่งมอบใบรับรองแบบดิจิทัลคือการกำจัดการติดตามใบรับรองหลังจากการส่งมอบ นี่คือการโทรที่มาหลายสัปดาห์หรือหลายเดือนหลังจากการจัดส่ง เมื่อลูกค้าต้องการใบรับรองสำหรับการตรวจสอบ การเรียกร้องประกันภัย หรือการตรวจสอบ Traceability
ในรูปแบบไฟล์แนบอีเมล การโทรนี้ไปที่ขายภายในหรือบริการลูกค้า คนใดคนหนึ่งค้นหาอีเมล ค้นหาไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกัน ยกระดับไปยังผู้จัดการคุณภาพ การค้นหาอาจใช้เวลา 20 นาทีหรือสองวัน ขึ้นอยู่กับวิธีการเก็บถาวรใบรับรองดั้งเดิม
ในรูปแบบการส่งมอบแบบดิจิทัล คำตอบคือ "เข้าสู่พอร์ทัล ใบรับรองของคุณอยู่ภายใต้หมายเลขออกแบบ X" หรือตัวแทนบริการลูกค้าดึงมันจากบันทึกออกแบบในอีก 30 วินาทีและส่งลิงก์ การลงทุนเวลาลดลงจากตัวแปร-และ-สูงถึงอย่างต่อเนื่องต่ำ
การลดลงนี้คูณผ่านทุกคำขอหลังจากส่งมอบในทุกลูกค้าในปีหนึ่งของการจัดส่ง สำหรับผู้จัดจำหน่ายที่ประมวลผล 50 หรือ 100 ออกแบบต่อสัปดาห์ การกำจัดการติดตามใบรับรองคือการประหยัดแรงงานที่สำคัญและการปรับปรุงประสบการณ์ลูกค้าที่วัดได้