ผู้ผลิตท่อได้เพิ่มบรรทัดหนึ่งลงในเทมเพลตใบสั่งซื้อมาตรฐานสองปีที่แล้ว: "วัสดุที่ได้รับการรับรองจำเป็น ใบรับรองการทดสอบโรงสีจะต้องมาพร้อมกับการจัดส่งทั้งหมด" ผู้อำนวยการด้านคุณภาพอนุมัติแล้ว ผู้จัดการจัดซื้อรู้สึกว่าช่องว่างในคุณภาพได้รับการแก้ไข
หลังจากสิบสองเดือน การตรวจสอบไฟล์การรับรองของโครงการที่เสร็จสิ้นเผยให้เห็นสามปัญหา: MTC สองรายสำหรับหมายเลขล็อตที่ไม่ถูกต้อง (ดึงมาจากคำสั่งซื้อที่แตกต่างกัน) ใบรับรองหนึ่งเป็นสำเนาภาพถ่ายที่เสื่อมลงจนไม่สามารถอ่านได้ และใบรับรองสี่ใบไม่มาพร้อมกับการจัดส่งเลย — ถูกส่งทางอีเมลสามสัปดาห์หลังจากที่วัสดุอยู่ในโรงงานแล้ว
ข้อความอยู่ในใบสั่งซื้อ ใบรับรองมาถึง ช่องว่างในคุณภาพไม่ได้รับการแก้ไข
"MTC จำเป็น" ทำให้เกิดอะไรจริงๆ
ข้อความ "วัสดุที่ได้รับการรับรองจำเป็น" ในเทมเพลตมาตรฐานของใบสั่งซื้อสร้างความรับผิดชอบตามสัญญากับผู้จัดจำหน่ายในการให้บริการใบรับรองการทดสอบโรงสี แต่ไม่ระบุว่าใบรับรองต้องมีอะไร ไม่ระบุเมื่อใดที่ต้องรับใบรับรองเมื่อเทียบกับการจัดส่ง ไม่ระบุว่าใบรับรองต้องอยู่ในรูปแบบใด ไม่ระบุว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากใบรับรองไม่เป็นไปตามข้อกำหนด ไม่สร้างประตูระหว่างการรับสินค้าที่ป้องกันไม่ให้วัสดุเข้าสู่พื้นโรงงานหากใบรับรองไม่มีอยู่หรือไม่เพียงพอ
ข้อความเพียงแต่สร้างเอกสาร ผู้จัดจำหน่ายส่ง PDF เครื่องหมายที่ใบรับรองตามข้อกำหนดว่าตรงตามข้อกำหนดและดำเนินต่อไป ไม่ว่าใบรับรองจะถูกต้อง สมบูรณ์ และสามารถติดตามได้กับวัสดุที่ส่งมาจริงไม่ได้รับการแก้ไขโดยข้อความ — เพราะข้อความไม่ได้กำหนดความหมายของ "ถูกต้อง สมบูรณ์ และสามารถติดตามได้" ในแง่ปฏิบัติการ
นี่คือช่องว่างระหว่างข้อความคุณภาพและประตูการควบคุมคุณภาพ
การเขียนข้อกำหนด MTC ที่บังคับใช้ได้ในใบสั่งซื้อ
ข้อความ MTC ที่บังคับใช้ได้ระบุห้าสิ่ง: ฟิลด์ที่จำเป็น ระยะเวลา รูปแบบ ข้อกำหนดการติดตาม และสิทธิในการปฏิเสธ
ฟิลด์ที่จำเป็น ระบุองค์ประกอบข้อมูลเฉพาะที่ MTC ต้องมี อย่างน้อยที่สุดสำหรับวัสดุโครงสร้างหรือบรรจุภัณฑ์ที่เก็บความดัน:
- ชื่อและสถานที่ตั้งของโรงสี
- หมายเลขความร้อน/การหลอมละลาย (ตัวระบุเฉพาะที่สามารถติดตามไปยังการหลอมละลาย)
- ข้อกำหนดผลิตภัณฑ์และเกรด (ตรงกับรายการบรรทัด PO ได้แม่นยำ)
- เคมีวิทยาการวิเคราะห์ความร้อนโดยมีองค์ประกอบที่จำเป็นทั้งหมดรายงาน
- ผลการทดสอบเชิงกลศาสตร์ (อัตราผลผลิต แรงดึง การยืดตัว; ข้อมูลการกระแทกหากจำเป็น)
- สภาวะการเผาแข็งความร้อนหากใช้ได้กับข้อกำหนด
- ผลลัพธ์ของข้อกำหนดเพิ่มเติมหากเรียกร้องใน PO
- ลายเซ็นของตัวแทนโรงสีที่ได้รับการอนุมัติและข้อความรับรอง
- อ้างอิงถึงข้อกำหนดผลิตภัณฑ์ ASTM/ASME ที่ใช้ได้
สำหรับองค์กรที่มีระบบการจัดการคุณภาพ รายการฟิลด์ที่จำเป็นสามารถอ้างอิงเอกสาร QMS ได้: "MTC ต้องมีฟิลด์ทั้งหมดที่ต้องการโดย [ขั้นตอน QP-12-01 Rev. C]" สิ่งนี้ทำให้เทมเพลต PO มีความกระชับในขณะที่รวมรายการฟิลด์ที่สมบูรณ์โดยอ้างอิง
ระยะเวลา ระบุเมื่อใดที่ต้องรับ MTC เมื่อเทียบกับการจัดส่ง สำหรับการดำเนิน การที่ระงับการรับสินค้าเข้าเทียบกับความพร้อมของใบรับรอง "MTC ต้องรับก่อนหรือในเวลาส่งมอบ" เป็นมาตรฐาน สำหรับวัสดุที่มีรอบการผลิตยาว "MTC ต้องรับและอนุมัติก่อนที่วัสดุจะเผยแพร่สำหรับการผลิต" นั้นแม่นยำกว่า หลีกเลี่ยง "MTC ต้องมาพร้อมกับการจัดส่ง" หากคุณยอมรับการจัดส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ — การมาพร้อมด้วยปัจจุบันและการส่งข้อมูลผ่านทางอิเล็กทรอนิกส์ก่อนการจัดส่งนั้นแตกต่างกันและข้อความควรตรงกับกระบวนการรับสินค้าจริงของคุณ
รูปแบบ "สำเนาที่อ่านได้" เป็นข้อกำหนดระดับต่ำสุดที่สมเหตุสมผล สำหรับการดำเนินการแบบดิจิทัลเนทีฟ: "MTC ต้องให้บริการเป็น PDF ที่อ่านได้จากเครื่อง (ไม่ใช่การสแกนสำเนาพิมพ์หากเป็นไปได้)" สำหรับการดำเนินการที่มีซอฟต์แวร์การตรวจสอบ MTC คุณอาจต้องการรูปแบบเฉพาะที่รองรับการประมวลผลอัตโนมัติ ข้อกำหนดรูปแบบสามารถบังคับใช้ได้ — หากผู้จัดจำหน่ายอย่างต่อเนื่องมีการถ่ายเอกสารที่อ่านไม่ได้ ข้อความรูปแบบจะให้เหตุผลแก่คุณสำหรับการดำเนินการแก้ไขผู้จัดจำหน่าย
ข้อกำหนดการติดตาม หมายเลขล็อตบน MTC ต้องตรงกับหมายเลขล็อตบนป้ายชุด รายการบรรจุภัณฑ์ และเครื่องหมายวัสดุจริง ระบุอย่างชัดเจน: "หมายเลขล็อตบน MTC ต้องตรงกับหมายเลขล็อตที่ทำเครื่องหมายบนวัสดุและอ้างอิงในรายการบรรจุภัณฑ์ ผู้จัดจำหน่ายมีหน้าที่ในการทำให้มั่นใจว่าการติดตามจาก MTC ไปยังวัสดุจริง" สิ่งนี้ช่วยแก้ไขโหมดความล้มเหลวทั่วไปโดยที่ใบรับรองจะแยกออกจากวัสดุที่สอดคล้องกันระหว่างการจัดการคลังสินค้าหรือการจัดส่ง
สิทธิในการปฏิเสธ ข้อความต้องระบุว่าคุณสามารถทำอะไรได้หากไม่ตรงตาม MTC: "ผู้ซื้อขอสงวนสิทธิ์ในการปฏิเสธวัสดุที่ MTC ไม่ได้มอบให้ วัสดุที่ MTC อ่านไม่ได้ วัสดุที่ MTC ไม่ตรงกับข้อกำหนดและเกรดที่สั่ง หรือวัสดุที่ฟิลด์ข้อมูลที่จำเป็นหายไปหรือเกินข้อมูลจำเพาะ ผู้จัดจำหน่ายรับผิดชอบสำหรับวัสดุแทนที่และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง" โดยไม่มีสิทธิในการปฏิเสธที่ชัดเจนและข้อความความรับผิดชอบค่าใช้จ่าย ผู้จัดจำหน่ายอาจโต้แย้งว่าใบรับรองที่มีข้อบกพร่องเป็นการละเมิดสัญญาเล็กน้อยซึ่งไม่สมควรที่จะส่งคืนวัสดุ
การแปลงข้อความเป็นประตูจริง
ข้อความ PO มีความจำเป็นแต่ไม่เพียงพอ ประตูระหว่างการรับสินค้าทำให้มันมีประสิทธิภาพ
ประตูมีกฎหนึ่ง: วัสดุจะไม่ออกจากพื้นที่รับสินค้าจนกว่า MTC อยู่ในไฟล์ ได้รับการตรวจสอบว่าอ่านได้และสมบูรณ์ และหมายเลขล็อตบนใบรับรองได้รับการยืนยันเทียบกับวัสดุจริง ใบรับรองใด ๆ ที่ไม่ผ่านการตรวจสอบความสามารถในการอ่าน ความสมบูรณ์ หรือการติดตามจะสร้างการระงับวัสดุ ไม่ใช่หมายเหตุในไฟล์
ในการปฏิบัติจริง นี่หมายถึงรายการตรวจสอบการรับสินค้าที่ครอบคลุม: ใบรับรองปัจจุบัน (ใช่/ไม่) ใบรับรองอ่านได้ (ใช่/ไม่) หมายเลขล็อตบนใบรับรองตรงกับเครื่องหมายจริง (ใช่/ไม่) ข้อกำหนดและเกรดบนใบรับรองตรงกับ PO (ใช่/ไม่) หากคำตอบใด ๆ คือ "ไม่" ผู้ตรวจสอบการรับสินค้าจะใช้ป้ายระงับและแจ้งให้แผนกคุณภาพทราบ ผู้จัดจำหน่ายติดต่อเพื่อแก้ไขก่อนที่วัสดุจะดำเนินการต่อ
การรวมกันของข้อความ PO ที่บังคับใช้ได้และประตูการรับสินค้าที่มีโครงสร้างหมายความว่าครั้งแรกที่ผู้จัดจำหน่ายส่งสำเนาภาพถ่ายที่เสื่อมลงหรือใบรับรองสำหรับหมายเลขล็อตที่ไม่ถูกต้อง มีการดำเนินการแก้ไขที่บันทึกไว้ในไฟล์ ครั้งที่สอง มี SCAR อยู่ ครั้งที่สาม มีการสนทนาเกี่ยวกับคุณสมบัติ
ข้อความเทมเพลตไม่มีประตูจะจับอะไรไม่ได้ ประตูไม่มีข้อความไม่ให้คุณมีตำแหน่งสัญญา ทั้งสองเป็นสิ่งจำเป็น