ศูนย์บริการที่ได้รับการอนุมัติจาก NADCAP และสถานที่ที่จดทะเบียนใน ASME ใช้ข้อกำหนดการจัดทำบันทึกร่วมกันซึ่งทำให้กิจกรรมส่วนใหญ่สับสน: คุณต้องสามารถเรียกค้น MTC สำหรับกำลังการผลิตใด ๆ ที่ได้รับการประมวลผลที่สถานที่ของคุณในระหว่างระยะเวลาการเก็บรักษาที่ระบุโดยลูกค้า — โดยทั่วไปมีระยะเวลา 10 ถึง 25 ปี สำหรับศูนย์บริการที่ประมวลผล 50,000 ม้วนในช่วงเวลานั้น นี่คือเอกสารนับล้าน
สถาบันเก็บเอกสารแบบกายภาพล้มเหลว สถาบันเก็บเอกสารดิจิทัลทำงาน — แต่เฉพาะในกรณีที่มีการจัดโครงสร้างอย่างถูกต้องเท่านั้น โฟลเดอร์บนไดรฟ์ที่แบ่งปันไม่ใช่สถาบันเก็บเอกสารที่เป็นไปตามข้อกำหนด คำตอบคือดิจิทัล แต่ต้องเป็นประเภทดิจิทัลที่เหมาะสม
ข้อกำหนดพูดอะไรจริง ๆ
กรอบสามประการกำหนดข้อมูลการเก็บรักษา MTC สำหรับศูนย์บริการที่ให้บริการลูกค้าแอโรสเปซและนิวเคลียร์:
NADCAP (เทคโนโลยีการบิน และกระบวนการพิเศษ): บันทึกคุณภาพ รวมถึงใบรับรองวัสดุ ต้องเก็บรักษาตามระยะเวลาที่ระบุโดยลูกค้า ข้อกำหนดของผู้จัดจำหน่ายที่อนุมัติโดยลูกค้า — มักอ้างอิง AS9100 หรือข้อบัญญัติการไหลของคุณภาพเฉพาะลูกค้า — โดยทั่วไปต้องมีระยะเวลา 10-25 ปี ลูกค้าป้องกันบางรายระบุอายุของโปรแกรม
ASME Section VIII Division 1 (เรือกดดัน): รายงานข้อมูลผู้ผลิตและเอกสารสนับสนุนต้องเก็บรักษาโดยผู้ผลิตเป็นเวลาอย่างน้อย 3 ปี ศูนย์บริการที่จัดหาวัสดุให้แก่ผู้ผลิตที่จดทะเบียน ASME อาจมีข้อกำหนดจากสัญญากับลูกค้าของพวกเขาในการเก็บรักษาเอกสารตลอดอายุการใช้งานของเรือ — อาจนานถึง 30 ปีขึ้นไป
AS9100 Rev D (การจัดการคุณภาพแอโรสเปซ): องค์กรต้องกำหนดและเอกสารการเก็บรักษาบันทึกคุณภาพซึ่งตอบสนองข้อกำหนดลูกค้าและข้อกำหนดข้อบัญญัติ AS9100 ไม่ได้ระบุระยะเวลาต่ำสุด — มันต้องให้องค์กรระบุสิ่งที่มีผลบังคับใช้และดำเนินการตามนั้น
ในทางปฏิบัติ ศูนย์บริการใด ๆ ที่มีลูกค้าแอโรสเปซหรือนิวเคลียร์ควรวางแผนเก็บรักษา 25 ปีเป็นพื้นฐาน ลูกค้าบางรายจะต้องการมากกว่านี้
เหตุใดสถาบันเก็บเอกสารแบบกายภาพจึงล้มเหลว
ความเสี่ยงด้านปฏิบัติการของสถาบันเก็บเอกสารแบบกายภาพได้รับการบันทึกไว้เป็นอย่างดีและได้รับการรับรู้อย่างต่อเนื่อง:
ความเสียหายจากน้ำและไฟ เหตุการณ์เดียว — ท่อแตก รั่วไหลจากหลังคา ไฟไหม้ — อาจทำลายปีของบันทึกที่มีค่า การประกันภัยครอบคลุมต้นทุนการแทนที่ในหมวดหมู่ส่วนใหญ่ รายงานการทดสอบโรงสี คือต้นฉบับ ไม่สามารถสร้างใหม่จากรายได้ประกันภัย
การย้ายอาคารและการจัดโครงสร้างใหม่ บันทึกที่ย้ายไปพร้อมกับการย้ายสถานที่มักจะสูญเสียโครงสร้างองค์กร กล่องที่มีป้ายกำกับผิดระหว่างการย้ายจะไม่สามารถเข้าถึงได้อย่างถาวร นี่เป็นปัญหาที่รุนแรงโดยเฉพาะสำหรับบันทึกกระดาษที่สะสมก่อนที่การเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะกลายเป็นมาตรฐาน
การเปลี่ยนแปลงพนักงาน บุคคลที่รู้จักระบบการจัดเก็บเอกสารจะเกษียณ ไม่มีใครบันทึกตรรมชาติขององค์กร สถาบันเก็บเอกสารยังคงปะ แต่ไม่สามารถเข้าถึงได้จริง ๆ
เวลาการเรียกค้น การค้นหาใบรับรองเฉพาะในสถาบันเก็บเอกสารกระดาษอายุ 25 ปี — เมื่อสิ่งที่ทราบก็คือหมายเลขกำลังการผลิตและวันที่โดยประมาณ — อาจใช้เวลาหลายชั่วโมง นี่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดการเรียกค้นการตรวจสอบ
สถาบันเก็บเอกสารดิจิทัลที่เป็นไปตามข้อกำหนดมีลักษณะอย่างไร
สถาบันเก็บเอกสารดิจิทัลที่ตอบสนองข้อกำหนดการเรียกค้นของ NADCAP และ ASME มีลักษณะเฉพาะห้ารายการ:
1. ทำดัชนีตามหมายเลขกำลังการผลิตและวันที่ คีย์การค้นหาหลักต้องเป็นหมายเลขกำลังการผลิต — นี่คือสิ่งที่ผู้ตรวจสอบจะให้กับคุณระหว่างการตรวจสอบแบบจุด คีย์รองเสริมหมวดหมู่วัสดุ คำสั่งลูกค้า และวันที่การประมวลผล ระบบที่เป็นไปตามข้อกำหนดเรียกค้นใบรับรองสำหรับหมายเลขกำลังการผลิตที่ระบุในน้อยกว่า 60 วินาทีจากสถานีงานใด ๆ
2. คุณภาพเอกสารต้นฉบับ เอกสารต้องสแกนและเก็บไว้ที่ความละเอียดเพียงพอเพื่อรักษาเนื้อหาที่มองเห็นทั้งหมด — รวมถึงแสตมป์ผู้ตรวจสอบ แสตมป์ความร้อน และหมายเหตุเขียนด้วยมือ ขั้นต่ำ 300 DPI การสแกนที่บีบอัดหรือมีคุณภาพโฟแกซ์ที่สูญเสียรายละเอียดแสตมป์ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดในการรักษาบันทึกที่อ่านได้
3. การเก็บข้อมูลต้านการปลอม ระบบต้องสามารถสาธิตให้เห็นว่าเอกสารที่เก็บไว้เป็นเอกสารเดียวกับที่เก็บไว้เดิม — ว่าไม่ได้รับการแก้ไข แทนที่ หรือลบแล้วแทนที่ นี่เป็นความกังวลเฉพาะของ NADCAP จำเป็นต้องมีแฮชวิธีการตรวจสอบหรือการควบคุมทางเทคนิคอื่น ๆ ที่สาธิตความสมบูรณ์ของเอกสาร
4. การสำรองข้อมูลที่ซ้ำซ้อนทางภูมิศาสตร์ เซิร์ฟเวอร์เดียวหรือการสำรองข้อมูลสถานที่เดียวไม่เป็นไปตามวัตถุประสงค์ของการเก็บรักษาบันทึกระยะยาว สำเนาการสำรองข้อมูลในสถานที่ที่แตกต่างกันทางภูมิศาสตร์พร้อมขั้นตอนการกู้คืนที่บันทึกไว้เป็นสิ่งที่จำเป็น การเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่มีโซนที่ซ้ำซ้อนทางภูมิศาสตร์ตอบสนองข้อกำหนดนี้หากตอบสนองข้อกำหนดการควบคุมการเข้าถึงและต้านการปลอมด้วย
5. การควบคุมการเข้าถึงพร้อมการตรวจสอบ เฉพาะพนักงานที่ได้รับการอนุมัติเท่านั้นที่ควรสามารถลงทะเบียนหรือลบบันทึก การเข้าถึงแต่ละครั้ง — ใครเรียกค้นเอกสารใด เมื่อใด — ควรได้รับการบันทึกไว้ ผู้ตรวจสอบ NADCAP จะถามเกี่ยวกับการควบคุมการเข้าถึงและจะทบทวนบันทึกต่างๆ
สิ่งใดที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด
"สถาบันเก็บเอกสารดิจิทัล" ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดที่พบบ่อยที่สุดในศูนย์บริการ: ไดรฟ์เครือข่ายร่วมกับโฟลเดอร์ที่ตั้งชื่อตามปี — "Certs 2018–2019" "Certs 2020–2021" ไม่มีการสร้างดัชนีการค้นหา ไม่มีการควบคุมการเข้าถึง ไม่มีการต้านการปลอม ไม่มีการตรวจสอบการสำรองข้อมูล การเรียกค้นต้องการทราบว่าไฟล์ได้รับการบันทึกไว้ที่ใดเมื่อหลายปีก่อน และเวลาการเรียกค้นสำหรับหมายเลขกำลังการผลิตเฉพาะจะวัดได้เป็นนาทีหรือชั่วโมง ไม่ใช่วินาที
นี่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดการเรียกค้นการตรวจสอบก่อนแม้แต่ผู้ตรวจสอบจะทดสอบมัน
การสาธิตการเรียกค้นการตรวจสอบ
การตรวจสอบ NADCAP ส่วนใหญ่รวมถึงการตรวจสอบจุด: ผู้ตรวจสอบเลือกบันทึกการประมวลผลจากบันทึกการเดินทางของสถานที่ ระบุหมายเลขกำลังการผลิต และขอให้สถานที่เรียกค้น MTC ที่สอดคล้องกัน นาฬิการโดยนัยเริ่มต้นเมื่อทำการขอ
สถานที่ที่รักษาสถาบันเก็บเอกสารดิจิทัลที่เป็นไปตามข้อกำหนดทำดัชนีตามหมายเลขกำลังการผลิตเรียกค้นใบรับรองภายใน 60 วินาที สถานที่ที่อาศัยไดรฟ์โฟลเดอร์ตามปีค้นหาผ่านโฟลเดอร์ที่หลากหลายเป็นเวลาหลายนาที ความแตกต่างสามารถสังเกตได้จากผู้ตรวจสอบ การเรียกค้นที่ใช้เวลามากกว่าสองสามนาทีคือการค้นพบการควบคุมเอกสาร — โดยไม่คำนึงถึงว่าใบรับรองท้ายที่สุดจะมีอยู่หรือไม่
การลงทุนในโครงสร้างสถาบันเก็บเอกสารที่เป็นไปตามข้อกำหนดจะตัดสินใจเองเมื่อผู้ตรวจสอบ NADCAP ทำการตรวจสอบแบบจุดนี้ครั้งแรก