ผู้ตรวจสอบบุคคลที่สามได้อยู่ที่ไซต์เป็นเวลาสองชั่วโมง การตรวจสอบขั้นสุดท้ายสำเร็จ 90% จากนั้นเขาขอใบรับรอง EN 10204 3.1 สำหรับแบตช์ 87423 โฟลเดอร์งานมี 34 ใบรับรอง แบตช์ 87423 ไม่ได้อยู่ในหมู่พวกเขา มีคนจากทีมควบคุมคุณภาพพูดว่าเขาจำได้ว่าได้รับมา — เขาแน่ใจว่ามันมาพร้อมกับการจัดส่งครั้งที่สอง นั่นเป็นเรื่องของหกสัปดาห์ที่แล้ว
การจัดส่งถูกระงับ 50,000 ดอลลาร์ของเหล็กที่ผลิตแล้ว นั่นบนท่าเรือ ผู้ตรวจสอบได้รับการจัดตารางใหม่สามวันต่อมาด้วยค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ทีมใช้เวลาระหว่างเวลาในการค้นหาผ่านไฟล์เก็บถาวรอีเมล พอร์ทัลผู้จัดจำหน่าย และตู้ไฟล์กายภาพ
นี่ไม่ใช่เหตุการณ์ที่หายาก นี่คือผลที่คาดได้ของกระบวนการจัดการใบรับรองที่ยอมให้การตรวจสอบแล้นการไม่ทำให้เสร็จสิ้นจนถึงการจบงาน
เหตุใดปัญหาจึงปรากฏขึ้น ณ การตรวจสอบขั้นสุดท้าย
การตรวจสอบใบรับรองเกือบทั้งหมดถือว่าเป็นงานปิดมากกว่างานรับ เมื่อวัสดุมาถึง จะได้รับการตรวจสอบทางกายภาพ — ขนาด สภาพ ปริมาณ — และย้ายไปที่พื้น ใบรับรองจะถูกเก็บไว้ "สำหรับทีหลัง" ทีหลังหมายถึงการตรวจสอบขั้นสุดท้าย
ช่องว่างระหว่างการรับและการตรวจสอบขั้นสุดท้ายอาจเป็นหกสัปดาห์ สามเดือน หรือมากกว่านั้น ขึ้นอยู่กับขอบเขตของงาน ในช่วงเวลานั้น ใบรับรองยังคงอยู่ในระบบการเก็บแฟ้มใดๆ ที่มันถูกวางไว้ หากระบบการเก็บแฟ้มนั้นไม่เชื่อมโยงใบรับรองกับหมายเลขแบตช์ที่เฉพาะเจาะจงและงาน ก็สามารถพบได้เพียงผ่านการค้นหาด้วยตนเองเมื่อจำเป็น — อย่างแม่นยำเมื่อแรงดันเวลาสูงสุด
สาเหตุที่ลึกซึ้งสามประการ
ใบรับรองได้รับแล้ว แต่ไม่ได้จัดดัชนีตามหมายเลขแบตช์ นี่คือสาเหตุที่พบได้บ่อยที่สุด ใบรับรองจะถูกเก็บไว้โดยวันที่จัดส่ง ชื่อผู้จัดจำหน่าย หรือหมายเลขใบสั่งซื้อ — สิ่งใดเหล่านี้สามารถดึงใบรับรองได้ หากคุณจำบริบทได้ ที่การตรวจสอบขั้นสุดท้ายหกสัปดาห์ต่อมา บริบทการดึงข้อมูลคือหมายเลขแบตช์ บริบทการเก็บแฟ้มไม่ตรงกัน การค้นหาล้มเหลว
ใบรับรองได้รับจากบุคคลที่ผิดและไม่เคยส่งต่อไปยัง QA ผู้จัดจำหน่ายส่งใบรับรองให้กับผู้ซื้อที่ยื่นใบสั่งซื้อ ผู้ซื้อดาวน์โหลดมัน ยืนยันใบสั่งซื้อ และดำเนินการต่อ ใบรับรองไม่เคยถึงโฟลเดอร์คุณภาพ ในการตรวจสอบขั้นสุดท้าย มันไม่มีอยู่ในระบบ QA เพราะมันไม่เคยเข้าสู่ระบบ QA
ไม่เคยขอใบรับรองเมื่อใบสั่งซื้อ ทีมสันนิษฐานว่าผู้จัดจำหน่ายจะรวมใบรับรองไว้กับการจัดส่ง ผู้จัดจำหน่ายสันนิษฐานว่าเอกสารบรรจุภัณฑ์มาตรฐานเพียงพอ ไม่ได้ขอใบรับรองใด ๆ ดังนั้นจึงไม่ได้ส่งใบรับรองใด ๆ สิ่งนี้ถูกค้นพบที่การตรวจสอบขั้นสุดท้ายเมื่อโฟลเดอร์งานไม่สมบูรณ์
ระงับการจัดส่งสามวันตรวจสอบมีค่าใช้จ่ายจริงเท่าไหร่
ต้นทุนที่มองเห็นได้นั้นชัดเจน: การขนส่งที่ลดตารางเวลา ค่าธรรมเนียมการเรียกกลับผู้ตรวจสอบบุคคลที่สาม (โดยทั่วไป 800–2,500 ดอลลาร์สำหรับการเยี่ยมชมกลับคืนครึ่งวัน) และอาจจะการเรียกคืนใบรับรองที่เร่งด่วนจากโรงงานของผู้จัดจำหน่าย
ต้นทุนที่มองเห็นได้น้อยกว่าจะสะสมเร็วขึ้น ลูกค้าตระหนักแล้วว่าเกิดปัญหาด้านเอกสารในงาน หากนี่เป็นลูกค้าซ้ำแล้วซ้ำเล่า ความสัมพันธ์นั้นจะได้รับผลกระทบที่วัดได้ หากการจัดส่งเป็นส่วนหนึ่งของโครงการขนาดใหญ่ที่ด้านลูกค้า ความล่าช้าสามวันในการจัดส่งครั้งเดียวสามารถนำไปสู่ผลกระทบของกำหนดเวลาที่ลูกค้าจะถือว่าผู้ผลิตรับผิดชอบ
ในร้านแฟบริเคชั่นขนาดกลาง เหตุการณ์ระงับการจัดส่งครั้งเดียวมักจะมีค่าใช้จ่ายอยู่ที่ 3,000–12,000 ดอลลาร์ในต้นทุนโดยตรงและโดยอ้อมนอกเหนือจากค่าธรรมเนียมที่มองเห็น สองหรือสามต่อปีทำให้นี่เป็นปัญหาทางธุรกิจที่มีความหมาย
การป้องกัน: ย้ายการตรวจสอบก่อนหน้านี้
วิธีแก้ปัญหาไม่ใช่การเอาใจใส่มากขึ้นในการตรวจสอบขั้นสุดท้าย วิธีแก้ปัญหาคือการเรียกใช้การตรวจสอบความสมบูรณ์ของใบรับรอง ณ การเปิดงาน ไม่ใช่การปิดงาน
เมื่องานถูกสร้างขึ้นในระบบ ใบรับรองที่จำเป็นจะต้องได้รับการระบุตามข้อกำหนดของวัสดุในใบสั่งซื้อ เมื่อวัสดุมาถึงและใบรับรองมาถึง การอัปเดตความสมบูรณ์จะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ การแจ้งเตือนใบรับรองที่หายไปควรเปิดใช้งาน 2–3 สัปดาห์ก่อนการตรวจสอบขั้นสุดท้ายที่กำหนดไว้ ไม่ใช่ในระหว่างนั้น
นี่ต้องการจัดทำดัชนีหมายเลขแบตช์ ณ ตอนที่รับ (เพื่อให้ระบบทราบว่าใบรับรองใดมาแล้ว) และการเชื่อมโยงใบรับรองกับรายการบรรทัดงาน (เพื่อให้ระบบทราบว่าใบรับรองใดจำเป็น) ทั้งสองเป็นการเปลี่ยนแปลงกระบวนการที่ขั้นตอนการจัดการเอกสารใดๆ สามารถสนับสนุนได้
ผู้ตรวจสอบบุคคลที่สามปรากฏตัวไม่ใช่ตัวกระตุ้นที่ถูกต้องสำหรับการตรวจสอบความสมบูรณ์ของใบรับรอง การเปิดงานคือตัวกระตุ้นที่ถูกต้อง ทุกวันระหว่างการเปิดงานและการตรวจสอบขั้นสุดท้ายเป็นโอกาสในการติดตามใบรับรองที่หายไปโดยไม่มีแรงดันกำหนดเส้นตาย หน้าต่างนั้นจะปิดลงทั้งหมดเมื่อผู้ตรวจสอบเข้าไปในอาคาร
การตัดสินใจในการเก็บแฟ้มที่ทำให้เกิดปัญหาส่วนใหญ่
ในเวลาที่ใบรับรองมาถึง — ผ่านอีเมล การดาวน์โหลดพอร์ทัล หรือการจัดส่งทางกายภาพ — มีคนตัดสินใจในการเก็บแฟ้ม พวกเขาวางไว้ในโฟลเดอร์ ตั้งชื่อไฟล์ บันทึกแถวในสเปรดชีต การตัดสินใจนั้นเป็นตัวกำหนดว่าใบรับรองสามารถค้นหาได้หรือไม่ ใหหกสัปดาห์ต่อมา ภายใต้คำศัพท์การค้นหาที่เหมาะสม
หากการตัดสินใจในการเก็บแฟ้มใช้หมายเลขแบตช์เป็นดัชนีหลัก ใบรับรองสามารถค้นหาได้ ณ การตรวจสอบขั้นสุดท้าย หากการตัดสินใจในการเก็บแฟ้มใช้ดัชนีหลักอื่น ใบรับรองอาจค้นหาได้หรือไม่ได้ขึ้นอยู่กับว่าผู้ทบทวนจำบริบทการรับได้หรือไม่
จัดทำดัชนีหมายเลขแบตช์ก่อนอื่น ณ ตอนที่รับ เป็นการเปลี่ยนแปลงด้วยเลเวอเรจสูงสุดที่ร้านแฟบริเคชั่นหรือผู้จัดจำหน่ายสามารถทำได้เพื่อป้องกันการระงับการจัดส่ง
สิ่งที่จะอ่านต่อไป
- When Your Mill Cert System Costs You More Than the Steel
- You're Losing 4 Hours Per Job to Cert Hunting — And It's Invisible on Your P&L
- MTC vs Certificate of Conformance vs Certificate of Compliance: Only One Satisfies Your Auditor