สิ่งที่ศูนย์บริการชั้นยอดทำต่างกับใบรับรองที่เข้ามา — มันไม่ใช่สิ่งที่คุณคิด

หากคุณถามผู้จัดการการดำเนินการของศูนย์บริการโลหะส่วนใหญ่ว่าพวกเขาต้องการเปลี่ยนแปลงอะไรเกี่ยวกับกระบวนการจัดการใบรับรองของพวกเขา คำตอบมักเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยี: ระบบที่ดีกว่า พอร์ทัล การรับสินค้าแบบอัตโนมัติ สมมติฐานคือกระบวนการปัจจุบันถูกต้องโดยประมาณ และความเสียดสีเป็นปัญหาเครื่องมือ

ตัวแยกแยะในการดำเนินการระดับเอกชนไม่ใช่เครื่องมือ มันคือลำดับ ศูนย์บริการที่จัดการใบรับรองที่เข้ามาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดได้ตัดสินใจเชิงโครงสร้างเกี่ยวกับเวลาที่การประมวลผลใบรับรองเกิดขึ้น — และการตัดสินใจนั้นเปลี่ยนแปลงเกือบทุกอย่างที่เกิดขึ้นต่อมา

โมเดลมาตรฐานและจุดล้มเหลว

ในศูนย์บริการส่วนใหญ่ กระบวนการเป็นไปตามลำดับที่ตรงไปตรงมา: วัสดุได้รับการรับจากทีมคลังสินค้า ตรวจสอบทางกายภาพ (ปริมาณ สภาพ) ติดป้ายด้วยหมายเลขความร้อนจากรายการบรรจุภัณฑ์ และย้ายไปยังตำแหน่งจัดเก็บที่เหมาะสม ใบรับรอง — มาถึงทางอีเมล พอร์ทัลผู้จัดจำหน่าย หรือจดหมายทางกายภาพ — ไปยังทีม QA ที่ประมวลผลเมื่อมีเวลา

วัสดุอยู่ในสต็อก ใบรับรองอยู่ระหว่างการประมวลผล พวกเขาเชื่อมโยงกันในทฤษฎีเท่านั้นด้วยหมายเลขความร้อนที่ปรากฏบนทั้งป้ายและใบรับรอง หากใบรับรองไม่มาทันเวลา หรือมากับความแตกต่าง วัสดุจะยังคงอยู่ในสินค้าคงคลังโดยมีช่องว่างด้านเอกสารซึ่งอาจไม่ถูกค้นพบจนกว่าความร้อนจะถูกขายไป

นี่ไม่ใช่กรณีขั้นสุดท้ายที่หายาก มันเป็นผลลัพธ์เริ่มต้นเมื่อการประมวลผลใบรับรองถูกแยกออกจากการรับสินค้า ช่องว่างมีลักษณะเป็นโครงสร้าง — มันมีอยู่เพราะเวิร์กโฟลว์สองแบบ (การรับสินค้าคลังสินค้า และการประมวลผลใบรับรอง QA) ทำงานเป็นการดำเนินการแยกต่างหาก

การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างที่ทำให้เกิดความแตกต่าง

ศูนย์บริการชั้นยอดถือว่า การรับเอกสารใบรับรองเป็นการดำเนินการรับสินค้า ไม่ใช่การดำเนินการด้านคุณภาพ การจัดตำแหน่งใหม่เพียงครั้งเดียวนี้เปลี่ยนแปลงการไหลทั้งหมด

ในทางปฏิบัติ: วัสดุไม่ได้รับเข้ายังงานคลังสินค้าจนกว่าใบรับรองจะได้รับการยืนยันและตรงกับความร้อน ใบรับรองคือตั๋วเข้า เมื่อวัสดุมาถึงบานที่รับสินค้า รายการตรวจสอบการรับสินค้าจะรวมถึงความพร้อมใช้ของใบรับรองเป็นฟิลด์ที่จำเป็น ไม่ใช่การติดตามตามเลือก หากไม่มีใบรับรอง (ไม่ส่งทางอีเมล ไม่ในพอร์ทัล ไม่ทางกายภาพกับการส่งมอบ) วัสดุจะไปยังพื้นที่รอคอยจนกว่าจะมาถึง มันไม่เข้ามาในสินค้าคงคลัง

นี่ไม่ต้องการช่างเทคนิคควบคุมคุณภาพที่บานที่รับสินค้าสำหรับการส่งมอบแต่ละครั้ง มันต้องการกระบวนการรับสินค้าที่ตรวจสอบความพร้อมใช้ของใบรับรอง — ซึ่งอาจง่ายเหมือนการยืนยันจากทีม QA ว่าใบรับรองได้รับและบันทึก ก่อนที่ทีมคลังสินค้าจะปล่อยวัสดุไปยังสินค้าคงคลัง การตรวจสอบสามารถทำได้ในไม่กี่นาทีหากใบรับรองได้มาแล้วทางอิเล็กทรอนิกส์ มันเพียงแต่สร้างความหน่วงเมื่อใบรับรองยังไม่อยู่ที่นั่นจริงๆ

สามวิธีปฏิบัติการที่แตกต่างพวกเขา

การรับสินค้าที่จำเป็นใบรับรองพร้อมรายการตรวจสอบทางกายภาพ ทีมรับสินค้าคลังสินค้ามีรายการตรวจสอบมาตรฐานสำหรับการส่งมอบแต่ละครั้ง บรรทัดเดียวในรายการตรวจสอบ คือ ความพร้อมใช้ของใบรับรองที่ยืนยันแล้ว (ใช่/ไม่ใช่) ถ้าไม่ใช่ วัสดุจะไปยังตำแหน่งรอคอย ทีมรับสินค้าไม่ประมวลผลเอกสารควบคุมคุณภาพ — พวกเขายืนยันว่า QA ยืนยันการรับสินค้า นี่คือโปรโตคอลการประสานงาน ไม่ใช่ข้อกำหนดการฝึกอบรมด้านคุณภาพ

การจัดทำดัชนีตามหมายเลขความร้อนก่อน บังคับใช้ที่บานที่รับสินค้า ใบรับรองแต่ละใบจัดทำดัชนีตามหมายเลขความร้อนเป็นคีย์หลัก — ไม่ใช่ตามชื่อผู้จัดจำหน่าย ไม่ใช่ตามวันที่ส่งมอบ ไม่ใช่ตามหมายเลข PO การตัดสินใจเกี่ยวกับอนุสัญญาการตั้งชื่อนี้ใช้ได้กับการจัดเก็บใบรับรองแต่ละครั้ง ทุกครั้ง เมื่อตัวแทนขายดึงความร้อน 44821 ออกจากสินค้าคงคลัง ใบรับรองสามารถค้นหาได้โดยการค้นหา 44821 การค้นหาใช้เวลาไม่กี่วินาที อนุสัญญาการตั้งชื่อคือระบบ

ความพร้อมใช้งานของใบรับรองที่จุดขาย เมื่อตัวแทนขายยืนยันการจัดสรรสินค้าคงคลังสำหรับคำสั่งซื้อของลูกค้า สถานะความพร้อมใช้ของใบรับรองสำหรับความร้อนที่จัดสรรจะมองเห็นได้บนหน้าจอยืนยันคำสั่ง หากใบรับรองอยู่ในไฟล์และจัดทำดัชนี สถานะจะเป็นสีเขียว หากใบรับรองค้างไว้หรือมีแฟลกความไม่สอดคล้อง สถานะจะถูกทำเครื่องหมายก่อนยืนยันคำสั่ง สิ่งนี้ช่วยขจัดรูปแบบ "ส่งและส่งใบรับรองในภายหลัง" โดยทำให้สถานะใบรับรองมองเห็นได้ในกระบวนการขาย — ไม่เพียงแต่ในระบบ QA

เหตุใดศูนย์บริการส่วนใหญ่จึงไม่ทำเช่นนี้

แนวทางการรับสินค้าที่จำเป็นใบรับรองต้องการการประสานงานระหว่างคลังสินค้า และ QA ซึ่งการดำเนินการส่วนใหญ่ไม่มี คลังสินค้าและ QA ทำงานเป็นแผนกแยกต่างหากที่มีผู้จัดการแยกต่างหาก ลำดับความสำคัญแยกต่างหาก และเมตริกประสิทธิภาพแยกต่างหาก ทีมคลังสินค้าวัดโดยปริมาณการรับสินค้า การเพิ่มขั้นตอนการยืนยันใบรับรองในรายการตรวจสอบการรับสินค้าสร้างความเสียดสีในเวิร์กโฟลว์ของพวกเขาเพื่อได้รับประโยชน์ที่สะสมไปยังทีม QA

การแก้ไขนี้ต้องใช้การตัดสินใจด้านการจัดการเพื่อให้ความสมบูรณ์ของใบรับรองเมื่อรับเป็นเมตริกร่วม — ซึ่งคลังสินค้าและ QA ทั้งคู่มีความรับผิดชอบ มันเป็นการเปลี่ยนแปลงองค์กร ไม่ใช่การเปลี่ยนแปลงกระบวนการ การดำเนินการส่วนใหญ่ออกแบบกระบวนการใหม่ก่อนปรับลำดับความรับผิดชอบ นั่นคือเหตุผลที่การเปลี่ยนแปลงกระบวนการไม่เกาะติด

ต้นทุนของการไม่ทำเช่นนี้

การส่งสินค้าความร้อนผิด ๆ เป็นความล้มเหลวที่เห็นได้ชัดเจนที่สุด: ความร้อนถูกขายและส่งด้วยใบรับรองที่ไม่ตรงกับวัสดุเพราะใบรับรองไม่เคยจับคู่อย่างถูกต้องที่การรับสินค้า สำหรับลูกค้าด้านอากาศอวกาศและยานยนต์ นี่เป็นเหตุการณ์ด้านคุณภาพที่มีนัยสำคัญ สำหรับการใช้งานด้านโครงสร้าง มันคือปัญหาการปฏิบัติตามรหัสที่อาจเกิดขึ้น

ความล้มเหลวที่ไม่ชัดเจนน้อยลงคือการล่าใบรับรองในแต่ละวันก่อนการส่งมอบแต่ละครั้ง ตัวแทนขายใช้เวลา 20-45 นาทีต่อคำสั่งซื้อเพื่อยืนยันว่าใบรับรองสำหรับความร้อนที่จัดสรรนั้นพร้อมและแม่นยำ เป็นต้นทุนปกติ ในสาขาที่ส่งมอบ 15 คำสั่งต่อวัน นี่คือ 5-11 ชั่วโมงต่อวันของเวลาขายและการดำเนินการเพื่อการดึงใบรับรอง — ซ่อนอยู่ในต้นทุนแรงงาน "การส่งคำสั่ง"

ศูนย์บริการชั้นยอดไม่มีปัญหานี้เพราะใบรับรองจะมีการจัดทำดัชนีและเข้าถึงได้เสมอก่อนที่ความร้อนจะเข้ามาในสินค้าคงคลัง ไม่มีสิ่งใดที่ต้องค้นหา

อ่านต่อไป

• When Your Mill Cert System Costs You More Than the Steel
• 6 Hours Per Shift Matching MTCs to Heat Numbers — This Is the Job Nobody Hired For
• Steel Distributors Spend 3 Hours Per Order on Cert Hunting — Most Think That's Normal