วันศุกร์บ่าย ผู้จัดการโครงการเดินเข้ามาที่โต๊ะด้านคุณภาพและขอแพ็คเกจใบรับรองสำหรับงานที่จะส่งในวันจันทร์ ช่างเทคนิคด้านคุณภาพเปิดอีเมลของเธอ ตรวจสอบโฟลเดอร์ไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันที่มีป้ายกำกับ "certs 2024 backup" เข้าสู่ระบบสองพอร์ตัลผู้จัดจำหน่าย และในท้ายที่สุดพบสิ่งที่เธอต้องการส่วนใหญ่ที่กระจายอยู่ในเธรดอีเมลสามเธรดจากผู้ส่งที่แตกต่างกัน เมื่อแพ็คเกจถูกประกอบเสร็จสิ้น ก็ถึงเวลาเช้าวันจันทร์แล้ว งานยังคงจัดส่งล่าช้า
ไม่มีใครยื่นรายงานเรื่องนี้ ไม่ปรากฏในบันทึกความไม่สอดคล้อง ปรากฏเป็น "แรงงานคุณภาพ" ในใบเสร็จและถูกดูดซึมเข้าไปในค่าใช้จ่ายทั่วไป นี่คือเหตุผลที่ การล่าซื้อใบรับรอง เป็นปัญหาที่มีค่าใช้จ่ายมากที่สุดที่ห้องแรงงานการผลิตไม่รู้ว่ามี
เหตุใดจึงไม่ปรากฏบนรายงานกำไรขาดทุน
การจัดหมวดหมู่แรงงานที่ไม่ถูกต้องเป็นปัญหาหลัก เมื่อช่างเทคนิคด้านคุณภาพใช้เวลาสี่ชั่วโมงในการประกอบแพ็คเกจใบรับรอง เวลานั้นจะถูกเข้ารหัสเป็นแรงงานของแผนกคุณภาพ — ซึ่งดูเหมือนปกติ ไม่มีใครติดตามเวลา "ที่ใช้ไปในการค้นหาเอกสารที่ควรจะได้รับการจัดระเบียบแล้ว" รายงานกำไรขาดทุนแสดงต้นทุน มันแค่ไม่แสดงสาเหตุ
ผลลัพธ์ก็คือปัญหาจะรุนแรงขึ้นในหลายปีโดยไม่ก่อให้เกิดการแก้ไข มันมองไม่เห็นเพราะมันพอดีกับสายงบประมาณที่คาดไว้
สามสถานที่ที่ผู้ผลิตสูญเสียเวลาใบรับรอง
การรับใบรับรองและการจัดเก็บเบื้องต้น คือจุดที่เริ่มต้น ใบรับรองมาถึงทางอีเมลไปยังผู้ซื้อ ทางอีเมลไปยังกล่องขาเข้าคุณภาพ ผ่านพอร์ตัลผู้จัดจำหน่าย เป็นการยืนยันโดยโทรสาร และบางครั้งเป็นเอกสารทางกายภาพพร้อมกับการส่งมอบวัสดุ แต่ละช่องทางมาถึงที่แตกต่างกัน กระบวนการรับไม่ได้จับพวกเขาเป็นศูนย์กลาง และทีมคุณภาพพบใบรับรองที่ขาดหายไปเมื่อพวกเขาต้องการ — ไม่ใช่เมื่อพวกเขามาถึง
การดึงข้อมูลใบรับรองเมื่อปิดโครงการ คือจุดที่ความเจ็บปวดรวมตัวกัน เมื่องานปิด ใครบางคนต้องค้นหาใบรับรองสำหรับการหลอมแต่ละครั้งในงานนั้น หากใบรับรองถูกจัดเก็บตามวันที่ได้รับ ชื่อผู้จัดจำหน่าย หรือหมายเลขใบสั่งซื้อ และความต้องการในการดึงข้อมูลคือหมายเลขการหลอมหรือหมายเลขงาน การค้นหาทุกครั้งจะกลายเป็นแบบฝึกหัดอ้างอิงข้าม ยิ่งห้องแรงงานดำเนินการกี่งานพร้อมกันเท่าใด สถานการณ์ก็ยิ่งแย่ลงเท่านั้น
การประกอบแพ็คเกจใบรับรอง เป็นขั้นตอนสุดท้ายที่เพิ่มความสับสนด้านบน การรวบรวมใบรับรองที่ถูกต้องสำหรับชิ้นส่วนที่ถูกต้อง ในรูปแบบที่ลูกค้าต้องการ พร้อมกับเอกสารประกอบใด ๆ ที่พวกเขาระบุ — นี่คืองานประสานงานด้วยตนเองที่ใช้เวลานานเท่าที่ระบบการจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
ต้นทุนที่แท้จริงคืออะไร
เรียกใช้ตัวเลขในห้องแรงงานการผลิตขนาดกลาง: 4 ชั่วโมงต่องาน × $45/ชั่วโมงอัตราแรงงานที่เรียกเก็บ × 50 งานต่อปี = $9,000 ในต้นทุนแรงงานโดยตรง เพียงแค่การล่าซื้อใบรับรอง นี่คือก่อนที่จะนับค่าจัดส่งแบบเร่งด่วนในการจัดส่งที่ล่าช้า การเรียกฝ่ายบริการลูกค้าอธิบายความล่าช้า หรือต้นทุนการตรวจสอบใหม่เมื่อแพ็คเกจไม่สมบูรณ์ในครั้งแรก
สำหรับห้องแรงงานที่ดำเนินการ 100–200 งานต่อปี ตัวเลขจะปรับตามสัดส่วน ด้วย $18,000–$36,000 ต่อปีในการสูญเสียแรงงานที่เกี่ยวข้องกับใบรับรอง คุณกำลังดูศูนย์ต้นทุนที่จะประกาศใช้เครื่องมือซอฟต์แวร์ที่อุทิศให้หลายครั้ง — แต่ห้องแรงงานส่วนใหญ่ยังคงถือว่านี่เป็นต้นทุนปกติของการทำธุรกิจ
การแก้ไขที่แท้จริงมีลักษณะอย่างไร
การเปลี่ยนแปลงด้านปฏิบัติการที่ขจัดการล่าซื้อใบรับรองส่วนใหญ่นั้นตรงไปตรงมา: ดัชนีใบรับรองตามหมายเลขการหลอมเมื่อรับ ไม่ใช่ตามผู้จัดจำหน่ายหรือวันที่ เมื่อใบรับรองมาถึง หมายเลขการหลอมจะเข้าสู่ระบบทันที จากจุดนั้นเป็นต้นไป การค้นหาทุกครั้ง — ตามงาน ตามใบสั่งซื้อ ตามลูกค้า — ได้รับการแก้ไขผ่านดัชนีหมายเลขการหลอมแทนที่จะต้องค้นหาด้วยตนเองผ่านสิ่งประดิษฐ์การจัดเก็บ
การเปลี่ยนแปลงที่สองคือการเชื่อมโยงใบรับรองกับรายการบรรทัดใบสั่งซื้อเมื่อรับ เมื่อใบรับรองถูกจัดทำดัชนีตามบรรทัดใบสั่งซื้อที่สั่งซื้อวัสดุ การเชื่อมต่อกับงานและลูกค้าจะเป็นอัตโนมัติ เมื่อปิดงาน แพ็คเกจใบรับรองเป็นผลลัพธ์ของระบบ ไม่ใช่งานประกอบด้วยตนเอง
ประการที่สาม การประกอบแพ็คเกจใบรับรองควรเป็นการดำเนินการคลิกเดียว ไม่ใช่แบบฝึกหัดสองชั่วโมง หากการเชื่อมโยงการหลอมงานถูกรักษาไว้ตลอดวงจรชีวิตของงาน การสร้างแพ็คเกจเมื่อปิดหมายถึงการดึงชุดบันทึกที่เชื่อมต่อล่วงหน้า ไม่ใช่การล่าศิकารในสามระบบ
นี่ไม่ใช่ข้อกำหนดทางเทคโนโลยี นี่คือข้อกำหนดกระบวนการ เทคโนโลยีทำให้มันยั่งยืนในระดับ
ปัญหาการวัดผล
จนกว่าห้องแรงงานการผลิตจะเริ่มวัด เวลาดึงข้อมูลใบรับรองเป็นกิจกรรมที่แยกจากกัน ปัญหาจะไม่สัญญา ว่ามองเห็นได้พอที่จะแก้ไข จุดเริ่มต้นคือการศึกษาเวลาหนึ่งสัปดาห์: ขอให้ทีมคุณภาพบันทึกเวลาที่เกี่ยวข้องกับใบรับรองแยกจากกิจกรรมคุณภาพอื่น ๆ ห้องแรงงานส่วนใหญ่ที่ทำเช่นนี้พบว่าจำนวนนั้นสูงกว่าที่พวกเขาคาดไว้
เมื่อต้นทุนชัดเจน การแก้ไขก็ตรงไปตรงมา การจัดการใบรับรองเป็นปัญหาด้านปฏิบัติการ ไม่ใช่ปัญหาคุณภาพ — และปัญหาด้านปฏิบัติการตอบสนองต่อการออกแบบกระบวนการใหม่
อ่านเพิ่มเติม
- When Your Mill Cert System Costs You More Than the Steel
- The 5 MTC Discrepancies Fabricators Find at Delivery — And How to Reject or Resolve Each One
- MTC Review Should Take Minutes, Not Days — Here's the Gap Most Fabrication Shops Miss