สถานการณ์ที่ทำให้การส่งมอบ MTC ทันทีมีความสำคัญอย่างยิ่งนั้นคุ้นเคยกันดีสำหรับผู้ค้าโลหะทุกราย นั่นคือลูกค้าโทรมาเพราะรถบรรทุกส่งของกำลังรออยู่ที่ท่าเทียบของพวกเขา และพวกเขาไม่สามารถรับวัสดุได้หากไม่มี MTC คุณมีใบรับรองอยู่ที่ไหนสักแห่ง , ในอีเมลจากโรงงาน ในโฟลเดอร์บนไดรฟ์ที่แชร์ไว้ หรืออาจอยู่ทั้งสองที่โดยมีเวอร์ชันต่างกันเล็กน้อย คุณค้นหามัน คุณพบมัน คุณส่งมัน สิบห้านาทีผ่านไปและรถบรรทุกก็จอดนิ่งอยู่ตลอดเวลานั้น
ลองขยายสถานการณ์นี้ไปทั่วฐานลูกค้าของคุณ ตั้งแต่ร้านอากาศยานที่ต้องอัปโหลด MTC เข้าสู่ระบบบริหารคุณภาพของตนก่อนที่วัสดุจะเข้าสู่สายการผลิตได้ ผู้ผลิตถังแรงดันที่ทีมตรวจรับวัสดุขาเข้าต้องรอใบรับรองก่อนที่วัสดุจะถูกเคลื่อนย้ายออกจากท่าเทียบ ไปจนถึงร้านกลึงที่กำหนดให้ต้องตรวจสอบยืนยันใบรับรองล่วงหน้าก่อนที่ใบสั่งซื้อจะได้รับการยืนยัน ลูกค้าแต่ละรายเหล่านี้มีกระบวนการที่ขึ้นอยู่กับว่าใบรับรองของคุณพร้อมใช้งานทันทีหรือไม่ และทุกครั้งที่ไม่พร้อม ก็เกิดความติดขัด , ความติดขัดแบบที่ทำให้ลูกค้าเริ่มมีความชอบต่อผู้ค้าที่ทำให้ชีวิตพวกเขาง่ายขึ้น
ผู้ค้าที่แก้ปัญหานี้ได้จะส่งมอบใบรับรองก่อนที่รถบรรทุกจะมาถึงด้วยซ้ำ ไม่ใช่เมื่อลูกค้าร้องขอ แต่ก่อนหน้านั้น
เหตุใดความเร็วในการส่งมอบใบรับรองจึงสำคัญกว่าที่คุณคิด
จากมุมมองของผู้ค้า MTC คือกระดาษ (หรือไฟล์ PDF) ที่คุณส่งต่อมาจากโรงงาน คุณไม่ได้เป็นผู้สร้างข้อมูลนั้น คุณเป็นเพียงกลไกการส่งมอบ มันจึงไม่รู้สึกเหมือนเป็นจุดสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน
แต่จากมุมมองของผู้ซื้อ MTC คือเงื่อนไขเบื้องต้นสำหรับการรับการส่งมอบและการปล่อยวัสดุเข้าสู่การผลิต ตราบใดที่ยังไม่ได้รับใบรับรอง การส่งมอบก็ยังค้างอยู่ , และการส่งมอบที่ค้างอยู่นั้นมีต้นทุน ไม่ว่าจะเป็นเวลารอของรถบรรทุก แรงงานที่ต้องยืนรอที่ท่าเทียบ หรือกำหนดการผลิตที่เลื่อนออกไปหากความล่าช้ายืดเยื้อเกินกะการทำงาน
สำหรับผู้ซื้อที่ให้ความสำคัญกับคุณภาพ ใบรับรองยังต้องสามารถตรวจสอบยืนยันได้ก่อนที่วัสดุจะถูกเคลื่อนย้าย ซึ่งหมายความว่าทีมของพวกเขาต้องการเวลาในการตรวจสอบ ไม่ใช่แค่ได้รับในขณะที่รถบรรทุกมาถึงเท่านั้น ผู้ซื้อที่มีความเชี่ยวชาญมักต้องการได้รับ MTC ล่วงหน้า 24 ถึง 48 ชั่วโมงก่อนการส่งมอบ เพื่อให้ทีมตรวจรับวัสดุขาเข้าของตนสามารถตรวจสอบล่วงหน้า ตั้งข้อสงสัยหากมี และได้คำตอบก่อนที่วัสดุจะมาถึง ผู้ค้าที่สามารถส่งมอบ MTC ได้ตามกรอบเวลานี้กำลังลดภาระงานด้านเอกสารให้กับทีมคุณภาพของลูกค้าอย่างจริงจัง นี่คือจุดสร้างความแตกต่างที่สะท้อนออกมาในพฤติกรรมการสั่งซื้อซ้ำ
ความล้มเหลวสี่ประการที่พบบ่อยในการส่งมอบใบรับรอง
การเข้าใจว่าอะไรผิดพลาดจะช่วยให้ระบุได้ว่ากระบวนการควรเปลี่ยนแปลงตรงไหน
ความล้มเหลวที่ 1: ไม่มีใบรับรองพร้อมในเวลาส่งมอบ ความล้มเหลวพื้นฐานที่สุด ใบรับรองจากโรงงานมาถึงทางอีเมลเมื่อสองสัปดาห์ก่อน ไม่ได้ถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ เมื่อลูกค้าร้องขอ ก็ไม่สามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็ว เวลาในการค้นหาอาจอยู่ระหว่าง 15 นาทีไปจนถึงหลายชั่วโมง
ความล้มเหลวที่ 2: ส่งมอบใบรับรองผิดฉบับ พบไฟล์ PDF ที่ดูเหมือนถูกต้อง , เกรดเดียวกัน หมายเลขฮีตใกล้เคียงกัน , แต่ครอบคลุมล็อตที่ต่างกัน ผู้ตรวจสอบวัสดุขาเข้าของลูกค้าจับได้ ทำให้ผู้ค้าต้องค้นหาใบรับรองที่ถูกต้องในขณะที่วัสดุของลูกค้าถูกระงับไว้
ความล้มเหลวที่ 3: ส่งมอบใบรับรองแต่ไม่ครบถ้วน ส่ง MTC หลักจากโรงงานไปแล้ว แต่ไม่ได้แนบบันทึกการตรวจสอบย้อนกลับเสริมสำหรับล็อตที่แบ่งย่อย หรือไม่ได้แนบรายงาน NDE ที่ควรมาพร้อมกับใบรับรองท่อ ทีมของลูกค้าจึงร้องขอเอกสารที่ขาดหายไป กลายเป็นอีกรอบของการค้นหาและตอบกลับ
ความล้มเหลวที่ 4: ส่งมอบใบรับรองภายหลัง ลูกค้ารับการส่งมอบไปแล้วโดยเชื่อว่าใบรับรองจะตามมาทีหลัง แต่มันมาถึงอีกสองวันต่อมา สำหรับผู้ซื้อที่ใส่ใจคุณภาพ นี่ถือว่าไม่สอดคล้องกับกระบวนการตรวจรับวัสดุขาเข้าของพวกเขา , ใบรับรองควรได้รับการตรวจสอบก่อนที่วัสดุจะถูกรับไว้ แต่กลับไม่เป็นเช่นนั้น
การส่งมอบ MTC ทันทีมีลักษณะอย่างไรจริง ๆ
สถานะแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการส่งมอบใบรับรองในธุรกิจจัดจำหน่ายโลหะมีลักษณะสี่ประการ
เชิงรุก ไม่ใช่เชิงรับ ใบรับรองถูกส่งมอบเมื่อการจัดส่งได้รับการยืนยันหรือถูกส่งออกไป ไม่ใช่เมื่อลูกค้าร้องขอ เวิร์กโฟลว์การจัดส่งมีใบรับรองเป็นเอกสารแนบภาคบังคับ ไม่มีการยืนยันการจัดส่งใดออกไปได้โดยไม่มีลิงก์ MTC แนบมาด้วย
ผ่านการตรวจสอบล่วงหน้า ไม่ใช่ไฟล์ดิบ ใบรับรองที่ส่งถึงลูกค้าได้รับการตรวจสอบยืนยันแล้ว ทั้งองค์ประกอบทางเคมีที่ยืนยันตรงกับสเปกเกรด หมายเลขฮีตที่ยืนยันตรงกับล็อตที่จัดส่ง และบันทึกการตรวจสอบย้อนกลับเสริมที่สร้างขึ้นสำหรับล็อตที่แบ่งย่อย ลูกค้าจึงได้รับชุดเอกสารที่ผ่านการตรวจสอบแล้ว ไม่ใช่ไฟล์ดิบที่ทีมของพวกเขาต้องตรวจสอบเองตั้งแต่ต้น
มีทางเลือกให้ดึงข้อมูลได้เอง ลูกค้าระดับพรีเมียม , กลุ่มที่มีพอร์ทัลบริหารคุณภาพหรือระบบตรวจรับวัสดุขาเข้าของตนเอง , จำเป็นต้องอัปโหลด MTC เข้าสู่ระบบของตนเอง ผู้ค้าที่สามารถให้ลิงก์ไปยังใบรับรองในพอร์ทัลที่ลูกค้าเข้าถึงได้โดยตรง แทนที่จะต้องแนบไฟล์ผ่านอีเมล จะช่วยลดขั้นตอนงานด้านเอกสารของฝั่งลูกค้า นี่คือประสบการณ์ลูกค้าดิจิทัลที่ผู้ซื้อ B2B คาดหวังมากขึ้นเรื่อย ๆ
สามารถดึงข้อมูลย้อนหลังได้ เมื่อลูกค้าต้องการใบรับรองจากเมื่อ 18 เดือนก่อนสำหรับการตรวจสอบหรือการเคลมรับประกัน การตอบสนองควรเกิดขึ้นทันที คือค้นหา ได้ผลลัพธ์ และดาวน์โหลด ไม่ใช่การส่งอีเมลถึงทีมของคุณแล้วตามด้วยการค้นหาในคลังเอกสาร
การสร้างกระบวนการส่งมอบใบรับรอง
การบรรลุการส่งมอบใบรับรองแบบทันทีต้องอาศัยกระบวนการและโครงสร้างพื้นฐานที่ทำงานร่วมกัน
กระบวนการ: เชื่อมโยงใบรับรองกับคำสั่งซื้อตั้งแต่ตอนรับสินค้า MTC ที่รับเข้ามาทุกฉบับต้องถูกจัดทำดัชนีเชื่อมโยงกับล็อตที่ครอบคลุมตั้งแต่เวลาที่รับสินค้า ไม่ใช่เมื่อล็อตถูกขาย และไม่ใช่เมื่อลูกค้าร้องขอ ทันทีที่การจัดส่งมาถึงและได้รับ MTC ทั้งสองอย่างจะถูกบันทึกไว้ด้วยกัน คือตัวตนของล็อตการจัดส่ง (หมายเลขฮีต จำนวนชิ้น ขนาด) และใบรับรอง (เกรด โรงงาน หมายเลขอ้างอิงเอกสาร) การเชื่อมโยงนี้คือรากฐานของการดึงข้อมูลแบบทันที
กระบวนการ: สร้างเอกสารการส่งมอบโดยอัตโนมัติ เมื่อคำสั่งซื้อถูกจัดส่ง ใบรับรองสำหรับล็อตที่กำลังจัดส่ง , รวมถึงบันทึกการตรวจสอบย้อนกลับเสริมสำหรับล็อตที่แบ่งย่อย , ควรถูกสร้างขึ้นหรือดึงมาและแนบไปกับการยืนยันการจัดส่งโดยไม่ต้องมีขั้นตอนแมนวลแยกต่างหาก อีเมลยืนยันการจัดส่งถูกส่งออกไปพร้อมกับชุดใบรับรองที่แนบมาด้วย
โครงสร้างพื้นฐาน: คลังเก็บใบรับรองที่สามารถค้นหาและจัดทำดัชนีได้ โฟลเดอร์ไฟล์ PDF บนไดรฟ์ที่แชร์ไว้ไม่สามารถค้นหาด้วยหมายเลขฮีตได้ คลังเก็บที่สามารถค้นหาได้ , จัดทำดัชนีตามหมายเลขฮีต เกรดวัสดุ ซัพพลายเออร์ คำสั่งซื้อของลูกค้า และวันที่ส่งมอบ , ทำให้การดึงข้อมูลเกิดขึ้นทันที ความแตกต่างคือความแตกต่างระหว่าง "ขอฉันค้นในอีเมลก่อน" กับ "นี่ครับ/ค่ะ"
โครงสร้างพื้นฐาน: พอร์ทัลการเข้าถึงสำหรับลูกค้า สำหรับลูกค้าที่ต้องการเข้าถึงแบบดึงข้อมูลเอง , และมากขึ้นเรื่อย ๆ กลุ่มนี้รวมถึงทีมคุณภาพในบริษัทอากาศยานและน้ำมันก๊าซที่อัปโหลดใบรับรองเข้าสู่ระบบบริหารคุณภาพของตนโดยตรง , พอร์ทัลที่ลูกค้าสามารถล็อกอิน ดูประวัติคำสั่งซื้อ และดาวน์โหลดใบรับรองสำหรับการจัดส่งใด ๆ ได้ ถือเป็นจุดสร้างความแตกต่างที่มีความหมาย มันช่วยขจัดขั้นตอนการแลกเปลี่ยนอีเมลออกไปได้ทั้งหมด
เหตุผลด้านการขายสำหรับความเร็วในการส่งมอบใบรับรอง
การส่งมอบใบรับรองที่รวดเร็วและเชื่อถือได้มีเหตุผลด้านการขายโดยตรงนอกเหนือจากความพึงพอใจของลูกค้า มันส่งผลต่อ
อัตราชนะในการเสนอราคาที่มีการแข่งขัน เมื่อลูกค้าเป้าหมายกำลังเลือกระหว่างผู้ค้าสองรายที่มีราคาและความพร้อมของสินค้าใกล้เคียงกัน ความน่าเชื่อถือของบริการ , รวมถึงความน่าเชื่อถือด้านเอกสาร , เป็นปัจจัยตัดสิน การแสดงให้เห็นในกระบวนการเสนอราคาว่าคุณส่งมอบใบรับรองเชิงรุกในทุกคำสั่งซื้อ และใบรับรองย้อนหลังใด ๆ สามารถดึงมาได้ภายในไม่ถึงหนึ่งนาที คือจุดสร้างความแตกต่างที่น่าเชื่อถือซึ่งคู่แข่งที่แข่งด้านราคาไม่สามารถหักล้างได้ง่าย ๆ
ธุรกิจซ้ำจากลูกค้าที่ใส่ใจคุณภาพ ลูกค้าที่ใส่ใจคุณภาพ , กลุ่มที่มีกระบวนการตรวจรับวัสดุขาเข้า การรับรอง ISO 9001 หรือข้อกำหนดส่งต่อจากลูกค้าหลักในอุตสาหกรรมอากาศยาน/น้ำมันก๊าซ , เคยประสบกับบริการด้านใบรับรองที่แย่จากผู้ค้ารายอื่นมาแล้ว พวกเขาให้คุณค่ากับบริการด้านใบรับรองที่ดีเป็นพิเศษเพราะเคยประสบกับทางเลือกที่แย่กว่ามาก่อน ลูกค้ากลุ่มนี้ยึดติดกับซัพพลายเออร์ที่ช่วยลดภาระงานด้านเอกสารและลดอัตราการถูกระงับในการตรวจรับวัสดุขาเข้า
สถานะซัพพลายเออร์ที่ได้รับการอนุมัติ ผู้ซื้อในภาคอุตสาหกรรมจำนวนมากดูแลรายชื่อซัพพลายเออร์ที่ได้รับการอนุมัติพร้อมเกณฑ์ประเมินผลงาน ความตรงเวลาและคุณภาพของเอกสารเป็นเกณฑ์ที่ระบุไว้อย่างชัดเจนหรือโดยนัยในรายชื่อส่วนใหญ่เหล่านี้ ผู้ค้าที่ส่งมอบใบรับรองที่สะอาด ครบถ้วน และตรงเวลาอย่างสม่ำเสมอ จะรักษาตำแหน่งของตนในรายชื่อซัพพลายเออร์ที่ได้รับการอนุมัติได้ด้วยความพยายามที่น้อยกว่าผู้ที่ต้องถูกทวงถามเอกสารอยู่เสมอ
โอกาสในการขายเพิ่ม ลูกค้าที่ไว้วางใจกระบวนการด้านเอกสารของคุณย่อมไว้วางใจคุณภาพวัสดุของคุณตามไปด้วย ความไว้วางใจสร้างความเปิดกว้างต่อการขยายขอบเขตเกรดและผลิตภัณฑ์ที่พวกเขาซื้อจากคุณ , เพราะความเสี่ยงด้านเอกสารในการสั่งซื้อเกรดเพิ่มเติมจากซัพพลายเออร์ที่ไว้ใจได้อยู่แล้วนั้นต่ำกว่าความเสี่ยงในการหาซัพพลายเออร์ใหม่สำหรับเกรดนั้น
TestCert ส่งมอบสิ่งนี้ให้ผู้ค้าโลหะได้อย่างไร
TestCert มอบโครงสร้างพื้นฐานที่เปลี่ยนการส่งมอบใบรับรองจากกระบวนการแมนวลเชิงรับที่เสี่ยงต่อข้อผิดพลาด ให้กลายเป็นบริการอัตโนมัติเชิงรุกที่มุ่งเน้นลูกค้า
MTC ทุกฉบับที่รับเข้ามาจะถูกนำเข้า ตรวจสอบยืนยัน และจัดทำดัชนีตั้งแต่ตอนรับสินค้า โดยดึงและจัดเก็บหมายเลขฮีต เกรด องค์ประกอบทางเคมี และข้อมูลสำคัญทั้งหมดไว้พร้อมกับไฟล์ PDF ต้นฉบับ เมื่อคำสั่งซื้อถูกจัดส่ง ใบรับรองสำหรับล็อตที่เกี่ยวข้องจะพร้อมใช้งานโดยอัตโนมัติสำหรับแนบไปกับการยืนยันการจัดส่งหรือสำหรับการเข้าถึงผ่านพอร์ทัลลูกค้า บันทึกการตรวจสอบย้อนกลับเสริมสำหรับการจัดส่งแบบแบ่งล็อตจะถูกสร้างขึ้นในขณะที่มีการจัดสรรคำสั่งซื้อ ดังนั้นชุดเอกสารที่สมบูรณ์ , MTC ต้นฉบับพร้อมบันทึกเสริม , จึงพร้อมก่อนที่การจัดส่งจะออกไป
การเข้าถึงผ่านพอร์ทัลลูกค้าช่วยให้ผู้ซื้อที่มีความต้องการด้านคุณภาพสูงสามารถล็อกอินเพื่อดาวน์โหลดใบรับรองของตนเองได้โดยไม่ต้องรออีเมล และให้พวกเขาเข้าถึงใบรับรองย้อนหลังได้ด้วยตนเองสำหรับการตรวจสอบและการเคลมรับประกัน สำหรับผู้ค้าที่ลูกค้ามีรูปแบบการสั่งซื้อปริมาณสูง ชั้นการดึงข้อมูลด้วยตนเองนี้ช่วยลดภาระงานด้านการดำเนินการทั้งสองฝั่งของธุรกรรม