นี่คือความตึงเ张ที่เกิดขึ้นทุกวันที่ผู้จัดจำหน่ายและศูนย์บริการทั่วทั้งอุตสาหกรรม: ลูกค้าของคุณต้องการใบรับรองก่อนที่รถบรรทุกจะออกไป แต่ทีมดำเนินการของคุณถือว่าใบรับรองเป็นเอกสารที่ต้องจัดการหลังจากการขาย ช่องว่างนี้ — ระหว่างสิ่งที่ลูกค้าคาดหวังและสิ่งที่การดำเนินการของคุณถูกสร้างมาเพื่อให้บริการ — ทำให้คุณเสียเวลาหลายชั่วโมงทุกวัน ในสัปดาห์ที่แย่ กว่านั้น คุณสูญเสียลูกค้าไป

ผู้จัดจำหน่ายและศูนย์บริการส่วนใหญ่รู้ว่านี่เป็นปัญหา แต่มีน้อยคนที่ถือว่านี่เป็นลำดับความสำคัญด้านการดำเนินการที่แท้จริง แต่ปัญหา นั้นถูกดูดซึมไปยังการทำงานนอกเวลาของตัวแทนจำหน่าย การโทรสอบถามบริการ ลูกค้า และบิลค่าอัตราขนส่งฉุกเฉินเป็นครั้งคราวที่ไม่มีใครเชื่อมโยงกับใบรับรอง

คำแนะนำนี้ตั้งชื่อปัญหาโดยตรงและแสดงให้เห็นว่าการดำเนินการชั้นยอดทำต่างกันอย่างไร

เหตุใดการดำเนินการด้านใบรับรองจึงแตกต่างสำหรับผู้จัดจำหน่ายและศูนย์บริการ

หากคุณเป็นโรงงานหรือผู้ผลิต คุณจะออกใบรับรองการทดสอบในโรงงานต้นฉบับ การดำเนินการด้านใบรับรองของคุณเริ่มต้นที่เตา แต่ถ้าคุณเป็นผู้จัดจำหน่ายหรือศูนย์บริการ การดำเนินการด้านใบรับรองของคุณจะเริ่มต้นจากที่อื่น — และนั่นคือความแตกต่างพื้นฐาน

คุณไม่ได้สร้างใบรับรอง คุณได้รับมา ทำดัชนี และส่งต่อ ระหว่างการรับและการส่งต่อ คุณเพิ่มมูลค่า: แบ่งแยกเบตช์ ตัดวัสดุ ใช้ CoC ของคุณ ยืนยันตามข้อกำหนด PO ของลูกค้า แต่ละขั้นตอนเหล่านี้มีศักยภาพในการทำลายห่วงโซ่ใบรับรอง

ทีมขายของคุณรู้สึกถึงสิ่งนี้ก่อนใคร ตัวแทนจำหน่ายที่พยายามปิดคำสั่งซื้อที่มีความสำคัญตามเวลาสำหรับลูกค้าที่ต้องการชิ้นส่วนเหล็กกล้าไร้สนิม 304 จำนวน 200 ชิ้นไม่สนใจระบบการจัดเก็บไฟล์ พวกเขาต้องการใบรับรองสำหรับเบตช์ที่แน่นอนซึ่งอยู่บนพื้นตอนนี้ หากใช้เวลา 40 นาทีในการค้นหา คำสั่งซื้อจะค้าง หากใบรับรองไม่ครอบคลุมข้อกำหนดเพิ่มเติมของลูกค้า คำสั่งซื้อจะไม่ได้รับการส่ง

นี่คือปัญหาโครงสร้าง: ผู้จัดจำหน่ายและศูนย์บริการมีความรับผิดชอบใบรับรองของผู้ผลิต พร้อมด้วยโครงสร้างพื้นฐานใบรับรองของคลังสินค้า

ความท้าทายการดำเนินการด้านใบรับรองเจ็ดประการที่ผู้จัดจำหน่ายและศูนย์บริการต้องเผชิญ

ความท้าทาย 1: การดึงข้อมูลใบรับรองในเวลาคำสั่งซื้อ

ตัวแทนจำหน่ายรับสาย ลูกค้าต้องการวัสดุก่อนวันพฤหัสบดี ตัวแทนตรวจสอบสินค้าคงคลัง — มีสินค้าคงคลัง จากนั้นคำถามก็มาถึง: "คุณสามารถยืนยันได้หรือไม่ว่าใบรับรองตรงตามข้อกำหนดของเราก่อนที่ฉันจะส่ง PO"

ในการดำเนินการส่วนใหญ่ คำตอบใช้เวลา 20 ถึง 45 นาที คนใดคนหนึ่งจะต้องค้นหา MTC ต้นฉบับ ยืนยันว่ามันตรงกับเบตช์บนพื้น และยืนยันค่าทางเคมีและเครื่องกลตามข้อกำหนดของลูกค้า นี่ไม่ใช่ปัญหาด้านคุณภาพ นี่คือปัญหาการดึงข้อมูล ใบรับรองมีอยู่จริง การค้นหาให้ทันเวลาเพื่อปิดคำสั่งซื้อ คือการล้มเหลว

ความท้าทาย 2: การส่งมอบเบตช์บางส่วน

คุณได้รับเบตช์ 200 ชิ้น ลูกค้าสั่ง 40 ชิ้น คุณส่ง 40 ชิ้น ตอนนี้คุณเหลือ 160 ชิ้น — เบตช์เดียวกัน ใบรับรองเดียวกัน ใบรับรองยังคงมีผลบังคับใช้ แต่บันทึกสินค้าคงคลังอาจไม่สะท้อนเรื่องนี้ เมื่อคำสั่งซื้อเบตช์เดียวกันมาถึง ทีมเลือกต้องรู้ว่า 160 ชิ้นที่เหลือได้รับการรับรองแล้วและค่าที่แน่นอนที่ใบรับรองนั้นมี

การดำเนินการส่วนใหญ่ติดตามสิ่งนี้ด้วยตนเองในสเปรดชีตหรือหมายเหตุบนการ์ดกล่อง เมื่อสเปรดชีตล่าช้า 2 วัน คำสั่งซื้อจะค้าง

ความท้าทาย 3: ห่วงโซ่ใบรับรองหลังจากการแบ่ง

คุณล็อตที่ได้รับการรับรองมาถึง คุณตัดเป็น 12 แถบ แต่ละแถบต้องการการอ้างอิงใบรับรองที่สามารถติดตามได้ — ใบรับรองคุณล็อตต้นฉบับจะต้องเชื่อมโยงกับชิ้นส่วนที่แบ่งแต่ละชิ้น หากลูกค้าได้รับแถบ 7 และขอใบรับรอง พวกเขาคาดว่าจะได้เอกสารที่เชื่อมโยงแถบเฉพาะนั้นกับเบตช์ต้นฉบับ

ระบบ ERP ส่วนใหญ่ไม่สามารถจัดการสิ่งนี้ได้ สินค้าคงคลังแบ่งออก ใบรับรองไม่แบ่ง ศูนย์บริการต้องจัดการลิงค์นั้นด้วยตนเอง โดยปกติจะอยู่ในโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันซึ่งจัดองค์กรโดยคนที่ตั้งค่าเมื่อสามปีที่แล้ว

ความท้าทาย 4: ข้อกำหนดเสริมของลูกค้า

มาตรฐาน ASTM คือพื้น ไม่ใช่เพดาน ลูกค้ายานยนต์ Tier-1 เพิ่มการทดสอบผลกระทบ Charpy ลูกค้าอากาศยานต้องการองค์ประกอบการวิเคราะห์เบตช์เฉพาะที่เกินกว่าที่มาตรฐานกำหนด สัญญาป้องกันระบุการระบุวัสดุในเชิงบวกที่จุดรับสินค้า

หากใบรับรองโรงงานไม่ครอบคลุมข้อกำหนดเหล่านี้ การส่งมอบจะถูกปฏิเสธ — บ่อยครั้งที่ท่าเรือ บางครั้งสามวันหลังจากการส่งมอบเมื่อทีมคุณภาพของลูกค้าทำการตรวจสอบขาเข้า ณ จุดนั้น ค่าใช้จ่ายคือการขนส่ง การเก็บใหม่ และความสัมพันธ์ลูกค้าภายใต้ความกดดัน

การตรวจสอบใบรับรองจะต้องเกิดขึ้นก่อนการยืนยันคำสั่งซื้อ ไม่ใช่หลังจากรถบรรทุกออกไป

ความท้าทาย 5: การสร้างใบรับรองความสอดคล้องแบบมีแบรนด์

แผนกการรับของลูกค้าไม่ได้ยอมรับการส่งต่อใบรับรองโรงงานเสมอไป พวกเขาต้องการใบรับรองความสอดคล้องบนกระดาษที่มีตราสัญญาญาณ — ชื่อบริษัท ลายเซ็นคุณภาพ และการยืนยันว่าวัสดุตรงตามข้อกำหนดใบสั่งซื้อ

การสร้าง CoC ที่สอดคล้องและมีแบรนด์สำหรับการส่งมอบแต่ละครั้งเป็นการดำเนินการด้วยตนเองที่ผู้จัดจำหน่ายส่วนใหญ่ คนใดคนหนึ่งดึงใบรับรองโรงงาน คัดลอกค่าที่เกี่ยวข้องลงในแม่แบบ Word อัปเดตหมายเลขคำสั่งซื้อและรายละเอียดลูกค้า ได้รับลายเซ็น และสแกนไฟล์เป็น PDF คูณจำนวนนี้ด้วย 50 ครั้งต่อวันและคุณมีงานเต็มเวลาที่ไม่มีใครได้รับการจ้าง

ความท้าทาย 6: การจัดส่งใบรับรองดิจิทัลก่อนการส่ง

ลูกค้าอากาศยาน ป้องกัน และยานยนต์ Tier-1 ต้องการการจัดส่งใบรับรองดิจิทัลก่อนการจัดตารางรถบรรทุก ใบรับรอง — ไม่ว่าจะเป็น MTC โรงงาน CoC ของคุณ หรือทั้งสองอย่าง — จะต้องถึงกล่องขาเข้าของลูกค้าก่อนการยืนยันการส่ง อีเมลพร้อมไฟล์ PDF แนบมาคือมาตรฐาน เมื่อใบรับรองไม่พร้อมในเวลาเลือก รถบรรทุกจะไม่ออกตามกำหนดเวลา

ซึ่งหมายความว่ากระบวนการทำงานใบรับรองจะต้องอยู่ในส่วนต้นน้ำของกระบวนการส่ง ไม่ใช่ส่วนปลายน้ำ ในการดำเนินการส่วนใหญ่ มันตรงกันข้าม

ความท้าทาย 7: การซิงโครไนซ์ใบรับรองหลายคลังสินค้า

วัสดุเคลื่อนไหวระหว่างสถานที่ เบตช์ที่ได้รับที่คลังสินค้า Chicago ของคุณได้รับการโอนไปยังสถานที่ Cleveland ของคุณบางส่วนสำหรับคำสั่งซื้อ ใบรับรองจะต้องตามเบตช์ไม่ได้อยู่ในโฟลเดอร์การรับที่สถานที่เดิม

ในการดำเนินการที่มีคลังสินค้าหลายแห่ง สิ่งนี้สร้างปัญหาประจำวัน: ใบรับรองอยู่ที่สถานที่ A วัสดุอยู่ที่สถานที่ B และคำสั่งซื้อถูกส่งจาก B คนใดคนหนึ่งจะต้องค้นหาใบรับรอง ส่งต่อ และยืนยันว่ารุ่นที่ถูกต้องไปยังสถานที่ที่ถูกต้อง มันเกิดขึ้นอย่างไม่เป็นทางการ ซึ่งหมายความว่าบางครั้งมันไม่เกิดขึ้นเลย

ผลกระทบของการสั่นสะเทือนใบรับรองต่อการไหลของคำสั่งซื้อไปยังเงินสด

นี่ไม่ใช่กรณีขีดสุด ที่ผู้จัดจำหน่ายขนาดกลาง 15 ถึง 25 เปอร์เซ็นต์ของคำสั่งซื้อประจำวันเกี่ยวข้องกับระดับความสั่นสะเทือนใบรับรองบางประการ — ใบรับรองที่หาได้ยาก ไม่สมบูรณ์ หรือไม่ตรงกับสิ่งที่ลูกค้าระบุไว้บน PO

ตัวแทนจำหน่ายที่ผู้จัดจำหน่ายไม่ได้แก้ปัญหานี้ใช้เวลาสามถึงหกชั่วโมงต่อสัปดาห์ในงานที่เกี่ยวข้องกับใบรับรอง: ล่าใบรับรอง ตรวจสอบค่า สร้าง CoC ติดตามการยืนยันว่าได้รับใบรับรอง นี่คือเวลาที่ไม่ได้ใช้ไปกับธุรกิจใหม่ การติดตาม หรือการจัดการบัญชี

คำสั่งซื้อที่ล่าช้าเนื่องจากปัญหาใบรับรองจะแปลเป็นการเปลี่ยนแปลงตารางรถบรรทุก การโทรสอบถามบริการลูกค้า และบิลค่าอัตราขนส่งฉุกเฉินเป็นครั้งคราว ไม่มีค่าใช้จ่ายเหล่านี้ปรากฏในบรรทัดงบประมาณใบรับรอง — พวกมันปรากฏในค่าใช้จ่ายการดำเนินการ ค่าอัตราขนส่ง และคะแนนความพึงพอใจของลูกค้า

กรณีที่รุนแรงที่สุดคืออากาศยานและป้องกัน การส่งมอบที่ถูกปฏิเสธจากลูกค้า Tier-1 — เพราะใบรับรองไม่ครอบคลุมข้อกำหนดเสริม หรือเพราะหมายเลขเบตช์บนใบรับรองไม่ตรงกับหมายเลขเบตช์บนวัสดุ — อาจมีค่าใช้จ่าย 10,000 ถึง 50,000 เหรียญสหรัฐในค่าเก็บใหม่ ค่าขนส่งคืน และการเปลี่ยนฉุกเฉิน ความล้มเหลวของใบรับรองจะเรียกใช้เหตุการณ์ ความเสียหายด้านปฏิบัติการและพาณิชย์จะตามมาภายหลัง

สิ่งที่ผู้จัดจำหน่ายและศูนย์บริการชั้นยอดทำต่างกัน

การดำเนินการที่แก้ปัญหานี้ไม่ทำเช่นนั้นด้วยระบบการจัดเก็บไฟล์ที่ดีกว่า พวกเขาเปลี่ยนลำดับของวิธีการเคลื่อนไหวใบรับรองผ่านการดำเนินการ

การบริหารใบรับรองที่รับ ไม่ใช่ส่ง เมื่อวัสดุมาถึง ใบรับรองจะถูกทำดัชนีทันที — ตามหมายเลขเบตช์ ตามเกรด ตามข้อกำหนด PO ของลูกค้าที่สอดคล้องกัน เมื่อวัสดุดังกล่าวพร้อมให้บริการ ใบรับรองของมันก็อยู่ในระบบแล้วและค้นหาได้ การดึงข้อมูลใบรับรองในเวลาคำสั่งซื้อลดลงจาก 40 นาทีเป็นวินาที

หมายเลขเบตช์เป็นกุญแจสินค้าคงคลังหลัก SKU และเกรดนำคุณไปยังผลิตภัณฑ์ หมายเลขเบตช์นำคุณไปยังใบรับรอง การดำเนินการที่ใช้หมายเลขเบตช์เป็นลิงก์หลักระหว่างบันทึกสินค้าคงคลังและใบรับรองสามารถยืนยันความพร้อมของใบรับรองได้ตลอดเวลา ของรอบคำสั่งซื้อ — ที่รับ เลือก หรือส่ง

ตรวจสอบความพร้อมของใบรับรองเป็นส่วนหนึ่งของการป้อนคำสั่ง ก่อนที่วันส่งจะได้รับการยืนยัน ระบบจะตรวจสอบว่าใบรับรองพร้อมใช้งานและตรงตามข้อกำหนด PO ของลูกค้า ข้อกำหนดเสริมเป็นส่วนหนึ่งของการตรวจสอบ หากใบรับรองไม่ครอบคลุมการทดสอบ Charpy และ PO ของลูกค้าต้องการ คำสั่งซื้อจะถูกทำเครื่องหมายก่อนยืนยัน — ไม่ใช่เมื่อวัสดุอยู่บนท่าเรือแล้ว

สร้าง CoC โดยอัตโนมัติ ข้อมูลใบรับรองโรงงาน — หมายเลขเบตช์ การวิเคราะห์เคมี คุณสมบัติเชิงกล — ไหลไปยังแม่แบบ CoC โดยตรง รายละเอียดคำสั่งซื้อของลูกค้าเต็มไปด้วยจากบันทึกคำสั่งซื้อ CoC แบบมีแบรนด์จะถูกสร้างในขั้นตอนเดียว โดยไม่มีการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง สิ่งนี้ช่วยขจัดข้อผิดพลาดด้านการทำซ้ำและค่าใช้จ่ายเวลาของการผลิต CoC ด้วยตนเองในระดับ

กระบวนการจัดส่งใบรับรองก่อนส่ง เมื่อการเลือกได้รับการยืนยัน ใบรับรอง — MTC โรงงาน CoC หรือทั้งสองอย่าง — จะถูกส่งไปยังลูกค้าโดยอัตโนมัติ ตารางรถบรรทุกจะถูกกำหนดหลังจากการจัดส่งใบรับรองได้รับการยืนยัน สิ่งนี้จะสลับลำดับที่สร้างสถานการณ์ที่รถบรรทุกค้าง และแทนที่ด้วยกระบวนการทำงานที่เชื่อถือได้ ตรวจสอบได้

ช่องว่าง ERP

ระบบ ERP ส่วนใหญ่จัดการสินค้าคงคลังตามSKU สถานที่ และปริมาณ นั่นคือสิ่งที่พวกเขาออกแบบมาสำหรับ พวกเขาไม่ได้ถูกออกแบบมาให้เชื่อมโยงบันทึกสินค้าคงคลังเฉพาะกับใบรับรองการทดสอบโรงงานเฉพาะและติดตามลิงค์นั้นผ่านการส่งมอบบางส่วน การตัดขนาด และการโอนคลังสินค้า

ผลที่ได้คือช่องว่างโครงสร้าง ใบรับรองมีชีวิตอยู่นอก ERP — ในตู้ลิ้นชัก โฟลเดอร์ไดรฟ์ร่วมองค์กรตามปีและเกรด หรือไฟล์แนบอีเมลที่เก็บไว้ในโฟลเดอร์ลูกค้า ERP รู้ว่าคุณมี 200 ชิ้นของเหล็กกล้าไร้สนิม 304 ในตู้ 14-C มันไม่ทราบว่าชิ้นส่วนเหล่านี้เป็นของเบตช์ใด หรือใบรับรองครอบคลุมข้อกำหนดเสริมของลูกค้าของคุณหรือไม่

การปิดช่องว่างนั้นหมายถึงการเชื่อมโยงบันทึกสินค้าคงคลัง ERP กับระบบใบรับรองที่ทำงานโดยหมายเลขเบตช์ เมื่อผู้เลือกดึงเบตช์เฉพาะ ใบรับรองจะพร้อมใช้งานที่จุดส่ง — ไม่ใช่หลังจากค้นหา 40 นาที เมื่อวัสดุเคลื่อนไหวระหว่างสถานที่ ใบรับรองจะตามไป เมื่อคุณล็อตตัดแต่ง บันทึกย่อยแต่ละรายการจะสืบทอดการอ้างอิงใบรับรองจากบันทึกแม่

นี่ไม่ใช่การแทนที่ ERP ของคุณ มันเป็นเลเยอร์ที่ทำให้ข้อมูลสินค้าคงคลัง ERP ของคุณเป็นประโยชน์ในการดำเนินการด้านใบรับรอง

ความเป็นจริงจำเพาะของกลุ่ม

สำหรับผู้จัดจำหน่าย

ปัญหาการดึงข้อมูลใบรับรองเป็นปัญหาการขาย ไม่ใช่ปัญหาด้านคุณภาพ ทุกชั่วโมงที่ตัวแทนจำหน่ายใช้เวลาล่าใบรับรองคือชั่วโมงที่ไม่ได้ใช้ไปกับการขาย ทุกคำสั่งซื้อที่ติดขัดเมื่อดึงข้อมูลใบรับรองคือลูกค้าที่มีการสนทนาเดียวกันกับคู่แข่งของคุณ

การแก้ไขมีโครงสร้าง: ต้องทำดัชนีใบรับรองเมื่อรับเพื่อให้สามารถดึงข้อมูลได้เมื่อป้อนคำสั่ง นี่ไม่ใช่เรื่องเกี่ยวกับคุณภาพ — นี่คือเรื่องเกี่ยวกับประสิทธิภาพการขาย

สำหรับศูนย์บริการ

ปัญหาห่วงโซ่ใบรับรองเป็นปัญหาปฏิบัติการ ทุกการดำเนินการเพิ่มมูลค่า — การตัด การขึ้นรูป การเรียบ การตัดตามความยาว — ที่ทำลายห่วงโซ่ใบรับรองจะสร้างความรับผิดชอบต่อ หากคุณไม่สามารถติดตามชิ้นส่วนที่เสร็จแล้วกลับไปยังใบรับรองโรงงานต้นฉบับ คุณจะมีความเสี่ยงการปฏิบัติตามที่เพิ่มขึ้นตามลูกค้า Tier-1 แต่ละรายในฐาน

การแก้ไขที่นี่มีโครงสร้างด้วย: การอ้างอิงใบรับรองจะต้องเดินทางกับวัสดุผ่านการดำเนินการแต่ละครั้ง ไม่ใช่นั่งในโฟลเดอร์รอให้ใครสักคนเชื่อมต่อใหม่เมื่อส่งคำสั่ง

สิ่งที่ต้องอ่านต่อไป

หากคุณตระหนักถึงการดำเนินการของคุณในความท้าทายใดความท้าทายหนึ่งข้างต้น นี่คือขั้นตอนต่อไปตามธรรมชาติ:

"ผู้จัดจำหน่ายเหล็กใช้เวลา 3 ชั่วโมงต่อคำสั่งสั่ง ล่าใบรับรอง ส่วนใหญ่คิดว่ามันเป็นเรื่องปกติ" — ดูเข้าไปว่าเวลาใบรับรองไปไหนจริง ๆ และมีค่าใช้จ่ายเท่าไหร่ที่ระดับคำสั่ง
"การส่งมอบเบตช์บางส่วนและการแบ่งใบรับรอง: คำแนะนำทีละขั้นตอน" — วิธีรักษาความสามารถในการติดตามใบรับรองเมื่อคุณส่งมอบปริมาณบางส่วนจากเบตช์เดียว ตัวหลากหลายคำสั่ง และช่วงเวลา
"เหตุใดลูกค้าอากาศยานและป้องกันจึงปฏิเสธใบรับรองผู้จัดจำหน่าย" — ข้อกำหนดเสริมเฉพาะที่สร้างการปฏิเสธส่วนใหญ่ และวิธีจับได้ก่อนที่รถบรรทุกจะออกไป
"ROI ที่แท้จริงของการเชื่อมโยง ERP ของคุณกับข้อมูล MTC" — รายละเอียดของการประหยัดต้นทุน การปรับปรุงความเร็วของคำสั่ง และการลดลงของความเสี่ยง ที่มาจากการเชื่อมโยงระบบสินค้าคงคลังของคุณกับระบบใบรับรองของคุณ

การดำเนินการด้านใบรับรองที่ผู้จัดจำหน่ายและศูนย์บริการเหล็กไม่พูดถึง