การตรวจสอบสต็อกประจำเดือนที่โรงจักร Pune ไม่พบสิ่งใดที่ผิดปกติ แผ่นเหล็ก IS 2062 E350 จำนวน 800 ตัน ซื้อในสามชุดในช่วงสี่เดือนจากโรงงานใน Vizag นอนอยู่ในสนามเก็บรักษา พร้อมกับ MTC ที่ตรวจสอบแล้ว และใบเสร็จรับรองสินค้าที่ติดตราประทับ ผู้จัดการคุณภาพได้ตรวจสอบพอร์ทัล BIS ครั้งแรกที่ซื้อ เขาไม่ได้ทำการซ้ำ
หกสัปดาห์ต่อมา ผู้จัดการบัญชีหลักของโรงงานได้โทรมา — ขออภัย ใบอนุญาต BIS หมดอายุไปสามเดือนแล้ว ยื่นคำขอต่ออายุ แต่ BIS ได้ยกประเด็นทางเทคนิคที่ทำให้การอนุมัติล่าช้า โรงงานได้ดำเนินการผลิตและการทำเครื่องหมายต่อไปในระหว่างที่หมดอายุ
ผู้ผลิตมีวัสดุสามเดือนในคลังที่มีต้นกำเนิดจากใบอนุญาตหมดอายุ บางส่วนได้ถูกตัดและเชื่อมแล้วเป็นชุดอุปกรณ์สำหรับโครงการ NHAI ทีม TPI ของ NHAI จะมาถึงในสัปดาห์หน้า
เหตุใดการหมดอายุของใบอนุญาต BIS จึงเป็นความเสี่ยงในโครงสร้าง
ใบอนุญาตผลิตภัณฑ์ BIS สำหรับมาตรฐานเหล็กที่กำหนดไว้ — IS 2062, IS 1786, IS 808, IS 1161, IS 3502 — ออกให้สำหรับระยะเวลาคงที่ ระยะเวลาการต่ออายุมาตรฐานคือหนึ่งถึงสองปี ขึ้นอยู่กับหมวดหมู่ผลิตภัณฑ์ แม้ว่า BIS สามารถให้ระยะเวลาที่สั้นกว่าหรือยาวกว่าตามการประเมินประวัติการปฏิบัติตามข้อกำหนดของผู้ผลิต
เมื่อใบอนุญาตหมดอายุ ผู้ผลิตจะไม่ได้รับอนุญาต:
- ใช้เครื่องหมาย ISI กับการผลิตใหม่
- ออก MTC ที่อ้างว่าการรับรอง BIS สำหรับวัสดุใหม่
สิ่งที่โรงงานมีความผูกพันทางกฎหมายจะทำเมื่อใบอนุญาตหมดอายุ: หยุดการผลิตภายใต้แผน BIS และหยุดใช้เครื่องหมาย ISI จนกว่าจะได้รับการต่ออายุอนุมัติ สิ่งที่โรงงานบางแห่งทำในทางปฏิบัติ: ดำเนินการผลิตและการทำเครื่องหมายต่อไป โดยทำงานภายใต้สมมติฐานว่าการต่ออายุจะมาในไม่ช้า
ช่องว่างระหว่างข้อกำหนดทางกฎหมายและความเป็นจริงของการดำเนินงานนี้คือจุดเปิดรับโดยลูกค้าต่างถิ่น
เหตุใดลูกค้าจึงไม่ได้รับการแจ้งเตือน
ไม่มีกลไกการแจ้งเตือนบังคับของ BIS ที่แจ้งเตือนลูกค้าต่างถิ่นเมื่อใบอนุญาตของผู้จัดส่งหมดอายุ พอร์ทัล BIS สะท้อนสถานะปัจจุบัน แต่เฉพาะเมื่อมีคนตรวจสอบเท่านั้น ผู้จัดจำหน่ายหรือผู้ผลิตที่ซื้อจากโรงงานที่มีใบอนุญาตถูกต้ององ ในเวลาที่ซื้อและไม่ตรวจสอบอีกครั้งไม่มีวิธีใดที่จะรู้ว่าใบอนุญาตหมดอายุแล้ว — เว้นแต่โรงงานจะบอกพวกเขา
โรงงานมีแรงจูงใจทางการเงินที่จะไม่เปิดเผยการหมดอายุของใบอนุญาตด้วยสมัครใจ การเปิดเผยจะทำให้เกิดการยกเลิกคำสั่ง การเจรจาต่อรองราคาใหม่ และการทบทวนคุณสมบัติของผู้จัดส่ง ความไม่สมดุลของข้อมูลระหว่างโรงงานและลูกค้าเกี่ยวกับสถานะใบอนุญาต BIS เป็นของจริง และการดำเนินงาน
การรวมการติดตามใบอนุญาต BIS เข้าในการรับรองผู้จัดส่ง
วิธีแก้ไขคือการติดตามอย่างเป็นระบบ ขับเคลื่อนด้วยปฏิทิน — ไม่ต้องพึ่งพาโรงงานในการแจ้งเตือนคุณ
ที่การรับรองผู้จัดส่งเบื้องต้น:
- บันทึกหมายเลข CM/L และวันหมดอายุของใบอนุญาต BIS ในทะเบียนผู้จัดส่งที่อนุมัติ
- ตรวจสอบใบอนุญาตบนพอร์ทัล BIS ในวันการรับรอง ไม่ใช่เฉพาะเอกสารใบรับรอง
- หมายเหตุ: โรงงานบางแห่งมีใบอนุญาต BIS หลายใบสำหรับหมวดหมู่ผลิตภัณฑ์ต่างๆ ตรวจสอบใบอนุญาตสำหรับผลิตภัณฑ์เฉพาะที่คุณจัดส่ง
การตรวจสอบรายไตรมาส (ขั้นต่ำ):
- ตรวจสอบหมายเลข CM/L ของโรงงานที่อนุมัติแต่ละแห่งบนพอร์ทัล BIS
- บันทึกวันที่ตรวจสอบพอร์ทัลและผลลัพธ์ในไฟล์ผู้จัดส่ง
- ทำเครื่องหมายใบอนุญาตใด ๆ ที่มีเวลาน้อยกว่า 60 วันจนกว่าจะหมดอายุ
เมื่อเริ่มต้น 60 วัน:
- ติดต่อผู้จัดส่งและขอให้ยืนยันสถานะการต่ออายุ
- หากการต่ออายุอยู่ในลักษณะดำเนินการ ให้ขอจดหมายยืนยันของ BIS หรือหมายเลขอ้างอิงการขอเป็นหลักฐาน
- ตัดสินใจว่าจะดำเนินการซื้อต่อไปในระหว่างรอการต่ออายุหรือหยุดชั่วคราวจนกว่าใบอนุญาตที่ต่ออายุจะได้รับการยืนยัน
เมื่อต่ออายุใบอนุญาต:
- บันทึกหมายเลขใบอนุญาตใหม่และวันหมดอายุ
- อัปเดตทะเบียนผู้จัดส่งที่อนุมัติ
ความเร็วนี้สามารถจัดการได้แม้กับทีมจัดซื้อจัดหาที่ไม่มีทรัพยากรคุณภาพเฉพาะ สำหรับผู้จัดส่อง ข้างต้นเกณฑ์ปริมาณ การตรวจสอบรายไตรมาสใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีต่อผู้จัดส่อง สำหรับผู้จัดส่องที่เล็กกว่าหรือการเพิ่มเติมใหม่ รวมการตรวจสอบพอร์ทัลในขั้นตอนการรับรองคำสั่งแรก และทำซ้ำใน 90 วัน
ข้อกำหนดสัญญาที่โอนหน้าที่
ขั้นตอนการรับรองผู้จัดส่งเป็นการควบคุมภายใน ข้อกำหนดสัญญาเป็นการป้องกันภายนอก พิจารณาการเพิ่มเข้าในใบสั่งซื้อหรือข้อตกลงผู้จัดส่อง:
- ข้อกำหนดการแจ้งเตือน: "ผู้จัดส่องจะแจ้งเตือน [ผู้ซื้อ] ภายใน 5 วันทำการหากใบอนุญาต BIS ของเขาสำหรับหมวดหมู่ผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องหมดอายุ ระงับ หรืออยู่ระหว่างการทบทวนการต่ออายุ"
- ข้อกำหนดการรับประกัน: "ผู้จัดส่องรับประกันว่าใบอนุญาต BIS ตามที่วัสดุใด ๆ ที่จัดส่องภายใต้คำสั่งนี้ผลิตอยู่นั้นใช้งานได้และอยู่ในสภาพดีในวันที่ผลิต"
- ข้อกำหนดการแก้ไข: "หากพบว่าวัสดุผลิตภายใต้ใบอนุญาต BIS ที่หมดอายุหรือระงับ ผู้จัดส่องจะแทนที่วัสดุด้วยค่าใช้จ่ายของตนเองและชดเชยผู้ซื้อกับค่าใช้จ่ายใด ๆ ที่เกิดจากการล่าช้าของโครงการ ประกาศระงับ หรือการปฏิเสธงานที่ผลิต"
ข้อกำหนดเหล่านี้ไม่ได้ป้องกันไม่ให้โรงงานปล่อยให้ใบอนุญาตหมดอายุ พวกเขาสร้างหลักฐานว่าความเสี่ยงทางการเงินของการหมดอายุนั้นอยู่ที่โรงงาน ไม่ใช่ที่คุณ
ควรทำอย่างไรเมื่อคุณค้นพบวัสดุใบอนุญาตหมดอายุในสต็อก
หากคุณพบว่าวัสดุในคลังของคุณผลิตระหว่างช่วงเวลาที่ใบอนุญาต BIS ของผู้จัดส่องหมดอายุหรือหมดอายุ คำตอบจะขึ้นอยู่กับขั้นตอนที่วัสดุนั้นอยู่:
ในสต็อกดิบ ยังไม่ได้แปรรูป:
- วางลอตที่ได้รับผลกระทบในการระงับคุณภาพ
- ติดต่อโรงงานและขอหลักฐานว่าวันที่ผลิตอยู่ในระยะเวลาใบอนุญาตที่ถูกต้อง (บันทึกการผลิตโรงงาน บันทึกการเยี่ยมชมการเฝ้าดู BIS บันทึกการผลิตที่เข้ารหัสตามวันที่)
- หากหลักฐานเป็นที่พอใจ ให้บันทึกและลบ หากหลักฐานไม่เพียงพอ ให้ยกรายงานการไม่สอดคล้องของผู้จัดส่องและเจรจาเกี่ยวกับการแทนที่หรือเครดิต
- อย่าขายให้กับโครงการที่ต้องการวัสดุที่ได้รับการรับรอง BIS จนกว่าสถานะจะได้รับการแก้ไข
ในชุดอุปกรณ์ที่ผลิตหรืองานที่เสร็จ:
- ประเมินว่าวัสดุมีไว้สำหรับโครงการใด และการรับรอง BIS เป็นข้อกำหนดสัญญาหรือไม่
- สำหรับโครงการที่เป็นข้อกำหนด (รัฐบาล โครงสร้างพื้นฐาน) เปิดเผยให้ทีม QA ของโครงการและเจ้าของโครงการก่อนการตรวจสอบ TPI — การเปิดเผยด้วยสมัครใจดีกว่ามากกว่าประกาศระงับที่พบในการตรวจสอบ
- ทำงานกับโรงงานเพื่อสร้างหลักฐานใดที่มีอยู่และว่าการลดหย่อนจากเจ้าของโครงการสามารถเป็นไปได้
- สำหรับโครงการที่การรับรอง BIS ไม่ใช่ข้อกำหนดสัญญาเฉพาะ ให้บันทึกความไม่สอดคล้อง บันทึกคุณสมบัติวัสดุจาก MTC และดำเนินการต่อด้วยลายเซ็นที่เหมาะสม
สถานการณ์ของผู้ผลิต Pune — ค้นพบสัปดาห์ก่อน TPI — สามารถช่วยได้สำหรับส่วนหนึ่งของสต็อกที่โรงงานผลิตหลักฐานวันที่ผลิต แต่ไม่ใช่สำหรับวัสดุที่ผลิตในสัปดาห์สุดท้ายก่อนที่ใบอนุญาตจะหมดอายุอย่างเป็นทางการ สมาชิกโครงสร้างสามคนต้องได้รับการสร้างใหม่ ค่าใช้จ่ายถูกดูดซับโดยโรงงานภายใต้สัญญาการจัดส่อง