ตัวแทนขายยืนยันคำสั่งซื้อสินค้าคงคลัง พิมพ์เอกสารการจัดส่ง และเดินไปยังคลังสินค้า ก่อนที่รถบรรทุกจะออกไป มีคนต้องค้นหาใบรับรองสำหรับชุดที่กำหนดที่จะส่งออกไป ตัวแทนใช้เวลา 20 นาทีค้นหาในไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกัน ไม่พบ โทรหาเบอร์โต๊ะขายภายใน ฝ่ายขายภายในตรวจสอบไฟล์อีเมล อีก 15 นาที ในที่สุด ใครบางคนก็พบมัน - หรือพวกเขาส่งและส่งใบรับรองทางอีเมลทีหลัง หวังว่าลูกค้าจะไม่ถามก่อนการจัดส่งถึงการตรวจสอบขาเข้า
สิ่งนี้เกิดขึ้นสิบครั้งต่อวันที่ตัวแทนจำหน่ายเหล็กส่วนใหญ่ ไม่มีใครติดตามเวลา ไม่มีใครจัดประเภทมันว่าเป็นการสูญเสีย กระบวนการเป็นเช่นนี้มาโดยตลอด ดังนั้นจึงถูกมองว่าเป็นเรื่องปกติ
มันไม่ปกติ เป็นปัญหาการดำเนินงานที่สามารถแก้ไขได้ซึ่งตัวแทนจำหน่ายส่วนใหญ่เพิ่งหยุดเห็น
เหตุใดตัวแทนจำหน่ายจึงปกติ
ใบรับรองเป็นเอกสารสนับสนุนในการไหลงานตัวแทนจำหน่ายส่วนใหญ่ การทำธุรกรรมหลัก - การยืนยันสินค้าคงคลัง การประมวลผลคำสั่งซื้อ การกำหนดการจัดส่ง - จัดการได้ดี ใบรับรองเป็นความคิดที่มาช้า ซึ่งได้รับการแก้ไขบางวิธีก่อนการจัดส่ง
เพราะมันได้รับการแก้ไข - ในกรณีส่วนใหญ่ - มันไม่ได้ลงทะเบียนเป็นความล้มเหลวของระบบ การล่าใบรับรอง 20 นาทีในวันอังคารไม่เกี่ยวข้องกับการล่า 45 นาทีในวันศุกร์ในใจของใครก็ตาม แต่ละอันเป็นความรำคาญแล้วค้นหา รวบรวมในสาขา พวกเขาแสดงถึงต้นทุนที่มีมากและสม่ำเสมอ
เหตุผลอื่นที่มันคงอยู่: คนที่ล่าใบรับรองไม่ใช่คนที่กำหนดลำดับความสำคัญการดำเนินงาน ตัวแทนขายหรือเจ้าหน้าที่ประสานงานขายภายในใช้เวลาเพราะมันเป็นหน้าที่ของพวกเขาที่จะได้รับคำสั่ง พวกเขาแก้ไขมันตามสถานการณ์ พวกเขาไม่ได้ขยายมันเป็นปัญหากระบวนการเพราะไม่ใช่บทบาทของพวกเขาในการออกแบบกระบวนการใหม่
ต้นทุนจริงคืออะไร
คณิตศาสตร์นั้นตรงไปตรงมา ในสาขาที่ประมวลผล 15-20 คำสั่งซื้อต่อวันโดยมีข้อกำหนดใบรับรอง สมมติว่าเฉลี่ย 3 ชั่วโมงต่อวันในทั้งทีมในงานที่เกี่ยวข้องกับใบรับรอง - การล่า การขอจากซัพพลายเยอร์ การติดตามใบรับรองที่หายไป การประกอบแพ็คเกจสำหรับคำสั่งซื้อแบบมัลติ-ชุด
3 ชั่วโมง/วัน × $40/ชั่วโมง × 250 วันทำงาน = $30,000/ปี ต่อสาขา ในแรงงานการเรียกคืนใบรับรอง
สำหรับตัวแทนจำหน่ายที่มีสาขาหลายแห่ง ให้คูณตามลำดับ ในสี่สาขาคือ $120,000 ต่อปี - รายการบรรทัดที่ใหญ่พอที่จะจัดสรรวิธีแก้ปัญหาซอฟต์แวร์เฉพาะหลายครั้ง
ตัวเลขนี้ไม่รวมค่าใช้จ่ายในการจัดส่งที่ระงับไว้เพราะไม่สามารถค้นหาใบรับรองได้ก่อนการจัดส่ง ใบรับรองการซื้อแบบจุดที่ไม่เคยรับและค้นพบเมื่อจัดส่งเท่านั้น หรือความเสียหายต่อความสัมพันธ์กับลูกค้าจากการจัดส่งใบรับรองที่ล่าช้า
จุดล้มเหลวการเรียกคืนใบรับรองสามจุดสำหรับตัวแทนจำหน่าย
ใบรับรองที่ยื่นเมื่อได้รับตามวันที่ ไม่ใช่ตามหมายเลขชุด นี่คือสาเหตุโครงสร้างของการล่าใบรับรองส่วนใหญ่ เมื่อใบรับรองมาจากโรงสีหรือนายหน้า และบันทึกตามวันที่หรือชื่อซัพพลายเยอร์ เส้นทางการเรียกคืนในเวลาสั่งซื้อ - เมื่อผู้ปฏิบัติการรู้หมายเลขชุดบนตั๋วรับ - ไม่เชื่อมต่อกับเส้นทางการยื่น การค้นหาแต่ละครั้งต้องการการอ้างอิงข้ามที่มีคนทำด้วยตนเอง
สินค้าคงคลังหลายสถานที่ ใบรับรองสถานที่เดียว วัสดุที่สั่งให้คลังสินค้า A จะย้ายไปยังคลังสินค้า B เมื่อมีการปรับสมดุลสินค้าคงคลัง ใบรับรองยังคงอยู่ที่คลังสินค้า A - หรือมากกว่านั้น ในโฟลเดอร์ไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันซึ่งกำหนดให้กับกระบวนการรับของคลังสินค้า A ทีมจัดส่งที่คลังสินค้า B ไม่สามารถเข้าถึงได้โดยไม่ทราบว่าจะมองหาที่ใดหรือโทรหาใคร
ใบรับรองการซื้อแบบจุดที่ไม่เคยขอ เมื่อตัวแทนจำหน่ายเติมเต็มคำสั่งซื้อของลูกค้าจากการซื้อแบบจุด - การซื้อที่ไม่มีสต็อกจากศูนย์บริการอื่นหรือนายหน้า - ใบรับรองสำหรับวัสดุดังกล่าวอาจไม่เคยขอมาเป็นส่วนหนึ่งของการทำธุรกรรม ข้อ ปฏิบัติของใบรับรองของซัพพลายเยอร์การซื้อแบบจุดแตกต่างกัน บางส่วนรวมใบรับรองโดยอัตโนมัติ บางส่วนจึงส่งมันหากขออย่างเดียว ตัวแทนจำหน่ายค้นพบช่องว่างเมื่อลูกค้าถาม
ลูกค้าเริ่มขอสิ่งต่างๆ
เกณฑ์สำหรับการจัดส่งใบรับรองที่ยอมรับได้จะเพิ่มขึ้น ลูกค้าห่วงโซ่อุปทานอากาศจักรวาล การป้องกัน และยานยนต์ กำลังเรียกร้องการจัดส่งใบรับรองดิจิทัลมากขึ้นก่อนการยืนยันการจัดส่ง - ไม่ใช่ "ใบรับรองตาม" บางคนต้องการให้ใบรับรองพร้อมใช้งานในระบบเดียวกับการยืนยันคำสั่งซื้อ เพื่อให้ทีมตรวจสอบขาเข้าของพวกเขาสามารถเริ่มรีวิวก่อนที่รถบรรทุกจะมาถึง
สำหรับตัวแทนจำหน่ายที่ให้บริการตลาดเหล่านี้ วิธีการการ "จัดส่งและส่งใบรับรองทีหลัง" นั้นไม่สามารถใช้งานได้อีกต่อไป มันกำลังกลายเป็นเงื่อนไขสำหรับการทำธุรกิจกับลูกค้าที่สำคัญที่สุดสำหรับรายได้
วิธีแก้ปัญหาของสิ่งนั้น
การเปลี่ยนแปลงการดำเนินงาน คือการให้ความพร้อมใช้งานของใบรับรองเป็นส่วนหนึ่งของการไหลงานการยืนยันคำสั่งซื้อ ไม่ใช่ความคิดที่มาช้าก่อนการจัดส่ง
เมื่อได้รับชุดเข้าสินค้าคงคลัง ใบรับรองจะดัชนีตามหมายเลขชุด - ทันที เป็นส่วนหนึ่งของการรับสินค้า เมื่อชุดนั้นได้รับการจัดสรรให้กับคำสั่งซื้อ ใบรับรองจะสามารถเข้าถึงได้จากบันทึกคำสั่งซื้อ เมื่อทีมจัดส่งดึงตั๋วรับ ใบรับรองจะพร้อมใช้งานโดยไม่ต้องค้นหาแยกต่างหาก
สิ่งนี้ต้องการการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างหนึ่ง: การดูดซึมใบรับรองที่ดัชนีตามหมายเลขชุดที่การรับสินค้า สามารถเข้าถึงได้จากสถานที่หรือระบบใดๆ ที่มีการมองเห็นสินค้าคงคลัง เทคโนโลยีในการสนับสนุนสิ่งนี้นั้นตรงไปตรงมา วินัยกระบวนการในการนำไปใช้อย่างสม่ำเสมอเป็นส่วนที่ยากที่สุด - และเป็นการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร ไม่ใช่การซื้อซอฟต์แวร์
สิ่งที่ต้องอ่านต่อไป
- When Your Mill Cert System Costs You More Than the Steel
- What Best-in-Class Service Centers Do Differently With Incoming Certs — It's Not What You'd Expect
- 6 Hours Per Shift Matching MTCs to Heat Numbers — This Is the Job Nobody Hired For