Tại Sao Các Trung Tâm Dịch Vụ Kim Loại Cần Hệ Thống Quản Lý MTC

Một cuộn đến vào thứ Hai. Chứng chỉ lô duy nhất, 22.000 pound thép không gỉ 304, tính chất hóa học và cơ học được xác nhận, đáp ứng thông số kỹ thuật. Chứng chỉ đi đâu đó — email, ổ dùng chung, có thể là bàn nhận hàng. Trong khi cuộn chuyển đến máy cắt.

Đến thứ Năm, bạn đã cắt cuộn đó thành tám dải. Những dải này được cắt thành ba kích thước khác nhau trong hai lần chạy sản xuất. Trong ba tuần tiếp theo, bốn khách hàng nhận được lô hàng. Mỗi người nhận được danh sách đóng gói.

Có bao nhiêu trong số những khách hàng đó nhận được tài liệu thực sự trở lại chứng chỉ nhà máy gốc? Ở hầu hết các trung tâm dịch vụ kim loại, câu trả lời trung thực là: cái đầu tiên, nếu họ yêu cầu. Sau đó, nó phụ thuộc vào việc liệu ai đó có nhớ làm một bản sao, liệu các thẻ trống vẫn hiển thị số cuộn và liệu người xử lý nhận hàng vào hôm thứ Hai có vẫn ở bàn của họ khi khách hàng thứ tư gọi yêu cầu gói chứng chỉ của họ.

Đây không phải là vấn đề về tài liệu. Đó là một vấn đề về danh tính vật liệu. Và nó trở nên tồi tệ hơn mỗi khi vật liệu trải qua một hoạt động xử lý.

Xử Lý Làm Gì Với Khả Năng Truy Xuất Nguồn Gốc Chứng Chỉ

Các hoạt động xử lý phá vỡ khả năng truy xuất nguồn gốc chứng chỉ vì mỗi lần chạy cắt, cắt trắng hoặc cắt theo chiều dài tạo ra các mục kho hàng mới từ một lô cha mẹ được chứng thực duy nhất — và hầu hết các hệ thống lưu trữ không có cơ chế để truyền chứng chỉ cha mẹ đến con.

Chứng chỉ nhà máy bao gồm vật liệu cha mẹ: cuộn, tấm, thanh. Mọi tính chất trên chứng chỉ đó — cường độ kéo, độ bền, độ dãn, hóa học — áp dụng cho lô như nhận được. Khi bạn cắt, cắt trắng, cắt theo chiều dài hoặc san bằng vật liệu đó, bạn không thay đổi các tính chất của nó. Nhưng bạn đang tạo các mục kho hàng mới mà hệ thống của bạn coi như tách biệt với cái gốc.

Cắt một cuộn thành tám dải tạo ra tám mục hàng trong hệ thống quản lý kho của bạn. Mỗi dải nhận được một thẻ. Nếu hệ thống của bạn được cấu hình tốt và ai đó chăm chỉ, thẻ đó bao gồm số cuộn gốc. Trong thực tế, các thẻ được thay thế, cập nhật hoặc mất mát trong quá trình xử lý. Đến chu kỳ chọn lần thứ ba, liên kết giữa dải và cuộn cha mẹ của nó chỉ tồn tại trong bộ nhớ thể chế của người nhận nó.

Cắt theo chiều dài và cắt trắng làm phức tạp hơn nữa vấn đề. Một dải sản xuất 40 dây. 40 dây này có thể được gửi trong sáu đơn hàng khác nhau trong hai tháng. Mỗi đơn hàng cần một gói chứng chỉ. Gói chứng chỉ cần phải tham chiếu đến lô gốc. Thông tin lô cần phải tồn tại từ khi nhận cuộn thông qua cắt thông qua cắt trắng thông qua chọn thông qua gửi — qua bất kỳ số tuần nào và bất kỳ bao nhiêu tay mà vật liệu đi qua.

Hệ thống thủ công không thể duy trì chuỗi đó một cách đáng tin cậy. Mọi người cẩn thận khi vật liệu tươi. Khi vật liệu ngồi ở khoang 7 trong sáu tuần và người nhận nó đã rời đi, khả năng truy xuất nguồn gốc suy giảm. Vào lúc kiểm toán khách hàng tìm thấy khoảng trống, vật liệu đã được gửi và gói chứng chỉ là thứ ai đó đã có thể lắp ráp từ những gì họ tìm được.

Khoảng Cách CoC Có Thương Hiệu

Ngay cả khi trung tâm dịch vụ có thể định vị chứng chỉ nhà máy gốc, tài liệu đó không phải là những gì hầu hết các khách hàng muốn nhận. Họ muốn một chứng chỉ sự phù hợp trên giấy của bạn, tham chiếu đến đơn đặt hàng bán của bạn, số bộ phận của bạn, số lượng được gửi của bạn — được ký bởi người quản lý chất lượng của bạn.

Chứng chỉ nhà máy chứng minh rằng lô đáp ứng thông số kỹ thuật. CoC của bạn xác nhận rằng vật liệu cụ thể mà bạn gửi đến từ lô đó và đáp ứng các yêu cầu áp dụng. Đây là các tài liệu khác nhau phục vụ các chức năng khác nhau. Những người mua tinh tế, đặc biệt là trong chuỗi cung ứng ô tô, hàng không vũ trụ và quốc phòng, yêu cầu cả hai.

Tạo CoC thủ công mất thời gian. Ai đó mở một mẫu Word. Họ sao chép các giá trị tính chất hóa học và cơ học từ chứng chỉ nhà máy bằng tay. Họ điền vào tên khách hàng, số đơn hàng, số lượng được gửi, thông số kỹ thuật áp dụng. Họ kiểm tra các giá trị cho lỗi chép lại. Họ nhận được một chữ ký. Tài liệu đi vào gói vận chuyển hoặc đi qua email.

Tại một trung tâm dịch vụ chạy 50 đơn hàng mỗi ngày, quá trình này tiêu thụ 8 đến 12 giờ lao động hàng ngày. Đó là một đến một nửa nhân viên toàn thời gian chỉ làm công việc giấy chứng chỉ. Công việc không tạo ra giá trị ngoài những gì chứng chỉ nhà máy đã thiết lập — nó chỉ định dạng lại và đóng gói lại thông tin đã tồn tại. Và vì các giá trị được chép lại bằng tay, có tỷ lệ lỗi chép lại khác không tạo ra rủi ro chất lượng mới trên chi phí hành chính.

Liên Kết Chứng Chỉ Đa Kho

Các trung tâm dịch vụ có nhiều địa điểm phải đối mặt với vấn đề khả năng truy xuất nguồn gốc mở rộng với dấu chân của họ. Vật liệu từ cùng một lô có thể được lưu trữ ở hai hoặc ba kho, đã đến trong các cuộn hoặc tấm riêng biệt từ cùng một đơn hàng nhà máy. Khi khách hàng đặt hàng một số lượng yêu cầu kéo từ nhiều vị trí, gói chứng chỉ phải bao gồm vật liệu từ tất cả chúng — từ một bộ chứng chỉ lô duy nhất.

Kịch bản hoạt động trông như thế này: khách hàng đặt hàng 300 miếng của một loại và kích thước cụ thể. Kho A có 180 miếng. Kho B có 140 miếng. Bạn kéo 180 từ A và 120 từ B. Vật liệu trở lại cùng một lô. Chứng chỉ là cùng một tài liệu. Nhưng các bản ghi chọn, bản ghi vận chuyển và gói chứng chỉ cần phải hòa giải kéo từ hai vị trí thành một lô vận chuyển với tài liệu coherent.

Không có hệ thống, đây là một bài tập thủ công. Ai đó ở vị trí chính gọi hoặc gửi email đến Kho B để xác nhận số lô trong kho. Họ định vị chứng chỉ. Họ lắp ráp gói. Nếu cổ phiếu vị trí B được nhận tại một thời điểm khác trong một bản ghi nhận khác, tìm kiếm kết nối chứng chỉ có thể yêu cầu đào vào các bản ghi không được tổ chức với khả năng truy xuất nguồn gốc đa vị trí trong tâm trí.

Đối với các trung tâm dịch vụ hoạt động ở quy mô lớn, điều này xảy ra hàng chục lần mỗi tuần. Mỗi lần nó yêu cầu can thiệp thủ công, nó tiêu thụ thời gian và giới thiệu khả năng lỗi. Mỗi lần một gói chứng chỉ đi ra với số lượng không chính xác hoặc tham chiếu lô không phù hợp, nó tạo ra sự không phù hợp mà khách hàng có thể hoặc không thể phát hiện — nhưng người kiểm toán chắc chắn sẽ phát hiện.

Hệ Thống Thay Đổi Cái Gì

Hệ thống quản lý MTC thay đổi đơn vị cơ bản của tổ chức chứng chỉ. Thay vì lưu trữ chứng chỉ theo tài liệu nhận hoặc theo PO, hệ thống lập chỉ mục mọi thứ theo số lô tại thời điểm nhận. Mỗi hoạt động tiếp theo — cắt, cắt trắng, cắt theo chiều dài, chọn, vận chuyển — duy trì liên kết với bản ghi lô xuất xứ.

Khi một cuộn được cắt thành tám dải, mỗi dải kế thừa việc gán lô của cuộn cha mẹ trong hệ thống. Những dải không mất danh tính thông qua máy cắt. Khi những dải đó được cắt trắng, các dây mang cùng một tham chiếu lô. Khi đơn hàng khách hàng kéo 40 dây từ kho, hệ thống biết những dây đó đến từ lô nào mà không cần ai phải truy vết các thẻ hoặc kiểm tra bản ghi nhận.

Tạo chứng chỉ sự phù hợp trở thành một đầu ra được tự động hóa thay vì một nhiệm vụ thủ công. Hệ thống biết lô, biết các tính chất hóa học và cơ học từ chứng chỉ nhà máy được lưu trữ, biết khách hàng, số đơn hàng, số lượng được gửi và thông số kỹ thuật áp dụng. CoC được tạo từ dữ liệu đó — trên giấy của bạn, với thương hiệu của bạn — được ký bởi cơ quan có thẩm quyền — trong thời gian cần thiết để phê duyệt và in. Lỗi chép lại biến mất vì các giá trị được rút từ cơ sở dữ liệu, không được sao chép từ PDF bằng tay.

Liên kết chứng chỉ đa kho trở thành truy vấn thay vì cuộc gọi điện thoại. Khi lô vận chuyển kéo từ hai vị trí, hệ thống xác định các bản ghi lô bao gồm cả hai lần kéo và lắp ráp gói chứng chỉ tự động. Người quản lý chất lượng thấy một gói tài liệu coherent duy nhất cho một lô vận chuyển, bất kể có bao nhiêu kho đóng góp cho nó.

Đối với các trung tâm dịch vụ có khách hàng yêu cầu giao chứng chỉ kỹ thuật số trước khi xe tải rời đi — ngày càng phổ biến trong chuỗi cung ứng ô tô và hàng không vũ trụ — việc giao đó trở nên có thể mà không cần sự vội vàng phút cuối cùng. Gói chứng chỉ được lắp ráp khi lô vận chuyển được xác nhận, không phải khi tài xế chờ ở bến cảng.

Tiêu Chuẩn Khả Năng Truy Xuất Nguồn Gốc Đang Tăng Lên

Kỳ vọng chất lượng của khách hàng đối với các trung tâm dịch vụ kim loại không tĩnh. Các nhà sản xuất OEM ô tô siết chặt các yêu cầu tuân thủ IATF 16949 đang đẩy những yêu cầu đó xuống chuỗi cung ứng. Các nhà cung cấp chính hàng không vũ trụ dưới giám sát AS9100 đang xem xét các hệ thống chất lượng nhà cung cấp thường xuyên hơn. Các nhà thầu quốc phòng phải tuân theo yêu cầu khả năng truy xuất vật liệu DFARS đang kiểm toán các nhà phân phối và trung tâm dịch vụ với mức độ khắt khe hơn so với những gì họ áp dụng năm năm trước.

Chủ đề chung trong tất cả các yêu cầu này là danh tính vật liệu phải được duy trì từ chứng chỉ nhà máy đến sử dụng cuối cùng — thông qua mỗi bước xử lý, mỗi chuyển động kho, mỗi lô vận chuyển từng phần. Tài liệu có thể chấp nhận được theo các tiêu chuẩn ít thắt chặt hơn hiện đang tạo ra những phát hiện. Những phát hiện đó kích hoạt các kế hoạch hành động khắc phục. Những phát hiện lặp đi lặp lại dẫn đến các đánh giá lại về tư cách của nhà cung cấp.

Các trung tâm dịch vụ đã xây dựng quản lý chứng chỉ của họ trên các ổ dùng chung, thư mục email và các mẫu CoC viết tay đã xây dựng những hệ thống đó khi các yêu cầu ít khắt khe hơn. Hệ thống hoạt động đủ tốt vào lúc đó. Họ không được trang bị cho tiêu chuẩn khả năng truy xuất nguồn gốc mà các khách hàng công nghiệp hiện đang áp dụng.

Đầu tư vào một hệ thống quản lý MTC có cấu trúc không chủ yếu là về việc giảm công việc giấy, mặc dù lợi ích đó thực tế và có thể đo lường. Nó là về việc xây dựng cơ sở hạ tầng operacional để duy trì khả năng truy xuất nguồn gốc vật liệu thông qua một mức độ phức tạp xử lý mà hệ thống thủ công không thể xử lý một cách đáng tin cậy. Khi kiểm toán khách hàng yêu cầu theo dõi lô vận chuyển bốn tháng trước đến chứng chỉ nhà máy gốc của nó — thông qua hai hoạt động xử lý và một chuyển kho — câu trả lời sẽ mất ba mươi giây, không phải cả buổi sáng.

Các trung tâm dịch vụ có thể trả lời câu hỏi đó nhanh chóng giữ lại khách hàng của họ. Các trung tâm dịch vụ không thể giải thích cho người kiểm toán chất lượng và cuối cùng cho các nhóm mua hàng quyết định ai ở lại danh sách nhà cung cấp được phê duyệt.

Các Câu Hỏi Thường Gặp