Tại Sao Nhà Phân Phối Thép Cần Quản Lý Chứng Chỉ Kỹ Thuật Số

Đơn đặt hàng đến vào chiều thứ ba. Mười lăm mặt hàng, hỗn hợp các loại, ba lò khác nhau. Ở phía dưới, trong trường hướng dẫn đặc biệt, khách hàng đã gõ cái mà các tài khoản hàng không vũ trụ của bạn luôn gõ: Chứng chỉ bắt buộc trước khi giao hàng. Không có ngoại lệ.

Bạn có mười hai trên mười lăm chứng chỉ trên ổ đĩa dùng chung - ở đâu đó. Ba cái còn lại che phủ vật liệu từ một lò mà bạn đã chia cách đây bốn tháng giữa hai đơn hàng nhỏ hơn. Chứng chỉ gốc đã được lưu trữ theo số đơn đặt hàng đầu tiên. Đơn hàng đó đã đóng. Người xử lý nó không còn trong nhóm của bạn. Chứng chỉ tồn tại. Bạn chỉ không thể tìm thấy nó trước khi xe tải rời đi lúc 6 giờ sáng.

Đây không phải là trường hợp cực đoan. Đối với nhà phân phối thép, đây là thứ ba.

Tại Sao Nhà Phân Phối Có Vấn Đề Chứng Chỉ Khó Nhất Trong Ngành

Nhà phân phối thép phải đối mặt với vấn đề quản lý chứng chỉ phức tạp nhất trong chuỗi cung ứng vì họ nhận vật liệu từ nhiều máy xay, lưu trữ nó theo số đơn đặt hàng mua thay vì số lò, và sau đó phải xây dựng lại các gói chứng chỉ cho mỗi đơn hàng khách hàng - điều không bao giờ khớp với cách lưu trữ chứng chỉ.

Máy xay gửi vật liệu với chứng chỉ được gắn vào đơn đặt hàng mua. Chứng chỉ đó bao gồm lò, hóa học, tính chất cơ học - mọi thứ mà khách hàng cuối cùng cần để xác minh vật liệu đáp ứng thông số kỹ thuật. Vấn đề là cách nhà phân phối nhận và lưu trữ những chứng chỉ đó gần như không liên quan đến cách họ cần truy xuất chúng sau này.

Khi chứng chỉ từ máy xay đến, nó sẽ được lưu. Có thể nó rơi vào hộp thư email và được kéo vào một thư mục. Có thể nó được tải lên ổ đĩa dùng chung theo một thư mục được đặt tên theo số đơn đặt hàng mua của máy xay. Có thể nó được in vào một tủ tệp vật lý mà ai đó đã sắp xếp theo ngày nhận thay vì số lò. Phương pháp thay đổi tùy theo người và tuần đó bận rộn như thế nào.

Sáu tháng sau, khi đơn hàng khách hàng cần chứng chỉ đó, đường dẫn truy xuất hoàn toàn khác. Khách hàng không quan tâm đến số đơn đặt hàng mua máy xay của bạn. Họ quan tâm đến lò, loại, thông số kỹ thuật. Nhóm hỗ trợ bán hàng của bạn bây giờ phải thực hiện kỹ thuật ngược từ lần vận chuyển hiện tại trở lại mua hàng gốc - có nghĩa là tham chiếu chéo các bản ghi nhập kho, nhãn hàng tồn kho và chuỗi email, trong bất kỳ tổ hợp nào dẫn họ đến tệp chính xác.

Tại nhà phân phối lưu kho 50 loại từ 8 máy xay, lệnh tìm kiếm đó mất từ 20 phút đến cả một buổi chiều. Nhân với lượng lần vận chuyển trong một ngày và bạn sẽ hiểu tại sao quản lý chứng chỉ yên tĩnh tiêu thụ nhiều lao động hành chính hơn hầu như bất kỳ chức năng back-office nào khác.

Vấn Đề Lò Một Phần Mà Không Ai Nói Đến

Kịch bản được mô tả ở trên giả định bạn đã mua vật liệu trong một đơn hàng và bán nó trong một đơn hàng. Đó là trường hợp đơn giản. Nhà phân phối gần như không bao giờ hoạt động theo cách đó.

Một lò 200 chiếc đến từ máy xay. Bạn bán 60 chiếc cho Khách hàng A vào tháng ba. Bạn bán 80 chiếc cho Khách hàng B vào tháng sáu. 60 chiếc còn lại chuyển cho Khách hàng C vào tháng chín. Một chứng chỉ lò. Ba sự kiện vận chuyển riêng biệt. Ba gói chứng chỉ khách hàng riêng biệt.

Lần vận chuyển đầu tiên rất dễ - chứng chỉ tươi, bản ghi nhập kho gần đây, liên kết giữa lò và hàng tồn kho rõ ràng. Đến lần vận chuyển thứ ba, liên kết đó đã mất đi. Hệ thống hàng tồn kho cho thấy 60 chiếc loại và kích thước nhất định. Số lò gốc có thể hoặc không thể xuất hiện trên nhãn kho, tùy thuộc vào việc ai đó đã duy trì nó qua hai chu kỳ nhặt hàng. Chứng chỉ được lưu trữ dưới một đơn đặt hàng đóng từ sáu tháng trước.

Hầu hết nhà phân phối vá nó bằng kiến thức bộ lạc. Một ai đó trong nhóm nhớ rằng lô cuối cùng của loại đó đến vào một ngày nhập kho cụ thể và họ biết thư mục nào cần kiểm tra. Người đó là điểm thất bại duy nhất của bạn. Khi họ rời đi, hoặc khi họ đang đi du lịch, hoặc khi câu hỏi đến lúc 5:45 chiều, quá trình truy xuất chứng chỉ sụp đổ.

Vấn đề lò một phần không phải là vấn đề về lưu trữ. Đó là vấn đề về mô hình dữ liệu. Chứng chỉ được liên kết với đơn đặt hàng mua khi chúng cần được liên kết với lò - và lò cần phải có thể truy xuất được qua mỗi bộ phận tách, mỗi lần vận chuyển và mỗi giao dịch khách hàng chạm vào vật liệu gốc đó.

Khách Hàng Hàng Không Vũ Trụ Và Quốc Phòng Không Có Dung Thứ

Mỗi ngành có yêu cầu chất lượng. Hàng không vũ trụ và quốc phòng, hoạt động theo AS9100 Rev D, yêu cầu chứng nhận NADCAP hoặc các điều khoản khả năng truy xuất vật liệu DFARS, khác nhau về mức độ và hậu quả.

Một nhà cung cấp Tier 1 ô tô có thể đánh dấu chứng chỉ bị thiếu và yêu cầu bạn gửi nó trong 24 giờ. Một khách hàng hàng không vũ trụ sẽ từ chối lô hàng. Họ sẽ không chấp nhận giao hàng mà không có gói chứng chỉ hoàn chỉnh vì hệ thống chất lượng riêng của họ sẽ không cho phép. Vật liệu quay lại xe của bạn. Bạn trả phí vận chuyển lại. Họ điền vào yêu cầu hành động khắc phục nhà cung cấp. Nếu nó xảy ra hai lần trong một năm, bạn sẽ bị loại khỏi danh sách nhà cung cấp được phê duyệt.

Những khách hàng này cũng thực hiện kiểm toán. Không chỉ kiểm toán sản phẩm - họ kiểm toán hệ thống của bạn. Kiểm toán chất lượng nhà cung cấp hàng năm tại nhà phân phối hàng không vũ trụ bao gồm xem xét cách bạn lưu trữ, truy xuất và kiểm soát các chứng chỉ máy xay. Một kiểm toán viên yêu cầu xem chứng chỉ cho một lô hàng được gửi cách đây mười bốn tháng và theo dõi nhóm của bạn dành bốn mươi lăm phút tìm kiếm trong các thư mục email đang viết quan sát đó vào báo cáo của họ. Quan sát đó trở thành một phát hiện. Phát hiện đó kích hoạt kế hoạch hành động khắc phục khiến bạn tốn thời gian và uy tín.

Tiêu chuẩn mà những khách hàng này mong đợi không phải là giấy tờ vì nó tự nó. Đó là bằng chứng rằng bạn có thể đáng tin cậy xác nhận rằng vật liệu bạn bán cho họ chính xác những gì chứng chỉ nói, và bạn có thể chứng minh nó theo yêu cầu. Ổ đĩa dùng chung đầy những tệp PDF được đặt tên theo số đơn đặt hàng mua máy xay không đáp ứng tiêu chuẩn đó, bất kể bạn đã kinh doanh bao lâu.

Quản Lý MTC Kỹ Thuật Số Thực Sự Thay Đổi Gì

Sự thay đổi hoạt động mà quản lý chứng chỉ kỹ thuật số tạo ra không phải về quét tài liệu nhanh hơn. Đó là về thay đổi cấu trúc dữ liệu điều khiển cách lưu trữ và truy xuất chứng chỉ.

Trong một hệ thống được lập chỉ mục theo số lò, mỗi chứng chỉ đến từ máy xay được gắn thẻ với số lò khi đến - không phải số đơn đặt hàng mua, không phải ngày nhập kho, không phải tên máy xay. Số lò trở thành khóa chính. Mỗi giao dịch hàng tồn kho chạm vào vật liệu từ lò đó - cho dù là bán hàng, chuyển giao, cắt lại hoặc nhặt hàng một phần - duy trì liên kết của nó với bản ghi lò gốc.

Khi nhóm của bạn xây dựng gói chứng chỉ cho một lần vận chuyển, họ không tìm kiếm. Họ đang lựa chọn. Bản ghi vận chuyển biết những lò nào mà nó bao gồm. Hệ thống hiển thị các chứng chỉ tương ứng. Đối với đơn hàng mười lăm mặt hàng, việc lắp ráp đó mất vài phút thay vì vài giờ.

Theo dõi lò một phần thay đổi kinh tế học của việc chia nhỏ vật liệu. Khi 60 chiếc được gửi cho Khách hàng A và 140 chiếc còn lại ở trong hàng tồn kho, hệ thống không mất kết nối giữa 140 chiếc đó và chứng chỉ gốc. Khách hàng B và Khách hàng C nhận các gói chứng chỉ của họ từ cùng một bản ghi được lập chỉ mục, mà không cần ai nhớ chứng chỉ gốc nằm ở đâu.

Chứng chỉ sự phù hợp có nhãn hiệu - CoC của bạn, trên giấy letterhead của bạn, tham chiếu các chi tiết vận chuyển của bạn - được tạo trực tiếp từ dữ liệu chứng chỉ chứ không phải từ mẫu Word thủ công mà ai đó điền vào bằng tay. Hóa học và tính chất cơ học được trích xuất từ chứng chỉ máy xay được lưu trữ. Số lượng vận chuyển, tên khách hàng, thông số kỹ thuật có thể áp dụng - tất cả được điền tự động. Tài liệu rời khỏi xe tải đại diện chính xác cái gì trên xe tải, vì nó được xây dựng từ cùng một dữ liệu kiểm soát cái gì đã được nhặt.

Đối với nhà phân phối phục vụ khách hàng hàng không vũ trụ và quốc phòng, câu chuyện kiểm toán thay đổi hoàn toàn. Khi kiểm toán viên yêu cầu bạn xem chứng chỉ cho một lô hàng từ mười bốn tháng trước, câu trả lời là tìm kiếm theo số lò và tài liệu trên màn hình trong chưa đến ba mươi giây. Đó là cách một hệ thống quản lý chứng chỉ được kiểm soát trông như thế nào từ bên ngoài. Đó cũng là điều giữ bạn ở danh sách nhà cung cấp được phê duyệt.

Chi Phí Chờ Đợi

Chi phí lao động của quản lý chứng chỉ thủ công là thực tế và có thể đo lường. Hai giờ mỗi đơn hàng tại 30 lô vận chuyển mỗi ngày là 60 giờ thời gian hành chính hàng tuần không tạo doanh thu và không tạo giá trị khách hàng. Đó là chi phí phục hồi thuần túy - thời gian dành cho việc tìm kiếm những thứ không bao giờ nên bị mất.

Chi phí quan hệ khó lượng hóa cho đến khi nó thực hiện. Khách hàng hàng không vũ trụ từ chối lô hàng vì chứng chỉ bị thiếu sẽ đi nếu nó xảy ra lại. Nhà thầu quốc phòng hạ xếp hạng nhà cung cấp của bạn sau kiểm toán hệ thống không nhanh chóng đảo ngược xếp hạng đó. Đây không phải là những tình huống có thể khôi phục trong ngắn hạn, và chúng xảy ra với nhà phân phối có những người tốt và có ý định tốt chạy quản lý chứng chỉ trên cơ sở hạ tầng không bao giờ được thiết kế cho sự phức tạp hoạt động của phân phối thép hiện đại.

Quản lý chứng chỉ kỹ thuật số không giải quyết mọi vấn đề. Nó không sửa được sự giao hàng muộn của máy xay, thay thế loại hoặc sự không nhất quán của hàng tồn kho. Cái nó sửa là vấn đề cụ thể này là biết, với chắc chắn, chứng chỉ nào ở đâu và nó bao gồm vật liệu gì - từ lúc nó đến từ máy xay qua mỗi giao dịch chạm vào vật liệu đó cho đến khi nó đạt khách hàng cuối cùng cần nó trước khi xe tải rời đi.

Đây là một vấn đề có thể giải quyết. Nó yêu cầu coi số lò, không phải đơn đặt hàng mua, là đơn vị của tổ chức chứng chỉ. Nó yêu cầu giữ liên kết đó nguyên vẹn qua các cách nhặt một phần, chuyển động hàng tồn kho và vận chuyển chia nhỏ trong vài tháng. Và nó yêu cầu tạo tài liệu hướng tới khách hàng phản ánh hoạt động của bạn, không phải PDF được chuyển tiếp từ máy xay có định dạng thay đổi mỗi lần họ cập nhật ERP của họ.

Nhà phân phối xây dựng cơ sở hạ tầng này không dành chiều thứ ba tìm kiếm trong email. Họ dành thời gian đó cho các đơn hàng.

Những Câu Hỏi Thường Gặp