Kịch bản diễn ra theo cách tương tự ở các nhà phân phối có hai hoặc nhiều địa điểm: vật liệu được nhận tại kho chính, MTC được lưu trữ với các tài liệu tiếp nhận, và vật liệu được chuyển đến một cơ sở vệ tinh để xử lý hoặc hoàn thành đơn hàng của khách hàng khu vực. Chứng chỉ không di chuyển. Vật liệu có di chuyển.
Tại thời điểm giao hàng, kho gửi xác nhận đơn hàng và tải xe tải. Ai đó yêu cầu gói chứng chỉ. Không ai ở vị trí đó có nó — vì nó được lưu trữ cách xa 200 dặm khi vật liệu lần đầu tiên đến. Tài xế rời đi mà không có chứng chỉ (thường xuyên) hoặc lô hàng bị giữ lại trong khi ai đó gửi bản sao được quét qua email hoặc fax từ vị trí khác (cũng thường xuyên, nhưng chậm hơn).
Trong cả hai trường hợp, chứng chỉ đến sau vật liệu. Khách hàng thực hiện kiểm tra đến hàng, cần MTC, không có, gọi cho bạn. Đây là một lỗi trải nghiệm khách hàng hoàn toàn xuất phát từ một vấn đề quy trình tài liệu, không phải từ một vấn đề vật liệu.
Các khoảng trống chứng chỉ đa kho được hình thành như thế nào
Nguyên nhân gốc rễ rất đơn giản: chứng chỉ được lưu trữ tại điểm tiếp nhận, nhưng vật liệu di chuyển. Các quy trình tiếp nhận được thiết kế để thu thập hàng hóa đến và tài liệu cùng nhau, điều này là chính xác. Khoảng trống là không có quy trình để lan truyền tài liệu đó khi vật liệu thay đổi vị trí.
Ba yếu tố kích hoạt cụ thể làm cho điều này tệ hơn:
Chuyển giao giữa các kho để xử lý. Một nhà phân phối nhận tấm thô tại kho chính và gửi cuộn đến cơ sở cắt theo độ dài của chúng. Chứng chỉ nằm trong các tệp kho chính. Khi vật liệu xử lý được gửi từ cơ sở cắt theo độ dài, không ai nghĩ đến việc bao gồm MTC gốc vì nó không bao giờ ở tại cơ sở đó.
Chuyển giao hoàn thành để đáp ứng nhu cầu khu vực. Đơn hàng khách hàng đến một điểm phân phối khu vực không có vật liệu phù hợp trong kho. Kho chính gửi vật liệu từ kho của họ để hoàn thành nó. Chứng chỉ ở lại với tiếp nhận kho chính. Vị trí khu vực gửi mà không có chứng chỉ vì họ nhận được hàng tồn kho, không phải tài liệu.
Chuyển động hàng tồn kho dài hạn. Vật liệu nằm trong hàng tồn kho kho tiếp nhận trong vài tháng, được chuyển đến một vị trí khác như một phần của sự cân bằng lại hàng tồn kho định kỳ, và chứng chỉ ở trong thư mục tiếp nhận cũ 6 tháng. Vào thời điểm vật liệu đó được gửi từ vị trí thứ hai, kết nối giữa chứng chỉ và vật liệu đã bị phá vỡ.
Xây dựng giao thức chứng chỉ-theo-vật liệu
Giải pháp vừa mang tính quy trình vừa mang tính kỹ thuật. Theo thủ tục, quy tắc phải rõ ràng: khi vật liệu di chuyển giữa các vị trí, chứng chỉ di chuyển với nó. Về mặt kỹ thuật, điều này có nghĩa là có một cách để biết chứng chỉ nào đi với vật liệu nào, và một cơ chế để chuyển nó.
Bên thủ tục:
Mỗi tài liệu chuyển giao giữa các kho cần một trường tham chiếu chứng chỉ. Khi bắt đầu chuyển giao, kho ban đầu tra cứu chứng chỉ cho lô hoặc nhiệt độ đó và ghi lại số tham chiếu chứng chỉ (hoặc số tài liệu) trên tài liệu chuyển giao. Kho tiếp nhận xác nhận nhận được vật liệu và tài liệu chứng chỉ.
Nếu chứng chỉ là vật lý (giấy), một bản sao đi kèm với chuyển giao. Bản gốc ở lại trong lưu trữ tiếp nhận; một bản sao được xác nhận được gửi đến đích. Nếu chứng chỉ là kỹ thuật số, bản ghi chứng chỉ được liên kết với bản ghi hàng tồn kho của vị trí mới.
Điểm kiểm tra quy trình: Trước khi bất kỳ vật liệu nào được gửi từ một vị trí, người chọn hoặc điều phối gửi phải xác minh rằng chứng chỉ cho lô đó có sẵn tại vị trí đó — không chỉ là nó tồn tại ở đâu đó trong tệp công ty.
Bên kỹ thuật:
Kho chứng chỉ kỹ thuật số được chia sẻ hoàn toàn loại bỏ vấn đề chuyển giao vật lý. Khi chứng chỉ được lưu trữ trong một hệ thống trung tâm có thể truy cập được từ tất cả các vị trí, câu hỏi không còn là "chúng ta có chứng chỉ tại kho này không?" và trở thành "chúng ta có chứng chỉ được liên kết với đơn hàng này không?"
Đây là một sự khác biệt có ý nghĩa. Chứng chỉ không cần phải tồn tại vật lý tại mỗi vị trí — nó cần phải có thể truy cập được cho bất kỳ ai đang chuẩn bị gói gửi. Hệ thống quản lý chứng chỉ dựa trên đám mây, hoặc thậm chí là một hệ thống tài liệu được chia sẻ được tổ chức đúng cách, giải quyết vấn đề truy cập.
Chi phí trễ giao hàng
Chi phí hoạt động của khoảng trống chứng chỉ có thể đo lường được. Một lô hàng rời khỏi mà không có chứng chỉ tạo ra một hoặc nhiều trong số những điều sau: cuộc gọi theo dõi từ khách hàng, chuỗi email để truyền chứng chỉ, tạm dừng khách hàng trên vật liệu đợi nhận chứng chỉ, hoặc trong các ngành công nghiệp được quản lý, báo cáo không tuân thủ chính thức chống lại công ty của bạn.
Đối với các nhà phân phối phục vụ khách hàng có yêu cầu kiểm tra đến hàng — cửa hàng tàu áp suất, nhà sản xuất hàng không vũ trụ, nhà sản xuất các thành phần hạt nhân — rời khỏi mà không có chứng chỉ không phải là một bất tiện nhỏ. Nó có thể kích hoạt từ chối vật liệu, yêu cầu một chuyến giao lại hoặc vi phạm các điều khoản của thỏa thuận nhà cung cấp được phê duyệt.
Ngay cả đối với khách hàng công nghiệp chung, việc theo dõi chứng chỉ lãng phí thời gian ở cả hai bên của giao dịch. Khách hàng cuối cùng bỏ dỡ kỳ vọng chứng chỉ sẽ đến một cách tự động và bắt đầu xây dựng bộ đệm để theo dõi nó — có nghĩa là họ cũng đang xây dựng bộ đệm trước khi vật liệu của bạn đến sàn sản xuất của họ.
Giao thức chứng chỉ-theo-vật liệu không phải là một gánh nặng hoạt động đáng kể. Nó yêu cầu thêm một trường vào tài liệu chuyển giao và một điểm kiểm tra vào quy trình gửi. Lợi suất là các yêu cầu chứng chỉ sau giao hàng ít hơn và độ tin cậy hoạt động xuất phát từ việc làm tài liệu đúng lần đầu tiên.