Một nhà phân phối thép mua một lô tấm SA-516-70 hoàn chỉnh — 40.000 pound, một MTC, một số hiệu lô. Trong hai tuần tiếp theo, ba đơn hàng khách hàng riêng biệt tiêu thụ các phần của lô đó. Nhóm nhận hàng lưu trữ MTC trong thư mục lô. Mọi người tiếp tục.
Sáu tháng sau, Khách hàng B cần gửi một gói chứng chỉ cho khách hàng của mình cho một bồn chứa áp suất mà họ đã xây dựng. Khách hàng C gọi vào tuần tiếp theo vì lý do tương tự. Cả hai đều không có chứng chỉ. Đại diện bán hàng nội bộ của nhà phân phối tìm kiếm trên ổ đĩa chia sẻ. MTC nằm dưới số tài liệu nhận hàng gốc — cái được liên kết với đơn hàng của Khách hàng A, vì đó là người có mặt khi hàng hóa đến.
Ba ngày tìm kiếm, hai lần báo cáo cho giám sát viên kho và một cuộc gọi đến nhà máy để phát hành lại chứng chỉ. Đây là vấn đề phân chia chứng chỉ nhiệt một phần, và nó xảy ra hàng tuần ở những nhà phân phối không có quy trình truyền tải chứng chỉ chính thức.
Tại Sao Phân Chia Nhiệt Một Phần Phá Vỡ Quản Lý Chứng chỉ
Vấn đề cơ bản là các hệ thống lưu trữ chứng chỉ được xây dựng xung quanh biên nhận, không phải đơn hàng bán hàng. Khi hàng hóa đến, MTC được đính kèm vào tài liệu nhận hàng. Tài liệu đó có một số PO, một số nhận hàng, và liên kết ngầm với người đặt đơn hàng đầu tiên từ lô đó.
Khi bạn chia một lô thành ba đơn hàng, bạn có ba lần gửi nhưng một chứng chỉ. Chứng chỉ không tự động được sao chép vào hai bản ghi đơn hàng khác. Nếu hệ thống lưu trữ của bạn dựa trên thư mục — dù vật lý hay kỹ thuật số — chứng chỉ tồn tại ở một nơi, được lập chỉ mục theo một đơn hàng, và hai khách hàng khác không có liên kết nhìn thấy được với nó.
Vấn đề trở nên tồi tệ hơn khi:
- Các đơn hàng được gửi cách nhau vài tuần. Hàng hóa nằm trong kho trong khi các đơn hàng tới từng chút một. Chứng chỉ được lưu trữ khi nhận, không phải khi gửi. Vào lúc Khách hàng B được gửi, tài liệu nhận hàng bốn tuần trước nằm trong thư mục biên nhận đã đóng.
- Những người khác nhau xử lý mỗi lần phát hành. Đại diện bán hàng nội bộ biết về sự sắp xếp lô một phần không phải là người xử lý câu hỏi theo dõi từ Khách hàng B.
- Chứng chỉ nhà máy là một bản quét một trang. Không có bản ghi dữ liệu liên kết số hiệu lô với mỗi đơn hàng bán hàng — chỉ là PDF trong thư mục.
Quy Trình Truyền Tải Chứng chỉ Trông Như Thế Nào
Quy trình truyền tải chứng chỉ có nghĩa là mỗi đơn hàng rút từ một lô đều nhận được bản sao chứng chỉ của riêng mình — được đính kèm vào gói tài liệu của đơn hàng đó tại thời điểm phát hành, không phải sau.
Cơ chế rất đơn giản:
Bước 1: Chứng chỉ được sao chép tại phát hành đầu tiên. Khi phần đầu tiên của một lô được gửi đối với đơn hàng của Khách hàng A, một bản sao MTC được đính kèm vào bản ghi gửi đó. Không phải tài liệu nhận hàng gốc — bản ghi gửi cho Khách hàng A.
Bước 2: Chứng chỉ được gắn cờ là lô chia sẻ khi nhận. Khi MTC được ghi lại khi nhận, nhân viên vận hành đánh dấu biên nhận là biên nhận lô một phần. Cờ này cho hệ thống (hoặc nhân viên vận hành tiếp theo) biết rằng lô này có thể được gửi cho nhiều khách hàng và chứng chỉ cần theo dõi mỗi lần phát hành.
Bước 3: Các phát hành tiếp theo kích hoạt đính kèm chứng chỉ. Khi đơn hàng của Khách hàng B rút từ cùng một lô, chứng chỉ được lấy từ bản ghi lô và đính kèm vào bản ghi gửi của Khách hàng B. Khách hàng C nhận được xử lý tương tự.
Bây giờ mỗi khách hàng có chứng chỉ trong bản ghi đơn hàng của họ, không bị chôn trong tài liệu nhận hàng cách đây nhiều tháng.
Phiên Bản Tối Thiểu (Không Cần Phần Mềm Mới)
Nếu bạn chưa sẵn sàng triển khai hệ thống quản lý chứng chỉ kỹ thuật số, bạn có thể chạy phiên bản thủ công của quy trình này:
- Khi nhận hàng, hãy in ba bản sao của mỗi MTC cho bất kỳ lô nào có sự chia tách đơn hàng nhiều đơn hàng đã biết.
- Lưu trữ một bản sao trong thư mục lô (kho lưu trữ nhận hàng). Cung cấp những cái khác cho điều phối viên bán hàng xử lý các đơn hàng liên quan.
- Khi mỗi đơn hàng được gửi, điều phối viên bán hàng đính kèm bản sao chứng chỉ vào danh sách đóng gói và bản ghi gửi kỹ thuật số.
Điều này đòi hỏi kỷ luật và phối hợp giữa nhận hàng và bán hàng. Nó bị phá vỡ khi các đơn hàng không được biết đến tại thời điểm nhận hàng — điều này phổ biến khi vật liệu được mua theo suy đoán cho hàng tồn kho.
Phiên bản mạnh hơn: một cơ sở dữ liệu chứng chỉ trong đó mỗi số hiệu lô được liên kết với mỗi đơn hàng bán hàng đã rút từ nó, với tài liệu chứng chỉ có thể truy cập từ bất kỳ bản ghi nào trong số đó.
Khách Hàng Thực Sự Trải Nghiệm Gì
Việc tìm kiếm chứng chỉ tốn thời gian cho khách hàng. Quan trọng hơn, nó báo hiệu rằng quy trình tài liệu của bạn là lỏng lẻo. Đối với các khách hàng trong sản xuất bồn chứa áp suất, sản xuất kết cấu hoặc bất kỳ ngành nào được quy định, một nhà phân phối không thể nhanh chóng cung cấp chứng chỉ sẽ nâng lên cờ chất lượng — ngay cả khi vật liệu trong chính nó là hoàn hảo.
Quy trình truyền tải chứng chỉ không phải là một dự án phức tạp. Đó là một thay đổi thủ tục mất hai đến ba tuần để đào tạo và triển khai. Lợi ích là mỗi khách hàng nhận được chứng chỉ của họ khi gửi, không phải khi gọi ba tháng sau.