철강 유통업체가 디지털 인증서 관리가 필요한 이유

구매 주문은 화요일 오후에 도착합니다. 15개 항목, 혼합 등급, 3개의 다른 가열. 맨 아래의 특수 지침 필드에서 고객은 항상 항공우주 계정이 입력하는 내용을 입력했습니다: 배송 전 인증서 필수. 예외 없음.

공유 드라이브에 15개 중 12개의 인증서가 있습니다 - 어딘가에. 다른 3개는 4개월 전에 두 개의 작은 주문에 걸쳐 분할한 가열에서 나온 재료를 포함합니다. 원래 인증서는 첫 번째 구매 주문 번호로 제출되었습니다. 그 주문은 종료되었습니다. 그것을 처리한 사람은 더 이상 팀에 없습니다. 인증서는 존재합니다. 트럭이 오전 6시에 출발하기 전에 찾을 수 없을 뿐입니다.

이것은 경계 사례가 아닙니다. 철강 유통업체의 경우 이것이 화요일입니다.

유통업체가 산업에서 가장 어려운 인증서 문제를 가진 이유

철강 유통업체는 공급망에서 가장 복잡한 인증서 관리 문제에 직면합니다. 왜냐하면 그들은 여러 밀에서 재료를 받고, 가열 번호가 아닌 구매 주문별로 저장하며, 그 후 각 고객 주문에 대한 인증서 패키지를 재구성해야 하기 때문입니다 - 이는 인증서가 제출된 방식과 절대 일치하지 않습니다.

밀은 구매 주문에 첨부된 인증서가 있는 재료를 배송합니다. 그 인증서는 가열, 화학, 기계적 특성을 포함합니다 - 최종 고객이 재료가 사양을 충족하는지 확인하는 데 필요한 모든 것입니다. 문제는 유통업체가 이러한 인증서를 받고 저장하는 방식이 나중에 검색해야 하는 방식과 거의 관련이 없다는 것입니다.

밀에서 인증서가 도착하면 저장됩니다. 아마도 이메일 받은 편지함에 도달하여 폴더로 끌어집니다. 아마도 밀 구매 주문 번호 이름이 지정된 폴더 아래 공유 드라이브에 업로드됩니다. 아마도 누군가가 가열 번호가 아닌 수신 날짜로 구성한 물리적 파일 캐비넷에 인쇄합니다. 방법은 사람과 그 주에 얼마나 바빴는지에 따라 다릅니다.

6개월 후 고객 주문이 해당 인증서가 필요하면 검색 경로가 완전히 다릅니다. 고객은 당신의 밀 구매 주문 번호를 신경 쓰지 않습니다. 그들은 가열, 등급, 사양을 신경 씁니다. 판매 지원 팀은 현재 출하에서 원래 구매로 역방향 엔지니어링을 해야 합니다 - 이는 수령 기록, 재고 태그 및 이메일 스레드의 교차 참조를 의미하며, 올바른 파일에 도달하는 모든 조합입니다.

8개의 밀에서 50개 등급을 저장하는 유통업체의 경우, 그 검색은 20분에서 오후 전체까지 걸립니다. 하루의 출하 모음에 곱하면 인증서 관리가 거의 다른 백오피스 기능보다 더 많은 행정 노동력을 조용히 소비하는 이유를 이해할 수 있습니다.

아무도 말하지 않는 부분 가열 문제

위에서 설명한 시나리오는 한 주문에서 재료를 구매하고 한 주문에서 판매했다고 가정합니다. 그것이 간단한 경우입니다. 유통업체는 거의 이런 식으로 작동하지 않습니다.

200개 조각의 가열이 밀에서 도착합니다. 3월에 고객 A에게 60개를 판매합니다. 6월에 고객 B에게 80개를 판매합니다. 나머지 60개는 9월에 고객 C로 이동합니다. 하나의 가열 인증서. 3개의 별도 출하 이벤트. 3개의 별도 고객 인증서 패키지.

첫 번째 출하는 쉽습니다 - 인증서가 신선하고, 수령 기록이 최근이고, 가열과 재고 간의 연결이 명확합니다. 3차 출하까지 그 연결이 약해졌습니다. 재고 시스템은 주어진 등급과 크기의 60개 조각을 표시합니다. 원래 가열 번호가 창고 태그에 나타날 수도 있고 아닐 수도 있으며, 이는 누군가가 두 개의 수확 사이클을 통해 유지했는지 여부에 따라 달라집니다. 인증서는 6개월 전의 종료된 구매 주문으로 제출됩니다.

대부분의 유통업체는 부족한 지식으로 패치합니다. 팀의 누군가는 그 등급의 마지막 배치가 특정 수령 날짜에 도착했고, 확인할 폴더를 알고 있습니다. 그 사람이 당신의 단일 실패 지점입니다. 떠날 때, 또는 휴가 중일 때, 또는 오후 5:45에 질문이 올 때 인증서 검색 프로세스가 중단됩니다.

부분 가열 문제는 제출 문제가 아닙니다. 그것은 데이터 모델 문제입니다. 인증서는 가열에 연결되어야 할 때 구매 주문에 연결됩니다 - 그리고 가열은 모든 분할, 모든 출하 및 원래 재료에 접촉하는 모든 고객 거래를 통해 추적 가능해야 합니다.

우주항공 및 방위 고객은 허용 가능한 범위가 없습니다

모든 산업에는 품질 요구 사항이 있습니다. AS9100 Rev D, NADCAP 인증 요구 사항 또는 DFARS 재료 추적 성과에 따라 운영되는 우주항공 및 방위는 정도와 결과에서 다릅니다.

자동차 Tier 1은 누락된 인증서를 표시하고 24시간 이내에 보내도록 요청할 수 있습니다. 우주항공 고객은 출하를 거부합니다. 그들의 품질 시스템이 허용하지 않기 때문에 완전한 인증서 패키지 없이 배송을 수락하지 않습니다. 재료가 당신의 트럭으로 돌아옵니다. 반품 운송료를 지불합니다. 공급업체 시정 조치 요청을 작성합니다. 일 년에 두 번 발생하면 승인된 공급업체 목록에서 제외됩니다.

이 고객들도 감사합니다. 제품 감사만 하는 것이 아니라 시스템을 감사합니다. 우주항공 유통업체의 연간 공급업체 품질 감사에는 밀 인증서를 저장, 검색 및 제어하는 방법에 대한 검토가 포함됩니다. 14개월 전에 이루어진 출하의 인증서를 보도록 요청하고 팀이 이메일 폴더를 검색하는 데 45분을 소비하는 감사자가 이 관찰을 보고서에 작성하고 있습니다. 그 관찰이 결과가 됩니다. 그 결과는 시정 조치 계획을 촉발하여 시간과 신뢰도를 비용으로 청구합니다.

이 고객들이 기대하는 표준은 그 자체로 서류가 아닙니다. 당신이 판매한 재료가 인증서가 말하는 것이며, 요청 시 증명할 수 있다는 신뢰할 수 있는 확인 증거입니다. 밀 구매 주문 번호로 이름이 지정된 PDF로 가득 찬 공유 드라이브는 비즈니스에 얼마나 오래 있었는지에 관계없이 해당 표준을 충족하지 않습니다.

디지털 MTC 관리가 실제로 변경하는 것

디지털 인증서 관리가 만드는 운영 변화는 문서를 더 빠르게 스캔하는 것이 아닙니다. 인증서를 저장하고 검색하는 방법을 제어하는 데이터 구조를 변경하는 것입니다.

가열 번호로 인덱싱된 시스템에서 밀에서 오는 모든 인증서는 도착 시 가열 번호로 태그됩니다 - 구매 주문 번호, 수령 날짜 또는 밀 이름이 아닙니다. 가열 번호는 기본 키가 됩니다. 그 가열의 재료를 접촉하는 모든 재고 거래 - 판매, 이전, 재절단 또는 부분 선택 여부 - 원래 가열 기록과의 연결을 유지합니다.

팀이 출하에 대한 인증서 패키지를 구성할 때 검색하지 않습니다. 그들은 선택합니다. 출하 기록은 어떤 가열을 다루는지 알고 있습니다. 시스템은 해당 인증서를 표시합니다. 15개 항목 주문의 경우 해당 어셈블리는 시간이 아닌 분 단위입니다.

부분 가열 추적은 재료 분할의 경제학을 변경합니다. 60개가 고객 A로 출하되고 나머지 140개가 재고에 남아 있을 때 시스템은 이 140개 조각과 원래 인증서 간의 연결을 잃지 않습니다. 고객 B와 고객 C는 누구도 원본 문서가 어디에 있는지 기억할 필요 없이 동일한 인덱싱된 기록에서 인증서 패키지를 받습니다.

브랜드 적합성 인증서 - 당신의 CoC, 귀하의 레터헤드에, 귀하의 출하 세부 사항을 참조하는 - 수동 Word 템플릿에서 누군가가 손으로 입력하는 것이 아니라 인증서 데이터에서 직접 생성됩니다. 화학 및 기계적 특성은 저장된 밀 인증서에서 추출됩니다. 출하 수량, 고객 이름, 적용 가능한 사양 - 모두 자동으로 채워집니다. 트럭을 떠나는 문서는 트럭에 있는 것을 정확하게 나타내며, 이는 선택된 것을 제어하는 동일한 데이터에서 구성되기 때문입니다.

우주항공 및 방위 고객을 제공하는 유통업체의 경우 감사 이야기가 완전히 변경됩니다. 감사자가 14개월 전 출하의 인증서를 보도록 요청할 때, 답변은 가열 번호로 검색하고 30초 이내에 화면에 문서가 있습니다. 이것이 제어된 인증서 관리 시스템이 외부에서 보이는 모습입니다. 또한 당신이 승인된 공급업체 목록에 남아 있는 것입니다.

기다리는 비용

수동 인증서 관리의 노동력 비용은 실제이고 측정 가능합니다. 하루 30개 출하에서 주문당 2시간은 수익을 생성하지 않고 고객 가치를 창출하지 않는 주당 60시간의 행정 시간입니다. 순수 복구 비용입니다 - 잃어버려야 할 것을 찾는 데 소비된 시간입니다.

관계 비용은 구체화될 때까지 정량화하기가 더 어렵습니다. 누락된 인증서로 출하를 거부하는 우주항공 고객은 다시 발생하면 떠났습니다. 시스템 감사 후 공급업체 등급을 낮추는 방위 계약자는 해당 등급을 빨리 되돌리지 않습니다. 이는 단기간에 복구할 수 없는 상황이며, 좋은 사람과 좋은 의도를 가진 유통업체에게 발생하며, 현대 철강 유통의 운영 복잡성을 위해 설계되지 않은 인프라에서 인증서 관리를 실행합니다.

디지털 인증서 관리가 모든 것을 해결하는 것은 아닙니다. 밀 배송 지연, 등급 대체 또는 재고 불일치를 수정하지 않습니다. 수정하는 것은 모든 인증서가 어디에 있고 어떤 재료를 포함하는지 확실하게 알 수 있는 특정 문제입니다 - 밀에서 도착하는 순간부터 해당 재료에 접촉하는 모든 거래를 통해 트럭이 떠나기 전에 필요한 최종 고객에게 도달합니다.

이것은 해결 가능한 문제입니다. 구매 주문이 아닌 가열 번호를 인증서 조직의 단위로 취급해야 합니다. 부분 선택, 재고 이동 및 몇 달에 걸친 분할 출하를 통해 그 연결을 유지해야 합니다. 그리고 밀에서 전달된 PDF가 아닌 당신의 운영을 반영하는 고객 대면 문서를 생성해야 하며, 그 형식은 ERP를 업데이트할 때마다 변경됩니다.

이 인프라를 구축하는 유통업체는 화요일 오후를 이메일 검색에 소비하지 않습니다. 그들은 주문에 그 시간을 소비합니다.

자주 묻는 질문