두 개 이상의 위치를 가진 유통업체에서 시나리오는 동일한 방식으로 전개됩니다. 자재가 주 창고에서 수령되고, MTC가 수령 문서와 함께 보관되며, 자재는 나중에 처리를 위해 또는 지역 고객 주문을 채우기 위해 위성 시설로 이전됩니다. 인증서는 이동하지 않습니다. 자재는 이동합니다.
배송 시간에 배송 창고는 주문을 확인하고 트럭을 로드합니다. 누군가 인증서 패키지를 요청합니다. 그 위치의 누구도 가지고 있지 않습니다. 자재가 처음 도착했을 때 200마일 떨어진 곳에 보관되었기 때문입니다. 운전자는 인증서 없이 떠나거나 (일반적) 또는 다른 위치에서 스캔된 사본을 이메일이나 팩스로 보내는 동안 배송이 보류됩니다 (역시 일반적이지만 더 느림).
어느 경우든 인증서가 자재 후에 도착합니다. 고객은 입고 검사를 수행하고, MTC가 필요하며, 없으므로 당신을 부릅니다. 이것은 자재 문제가 아닌 문서 프로세스 문제에서 전적으로 비롯된 고객 경험 실패입니다.
다중 창고 인증서 격차가 형성되는 방식
근본 원인은 간단합니다. 인증서는 수령 지점에 보관되지만 자재는 이동합니다. 수령 프로세스는 수신 상품과 문서를 함께 캡처하도록 설계되어 있으며, 이는 정확합니다. 격차는 자재가 위치를 변경할 때 해당 문서를 전파하는 프로세스가 없다는 것입니다.
세 가지 특정 트리거가 이를 악화시킵니다.
처리를 위한 창고 간 전송. 유통업체는 주 창고에서 원시 플레이트를 수령하고 정장 시설로 코일을 배송합니다. 인증서는 주 창고 파일에 있습니다. 처리된 자재가 정장 시설에서 배송될 때 해당 시설에 원본 MTC가 없었기 때문에 누구도 원본 MTC를 포함시킬 생각을 하지 않습니다.
지역 수요를 충족하기 위한 이행 전송. 고객 주문이 올바른 자재 재고가 없는 지역 분배 지점에 옵니다. 주 창고는 재고에서 자재를 배송하여 이행합니다. 인증서는 주 창고 수령과 함께 유지됩니다. 지역 위치는 문서가 아닌 재고를 받았기 때문에 인증서 없이 배송합니다.
장기 재고 이동. 자재가 수령 창고 재고에서 몇 개월 동안 앉아있고, 정기적인 재고 재조정의 일부로 다른 위치로 전송되며, 인증서는 6개월 된 수령 폴더에 남아있습니다. 해당 자재가 두 번째 위치에서 배송될 때 즈음에는 인증서와 자재 간의 연결이 끊어집니다.
인증서 추적 자재 프로토콜 구축
솔루션은 절차적이고 기술적입니다. 절차적으로 규칙은 명시적이어야 합니다. 자재가 위치 간에 이동할 때 인증서가 함께 이동합니다. 기술적으로 이는 어떤 인증서가 어떤 자재와 함께 가는지 알 수 있는 방법과 이를 전송하는 메커니즘이 있어야 함을 의미합니다.
절차 측:
모든 창고 간 전송 문서에는 인증서 참조 필드가 필요합니다. 전송이 시작되면 원래 창고는 해당 열의 인증서를 조회하고 인증서 참조 번호 (또는 문서 번호)를 전송 문서에 기록합니다. 수령 창고는 자재 및 인증서 문서 수령을 확인합니다.
인증서가 물리적이면 (종이) 사본이 전송과 함께 갑니다. 원본은 수령 아카이브에 남아있습니다. 인증된 사본이 대상으로 전송됩니다. 인증서가 디지털인 경우 인증서 레코드는 새 위치의 재고 레코드에 연결됩니다.
프로세스 체크포인트: 한 위치에서 자재를 배송하기 전에 픽커 또는 배송 코디네이터는 해당 위치에서 해당 열의 인증서가 사용 가능한지 확인해야 합니다. 회사 파일의 어딘가에 존재하는 것이 아닙니다.
기술 측:
공유 디지털 인증서 리포지토리는 물리적 전송 문제를 완전히 제거합니다. 인증서가 모든 위치에서 접근 가능한 중앙 시스템에 저장되면 질문이 "우리가 이 창고에 인증서가 있습니까?"에서 멈추고 "우리가 이 주문에 연결된 인증서가 있습니까?"가 됩니다.
이것은 의미 있는 차이입니다. 인증서가 각 위치에 물리적으로 존재할 필요는 없습니다. 배송 패키지를 준비하는 사람이면 누구든지 접근할 수 있어야 합니다. 클라우드 기반 인증서 관리 시스템 또는 적절하게 구성된 공유 문서 시스템이 액세스 문제를 해결합니다.
배송 지연 비용
인증서 격차의 운영 비용은 측정 가능합니다. 인증서 없이 나가는 배송은 다음 중 하나 이상을 생성합니다. 고객의 후속 전화, 인증서 전송을 받기 위한 이메일 체인, 인증서 수령 대기 중인 자재에 대한 고객 대기, 또는 규제 산업에서는 회사에 대한 공식 부적합 보고서입니다.
입고 검사 요구사항을 제공하는 고객 (압력 용기 상점, 항공 우주 제조업체, 핵 부품 제조업체)을 제공하는 유통업체의 경우 인증서 없이 도착하는 것은 사소한 불편함이 아닙니다. 자재 거부, 재배송 방문 필요 또는 승인된 공급업체 계약 약관 위반을 유발할 수 있습니다.
일반 산업 고객의 경우에도 인증서 추적은 거래 양쪽에서 시간을 낭비합니다. 고객은 결국 인증서가 자동으로 도착할 것이라고 기대하는 것을 멈추고 이를 추적하기 위한 버퍼 구축을 시작합니다. 이는 자신의 생산 현장으로 자재가 도착하기 전에도 버퍼를 구축하고 있음을 의미합니다.
인증서 추적 자재 프로토콜은 상당한 운영 부담이 아닙니다. 전송 문서에 필드 하나를 추가하고 배송 프로세스에 체크포인트 하나를 추가하면 됩니다. 반환은 배송 후 인증서 요청이 적으며 첫 번째 시간에 문서를 올바르게 얻는 데서 오는 운영 신뢰도입니다.