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스프레드시트와 공유 드라이브는 인증서 파일을 관리하지만 화학 값을 검증하거나, 감사 추적을 유지하거나, 추적성을 시행하거나, 호환 아웃바운드 패키지를 생성할 수 없습니다. 월간 20개 이상의 인증서를 처리하거나 규정 준수 요구사항에 따라 운영하는 팀의 경우, 전용 MTC 소프트웨어는 수동 위험을 제거하고 감사 준비 시간을 70-90% 단축합니다.
대부분의 제조업체는 Excel과 공유 폴더로 제재소 시험 인증서를 관리하기 시작합니다. 낮은 볼륨에서 작동합니다. 공급업체별 폴더 하나, 열 번호 및 파일 경로가 있는 마스터 레지스터, 그리고 대부분의 사람들이 대부분의 시간을 따르는 명명 규칙.
문제가 점차 드러나다가 갑자기, 최악의 시기에 나타납니다.
3년 전에 사용된 재료에 대한 고객 분쟁이 발생합니다. ASME 또는 ISO 9001 감사는 들어오는 재료가 구매 사양을 충족하는지 확인한 방법에 대한 증거를 요청합니다. FDA 검사자는 배치 BX-2241에 대한 원재료 인증서에 접근한 사람을 보여주는 감사 추적을 요청합니다. 열 번호가 레지스터에 두 번 나타나며 다른 파일이 첨부되어 있습니다 - 어느 것이 맞습니까?
이것들은 특수한 경우가 아닙니다. 볼륨과 규정 준수 요구사항이 증가함에 따라 수동의 파일 기반 인증서 관리 접근 방식의 불가피한 실패 모드입니다.
스프레드시트 기반 MTC 관리의 실제 위험
표준에 대한 검증 없음
공유 PDF 폴더와 열 번호의 스프레드시트는 인증서에 보고된 화학이 실제로 적용 가능한 ASTM, ASME 또는 API 등급 요구사항을 충족하는지 여부를 알 수 없습니다. 검증은 누군가의 머리에서 발생하며, 발생한다면 말입니다.
전용 MTC 플랫폼은 구조화된 표준 라이브러리에 등급 한계를 저장하고 들어오는 모든 값을 자동으로 비교합니다. 재료가 수락되기 전에 공차를 벗어난 화학이 플래그 처리됩니다 - 용접 실패 조사 중에 발견되지 않습니다.
감사 추적 없음
스프레드시트에는 감사 추적이 없습니다. 셀을 변경한 사람, 언제 변경했는지, 이전 값이 무엇인지 알 수 없습니다. 품질 레지스터가 편집되었다면 알 방법이 없습니다. 이것은 모든 규제 산업의 데이터 무결성에 대한 근본적인 실패이며, ISO 9001 또는 AS9100 인증 조직에 대한 감사 위험입니다.
수동 오류 누적
열 번호는 PDF에서 레지스터로 수동으로 옮겨집니다. 파일 이름은 이메일을 받은 사람이 할당합니다. 분할 로트 수량은 별도의 셀에서 추적(또는 추적하지 않음)됩니다. 각 수동 단계는 오류 확률을 도입합니다. 월간 50개 인증서에서 누적 오류율은 품질 위험이 됩니다. 월간 200개에서는 규정 준수 책임이 됩니다.
검색 가능한 구조화된 데이터 없음
지난 해 3분기에 특정 공급업체로부터 받은 열 번호가 있는 모든 A516-70 플레이트 인증서를 찾는 것은 공유 드라이브에서 여러 시간의 작업입니다. 전용 MTC 플랫폼에서는 5초 쿼리입니다.
아웃바운드 패키지 조립 없음
배송 인증서 패키지 조립 - 올바른 PDF 끌어오기, CoC 생성, 전달 기록 - 스프레드시트의 수동 다단계 프로세스입니다. 잘못된 인증서 전송 위험(고객 감사의 일반적인 불만)이 높습니다.
위험 및 기능 비교
| 기능 | Excel + 공유 드라이브 | 전용 MTC 소프트웨어 |
|---|---|---|
| 인증서 저장소 | 예 - 파일 첨부물로 | 예 - 구조화된 데이터 레코드로 |
| 화학/기계 데이터 추출 | 아니오 - 수동 기록(있는 경우) | 예 - 자동 추출 |
| ASTM/ASME/API 한계 검증 | 아니오 | 예 - 수취 시 자동 |
| 고객 사양 오버레이 | 수동(별도 셀) | 예 - 고객별 구성 |
| 감사 추적 | 아니오 | 예 - 추가 전용, 위변조 방지 |
| 접근 제어 | 운영 체제 권한만 | 역할 기반(5개 역할), 레코드별 |
| 분할 로트 추적 | 수동(오류 발생) | 예 - 시스템에서 시행 |
| 완전한 재료 계통 | 불가능 | 예 |
| 아웃바운드 인증서 패키지 조립 | 수동 | 작업/배송 레코드에서 자동화 |
| 열 번호, 등급, 공급업체별 검색 | 수동 폴더 탐색 | 1초 이하 쿼리 |
| 25년 보관 관리 | 수동 | 보관 알림을 통한 자동화 |
| NDE 보고서 연결 | 명명 규칙 | 구조화된 연결 레코드 |
| 규제 준수 준비 | 낮음 | 높음(21 CFR Part 11, ASME, AS9100D) |
| 비용 | 거의 0 | 좌석당 SaaS |
스프레드시트가 허용되는 경우
공정하게 말해서: 스프레드시트와 공유 드라이브는 일부 상황에서 적절합니다.
- 규정 준수 요구사항이 없는 월간 15개 미만의 인증서
- 문서화된 추적성에 대한 고객 품질 요구사항 없음
- 규제 요구사항 없음(21 CFR Part 11, ASME, AS9100D 등)
- 고객 목록이 짧은 한 명의 품질 팀
이 중 어느 것도 귀사의 상황을 설명하지 않는다면, 스프레드시트 접근 방식은 전용 플랫폼이 제거하는 위험을 내포합니다.
전환점
팀은 일반적으로 다음 중 하나 이상이 발생할 때 스프레드시트에서 전용 소프트웨어로 이동합니다:
- 첫 번째 주요 고객 감사 - 감사인이 들어오는 인증서를 검증한 방법에 대한 증거를 요청하며, 답변은 "우리는 그들을 봤다"
- ISO 9001 또는 AS9100 인증 추구 - 조항 7.5 및 8.5.2 요구사항은 공유 드라이브로 충족하기 어렵습니다
- 제약 또는 항공우주 고객 자격 - 이 고객들은 공급업체 자격의 일부로 품질 기록 관리를 자주 감사합니다
- 월간 50개 인증서 이상으로 볼륨 증가 - 수동 오류율과 검색 시간이 관리할 수 없게 됨
- 품질 탈출 - 인증서 검증 없이 사용된 재료는 보증 청구 또는 재작업 이벤트 발생
전용 MTC 소프트웨어는 실제로 얼마나 많은 시간을 절약합니까?
스프레드시트에서 TestCert로 이동하는 팀은 일반적으로 인증서 수취, 검색 및 아웃바운드 패키지 조립에 소비된 시간이 60-80% 감소했음을 보고합니다. 월간 100개의 인증서를 처리하는 팀의 경우, 일반적으로 더 높은 가치의 품질 작업을 위해 월간 8-15시간이 회수됩니다. 자세한 숫자는 ROI 분석 페이지를 참조하세요.
기존 스프레드시트 데이터를 TestCert로 가져올 수 있습니까?
예. TestCert의 온보딩에는 과거 데이터 가져오기 프로세스가 포함됩니다. 기존 인증서 파일이 수집 및 처리됩니다. 기존 레지스터 데이터(열 번호, 등급, 공급업체)가 인증서 레코드를 미리 채우도록 가져옵니다. 가져오기 프로세스는 일반적으로 아카이브 볼륨에 따라 1-3일이 소요됩니다.
감사인이 현재 스프레드시트 기반 시스템을 수용하면 어떻게 됩니까?
일부 감사인은 볼륨이 낮고 규제 요구사항이 없으면 기본 레지스터 기반 시스템을 수용합니다. 질문은 감사를 통과하고 싶은지 아니면 인증서를 효과적으로 관리하고 싶은지입니다. 스프레드시트 기반 시스템은 일반적으로 감사에서 실패하지 않고 사건에서 실패합니다 - 품질 탈출, 고객 불만 또는 규제 검사가 PDF 파일과 실제로 검증되고 추적 가능한 재료 문서 간의 격차를 노출할 때.
스프레드시트에서 TestCert로의 전환이 방해가 됩니까?
대부분의 팀은 전환이 예상보다 덜 방해가 된다고 설명합니다. TestCert는 기존 인증서 파일과 레지스터 데이터를 가져옵니다. 새 워크플로우(인바운드 인증서 수취 → 자동 검증 → 작업/주문 레코드에 연결됨)는 일반적으로 첫 주 내에 이전 스프레드시트 워크플로우보다 빠릅니다. 가장 일반적인 피드백은 팀이 더 빨리 전환했기를 바랐다는 것입니다.
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