MTC 관리 소프트웨어 대 스프레드시트: 실제 비용 비교

스프레드시트는 2년 전에 떠난 누군가에 의해 만들어졌습니다. 14개의 탭이 있습니다. "건드리지 말 것"으로 표시된 탭에는 마스터 열 지수가 포함되어 있습니다. 조건부 서식은 탄소 당량이 한계를 초과할 때 셀을 빨간색으로 강조 표시하지만, 2022년에 누군가가 범위를 업데이트하지 않고 AC 열을 추가했기 때문에 DH 열에서만 강조 표시됩니다. R 열의 VLOOKUP은 2023년 초에 삭제된 열을 참조하며 이제 그 해 1월 이후의 모든 열 번호에 대해 #REF!을 반환합니다. 누군가가 "R 열을 무시하고 PDF를 사용하세요"라는 메모를 추가했습니다.

이것이 당신의 MTC 추적 시스템입니다.

작동합니다. 즉, 팀이 알려진 모든 오류 모드에 대한 해결 방법을 개발했다는 의미입니다. 자신의 제도적 논리가 있습니다. 그리고 그것을 이해하는 사람들이 여전히 회사에 고용되어 있는 한, 계속 작동할 것입니다. 작동하지 않을 때까지.

스프레드시트가 실제로 잘하는 일

자신의 스프레드시트를 바꿔야 한다고 주장하기 전에, 스프레드시트가 MTC 관리에 대해 잘하는 일을 솔직하게 말하는 것이 값합니다.

한 위치에서 월 20~30개의 인증서를 처리하는 배포 작업의 경우, 잘 관리되는 스프레드시트는 완벽하게 적절한 솔루션입니다. 주문이 간단하면(한 등급, 한 가지 화학 표준, 고객 오버레이 없음, 추가 요구 사항 없음) 사양 시트에 대한 수동 비교는 빠르고 정확합니다. 스프레드시트는 비용이 들지 않으며, 교육이 필요 없으며, 오후에 설정할 수 있습니다.

소프트웨어 도입의 경제학은 스프레드시트의 한계가 실제 비용을 생성할 때만 의미가 있습니다. 단일 위치에서의 저량 운영의 경우, 이러한 한계는 거의 도달하지 않습니다. 이것이 귀사를 설명한다면, 솔직한 답변은 오늘 MTC 소프트웨어가 필요하지 않을 수도 있다는 것입니다.

문제는 스프레드시트로 시작하는 대부분의 비즈니스가 한계가 이론적이기를 멈추고 배송 중단, 감사 실패, 직원 초과 근무에 나타나는 시점을 훨씬 넘어 계속 사용한다는 것입니다.

스프레드시트가 깨지는 곳

스프레드시트는 볼륨, 복잡성 또는 준수 요구사항이 설계를 초과할 때 MTC 관리에서 깨집니다.

변곡점은 작업의 볼륨, 복잡성 또는 준수 요구사항이 스프레드시트가 처리하도록 설계된 것을 초과할 때 도착합니다.

열 번호 인덱싱이 없습니다. 스프레드시트에는 행과 열이 있습니다. 특정 열 번호에 대한 인증서를 찾으려면 어느 탭을 봐야 하는지, 해당 열이 수신되었을 때 사용된 파일 규칙, 인증서가 PDF로 첨부되었는지 아니면 수동으로 입력되었는지 알아야 합니다. 고객이 오후 4시에 전화해서 3개월 전에 배송된 재료의 인증서 패키지를 요청하면, 팀은 고객이 기다리는 동안 이메일 스레드, 공유 드라이브, 탭을 검색합니다.

사양 제한에 대한 자동 검증이 없습니다. 스프레드시트는 값이 임계값을 초과할 때 셀을 빨간색으로 강조 표시할 수 있습니다. 누군가가 조건부 서식을 올바르게 설정했고, 올바른 열을 다루고 있으며, 사양이 변경되었을 때 임계값이 업데이트된 경우입니다. 할 수 없는 것은 고객별 오버레이, 보충 테스트 요구 사항 또는 여러 동시 PO 사양에 대해 인증서를 자동으로 비교하는 것입니다. 해당 비교는 인증서를 검토하는 사람이 수동으로 수행합니다(발생하는 경우).

처리 과정에서 추적 가능성이 없습니다. 48피트 막대가 6개로 잘리고 이 조각들이 4명의 다른 고객에게 배송될 때, 원본 열 인증서와 다운스트림 재료 간의 관계는 절단을 따라야 합니다. 스프레드시트에서 그 링크는 처리 시점에 사라집니다. 인증서는 원본 구매에 대해 보관됩니다. 아웃바운드 배송에는 인증서 참조가 없습니다. 고객이 받은 조각의 인증서를 요청할 때, 누군가는 메모리와 절단 기록에서 계보를 재구성합니다(해당 기록이 존재하는 경우).

다중 사용자 액세스 제어가 없습니다. 5명이 인증서 추적기에 액세스해야 하는 경우 5명이 마스터 스프레드시트에 액세스해야 합니다. 누군가가 잘못된 열을 정렬합니다. 누군가가 실수로 셀을 덮어씁니다. 누군가가 영구적이지 않으려던 편집이 포함된 버전을 저장합니다. 스프레드시트에는 누가 무엇을, 언제, 왜 변경했는지에 대한 기록이 없습니다.

감사 추적이 없습니다. 고객이나 인증 기관이 인증서 관리 관행을 감사할 때, 그들은 당신의 프로세스가 체계적이고 사람에 따라 다르지 않다는 것을 보고 싶어합니다. 스프레드시트는 파일 시스템이 있다는 것을 보여줍니다. 이 시스템이 일관되게 적용되는지, 편차가 포착 및 승격되는지, 또는 기록이 완전한지를 증명할 수 없습니다.

실제 비용 계산

스프레드시트에서 MTC 소프트웨어로 전환하는 주장은 일반적으로 편의성 및 위험 감소 측면에서 이루어집니다. 이는 실제 이점이지만 예산 대화에서 정량화하기 어렵습니다. 노동 및 중단 비용은 아닙니다.

인증서 검색 작업. 월 150개의 주문을 처리하는 중형 철강 서비스 센터 또는 제조 샵은 인증서 검색에 상당한 시간을 소비합니다. 특정 주문에 대한 인증서를 끌어오기(공유 드라이브에서 찾기, 열 번호를 구매 기록과 일치시키기, 올바른 버전인지 확인, 고객을 위해 패키징) - 파일 시스템이 이메일 첨부가 있는 스프레드시트일 때 주문당 평균 2.5시간이 소요됩니다. 시간당 $40의 완전 부하 노동 비율에서 주문당 $100입니다. 월 150개 주문 시, 월 $15,000 또는 연간 $180,000(인증서 검색 작업만 해당)입니다.

이 수치는 실제 운영에서 "인증서 검색"이 수반하는 전체 범위를 고려할 때까지는 높게 들립니다: 인증서가 배송과 함께 수신되지 않았을 때 공급자 추적, 주문이 여러 개에서 도출되었을 때 여러 열 교차 참조, 별도로 전송된 보충 테스트 결과 추적, 및 몇 개월 전에 배송된 재료에 대한 인증서 고객 요청에 대응합니다.

배송 시 포착된 누락된 편차. 단일 배송 중단(재료가 PO 사양을 준수하지 않는 인증서와 함께 도착, 중단이 도크에서 포착, 주문을 반환하거나 협상해야 함)은 중형 운영에서 $8,000~$12,000의 직접 비용을 발생시킵니다: 반품 운송비, 긴급 재조달, 일정 중단, 예외 관리와 관련된 작업. 스프레드시트 기반 인증서 관리에 의존하는 대부분의 운영은 한 달에 최소한 하나의 그러한 중단을 경험합니다. 월 $8,000~$12,000의 피할 수 있는 비용입니다.

연간 감사 준비. 인증서 내역이 스프레드시트에 있을 때 고객 품질 감사 또는 제3자 인증 감사를 준비하려면 누군가가 기록을 수동으로 컴파일하고 구성해야 합니다. 월 150개 주문을 처리하는 운영의 경우, 1,800개 주문 라인을 포괄하는 12개월 감사는 약 40시간의 준비가 필요합니다. 시간당 $40으로, 감사 주기당 $1,600(감사자가 신속하게 위치할 수 없는 기록을 기다리는 시간 제외).

중형 운영을 위한 총 가시 비용: 월 약 $15,000의 검색 작업, 월 $8,000의 중단, 연간 $1,600의 감사 준비 - 스프레드시트가 제거할 수 없는 직접 추적 가능한 비용의 월 약 $23,000(작업을 자동화하거나 이를 생성하는 편차를 포착할 수 없기 때문).

MTC 소프트웨어가 실제로 비용이 드는 것 - 그리고 제거되는 것

목적 구축 MTC 관리 소프트웨어는 SaaS 모델에서 운영됩니다. 중형 철강 운영의 경우, 연간 소프트웨어 비용은 일반적으로 볼륨 및 기능 집합에 따라 $12,000~$30,000 범위입니다. 그 수치는 예산에서 볼 수 있습니다. 월 $23,000의 스프레드시트 관련 노동 및 중단 비용은 그렇지 않습니다. 급여에 흡수되고, 운송료 청구로 상각되며, 운영상 차이로 분류됩니다.

소프트웨어가 제거하는 것: 열 번호, 주문, 고객 또는 날짜 범위별 자동 인증서 검색(검색을 2.5시간에서 5분 이내로 단축); PO 사양 및 고객 오버레이에 대한 인증서 값의 자동 비교(도크가 아닌 재료 배송 전에 편차 포착); 절단 및 처리 작업을 통한 완전한 추적 가능성(모든 다운스트림 조각이 수동 재구성 없이 원본 열 인증서에 링크됨); 및 주문형으로 내보낼 수 있는 감사 준비 보고서.

회수 계산은 복잡하지 않습니다. MTC 소프트웨어가 80%의 인증서 검색 작업을 제거하고, 현재 도크에 도달하는 중단의 3분의 2를 포착하고, 감사 준비를 40시간에서 4시간으로 단축한다면, 위에서 설명한 중형 운영의 연간 절감액은 $175,000~$200,000이며 소프트웨어 지출은 $12,000~$30,000입니다.

스프레드시트는 무료가 아닙니다. 당신은 단지 구독 품목 대신 노동, 중단, 감사 노출로 비용을 지불했을 뿐입니다.

자주 묻는 질문