"우리는 시스템을 가지고 있습니다 — 스프레드시트입니다." 중견 제조사 및 제작소가 들어오는 제선 인증서를 추적하는 방법에 대해 질문을 받을 때, 이것이 가장 일반적인 답변입니다. 연간 300개 미만의 활성 열로 운영되는 대부분의 상점에게, 이것은 합리적인 답변입니다. 스프레드시트는 빠르게 설정되고, 모두가 이미 사용 방법을 알고 있으며, 배포 비용이 전혀 없고, 품질 팀이 필요로 하는 모든 필드와 일치하도록 사용자 정의할 수 있습니다.
문제는 스프레드시트가 이 목적에 잘못되었다는 것이 아닙니다. 문제는 신뢰할 수 없는 상태가 된 지 오래된 후에도 여전히 작동하는 것처럼 보인다는 것입니다.
임계값 아래에서 작동하는 것
MTC 추적을 위해 잘 유지된 스프레드시트에는 일반적으로 열 번호, 공급업체, 등급, PO 번호, 인증서 수신 날짜, 인증서 파일 경로 및 몇 가지 핵심 기계적 속성에 대한 열이 포함됩니다. 연간 150-200개의 열을 실행하고 한두 명의 사람이 파일을 유지하는 상점의 경우, 이것은 작동합니다. 항목은 최신이고, 이를 작성한 사람은 모든 것이 어디에 있는지 알고 있으며, 조회는 충분히 빠릅니다.
이 범위에서 가치는 실질적입니다. 상점에는 추적 가능성이 있고, 인증서 파일 경로는 실제 문서에 연결되며, 감사인은 체인을 따를 수 있습니다. 제한 사항은 아직 나타나지 않았습니다. 왜냐하면 볼륨이 아직 시스템에 스트레스를 주지 않았기 때문입니다.
4가지 스프레드시트 실패 모드
버전 제어 없음. 마스터 스프레드시트는 공유 드라이브에 있습니다. 두 사람이 동시에 열고 변경을 합니다. 마지막 저장이 승리합니다. 이전 세션의 변경 사항은 마지막에 저장한 사람과 누군가 충돌을 알았는지 여부에 따라 캡처될 수도 있고 그렇지 않을 수도 있습니다. 3-4명이 인증서 추적기에 접근하는 상점에서, 무음 데이터 손실은 정기적인 발생 — 아무도 추적하지 않습니다. 아무도 모르는 것을 알 수 없기 때문입니다.
파일 이동을 견딜 수 있는 열-문서 링크 없음. 스프레드시트에는 공유 드라이브의 PDF 위치를 가리키는 "인증서 파일 경로" 열이 있습니다. 파일 구조가 재정렬되면 — 그리고 그것은 항상 그렇습니다. 일반적으로 연간 — 스프레드시트의 모든 경로가 깨집니다. 인증서는 여전히 있습니다. 그것에 대한 링크는 아닙니다. 누군가가 통과하여 중요한 것들을 수정하고 나머지는 깨진 채로 둡니다. 시간이 지남에 따라, 스프레드시트는 열을 나열하지만 실제 인증서는 수동 폴더 검색을 통해서만 찾을 수 있습니다.
데이터 입력에 대한 검증 없음. 항복 강도 열은 모든 값을 수용합니다. 기술자가 한 행에 "36ksi"를 입력하고 다음 행에 "36 ksi"를, 세 번째 행에 "36,000 psi"를 입력하는 것은 동일한 측정에 대해 3가지 다른 값을 생성했습니다. 누군가가 데이터를 필터링하거나 분석하려고 할 때, 불일치는 거짓 간격을 생성합니다. ASTM 표준 열에는 모두 동일한 사양을 나타내는 "A36", "ASTM A36", "A36-19" 및 "A 36"이 있을 수 있습니다. 준수에 대한 쿼리는 신뢰할 수 없게 됩니다.
감사 추적 없음. 감사인이 열 44821을 누가 승인했는지 그리고 언제 승인했는지 묻을 때, 스프레드시트는 해당 행의 현재 상태를 보여줍니다 — 역사가 아닙니다. 항복 강도 값이 초기 입력 후에 변경되었다면, 원래 값은 사라졌습니다. 인증서가 추가된 경우, 추가 날짜는 실제 수신 날짜와 일치하지 않을 수 있습니다. 스프레드시트는 현재 상태를 문서화합니다; 발생한 일을 문서화하지 않습니다.
500 열 변곡점
약 500개의 활성 열 아래에서, 규율 있는 팀은 수동 조정을 통해 스프레드시트를 작동 상태로 유지할 수 있습니다. 그 위에서, 유지 보수 부담은 팀이 다른 작업과 함께 신뢰할 수 있게 유지할 수 있는 것을 초과합니다. 데이터 드리프트가 상당해집니다. 끊긴 링크는 수정되는 것보다 빠르게 누적됩니다. 스프레드시트의 특이한 점을 아는 사람은 중요한 단일 실패 지점이 됩니다 — 그들이 떠나면, 시스템은 부분적으로 해석 불가능하게 됩니다.
스프레드시트는 내부 검토를 통과합니다. 왜냐하면 이를 사용하는 팀이 제한을 탐색하는 방법을 알기 때문입니다. 외부 감사에서 실패합니다. 왜냐하면 감사인은 부족한 지식으로 유지되는 해결책이 아니라 시스템으로 접근하기 때문입니다. 감사인은 존재하지 않는 감사 추적을 찾습니다. 그들은 깨진 파일 경로를 찾습니다. 그들은 불일치 항목을 찾습니다. 그들은 이 볼륨을 위해 설계되지 않은 문서 제어 프로세스로 거슬러 올라가는 발견을 작성합니다.
다음 단계의 모습
스프레드시트에서 특수 제작 시스템으로의 전환은 대규모 IT 프로젝트를 필요로 하지 않습니다. 최소 실행 가능한 변경은 각 행이 열을 나타내는 스프레드시트에서 각 인증서 PDF가 인덱싱된 레코드인 시스템으로의 이동입니다.
특수 제작 시스템에서 인증서 자체가 기본 문서입니다. 열 번호, 등급 및 기계적 특성은 인증서에서 추출되고 검색 가능한 메타데이터로 저장됩니다. 감사 추적은 자동입니다 — 모든 액세스, 모든 검토, 모든 승인은 타임스탬프가 지정된 레코드를 생성합니다. 파일 경로는 깨지지 않습니다. 왜냐하면 인증서는 링크된 파일이 아니기 때문입니다; 저장된 문서입니다.
팀은 스프레드시트 유지를 중단하고 레코드 시스템 검색을 시작합니다. 인증서 관리 작업은 데이터 입력 및 파일 관리에서 예외 처리 및 품질 검토로 이동합니다 — 이것이 품질 역할이 해야 할 일입니다.
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