鋼鉄流通業者がデジタル証明書管理を必要とする理由

購買注文は火曜日の午後に到着します。15個の品目、混合品質、3つの異なる熱。下部の特別な指示欄で、お客様は航空宇宙アカウントが常に入力する内容を入力しました：配送前に証明書が必要です。例外はありません。

共有ドライブに15個中12個の証明書があります - どこかに。残りの3つは、4ヶ月前に2つのより小さい注文に分割した熱からの材料をカバーしています。元の証明書は最初の購買注文番号で提出されました。その注文は締結されています。それを扱った人はあなたのチームにはもういません。証明書は存在します。トラックが午前6時に出発する前に見つけられないだけです。

これはエッジケースではありません。鋼鉄流通業者にとって、これが火曜日です。

流通業者が業界で最も難しい証明書問題を抱える理由

鋼鉄流通業者は、複数の製粉所から材料を受け取り、熱番号ではなく購買注文で保管し、その後、各顧客注文に対して証明書パッケージを再構成する必要があるため、サプライチェーン内で最も複雑な証明書管理の問題に直面します - これは証明書がどのように提出されたかと決して一致しません。

製粉所は、購買注文に添付された証明書を備えた材料を出荷します。その証明書は、熱、化学、機械的特性をカバーしています - 最終顧客が材料が仕様を満たすことを確認するために必要なすべてのもの。問題は、流通業者がこれらの証明書を受け取って保存する方法が、後で検索する必要がある方法とほぼ関係がないということです。

製粉所から証明書が到着すると、保存されます。メールボックスに着陸してフォルダーにドラッグされる場合もあります。製粉所の購買注文番号という名前のフォルダーの下の共有ドライブにアップロードされる場合もあります。熱番号ではなく受け取り日で誰かが整理した物理的なファイルキャビネットに印刷される場合もあります。方法は人とその週がどれほど忙しかったかによって異なります。

6ヶ月後、顧客注文がその証明書を必要とするとき、検索パスは完全に異なります。お客様はあなたの製粉所の購買注文番号を気にしません。彼らは熱、品質、仕様を気にしています。営業サポートチームは、現在の出荷から元の購買に逆向きエンジニアリングを行う必要があります - これは、受け取り記録、在庫タグ、およびメールスレッドの相互参照を意味します。これにより、正しいファイルに到達します。

8つの製粉所から50の品質を在庫する流通業者では、その検索には20分から午後全体まで要します。1日の出荷の負荷に乗算すると、証明書管理が他のほぼすべてのバックオフィス機能よりもより多くの管理労働力を静かに消費する理由がわかります。

誰も話さない部分的な熱の問題

上記で説明したシナリオは、1つの注文で材料を購入し、1つの注文で販売したと想定しています。それが単純なケースです。流通業者はほぼこの方法で機能しません。

200個の熱が製粉所から到着します。3月に顧客Aに60個を販売します。6月に顧客Bに80個を販売します。残りの60個は9月に顧客Cに移ります。1つの熱証明書。3つの個別の出荷イベント。3つの個別の顧客証明書パッケージ。

最初の出荷は簡単です - 証明書は新しく、受け取り記録は最近で、熱と在庫の間のリンクは明らかです。3番目の出荷までに、そのリンクは摩耗しています。在庫システムは、特定の品質とサイズの60個を示しています。元の熱番号は、誰かが2つのピッキングサイクルを通してそれを保持したかどうかに応じて、倉庫タグに表示される場合と表示されない場合があります。証明書は、6ヶ月前に締結された購買注文で提出されます。

ほとんどの流通業者は、部族の知識で修正しています。チーム内の誰かは、その品質の最後のバッチが特定の受け取り日に到着したことを思い出し、確認するべきフォルダーを知っています。その人がお客様の単一障害ポイントです。彼らが去るとき、または彼らが休暇にいるとき、または質問が午後5時45分に来るとき、証明書検索プロセスは故障します。

部分的な熱の問題はファイリングの問題ではありません。これはデータモデルの問題です。証明書は、熱にリンクする必要があるときに購買注文にリンクされます - そして熱は、すべての分割、すべての出荷、および元の材料に触れるすべての顧客トランザクションを通して追跡可能なままである必要があります。

航空宇宙および防衛顧客には許容度がありません

すべての業界には品質要件があります。AS9100 Rev D、NADCAP認定要件、またはDFARS材料追跡条項に基づいて運営されている航空宇宙および防衛は、程度と結果が異なります。

自動車のティア1は、欠落している証明書にフラグを立て、24時間以内に送信するよう要求する場合があります。航空宇宙顧客は出荷を拒否します。彼らの品質システムがそれを許さないため、完全な証明書パッケージなしで配送を受け入れません。材料はあなたのトラックに戻ります。戻り送料を支払います。サプライヤー是正措置リクエストを作成します。1年に2回発生すると、承認されたベンダーリストから削除されます。

これらの顧客も監査します。製品監査だけではなく - 彼らはあなたのシステムを監査します。航空宇宙流通業者の年間サプライヤー品質監査には、製粉所の証明書を保存、取得、および制御する方法の確認が含まれます。14ヶ月前に行われた出荷の証明書を見るよう求める監査者が、メールフォルダーを検索するのに45分を費やしているのを見て、その観察をレポートに記録しています。その観察が発見になります。その発見は是正措置計画をトリガーし、時間と信用を費やします。

これらの顧客が期待する標準は、それ自体のための書類ではありません。それは、あなたが販売した材料が証明書が言う通りであることを確実に確認でき、オンデマンドで証明できるという証拠です。製粉所の購買注文番号で名前付けされたPDFでいっぱいの共有ドライブは、あなたが事業に従事していた期間に関係なく、その標準を満たしていません。

デジタルMTC管理が実際に変更するもの

デジタル証明書管理が作成する運用シフトは、ドキュメントをより速くスキャンすることではありません。証明書の保存と取得方法を制御するデータ構造の変更についてです。

熱番号でインデックス付けされたシステムでは、製粉所から到着するすべての証明書は、到着時に熱番号でタグ付けされます - 購買注文番号ではなく、受け取り日ではなく、製粉所の名前ではありません。熱番号が主キーになります。その熱からの材料に触れるすべての在庫トランザクション - 販売、転送、再カット、部分的なピックアップかどうか - 元の熱レコードへのリンクを維持します。

チームが出荷の証明書パッケージを構築するとき、彼らは検索していません。彼らは選んでいます。出荷記録は、どの熱がカバーされているかを知っています。システムは、対応する証明書をサーフします。15個の品目の注文では、そのアセンブリは数時間ではなく数分要します。

部分的な熱の追跡は、材料分割の経済学を変更します。60個が顧客Aに出荷され、残りの140個が在庫に留まっているとき、システムはこれらの140個と元の証明書の間の接続を失いません。顧客Bと顧客Cは、誰も元のドキュメントがどこにあるかを記憶する必要なく、同じインデックス付きレコードから証明書パッケージを受け取ります。

ブランド化された適合証明書 - あなたのCoC、あなたの信紙に、あなたの出荷詳細を参照して - 誰かが手で記入する手動のWordテンプレートではなく、証明書データから直接生成されます。化学と機械的特性は、保存された製粉所の証明書から抽出されます。出荷数量、顧客名、該当する仕様 - すべて自動的に入力されます。トラックを離れるドキュメントは、トラック上にあるもの正確に表します。これは、選ばれたものを制御する同じデータから構築されているためです。

航空宇宙および防衛顧客にサービスを提供する流通業者の場合、監査の話は完全に変わります。監査者が14ヶ月前の出荷の証明書を見るよう求めると、答えは熱番号による検索で、30秒以内に画面上にドキュメントがあります。これが制御された証明書管理システムが外部からどのように見えるかです。また、これは承認されたベンダーリストに留まるものです。

待機の費用

手動証明書管理の労働コストは実在し、測定可能です。1日30回の出荷で注文ごとに2時間は、収益を生成せず、顧客価値を生成しない週60時間の管理時間です。それは純粋な回復コストです - 失われるはずのないものを探すのに費やされた時間。

関係コストは、具体化されるまで定量化しがたいです。欠落している証明書のため出荷を拒否する航空宇宙顧客は、再度発生すると去っています。システム監査の後、あなたのサプライヤーレーティングを低下させる防衛請負業者は、そのレーティングを迅速に反転させません。これらは短期間で回復不可能な状況であり、彼らは良い人々と良い意図を持つ流通業者に起こり、現代の鋼鉄配布の運用の複雑さのために設計されたことのないインフラストラクチャで証明書管理を実行しています。

デジタル証明書管理はすべてを解決しません。遅延製粉所の配送、等級の置き換え、または在庫の不一致は修正されません。それが修正するのは、各証明書がどこにあり、それがカバーする材料を確実に知って、製粉所から到着した瞬間から、その材料に触れるすべてのトランザクション、トラックが去る前にそれを必要とする最終顧客に到達するまでの間です。

これは解決可能な問題です。購買注文ではなく熱番号を証明書組織の単位として扱う必要があります。部分的なピック、在庫の移動、および数ヶ月にわたるスプリット出荷を通してそのリンクを保持しておく必要があります。また、製粉所から転送されたPDFではなく、あなたの操作を反映する顧客向けドキュメントを生成する必要があります。その形式は、EERPを更新するたびに変わります。

このインフラストラクチャを構築する流通業者は、火曜日の午後をメールで検索することはありません。彼らはその時間を注文に費やしています。

よくある質問