複数の拠点を持つ流通業者では、シナリオは同じ方法で展開します：材料はメイン倉庫で受け取られ、MTCは受け取り文書と一緒に保管され、材料は後で処理のためにまたは地域の顧客注文を完了するための衛星施設に転送されます。証明書は移動しません。材料は移動します。
配送時に、配送倉庫は注文を確認してトラックをロードします。誰かが証明書パッケージを要求します。その場所の誰もそれを持っていません。材料が最初に到着したときに200マイル離れた場所に保管されたためです。運転者は証明書なしで出発するか（一般的）、または別の場所からスキャンされたコピーをメールまたはファックスで送信している間、出荷が保留されます（同様に一般的ですが、より遅い）。
どちらの場合でも、証明書は材料の後に到着します。顧客は入荷検査を実施し、MTCが必要で、それを持っていないため、あなたに電話します。これは材料の問題ではなく、文書プロセスの問題から完全に発生する顧客体験の失敗です。
マルチ倉庫証明書ギャップが形成される仕方
根本原因は単純です。証明書は受け取り地点で保管されていますが、材料は移動します。受け取りプロセスは、受け取った商品とドキュメントを一緒にキャプチャするように設計されており、これは正確です。ギャップは、材料が位置を変更するときにそのドキュメントを伝播するプロセスがないということです。
3つの特定のトリガーがこれを悪化させます：
処理のための倉庫間転送。 流通業者はメイン倉庫で生のプレートを受け取り、カット・ツー・レングス施設にコイルを出荷します。証明書はメイン倉庫のファイルにあります。処理された材料がカット・ツー・レングス施設から出荷されるとき、その施設に元のMTCが存在しなかったため、誰も元のMTCを含めることについて考えていません。
地域の需要を満たすための履行転送。 顧客注文は、在庫に適切な材料がない地域配送ポイントに到着します。メイン倉庫は在庫から材料を出荷して履行します。証明書はメイン倉庫の受け取りで保持されます。地域の場所は、ドキュメントではなく在庫を受け取ったため、証明書なしで出荷します。
長期在庫移動。 材料は受け取り倉庫の在庫に数ヶ月間保管され、定期的な在庫リバランスの一部として別の場所に転送され、証明書は6ヶ月前の受け取りフォルダに留まります。その材料が2番目の場所から出荷されるまでに、証明書と材料間の接続は壊れています。
証明書フォローマテリアルプロトコルの構築
ソリューションは手続きと技術です。手続きベースでは、ルールは明確である必要があります：材料が場所間を移動するとき、証明書はそれと共に移動します。技術的には、これはどの証明書がどの材料と関連しているかを知る方法と、それを転送するメカニズムを持つ必要があることを意味します。
手続き側：
倉庫間転送ドキュメントのすべては、証明書参照フィールドを必要とします。転送が開始されると、元の倉庫はそのヒートまたはロットの証明書を検索し、証明書参照番号（またはドキュメント番号）を転送ドキュメントに記録します。受け取り倉庫は、材料と証明書ドキュメントの受け取りを確認します。
証明書が物理的な場合（紙）、コピーは転送と共に行きます。元のコピーは受け取りアーカイブに留まります。認定コピーが目的地に送信されます。証明書がデジタルの場合、証明書レコードは新しい場所の在庫レコードにリンクされます。
プロセスチェックポイント： 場所から材料を出荷する前に、ピッカーまたはシッピングコーディネーターは、その場所でそのヒートの証明書が利用可能であることを確認する必要があります。会社のファイルのどこかに存在するだけではなく。
技術側：
共有デジタル証明書リポジトリは、物理的転送の問題を完全に排除します。証明書がすべてのロケーションからアクセス可能な中央システムに保存されると、質問は「この倉庫で証明書があるのか」から「この注文にリンクされた証明書があるのか」に停止します。
これは重要な違いです。証明書が各場所に物理的に存在する必要はありません。出荷パッケージを準備している人は誰でもアクセス可能である必要があります。クラウドベースの証明書管理システム、または適切に構成された共有ドキュメントシステムさえ、アクセスの問題を解決します。
配送遅延コスト
証明書ギャップの運用コストは測定可能です。証明書なしで出発する出荷は、次のいずれか以上を生成します：顧客からのフォローアップコール、証明書転送を受け取るためのメールチェーン、証明書受け取り待ちの材料の顧客保有、または規制産業では、会社に対する正式な不適合レポート。
受け取り検査要件を持つ顧客を提供する流通業者の場合（圧力容器ショップ、航空宇宙製造業者、核部品製造業者）、証明書なしで到着することは軽微な不便ではありません。材料の拒否、再配送訪問の必要性、または承認済みサプライヤー契約の条項違反をトリガーできます。
一般的な産業顧客の場合でも、証明書チェースはトランザクションの両側で時間を浪費します。顧客は最終的に証明書が自動的に到着することを期待することを止め、それを追跡するためにバッファを構築し始めます。つまり、彼らはあなたの材料が生産現場に到達する前にバッファも構築しています。
証明書フォローマテリアルプロトコルは重大な運用負担ではありません。転送ドキュメントに1つのフィールドを追加し、配送プロセスに1つのチェックポイントを追加する必要があります。リターンは、配送後の証明書リクエストが少なく、最初の時間にドキュメントを正しく取得することから生じる運用信頼性です。