鋼鉄流通業者がSA-516-70板材の1つのロット全体を購入します——40,000ポンド、1つのMTC、1つのロット番号。その後の2週間にわたり、3つの別々の顧客注文がそのロットの一部を使用します。受け取りチームはMTCをロットフォルダに保管します。誰もが先に進みます。
6ヶ月後、顧客Bは製造した圧力容器について顧客に提出する証明書パッケージが必要です。顧客Cは同じ理由で翌週に電話します。どちらも証明書を持っていません。流通業者の内部営業担当者は共有ドライブを検索します。MTCは元の受信書類番号の下にあります——材料が到着したときにリリースにいた顧客Aの注文に関連付けられた番号です。
3日間の検索、倉庫監督への2件のエスカレーション、証明書再発行のための製鉄所への1件の電話。これが部分熱証明書分割問題であり、正式な証明書中継プロセスを持たない流通業者では毎週発生します。
部分熱分割が証明書管理を破壊する理由
根本的な問題は、証明書保管システムが販売注文ではなく受取伝票に基づいて構築されていることです。材料が到着するとき、MTCは受取書類に添付されます。この文書には1つのPO番号、1つの受取番号があり、そのロットから最初の注文を出した人に暗黙のうちにリンクしています。
1つのロットを3つの注文に分割すると、3つの出荷がありますが証明書は1つです。証明書は他の2つの注文レコードに自動的に複製されません。保管システムがフォルダベース——物理的であれデジタルであれ——の場合、証明書は1つの場所に存在し、1つの注文でインデックスされ、他の2人の顧客はそれへの目に見えるリンクを持っていません。
以下の場合に問題が悪化します：
- 注文が数週間離れて出荷されます。 材料は倉庫に置かれたままで、注文が徐々に入ってきます。証明書は出荷時ではなく受取時に保管されます。顧客Bが出荷される時点では、4週間前の受取書類はクローズされた受取フォルダに入っています。
- 異なる人が各リリースを処理します。 部分ロット配置について知っている内部営業担当者が、顧客Bからのフォローアップ問い合わせを処理する人とは限りません。
- 製鉄所証明書は単一ページのスキャンです。 ロット番号を各販売注文にリンクするデータレコードはありません——フォルダ内のPDFだけです。
証明書中継プロセスの外観
証明書中継プロセスは、ロットから取得するすべての注文が独自の証明書コピーを取得することを意味します——事後ではなくリリース時にその注文の文書パッケージに添付されます。
メカニクスは簡潔です：
ステップ1：最初のリリース時に証明書をコピーします。 ロットの最初の部分が顧客Aの注文に対して出荷されるとき、MTCのコピーがその出荷記録に添付されます。元の受取書類ではなく——顧客Aの出荷記録です。
ステップ2：受取時に証明書を共有ロットとしてフラグを立てます。 MTCを受取時に記録するとき、オペレータは受取伝票を部分ロット受取としてマークします。このフラグはシステム（または次のオペレータ）に、このロットは複数の顧客に出荷される可能性があり、証明書は各リリースに従う必要があることを示します。
ステップ3：その後のリリースが証明書添付をトリガーします。 顧客Bの注文が同じロットから取得されるとき、証明書はロットレコードから取得され、顧客Bの出荷記録に添付されます。顧客Cも同じ扱いを受けます。
各顧客は現在、自分の注文レコードに証明書を持っており、数ヶ月前の受取書類に埋もれていません。
最小版（新しいソフトウェア不要）
デジタル証明書管理システムの実装準備ができていない場合は、このプロセスの手動バージョンを実行できます：
- 受取時に、既知の複数注文分割を持つロットについて、各MTCの3つのコピーを印刷します。
- 1つのコピーをロットフォルダ（受取アーカイブ）に保管します。他のものを関連注文を処理する販売コーディネーターに提供します。
- 各注文が出荷されるとき、販売コーディネーターは証明書コピーをパッキングリストとデジタル出荷記録に添付します。
これには受取と販売の間の規律と調整が必要です。注文が受取時に既知でない場合は崩壊します——材料を推測的に在庫用に購入するときは一般的です。
より強いバージョン：すべてのロット番号がそこから取得したすべての販売注文にリンクし、証明書文書がこれらのレコードのいずれからでもアクセス可能な証明書データベースです。
顧客が実際に経験すること
証明書の追跡は顧客に時間がかかります。さらに重要なことに、それはあなたの文書プロセスが緩いことを示します。圧力容器製造、構造製造、または規制業界の顧客の場合、証明書を迅速に提出できない流通業者は品質フラグを起動します——材料自体が完全に問題なくても。
証明書中継プロセスは複雑なプロジェクトではありません。訓練と展開に2～3週間必要な手順の変更です。メリットは、すべての顧客が出荷時に証明書を受け取ることであり、3ヶ月後に電話するときではありません。