Hầu hết các công ty kim loại ước tính chi phí quản lý MTC của họ ở một hoặc hai giờ nhân công mỗi tuần. Con số thực tế, khi xem xét sửa chữa lỗi, lấy lại tài liệu để kiểm toán và công việc lại phía hạ lưu, thường cao gấp ba đến năm lần. Khoảng trống tồn tại vì chi phí được phân phối trên các bộ phận và chôn dưới các hoạt động thường xuyên mà không ai theo dõi như một mục riêng biệt. Máy tính này làm cho cái vô hình thành hữu hình — nhập khối lượng chứng chỉ, quy mô nhóm và tỷ lệ lỗi của bạn, và nó sẽ trả lại chi phí hàng năm thực tế của bạn cùng với số tiền tiết kiệm dự kiến nếu bạn tự động hóa.
Công cụ tính chi phí MTC
Nhập khối lượng chứng nhận, quy mô đội ngũ và tỷ lệ lỗi để xem chi phí thực tế hằng năm của việc quản lý MTC thủ công.
Hoạt động của bạn
Chi phí hằng năm của bạn
Ước tính dựa trên các chuẩn mực ngành (20–45 phút/chứng nhận khi xử lý thủ công, tỷ lệ lỗi 8–12%, 300–800 USD cho mỗi sự cố lỗi). Hãy điều chỉnh các giá trị đầu vào cho phù hợp với hoạt động của bạn.
Máy tính đo lường gì
Quản lý MTC thủ công có năm nhóm chi phí riêng biệt. Hầu hết các hoạt động chỉ theo dõi hoạt động đầu tiên — và thậm chí còn đánh giá thấp nó.
Chi phí lao động
Chi phí trực tiếp xử lý từng chứng chỉ: nhận PDF, trích xuất số nấu, cấp độ, thành phần hóa học và tính chất cơ học; tham chiếu chéo với đơn hàng mua; lưu trữ tài liệu; và liên kết với bản ghi vật liệu đến. Ở 20-45 phút trên mỗi chứng chỉ trong một quy trình làm việc hoàn toàn thủ công, một cơ sở xử lý 200 chứng chỉ mỗi tháng sẽ dành 67-150 giờ nhân công cho nhập dữ liệu và lưu trữ trước khi một quyết định chất lượng nào được thực hiện.
Máy tính sử dụng tỷ lệ hàng giờ được tải đầy đủ của bạn — lương cộng với lợi ích, thuế công ty và phân bổ chi phí chung — vì đó là con số xuất hiện trong báo cáo P&L của bạn.
Chi phí lỗi
Khoảng 8-12% tài liệu MTC được xử lý thủ công chứa sự cố dữ liệu yêu cầu can thiệp con người: số nấu bị chuyển vị, bất phù hợp cấp độ, giá trị kiểm tra cơ học bị thiếu hoặc chứng chỉ đính kèm vào mục dòng sai. Mỗi sự kiện lỗi gây ra tạm dừng, yêu cầu kiểm tra lại hoặc đơn hàng tăng tốc cho nhà cung cấp. Dữ liệu ngành đặt chi phí trên mỗi sự kiện lỗi ở mức 300-800 USD tùy thuộc vào khoảng cách lỗi lan truyền trước khi bị phát hiện.
Máy tính nhân khối lượng chứng chỉ hàng tháng của bạn với tỷ lệ lỗi ước tính và chi phí trên sự kiện để tạo ra chi phí lỗi hàng năm mà hầu hết các hoạt động chưa bao giờ thấy là một con số duy nhất.
Chi phí chuẩn bị kiểm toán
Kiểm toán quy định, kiểm toán chất lượng khách hàng và kiểm toán nội bộ đều yêu cầu phục hồi nhanh chóng các MTC gốc cho các số nấu hoặc tham chiếu đơn hàng cụ thể. Trong một hệ thống lưu trữ thủ công — cho dù là các thư mục vật lý hay ổ dùng chung — một kỹ sư chất lượng có thể dành một giờ trở lên mỗi kiểm toán để rút các tài liệu, tham chiếu chéo với nhật ký tiếp nhận và xác nhận tính đầy đủ. Máy tính tính đến tần suất kiểm toán của bạn và chức vụ của nhân viên thực hiện lấy lại, vì một giờ của thời gian người quản lý chất lượng không giống một giờ của thời gian nhân viên nhập dữ liệu.
Chi phí làm lại
Một số lỗi chứng chỉ vượt qua việc kiểm tra tiếp nhận ban đầu và chỉ được phát hiện sau — trong quá trình sản xuất, tại địa điểm khách hàng hoặc trong quá trình kiểm tra tiếp nhận của khách hàng. Phát hiện độ không chính xác sau khi cắt, thành hình hoặc hàn đại diện cho xác, vật liệu thay thế tăng tốc và trách nhiệm hợp đồng tiềm ẩn. Những sự kiện này hiếm nhưng tốn kém. Máy tính áp dụng một bộ số nhân thường phòng hạ lưu cho tỷ lệ lỗi đến để tính đến phần trăm vượt qua tiếp nhận.
Chi phí cơ hội
Mỗi giờ mà một kỹ sư chất lượng hoặc người quản lý QA dành cho quản trị chứng chỉ là một giờ không dành cho trình độ nhà cung cấp, phân tích nguyên nhân gốc rễ của không phù hợp hoặc cải tiến quy trình. Chi phí này không xuất hiện trong bất kỳ nhật ký lỗi hoặc báo cáo làm lại nào — nó xuất hiện trong những gì nhóm chất lượng của bạn không hoàn thành. Máy tính định lượng điều này là tỷ lệ phần trăm thời gian người quản lý QA được hướng dẫn lại để quản trị chứng chỉ, được định giá theo tỷ lệ được tải đầy đủ của họ.
Điểm chuẩn ngành chúng tôi đã sử dụng
Các mặc định máy tính được rút ra từ dữ liệu ngành sản xuất được lập hồ sơ, không phải ước tính.
Thời gian xử lý trên mỗi chứng chỉ: 20-45 phút trên mỗi chứng chỉ cho một quy trình làm việc hoàn toàn thủ công (tiếp nhận, trích xuất, xác nhận, lưu trữ và nhập hệ thống). Phạm vi phản ánh sự thay đổi trong chất lượng tài liệu và độ phức tạp của yêu cầu nhập ERP của bạn.
Tỷ lệ lỗi mà không tự động hóa: 8-12% chứng chỉ được xử lý thủ công chứa ít nhất một vấn đề dữ liệu yêu cầu can thiệp con người. Con số này phù hợp trên nhiều nghiên cứu quản lý tài liệu sản xuất và phù hợp với tỷ lệ lỗi nhập dữ liệu chung trong các quy trình làm việc hành chính khối lượng cao.
Chi phí trên mỗi sự kiện lỗi: 300-800 USD cho mỗi sự kiện, tùy thuộc vào liệu lỗi có gây ra tạm dừng vật liệu, kiểm tra lại, yêu cầu hành động sửa chữa nhà cung cấp hay tăng tốc. Giới hạn dưới phản ánh một tạm dừng được giải quyết trong cùng một ngày; giới hạn trên phản ánh một tăng tốc làm trì hoãn sản xuất.
ROI quản lý tài liệu trong sản xuất: 312-520% trong vòng 12 tháng triển khai, dựa trên các điểm chuẩn ngành cho tự động hóa tài liệu có cấu trúc trong các môi trường sản xuất. Phạm vi phản ánh biến động về khối lượng chứng chỉ, chi phí lao động và bao nhiêu quy trình làm việc được tự động hóa.
Tác động tự động hóa MTC: Trích xuất và xác nhận tự động giảm thời gian xử lý khoảng 90% và giảm tỷ lệ lỗi dữ liệu khoảng 70%. Tỷ lệ lỗi dư sau tự động hóa phản ánh các trường hợp cạnh — tài liệu bị hư hỏng, định dạng không chuẩn hoặc sự cố chất lượng dữ liệu nhà cung cấp — yêu cầu xem xét con người.
Cơ sở thế giới thực: Một nhà phân phối thép Anh ghi nhận tiết kiệm hơn 120 giờ nhân công mỗi năm chỉ thông qua tự động hóa MTC, trước khi tính đến giảm lỗi hoặc cải tiến hiệu quả kiểm toán.
Phép tính mà hầu hết các công ty bỏ lỡ
Chi phí lao động là dễ nhất để định lượng, vì vậy nó nhận được toàn bộ sự chú ý. Ba danh mục chi phí khác lớn hơn tổng thể và hầu như không bao giờ xuất hiện trong phân tích chứng minh chi phí.
Kiểm toán lấy lại hợp chất theo thời gian. Nếu nhóm chất lượng của bạn dành một giờ mỗi kiểm toán kéo và xác minh chứng chỉ, và bạn chạy bốn kiểm toán mỗi năm, đó là bốn giờ thời gian QA cao cấp lấy lại tài liệu. Nó không nghe có vẻ đáng kể. Nhưng xem xét: bốn giờ đó ở mức tính theo người quản lý chất lượng, không phải mức của một kỹ thuật viên; lấy lại có áp lực cao là căng thẳng và dễ bị lỗi; và rủi ro không xác định vị trí chứng chỉ trong quá trình kiểm toán bên ngoài là phát hiện không phù hợp, không chỉ là bất tiện. Máy tính định giá lấy lại kiểm toán ở mức của người quản lý chất lượng vì đó là người thường ở trong phòng khi kiểm toán viên yêu cầu tài liệu.
Lỗi bị bắt phía hạ lưu chi phí gấp 10-50 lần hơn các lỗi bị bắt tại tiếp nhận. Một sự không phù hợp chứng chỉ được xác định ở hàng hóa đến chi phí một thông báo tạm dừng và một cuộc gọi điện thoại cho nhà cung cấp. Sự bất phù hợp tương tự được phát hiện sau khi vật liệu đã bị cắt, hàn hoặc gửi cho khách hàng có thể chi phí xác, làm lại, thay thế tăng tốc và hình phạt hợp đồng. Máy tính áp dụng một tỷ lệ phòng ngừa hạ lưu thận trọng — phần lỗi đến vượt qua kiểm tra tiếp nhận — và định giá chúng ở phần trên của phạm vi chi phí trên mỗi sự kiện.
Chi phí cơ hội khó nhất để bảo vệ trong cuộc họp ngân sách và thực nhất trong thực tế. Nhóm chất lượng tại các trung tâm dịch vụ kim loại và nhà sản xuất thường xuyên trích dẫn quản trị chứng chỉ là hoạt động đưa ra công việc có giá trị gia tăng. Một kỹ sư chất lượng dành sáu giờ mỗi tuần cho nhập chứng chỉ, ghép nối và lưu trữ không thể dành sáu giờ đó cho các chuyến thăm phát triển nhà cung cấp, phân tích hệ thống đo lường hoặc theo dõi hành động sửa chữa. Máy tính coi đây là chi phí trực tiếp vì năng lực QA được hướng dẫn lại có giá trị dô la có thể đo lường được — đó là tỷ lệ hàng giờ của công việc không được thực hiện.
Bạn đã sẵn sàng xem các con số cho hoạt động của bạn chưa?
Máy tính ở trên cung cấp cho bạn các yếu tố để xây dựng trường hợp kinh doanh nội bộ. Nếu bạn muốn xem cách TestCert áp dụng trích xuất tự động, xác nhận và lưu trữ cho khối lượng chứng chỉ cụ thể và loại tài liệu của bạn, hãy yêu cầu bản trình diễn. Chúng tôi sẽ hướng dẫn ví dụ trực tiếp bằng cách sử dụng định dạng tài liệu của bạn và cho bạn thấy giảm chi phí dự kiến dựa trên quy trình làm việc thực tế của bạn.