Tại một thời điểm nào đó trong quá trình đánh giá hệ thống quản lý chứng chỉ, ai đó sẽ đặt câu hỏi của CFO: cái này có giá bao nhiêu và chúng ta nhận được cái gì lại? Giám đốc hoạt động đã sống sót qua sáu tháng các cuộc gọi tìm kiếm chứng chỉ thì biết trực giác câu trả lời. CFO cần một con số.
Xây dựng một mô hình ROI có thể bảo vệ cho tích hợp ERP thành chứng chỉ cần ba thành phần: chi phí hàng năm hiện tại của hoạt động chứng chỉ thủ công, tiết kiệm dự kiến từ tích hợp và chi phí triển khai. Thời gian hoàn vốn xuất phát từ ba con số này. Đối với nhà phân phối cỡ trung bình với một nhóm chất lượng và hoạt động 5 người, cửa sổ hoàn vốn điển hình là 8 đến 14 tháng.
Dưới đây là cách xây dựng mô hình.
Thành phần 1: Chi phí Hàng năm Hiện tại của Hoạt động Chứng chỉ Thủ công
Hoạt động chứng chỉ thủ công tiêu thụ thời gian trong bốn danh mục:
Tiếp nhận và lưu trữ chứng chỉ. Khi tiếp nhận, ai đó mở từng MTC, xác minh nó, đặt tên và lưu trữ. Với 200 chứng chỉ mỗi tuần ở 4 phút mỗi cái: 800 phút mỗi tuần, hoặc khoảng 650 giờ mỗi năm.
Tra cứu và lấy lại chứng chỉ. Nhân viên bán hàng, chất lượng và dịch vụ khách hàng dành thời gian tìm kiếm chứng chỉ để trả lời yêu cầu của khách hàng, gắn vào báo giá hoặc chuẩn bị các lô hàng. Ước tính bảo thủ: 10 phút mỗi đơn hàng để xử lý tài liệu liên quan đến chứng chỉ. Với 200 đơn hàng mỗi tuần, đó là 2000 phút mỗi tuần, hoặc khoảng 1700 giờ mỗi năm.
Yêu cầu chứng chỉ sau giao hàng. Khách hàng gọi điện để yêu cầu chứng chỉ mà họ không nhận được hoặc không tìm được. Mỗi cuộc gọi yêu cầu một tìm kiếm, gửi lại và xác nhận theo dõi. Ước tính 20 phút cho mỗi yêu cầu sau giao hàng, với tỷ lệ 5% đơn hàng. Với 200 đơn hàng mỗi tuần, đó là 10 yêu cầu sau giao hàng mỗi tuần, 200 phút mỗi tuần, hoặc khoảng 170 giờ mỗi năm.
Tái cấu trúc kiểm toán. Khi kiểm toán của khách hàng hoặc bên thứ ba yêu cầu tái cấu trúc tính truy xuất, nhà quản lý chất lượng dành thời gian đáng kể để lấy tài liệu trên các hệ thống. Ước tính 4 cuộc kiểm toán mỗi năm, mỗi cuộc yêu cầu 4 giờ thời gian của nhà quản lý chất lượng để chuẩn bị các gói chứng chỉ.
Lao động hàng năm ước tính tổng: 2536 giờ mỗi năm. Với mức lương lao động trộn lấp đầy $45/giờ (nhà quản lý chất lượng, bán hàng nội bộ, dịch vụ khách hàng), điều này tương đương với khoảng $114000 mỗi năm chi phí lao động trực tiếp có thể quy cho hoạt động chứng chỉ.
Thành phần 2: Giảm Chi phí Lỗi
Quá trình chứng chỉ thủ công tạo ra các lỗi có hậu quả đo lường được:
Chứng chỉ sai được gắn vào lô hàng. Khi khách hàng nhận được chứng chỉ sai, chi phí giải quyết tối thiểu là 2-3 giờ thời gian của nhà quản lý chất lượng cộng với thời gian dịch vụ khách hàng, cộng với bất kỳ chi phí vận chuyển nhanh hoặc gửi lại nào. Ở mức bảo thủ một sự kiện mỗi tháng: 12 sự kiện × $400 chi phí giải quyết trung bình = $4800 mỗi năm.
Chứng chỉ bị thiếu khi giao hàng. Một lô hàng đến mà không có chứng chỉ sẽ tạo ra tình trạng giữ lại của khách hàng. Chi phí của nhà phân phối: thời gian dịch vụ khách hàng để trả lời, thời gian chất lượng để định vị và gửi, và tín dụng giao hàng có thể. Ở mức ước tính 3 sự kiện mỗi tháng: 36 sự kiện × $150 chi phí trung bình = $5400 mỗi năm.
Từ chối vì thiếu chứng chỉ (kiểm tra khi nhập). Một lô hàng bị từ chối ở kiểm tra khi nhập của khách hàng do sự thiếu hụt chứng chỉ — trường bị thiếu, nhiệt độ sai, tài liệu không hoàn chỉnh — tốn kém hơn đáng kể: chi phí vận chuyển gửi lại, tìm nguồn cấp tốc, phản hồi không phù hợp chất lượng và thiệt hại đến mối quan hệ với khách hàng. Ở hai sự kiện mỗi năm: 2 × $3500 chi phí trung bình = $7000 mỗi năm.
Tổng chi phí lỗi hàng năm ước tính: $17200 mỗi năm.
Thành phần 3: Giá trị Giữ chân Khách hàng
Thành phần này khó định lượng hơn nhưng thường là con số lớn nhất trong mô hình.
Chất lượng chứng chỉ là một yếu tố phân biệt rõ ràng đối với khách hàng có yêu cầu chất lượng cao: nhà thầu phụ hàng không vũ trụ, nhà sản xuất bình chứa áp suất, những người tham gia chuỗi cung ứng quốc phòng. Những khách hàng này đánh giá các nhà cung cấp được phê duyệt một phần dựa trên hiệu suất tài liệu. Một nhà phân phối cung cấp liên tục các gói chứng chỉ hoàn chỉnh, phản hồi yêu cầu chứng chỉ trong vài giây và duy trì một cổng khách hàng để truy cập chứng chỉ là một nhà cung cấp chất lượng cao hơn so với một nhà cung cấp đuổi theo chứng chỉ sau khi giao hàng.
Giá trị giữ chân khách hàng từ sự xuất sắc của chứng chỉ là doanh thu có nguy cơ mất một tài khoản có yêu cầu chất lượng cao mỗi năm. Đối với một nhà phân phối có các tài khoản trong phân khúc này tính hóa đơn từ $200000 đến $500000 hàng năm, rủi ro là đáng kể. Một quy trách thâm chủ yếu 10% doanh thu đó cho hiệu suất chất lượng chứng chỉ: $20000 đến $50000 mỗi năm trong giá trị giữ chân được bảo vệ.
Kết hợp các Con số
Chi phí hàng năm hiện tại (lao động + lỗi): $114000 + $17200 = $131200 mỗi năm
Tác động tích hợp: Một tích hợp ERP thành chứng chỉ được triển khai tốt giảm thời gian tiếp nhận chứng chỉ 50-70% (thông qua các biểu mẫu có cấu trúc và tự động hóa một phần), thời gian tra cứu chứng chỉ 80-90% (thông qua liên kết trực tiếp đơn hàng với chứng chỉ) và tỷ lệ lỗi 70-80% (thông qua so khớp tự động và hàng đợi ngoại lệ).
Tiết kiệm hàng năm dự kiến từ tích hợp:
- Giảm lao động tiếp nhận (tiết kiệm 60%): $26000
- Giảm lao động tra cứu (tiết kiệm 85%): $65000
- Giảm yêu cầu sau giao hàng (tiết kiệm 70%): $5000
- Giảm tái cấu trúc kiểm toán (tiết kiệm 75%): $1000
- Giảm chi phí lỗi (tiết kiệm 75%): $13000
Tổng tiết kiệm hàng năm dự kiến: ~$110000
Chi phí triển khai điển hình cho nhà phân phối cỡ trung bình: $50000 đến $100000 cho một hệ thống quản lý chứng chỉ được xây dựng đặc biệt tích hợp với một ERP tiêu chuẩn, bao gồm di chuyển dữ liệu, đào tạo và hỗ trợ năm đầu. Các bổ sung mô-đun ERP từ các nhà cung cấp hiện có thường có mức giá thấp hơn.
Thời gian hoàn vốn: Với chi phí triển khai điểm giữa $85000 so với $110000 tiết kiệm hàng năm dự kiến, thời gian hoàn vốn là khoảng 9 đến 10 tháng.
Mô hình Không Bao gồm Cái gì
Mô hình trên sử dụng ước tính bảo thủ và không bao gồm:
- Giá trị kích hoạt bán hàng: Sự sẵn có chứng chỉ nhanh hơn cho phép báo giá nhanh hơn trên các đơn hàng chuyên biệt, dịch sang tỷ lệ thắng cao hơn trong kinh doanh biên độ cao.
- Truy cập thị trường hàng không vũ trụ và quốc phòng: Khách hàng trong những phân khúc này yêu cầu khả năng tài liệu mà các quy trình thủ công không thể cung cấp một cách đáng tin cậy. Tích hợp chứng chỉ là một điều kiện tiên quyết để cạnh tranh trong những phân khúc này.
- Chất lượng tập trung nhân viên: Tìm kiếm chứng chỉ là công việc giá trị thấp, hứng chịu cao. Giảm nó cải thiện khả năng của nhóm chất lượng cho công việc chất lượng thực tế.
Khi bạn trình bày điều này cho CFO của mình, chỉ tiết kiệm lao động thường là để chứng minh khoản đầu tư. Giảm chi phí lỗi và giá trị giữ chân khách hàng là những bổ sung bảo thủ làm mạnh thêm trường hợp. Cửa sổ hoàn vốn 8 đến 14 tháng nằm tốt trong các ngưỡng đầu tư vốn tiêu chuẩn cho các hệ thống hoạt động.
Câu hỏi không phải là liệu ROI có ở đó. Đó là liệu nỗi đau hoạt động có đủ cao ngay bây giờ để làm cho dự án ưu tiên.