Краткий ответ
Quick Answer
Выдача исходящих испытательных сертификатов означает сборку и доставку пакета документации по качеству — сертификатов поставщиков MTC, выданных компанией CoC, отчетов NDT и записей проверки — который сопровождает отправку клиенту. Процесс должен быть контролируемым, отслеживаемым и согласованным с конкретными требованиями документации клиента до отпуска отправки.
Исходящая сертификация — это место, где ваш внутренний процесс качества встречает требования клиента. Отправка, которая уходит без надлежащей документации, неполна — независимо от того, насколько хорошо материал был изготовлен или проверен. Клиенты в регулируемых отраслях обычно удерживают платеж до получения надлежащей документации. Некоторые отказывают в приемке отправок, если документы отсутствуют.
Правильное получение исходящих сертификатов требует систематического процесса сборки, а не суетливости в последний момент.
Что входит в пакет исходящих сертификатов?
Содержание пакета исходящей сертификации зависит от заказа клиента и любых дополнительных требований к документации. К числу основных компонентов относятся:
Исходящие сертификаты поставщиков MTC: Исходные сертификаты испытания металла, выданные производителем материала и охватывающие каждую плавку материала, включенную в отправляемые товары. Это исходящие документы — вы получили их от поставщика и передаете клиенту. Они должны быть разборчивыми, полными и соответствовать конкретным используемым плавкам.
Выданная компанией записка о соответствии: Заявление вашей организации о том, что отправляемые товары соответствуют установленным требованиям. CoC обычно определяет:
- Имя клиента и номер PO
- Ваш внутренний номер заказа или номер работы
- Описание товара, количество и идентификация (номера ярлыков, номера серий, номера катушек)
- Применимые стандарты и спецификации
- Утверждение соответствия
- Подпись и дата уполномоченного лица
Отчеты NDT: Радиографические (RT), ультразвуковые (UT), магнитные (MT) или жидкостепроникающие (PT) отчеты для сварных швов, соединений или основного материала, как требуется применимым кодексом и техническими условиями клиента.
Отчеты об инспекции размеров: Окончательные проверки размеров, включая зазоры при сборке, выравнивание болтового кольца фланца или другие критические размеры, указанные в техническом паспорте клиента.
Записи по термической обработке: Графики время-температура для термической обработки после сварки (PWHT), снятия напряжений или других тепловых процессов с соответствующим сертификатом об окончании.
Документация по сварке: Спецификации процедур сварки (WPS) и записи о квалификации процедур (PQR), упомянутые в работе, если требуется клиентом.
Записи гидростатического или давления испытания: Давление испытания, продолжительность, испытательная среда и результат проходит/не проходит для компонентов, удерживающих давление.
Отчеты об инспекции третьей стороны: Если уполномоченное инспекционное агентство (AIA) или назначенный клиентом инспектор наблюдали работу, их подписанные документы о допуске или заметки об отпуске инспекции.
Процесс сборки исходящих сертификатов
Шаг 1: Определите требования к документации до начала производства
Правильное время для понимания того, какую документацию требует клиент — это момент получения заказа, а не когда отправка упаковывается. Просмотрите PO клиента на предмет:
- Конкретные требуемые типы сертификатов
- Требования к формату (например, исходные подписи, фирменный бланк компании, конкретные шаблоны форм)
- Предпочтения электронной или физической доставки
- Требуемое содержание (что должно отображаться на CoC, какие сведения о проекте клиента ссылаются)
- Любое одобрение клиентом документации перед отпуском отправки
Создайте контрольный список документации для работы. Назначьте ответственность за каждый тип документа.
Шаг 2: Связь материалов с заказами работ во время производства
По мере продвижения производства выпуск запасов на производственный заказ создает запись о прослеживаемости материала. Каждая выданная партия имеет номер плавки и ссылку на сертификат. К тому времени, когда работа будет завершена, система должна точно знать, какие плавки были израсходованы — и, следовательно, какие сертификаты поставщиков MTC должны быть включены в исходящий пакет.
Это то место, где интегрированное управление сертификатами и запасами дает результаты: содержание исходящего пакета можно автоматически определить из записей о выдаче запасов, а не вручную перестраивать из памяти или бумажных путевых листов.
Шаг 3: Соберите пакет документации
Соберите все требуемые документы:
- Извлеките сертификаты поставщиков MTC, связанные с выданными плавками
- Создайте компанию CoC на основе одобренного шаблона, ссылаясь на правильные стандарты, номер работы и идентификацию товара
- Получите отчеты NDT, размеры и записи о термической обработке из записей инспекции для этой работы
- Соберите все отпуски инспекции третьей стороны
Просмотрите пакет по сравнению со списком проверки документации, чтобы подтвердить полноту перед продолжением.
Шаг 4: Просмотр качества и одобрение
Пакет исходящей документации должен быть просмотрен органом по качеству — обычно менеджером по качеству или назначенным инженером по качеству — перед отпуском. Этот обзор подтверждает:
- Все требуемые документы присутствуют
- Ссылки CoC точны и полны
- Отчеты NDT и записи инспекции показывают удовлетворительные результаты
- Номера плавок на MTC соответствуют записям о выдаче запасов израсходованного материала
- На этой работе нет невыполненных несоответствий
Рецензент подписывает отпуск документации. Эта подпись задокументирована и составляет часть записи качества работы.
Шаг 5: Доставка клиенту
Методы доставки документации различаются:
- Физический пакет с отправкой — исходные подписанные документы включены в коробку или трубку доставки
- Пакет PDF по электронной почте — отсканированные или созданные PDF-файлы отправляются контакту качества клиента
- Загрузка портала клиента — документы загружены на портал поставщика или систему управления документами клиента
- Электронный обмен данными (EDI) — передача структурированных данных для отношений высокого объема торговли
Некоторые клиенты требуют оригиналы для определенных типов документов (например, оригинальный подписанный CoC на фирменном бланке компании). Другие принимают PDF-копии для всего. Уточните это при получении заказа.
Переаттестация: Когда вы выдаете свой MTC
В некоторых ситуациях производитель выдает свой собственный сертификат испытания металла, а не передает документ поставщика:
- Материал был повторно испытан для проверки соответствия (отказ входящего испытания, за которым следует повторное испытание и приемка)
- Клиент требует всю документацию на фирменном бланке производителя
- Материал был обработан (например, раскроен, сформирован, обработан) и исходный сертификат требует дополнения
- Производитель действует в качестве обработчика материала с аккредитацией на сертификацию
Переаттестация предполагает значительную ответственность. Сертифицирующая организация должна обладать:
- Квалифицированным и откалиброванным испытательным оборудованием
- Аккредитованной лабораторией или задокументированными процедурами испытания
- Уполномоченным подписывающим лицом с задокументированными полномочиями
- Отслеживаемой цепью от исходной идентификации плавки к пересертифицированному документу
Переаттестация, не подкрепленная фактическими испытаниями, является мошенничеством. Если вы передаете результаты поставщика на своем собственном бланке, сделайте это происхождение явным — определите исходный MTC и испытательную лабораторию.
В чем разница между сквозным MTC и сертификатом соответствия?
Исходящий MTC — это исходный документ, выданный производителем материала и передаваемый без изменений клиенту. Сертификат соответствия — это отдельное заявление вашей организации о том, что отправляемые товары соответствуют установленным требованиям — он может ссылаться на основные MTC, но это отдельный документ, подписанный уполномоченным лицом в вашей организации. Большинство полных пакетов сертификации включают оба.
Как мы поступаем с клиентом, который требует документации перед приемкой отправки?
Это стандартная практика в регулируемых отраслях. Включите просмотр документации в ваш процесс доставки так, чтобы одобрение документации было на критическом пути наряду с физическим завершением и инспекцией. Никогда не отпускайте отправку, ожидая отправления документов позже — отправка не должна отпускаться до одобрения документации. Установите ожидания клиента при получении заказа в отношении реалистичного времени подготовки документации.
Что должен содержать сертификат соответствия?
Минимум: имя и адрес вашей компании, имя клиента и номер PO, ваша ссылка на заказ или работу, описание товара (количество, номера деталей, номера ярлыков), применимые стандарты и спецификации, четкое заявление соответствия, имя и должность уполномоченного подписывающего и дата сертификации. Многие клиенты предоставляют требуемый формат CoC — всегда используйте формат клиента, если он указан.
Как долго мы должны хранить копии исходящих пакетов документации?
Сохраняйте исходящую документацию не менее того времени, которое клиент может в ней нуждаться, или в соответствии с требованиями применимого стандарта. Для компонентов сосудов давления это обычно 25 лет или срок службы оборудования. Для общего коммерческого производства минимальный срок в 10 лет является разумной базовой линией. Ваша задокументированная политика хранения должна определять периоды по категориям продуктов. См. наше руководство по правилам хранения документов для полного описания.
Можем ли мы автоматизировать сборку пакета исходящих сертификатов?
Да — это одна из наиболее ценных возможностей автоматизации в управлении качеством. Система, такая как TestCert, которая связывает выпуск запасов с сертификатами на протяжении всего производственного процесса, может автоматически определять, какие сертификаты поставщиков MTC принадлежат исходящему пакету для работы, заполнять шаблоны CoC данными работы и компилировать пакет для просмотра. Рецензент по качеству сосредоточивается на проверке и одобрении, а не на поиске документов.
Ready to automate your certificate workflow?
Try TestCert free