Дистрибьютор стали закупает полную плавку листового проката SA-516-70 — 40 000 фунтов, один MTC, один номер плавки. В течение следующих двух недель три отдельных заказа клиентов потребляют части этой плавки. Команда приемки архивирует MTC в папке плавки. Все продолжают работать.
Шесть месяцев спустя клиент B должен представить клиенту пакет сертификатов для изготовленного им сосуда высокого давления. Клиент C звонит неделю спустя по той же причине. У обоих отсутствуют сертификаты. Внутренний представитель продаж дистрибьютора ищет на общем диске. MTC находится под номером исходного документа приемки — тем, который связан с заказом клиента A, потому что именно этот клиент был указан в накладной при поступлении материала.
Три дня поиска, два эскалирования менеджеру склада и один звонок на завод для переиздания сертификата. Это проблема разделения сертификатов частичной плавки, которая происходит каждую неделю у дистрибьюторов без формального процесса передачи сертификата.
Почему разделение частичной плавки нарушает управление сертификатами
Коренная причина заключается в том, что системы архивирования сертификатов строятся на основе приемок, а не заказов на продажу. Когда материал прибывает, MTC прикрепляется к документу приемки. Этот документ имеет один номер ПО, один номер приемки и неявно связывается с тем, кто разместил первый заказ из этой плавки.
Когда вы распределяете одну плавку на три заказа, у вас есть три отправки, но один сертификат. Сертификат не автоматически копируется в другие два записи заказов. Если ваша система архивирования основана на папках — физических или цифровых — сертификат находится в одном месте, проиндексирован по одному заказу, и два других клиента не имеют видимой связи с ним.
Проблема усугубляется, когда:
- Заказы отправляются с разрывом в несколько недель. Материал остается на складе, пока заказы поступают постепенно. Сертификат архивируется при приемке, а не при отправке. Когда отправляется заказ клиента B, документ приемки из четырех недель назад находится в папке закрытых приемок.
- Разные люди обрабатывают каждый выпуск. Внутренний представитель продаж, знающий о договоренности по частичной плавке, не всегда обрабатывает последующий запрос от клиента B.
- Заводской сертификат — это однопрестраничное сканирование. Нет записи данных, связывающей номер плавки с каждым заказом на продажу — только PDF в папке.
Как выглядит процесс передачи сертификата
Процесс передачи сертификата означает, что каждый заказ, использующий плавку, получает собственную копию сертификата — прикреплю к документационному пакету этого заказа в момент выпуска, а не позже.
Механика проста:
Шаг 1: Сертификат копируется при первом выпуске. Когда первая часть плавки отправляется по заказу клиента A, копия MTC прикрепляется к этой записи отправки. Не к исходному документу приемки — к записи отправки клиента A.
Шаг 2: Сертификат отмечается как общая плавка при приемке. Когда MTC регистрируется при приемке, оператор отмечает приемку как приемку частичной плавки. Этот флаг указывает системе (или следующему оператору), что эта плавка может отправляться нескольким клиентам, и сертификат должен следовать за каждым выпуском.
Шаг 3: Последующие выпуски инициируют прикрепление сертификата. Когда заказ клиента B использует ту же плавку, сертификат берется из записи плавки и прикрепляется к записи отправки клиента B. Клиент C получает такое же обращение.
Теперь каждый клиент имеет сертификат в своей записи заказа, а не похороненный в документе приемки месячей давности.
Минимальная версия (новое программное обеспечение не требуется)
Если вы не готовы к внедрению цифровой системы управления сертификатами, вы можете запустить ручную версию этого процесса:
- При приемке распечатайте три копии каждого MTC для любой плавки с известным разделением на несколько заказов.
- Одну копию архивируйте в папку плавки (архив приемки). Остальные отдайте координатору продаж, обрабатывающему соответствующие заказы.
- Когда каждый заказ отправляется, координатор продаж прикрепляет копию сертификата к упаковочному листу и цифровой записи отправки.
Это требует дисциплины и координации между приемкой и продажами. Это не работает, когда заказы неизвестны во время приемки — что является обычным явлением при спекулятивной покупке материала для запасов.
Более мощная версия: база данных сертификатов, где каждый номер плавки связан с каждым заказом на продажу, который из нее использовал, с документом сертификата, доступным из любой из этих записей.
Что фактически переживают клиенты
Поиск сертификата отнимает у клиента время. Важнее то, что это указывает на слабый документальный процесс. Для клиентов в производстве сосудов высокого давления, конструкционном производстве или любой регулируемой отрасли дистрибьютор, который не может быстро предоставить сертификат, поднимает красный флаг качества — даже если сам материал идеален.
Процесс передачи сертификата не сложный проект. Это изменение процедуры, которое требует двух-трех недель на обучение и внедрение. Выгода в том, что каждый клиент получает свой сертификат при отправке, а не когда позвонит три месяца спустя.