Сценарий развивается одинаково у дистрибьюторов с двумя или более местоположениями: материал поступает на основной склад, MTC подшивается с приемочными документами, а затем материал передается на вспомогательное предприятие для обработки или выполнения заказа регионального клиента. Сертификат не перемещается. Материал перемещается.
В момент доставки склад отправления подтверждает заказ и грузит грузовик. Кто-то просит пакет сертификата. Никто на этом месте его не имеет — потому что он был подшит в 200 милях отсюда, когда материал впервые поступил. Водитель либо уезжает без сертификата (часто), либо отправление задерживается, пока кто-то отправляет отсканированную копию по электронной почте или факсу с другого места (также часто, но медленнее).
В любом случае сертификат прибывает после материала. Клиент проводит входной осмотр, ему нужен MTC, его нет, он вам звонит. Это отказ в опыте клиента, который полностью проистекает из проблемы процесса документирования, а не из проблемы материала.
Как формируются пропуски сертификатов на нескольких складах
Первопричина проста: сертификаты подшиваются в месте приемки, но материал перемещается. Процессы приемки предназначены для захвата поступающих товаров и документации вместе, что правильно. Пробел в том, что нет процесса распространения документации, когда материал меняет место.
Три конкретных триггера делают это хуже:
Трансферты между складами для обработки. Дистрибьютор принимает сырой лист на основном складе и отправляет катушки на свой объект резки на длину. Сертификат находится в файлах основного склада. Когда обработанный материал отправляется с объекта резки на длину, никто не думает включать исходный MTC, потому что его никогда не было на этом объекте.
Трансферты выполнения для удовлетворения региональной потребности. Заказ клиента поступает в региональный распределительный центр, у которого нет нужного материала в наличии. Основной склад отправляет материал из своего инвентаря для его выполнения. Сертификат остается в приемке основного склада. Региональное место отправляет без сертификата, потому что они получили запас, а не документацию.
Долгосрочное движение запасов. Материал находится в инвентаре склада приемки в течение нескольких месяцев, передается в другое место в рамках периодической переранжировки запасов, и сертификат остается в папке приемки возрастом 6 месяцев. К тому времени, когда этот материал отправляется со второго места, связь между сертификатом и материалом разорвана.
Построение протокола сертификат-следует-за-материалом
Решение процедурное и техническое. Процедурно правило должно быть явным: когда материал перемещается между местоположениями, сертификат перемещается с ним. Технически это означает наличие способа знать, какой сертификат идет с каким материалом, и механизма для его передачи.
Процедурная сторона:
Каждый документ внутрискладского трансфера нуждается в поле ссылки на сертификат. Когда трансфер инициируется, исходный склад ищет сертификат для этой плавки или партии и записывает номер ссылки сертификата (или номер документа) в документ трансфера. Принимающий склад подтверждает получение материала и документации сертификата.
Если сертификат физический (бумажный), копия идет с трансфером. Оригинал остается в архиве приемки; сертифицированная копия отправляется в пункт назначения. Если сертификат цифровой, запись сертификата связывается с записью инвентаря нового местоположения.
Контрольная точка процесса: Перед отправкой любого материала с места комплектовщик или координатор отправления должны проверить, что сертификат для этой плавки доступен на этом месте — а не просто что он существует где-то в файлах компании.
Техническая сторона:
Общее хранилище цифровых сертификатов полностью устраняет проблему физического переноса. Когда сертификаты хранятся в центральной системе, доступной всем местоположениям, вопрос перестает быть «есть ли у нас сертификат на этом складе?» и становится «есть ли у нас сертификат, привязанный к этому заказу?»
Это существенное различие. Сертификат не должен физически существовать в каждом месте — он должен быть доступен для любого, кто готовит пакет отправки. Система управления сертификатами на основе облака или даже правильно организованная система общих документов решает проблему доступа.
Стоимость задержки доставки
Эксплуатационная стоимость пропуска сертификата измерима. Отправление без сертификата генерирует одно или несколько из следующего: последующий звонок от клиента, цепочку писем для получения переданного сертификата, задержку клиента на материал в ожидании получения сертификата или в регулируемых отраслях — официальный отчет о несоответствии против вашей компании.
Для дистрибьюторов, обслуживающих клиентов с требованиями входного контроля — мастерские контейнеров высокого давления, аэрокосмические производители, производители ядерных компонентов — отправка без сертификата не является мелким неудобством. Это может спровоцировать отказ материала, потребовать повторной доставки или нарушить условия одобренного договора поставщика.
Даже для общих промышленных клиентов поиск сертификатов тратит время на обе стороны сделки. Клиенты в конце концов перестают ожидать автоматического поступления сертификата и начинают строить буфер для его поиска — что означает, что они также строят буфер перед поступлением вашего материала на их производственный цех.
Протокол сертификат-следует-за-материалом не является значительным эксплуатационным бременем. Требуется добавить одно поле в документы трансфера и одну контрольную точку в процесс отправления. Возврат — это меньше запросов сертификата после доставки и операционная надежность, которая исходит из правильного получения документации с первого раза.