Производитель заказывает у вас стальной лист с требованием предоставить ваш сертификат соответствия — не MTC завода, а документ вашей компании, подтверждающий, что материал соответствует указанным требованиям. Это стандартная практика в регулируемых отраслях: ваш клиент хочет документацию на фирменном бланке вашей компании с вашей авторизованной подписью, подтверждающей, что вы проверили материал в соответствии с требованиями их заказа.
Для дистрибьютора с ручным процессом создание этого документа занимает от 15 до 25 минут на заказ. Найдите правильный шаблон Word, откройте MTC для извлечения данных, введите номер плавки, марку, химические значения, размеры и ссылку на спецификацию, распечатайте, получите подпись менеджера по качеству, отсканируйте и прикрепите к документации заказа. Умножьте это на 30 или 50 заказов в неделю, и у вас будет значительная документальная нагрузка — и значительная возможность ошибок переписывания.
Есть более быстрая версия. Вот как она выглядит.
Что должен содержать надлежащий CoC дистрибьютора
Прежде чем вы сможете автоматизировать создание, вам нужен согласованный шаблон. Сертификат соответствия дистрибьютора должен включать:
Поля идентификации:
- Название, адрес и логотип вашей компании
- Номер документа и редакция
- Дата выпуска
- Имя и должность авторизованного подписанта
Ссылка на заказ:
- Имя клиента и номер PO
- Ваш номер заказа на продажу
- Дата отправки
Идентификация материала:
- Описание материала (например, SA-516-70 Normalized Pressure Vessel Plate)
- Номер плавки
- Номер партии или катушки, если применимо
- Отправленные размеры и количество
Заявление о соответствии:
- Спецификация(и), по которым проводится сертификация (например, ASTM A516/A516M, класс 70)
- Заявление о том, что материал был протестирован и найден соответствующим всем указанным требованиям
- Ссылка на исходный сертификат испытаний завода (номер документа или ссылка завода)
- Заявление о любых дополнительных требованиях, вызванных PO
Блок подписей:
- Имя, должность и подпись авторизованного представителя по качеству
- Дата подписания
CoC не заменяет MTC — он его сопровождает. Документ завода доказывает химию, механическое тестирование и термическую обработку. Ваш CoC доказывает, что вы проверили его в соответствии с требованиями вашего клиента и подтвердили, что он им соответствует.
Ручной процесс и его режимы отказа
Большинство дистрибьюторов используют шаблон Word. Специалист по управлению документами открывает шаблон, сохраняет новую копию с номером заказа в качестве имени файла и вручную вводит данные из MTC. Они распечатывают его, приносят менеджеру по качеству для влажной подписи, сканируют подписанную копию и прикрепляют ее к папке отправки.
Режимы отказа предсказуемы:
Ошибки переписывания. Номера плавки, химические значения и ссылки на спецификации вводятся неправильно. A5166 вместо A516. Предел текучести 37 500 фунтов на квадратный дюйм вместо 37 000 фунтов на квадратный дюйм. Эти ошибки превращают обычный документ в несоответствие, когда клиент об этом узнает.
Неправильная версия шаблона. Шаблон Word обновляется после того, как аудит клиента требует изменение. Не все имеют последнюю версию. Подписанные CoC выходят на старом шаблоне, в котором отсутствует обязательное поле.
Задержка подписания. Менеджер по качеству — единственный человек, имеющий право подписывать. Они на собрании, в пути или недоступны. Отправка откладывается в ожидании подписи.
Потерянные черновики. Неподписанная версия сохраняется в неправильную папку. Подписанное сканирование называется непоследовательно. Через шесть месяцев клиент запрашивает CoC, и поиск нужной версии занимает больше времени, чем создание новой.
Как выглядит процесс цифровой генерации
Процесс цифровой генерации CoC устраняет этап переписывания и проблему управления версиями. Структура следующая:
Шаг 1: Данные MTC извлекаются и структурируются при получении. Когда MTC прибывает, ключевые поля — номер плавки, марка, химия, результаты механических испытаний, дополнительные требования — фиксируются в структурированную запись. Это может быть сделано вручную в форму или автоматически с использованием OCR и анализа сертификата.
Шаг 2: Связь заказ-сертификат сохраняется. Когда заказ на продажу размещается для этой плавки, запись сертификата связывается с записью заказа. Система знает, какой MTC поддерживает какую отправку.
Шаг 3: Генерация CoC запускается при подтверждении отправки. Когда заказ готов к отправке, система предварительно заполняет шаблон CoC из связанных данных сертификата и данных заказа: имя клиента из заказа, данные материала из сертификата, номер PO из заказа. Специалист по управлению документами просматривает предварительно заполненную форму и подтверждает.
Шаг 4: Применяется электронная подпись. Менеджер по качеству получает запрос на подпись — ссылку, уведомление или элемент в очереди — просматривает предварительно заполненный документ и применяет свою электронную подпись. Нет печати, нет сканирования. Подписанный документ сохраняется в виде PDF, связанного с заказом.
Шаг 5: CoC доставляется с уведомлением об отправке. Когда отправка подтверждена, подписанный CoC и исходный MTC автоматически включаются в пакет документов, отправляемый клиенту.
От подтверждения до подписанного документа: менее 2 минут активной работы. Остальное — поток данных.
Операционное преимущество
Операционное преимущество — это не только скорость. Это последовательность и полнота. Каждый CoC, который выходит из вашего учреждения, находится на текущем шаблоне, с правильными данными из записи сертификата, с правильной подписью и связан с заказом, который он охватывает. Нет ошибок переписывания. Нет несоответствия версий. Нет отсутствующих полей.
Для дистрибьюторов, обслуживающих клиентов, требовательных к качеству, качество CoC видно. CoC с предварительно заполненными точными данными сигнализирует о зрелом документальном процессе. Машинописный CoC с коррекционной жидкостью или пустым полем сигнализирует об обратном.
Процесс генерации, описанный здесь, не требует крупных инвестиций в программное обеспечение. Требуется структурированный прием сертификатов при получении, связь заказ-сертификат в вашей системе управления заказами, защищенный шаблон CoC и механизм цифровой подписи. Это достижимые шаги для любого дистрибьютора, обрабатывающего более нескольких заказов в день.