Производитель труб два года назад добавил строку в стандартный текст заказа: "Требуется сертифицированный материал. Сертификаты испытания материала должны сопровождать все отправления." Директор по качеству одобрил это. Руководитель закупок почувствовал, что пробел в качестве был устранен.
Двенадцать месяцев спустя проверка файла сертификации завершенного проекта выявила три проблемы: два MTC были для неправильных номеров плавки (они были взяты из другого заказа), один сертификат был настолько деградировавшей копией, что его нельзя было прочитать, и четыре сертификата вообще не прибыли с отправлением — они были отправлены по электронной почте через три недели после того, как материал уже находился в цехе.
Пункт был в заказе. Сертификаты прибыли. Пробел в качестве не был устранен.
Что действительно создает "MTC требуется"
Пункт "сертифицированный материал требуется" в стандартном тексте заказа создает договорное обязательство поставщика предоставить сертификат испытания материала. Он не указывает, что должен содержать сертификат. Он не указывает, когда сертификат должен быть получен относительно отправки. Он не указывает, в каком формате должен быть сертификат. Он не указывает, что произойдет, если сертификат не соответствует требованиям. Он не создает контрольную точку при получении, которая предотвращает поступление материала в цех при отсутствии или недостаточности сертификата.
Пункт просто создает бумаги. Поставщик отправляет PDF, отмечает требование сертификата как выполненное и движется дальше. Является ли сертификат правильным, полным и поддающимся отслеживанию до фактически отправленного материала, не рассматривается пунктом — потому что пункт не определяет, что означают "правильный, полный и поддающийся отслеживанию" в операционном смысле.
Это разрыв между пунктом качества и контрольной точкой качества.
Написание исполнимых требований MTC в заказах
Исполнимый пункт MTC указывает пять вещей: обязательные поля, сроки, формат, требования отслеживаемости и права отклонения.
Обязательные поля. Перечислите конкретные элементы данных, которые должны содержаться в MTC. Как минимум для конструкционных или находящихся под давлением материалов:
- Название и местоположение завода
- Номер плавки/плавки (уникальный идентификатор, поддающийся отслеживанию до плавки)
- Спецификация продукта и марка (точное совпадение с позицией заказа)
- Химический состав плавки со всеми необходимыми элементами, указанные
- Результаты механических испытаний (текучесть, прочность, удлинение; данные по удару при необходимости)
- Состояние термообработки, если применимо к спецификации
- Результаты дополнительных требований, если они были вызваны в заказе
- Подпись уполномоченного представителя завода и сертификационное заявление
- Ссылка на применимую спецификацию продукта ASTM/ASME
Для организаций с системой управления качеством список обязательных полей может ссылаться на документ СУК: "MTC должен содержать все поля, требуемые [Процедура QP-12-01 Rev. C]." Это сохраняет стандартный текст заказа кратким, одновременно включая полный список полей по ссылке.
Сроки. Укажите, когда MTC должен быть получен относительно отправки. Для операций, которые удерживают входящее получение в зависимости от наличия сертификата, "MTC должен быть получен до или в момент доставки" является стандартом. Для материалов с длительными циклами производства "MTC должен быть получен и одобрен до того, как материал будет выпущен на производство" более точно. Избегайте "MTC должны сопровождать отправления", если вы принимаете электронную доставку — физическое сопровождение и электронная доставка перед отправкой различаются, и пункт должен соответствовать вашему фактическому процессу получения.
Формат. "Читаемая копия" — разумное минимальное требование. Для цифровых операций: "MTC должен быть предоставлен в виде машиночитаемого PDF (не сканирование печатной копии по мере возможности)." Для операций с программным обеспечением проверки MTC вы можете требовать определенные форматы, поддерживающие автоматизированную обработку. Требование к формату исполнимо — если поставщик постоянно предоставляет нечитаемые копии, пункт о формате дает вам основание для принятия корректирующих мер в отношении поставщика.
Требования отслеживаемости. Номер плавки на MTC должен совпадать с номером плавки на бирках связки, упаковочном листе и физических маркировках материала. Укажите это явно: "Номер плавки на MTC должен совпадать с номером плавки, отмеченным на материале и указанным в упаковочном листе. Поставщик несет ответственность за обеспечение отслеживаемости от MTC к физическому материалу." Это решает распространенный сбой, когда сертификаты отделяются от соответствующего материала во время обработки на складе или при доставке.
Права отклонения. Пункт должен указывать, что вы можете сделать, если MTC не соответствует требованиям: "Покупатель оставляет за собой право отклонить материал, для которого не предоставлен MTC, для которого MTC нечитаем, для которого MTC не соответствует заказанной спецификации и марке, или для которого отсутствуют или выходят за пределы спецификации обязательные поля данных. Поставщик несет ответственность за замену материала и связанные с этим расходы." Без явного права отклонения и пункта об ответственности за расходы поставщик может утверждать, что неполный сертификат является незначительным нарушением контракта, не оправдывающим возврат материала.
Превращение пункта в фактическую контрольную точку
Пункт заказа необходим, но недостаточен. Контрольная точка при получении делает его эффективным.
Контрольная точка имеет одно правило: материал не покидает зону получения, пока MTC не находится в файле, проверена его читаемость и полнота, и номер плавки на сертификате не подтвержден относительно физического материала. Любой сертификат, который не прошел проверку читаемости, полноты или отслеживаемости, создает удержание материала, а не просто примечание в файле.
На практике это означает контрольный список получения, охватывающий: сертификат присутствует (да/нет), сертификат читаем (да/нет), номер плавки на сертификате совпадает с физической маркировкой (да/нет), спецификация и марка на сертификате совпадают с заказом (да/нет). Если какой-либо ответ "нет", инспектор по получению применяет бирку удержания и уведомляет отдел качества. Поставщик контактируется для исправления перед тем, как материал продвинется дальше.
Сочетание исполнимого пункта заказа и структурированной контрольной точки при получении означает, что в первый раз, когда поставщик отправит деградировавшую копию или сертификат для неправильного номера плавки, в файле будет документированное корректирующее действие. Во второй раз будет SCAR. В третий раз будет разговор о квалификации.
Стандартный пункт без контрольной точки ничего не ловит. Контрольная точка без пункта не дает вам договорного положения. Оба необходимы.