Инспектор третьей стороны находится на объекте уже два часа. Финальная проверка завершена на 90%. Затем он просит сертификат EN 10204 3.1 для плавки 87423. В папке работы 34 сертификата. Плавки 87423 среди них нет. Кто-то из команды качества говорит, что помнит его получение — уверен, что он пришел со второй доставкой. Это было шесть недель назад.
Партия задержана. 50 000 долларов изготовленной стали лежат на причале. Инспектор перепланирован на три дня позже с дополнительными расходами. Команда проводит промежуточное время в поиске через архивы писем, порталы поставщиков и физические картотеки.
Это не редкое событие. Это предсказуемый результат процесса управления сертификатами, который откладывает проверку до конца работы.
Почему проблема возникает при финальной проверке
Проверка сертификатов почти всегда рассматривается как завершающая задача, а не задача приема. Когда материал прибывает, он проверяется физически — размеры, состояние, количество — и перемещается в цех. Сертификат сохраняется "на потом". Потом означает финальную проверку.
Разрыв между приемом и финальной проверкой может составлять шесть недель, три месяца или больше в зависимости от объема работы. В течение этого периода сертификат остается в той системе подачи, в которую он был помещен при приеме. Если эта система подачи не связывает сертификат с конкретным номером плавки и работой, его можно найти только с помощью ручного поиска при необходимости — именно тогда, когда временное давление наиболее высоко.
Три основные причины
Сертификат получен, но не проиндексирован по номеру плавки. Это наиболее распространенная причина. Сертификаты подаются по дате доставки, имени поставщика или номеру заказа — любой из них может извлечь сертификат, если вспомнить контекст. При финальной проверке шесть недель спустя контекст поиска — номер плавки. Контекст подачи не совпадает. Поиск не удается.
Сертификат получен не тем лицом и никогда не направлен в QA. Поставщик отправляет сертификат покупателю, размещающему заказ. Покупатель скачивает его, подтверждает заказ и переходит дальше. Сертификат никогда не попадает в папку качества. При финальной проверке его нет в системе QA, потому что он никогда не входил в систему QA.
Сертификат никогда не был запрошен при размещении заказа. Команда предположила, что поставщик включит сертификат при доставке. Поставщик предположил, что стандартных документов упаковки достаточно. Сертификат не был запрошен, поэтому сертификат не был отправлен. Это обнаруживается при финальной проверке, когда папка работы неполная.
Что на самом деле стоит трехдневная задержка
Видимые затраты понятны: перепланированная доставка, сборы на обратный вызов инспектора третьей стороны (обычно 800–2 500 долларов за полудневный обратный визит) и потенциально срочное получение сертификата от завода поставщика.
Менее видимые затраты накапливаются быстрее. Клиент теперь знает о проблеме с документацией в его работе. Если это постоянный клиент, эти отношения получают измеримый удар. Если партия является частью более крупного проекта на стороне клиента, трехдневная задержка в одной доставке может привести к влиянию на график, за которое клиент будет привлекать производителя к ответственности.
На среднем производственном предприятии одно событие задержки партии обычно стоит 3000–12 000 долларов в прямых и косвенных затратах сверх видимых сборов. Два или три в год делают это материальной деловой проблемой.
Профилактика: переместить проверку раньше
Решение не в том, чтобы быть более ответственным при финальной проверке. Решение — проводить проверки полноты сертификата при открытии работы, а не при ее закрытии.
Когда работа создается в системе, требуемые сертификаты должны быть определены на основе спецификации материала в заказе. По мере поступления материала и сертификатов, обновления полноты происходят автоматически. Оповещения об отсутствующих сертификатах должны срабатывать за 2–3 недели до запланированной финальной проверки, а не во время нее.
Это требует индексирования номера плавки при приеме (чтобы система знала, какие сертификаты поступили) и связывания сертификатов с позициями линии работы (чтобы система знала, какие сертификаты требуются). Оба являются изменениями процесса, которые любой рабочий процесс управления документами может поддерживать.
Появление инспектора третьей стороны — это не правильный триггер для проверки полноты сертификата. Открытие работы — правильный триггер. Каждый день между открытием работы и финальной проверкой — это возможность отследить отсутствующий сертификат без срочного давления. Это окно полностью закрывается, как только инспектор войдет в здание.
Решение о подаче, вызывающее большинство проблем
В момент получения сертификата — по электронной почте, загрузке портала или физической доставке — кто-то принимает решение о подаче. Они помещают его в папку, присваивают имя файлу, записывают строку в электронную таблицу. Это решение определяет, может ли быть найден сертификат через шесть недель с правильными условиями поиска.
Если решение о подаче использует номер плавки в качестве основного индекса, сертификат можно найти при финальной проверке. Если решение о подаче использует любой другой основной индекс, сертификат может быть найден или не найден в зависимости от того, помнит ли рецензент контекст приема.
Индексирование номера плавки в первую очередь при приеме — это одно изменение с наибольшим рычагом, которое производственная мастерская или дистрибьютор может внести для предотвращения задержек партий.
Что читать дальше
- When Your Mill Cert System Costs You More Than the Steel
- You're Losing 4 Hours Per Job to Cert Hunting — And It's Invisible on Your P&L
- MTC vs Certificate of Conformance vs Certificate of Compliance: Only One Satisfies Your Auditor