Если вы спросите большинство руководителей операций сервисных центров металлов, что бы они изменили в своем процессе управления сертификатами, ответ обычно связан с технологией: лучшая система, портал, автоматизированный прием. Предположение состоит в том, что текущий процесс примерно правильный, а трение — это проблема инструментов.
Дифференциатор в операциях мирового класса — не инструмент. Это последовательность. Сервисные центры, которые наиболее эффективно управляют входящими сертификатами, приняли структурное решение о том, когда происходит обработка сертификатов — и это решение меняет почти все, что происходит дальше.
Стандартная модель и её точка отказа
В большинстве сервисных центров процесс следует прямолинейной последовательности: материал принимается командой склада, физически проверяется (количество, состояние), помечается номером плавки из упаковочного листа и перемещается в соответствующее место хранения. Сертификат — поступивший по электронной почте, порталу поставщика или физической почте — передается команде контроля качества, которая обрабатывает его при наличии времени.
Материал на складе. Сертификат на обработке. Они связаны только в теории номером плавки, который появляется как на бирке, так и на сертификате. Если сертификат прибывает не вовремя или поступает с расхождением, материал остается в инвентаре с документальным пробелом, который может не быть обнаружен до продажи плавки.
Это не редкий граничный случай. Это результат по умолчанию, когда обработка сертификатов отделена от приёма. Пробел является структурным — он существует, потому что два рабочих процесса (приём на склад и обработка сертификата контролем качества) выполняются как отдельные операции.
Структурное изменение, которое имеет значение
Сервисные центры мирового класса рассматривают приём сертификатов как операцию приёма, а не операцию контроля качества. Это единственное перепозиционирование меняет весь процесс.
На практике: материал не принимается на склад до подтверждения сертификата и его соответствия плавке. Сертификат — это пропуск на входе. Когда материал прибывает на причал, контрольный список приёма включает доступность сертификата как обязательное поле — не как необязательное дополнение. Если сертификат недоступен (не отправлен по электронной почте, отсутствует на портале, не идёт с доставкой), материал переходит в зону ожидания до его прибытия. Он не попадает в инвентарь.
Это не требует наличия техника контроля качества на причале для каждой доставки. Это требует процесса приёма, который проверяет доступность сертификата — что может быть столь же простым, как подтверждение от команды контроля качества о том, что сертификат получен и зарегистрирован, прежде чем команда склада выпустит материал в инвентарь. Проверка может произойти за несколько минут, если сертификат уже прибыл электронным путём. Задержка создаётся только тогда, когда сертификат действительно ещё не доступен.
Три операционные практики, которые их отличают
Приём, обязательный по сертификату, с физическим контрольным списком. Команда приёма склада имеет стандартный контрольный список для каждой входящей доставки. Одна строка в контрольном списке — подтверждение доступности сертификата (Да/Нет). Если Нет, материал переходит в зону ожидания. Команда приёма не обрабатывает документы контроля качества — они проверяют, что контроль качества подтвердил приём. Это протокол координации, а не требование обучения контролю качества.
Индексирование по номеру плавки в первую очередь, применяемое при приёме. Каждый сертификат индексируется по номеру плавки как первичный ключ — не по названию поставщика, не по дате доставки, не по номеру заказа. Это решение о соглашении об именовании, которое применяется к каждому сертификату, каждый раз. Когда торговый представитель извлекает плавку 44821 из инвентаря, сертификат можно найти, выполнив поиск по 44821. Поиск занимает несколько секунд. Соглашение об именовании — это система.
Доступность сертификата в момент продажи. Когда торговый представитель подтверждает распределение запасов для заказа покупателя, статус доступности сертификата для распределённой плавки виден на экране подтверждения заказа. Если сертификат находится в файле и проиндексирован, статус зелёный. Если сертификат ожидается или имеет флаг расхождения, статус отмечается до подтверждения заказа. Это исключает модель "отправить и отправить сертификат позже", делая статус сертификата видимым в рабочем процессе продаж — не только в системе контроля качества.
Почему большинство сервисных центров этого не делают
Подход с обязательным приёмом сертификатов требует координации между складом и контролем качества, которую большинство операций не имеют. Склад и контроль качества работают как отдельные отделы с отдельными менеджерами, отдельными приоритетами и отдельными показателями производительности. Команда склада оценивается по пропускной способности приёма. Добавление шага подтверждения сертификата в контрольный список приёма создаёт трение в их рабочем процессе для выгоды, которая поступает команде контроля качества.
Решение этого требует управленческого решения сделать полноту сертификата при приёме общей метрикой — за которую несут ответственность как склад, так и контроль качества. Это организационное изменение, а не изменение процесса. Большинство операций переделывают процессы перед переалигнением ответственности, вот почему изменение процесса не закрепляется.
Стоимость незделания этого
Отправка с неправильной плавкой — самый очевидный отказ: плавка продаётся и отправляется с сертификатом, который не соответствует материалу, потому что сертификат никогда не был должным образом согласован при приёме. Для аэрокосмических и автомобильных клиентов это значительное событие контроля качества. Для конструкционных применений это потенциальная проблема соответствия нормам.
Менее очевидный отказ — ежедневная охота за сертификатом перед каждой отправкой. Торговые представители, потратившие 20-45 минут на заказ, чтобы подтвердить, что сертификат для распределённой плавки доступен и точен, — нормализованная стоимость в большинстве сервисных центров. В филиале, отправляющем 15 заказов в день, это 5-11 часов в день времени продаж и операций на поиск сертификата — скрыто в стоимости труда "вывода заказов".
Сервисные центры мирового класса не имеют этой проблемы, потому что сертификат всегда уже проиндексирован и доступен до того, как плавка попадёт в инвентарь. Нечего искать.
Что читать дальше
- When Your Mill Cert System Costs You More Than the Steel
- 6 Hours Per Shift Matching MTCs to Heat Numbers — This Is the Job Nobody Hired For
- Steel Distributors Spend 3 Hours Per Order on Cert Hunting — Most Think That's Normal