ПО управления MTC против электронных таблиц: сравнение реальных затрат

Электронная таблица была построена человеком, который ушёл два года назад. Она содержит 14 вкладок. Вкладка с надписью «НЕ ТРОГАТЬ» содержит главный индекс теплоты. Условное форматирование выделяет ячейки красным цветом, когда углеродный эквивалент превышает предел, но только в столбцах D через H, потому что кто-то добавил столбцы A через C в 2022 году без обновления диапазона. VLOOKUP в столбце R ссылается на столбец, который был удалён в начале 2023 года, и теперь возвращает #REF! для каждого номера теплоты после января этого года. Кто-то добавил примечание, которое гласит «игнорируйте столбец R, используйте PDF».

Это ваша система отслеживания MTC.

Она работает в том смысле, что ваша команда разработала обходные пути для каждого известного режима отказа. Она имеет свою собственную институциональную логику. И пока люди, которые её понимают, остаются сотрудниками вашей компании, она будет продолжать функционировать — пока она не прекратит.

Что электронная таблица действительно делает хорошо

Прежде чем утверждать, что следует заменить свою таблицу, стоит быть честным в отношении того, что электронные таблицы делают хорошо для управления MTC.

Для распределительной операции, обрабатывающей 20-30 сертификатов в месяц в одном месте, хорошо поддерживаемая электронная таблица является полностью адекватным решением. Если ваши заказы просты — одна марка, один химический стандарт, нет наложений заказчика, нет дополнительных требований — ручное сравнение со спецификацией быстро и точно. Электронная таблица ничего не стоит, не требует обучения и может быть настроена за один час.

Экономика внедрения программного обеспечения имеет смысл только тогда, когда ограничения электронной таблицы генерируют реальные затраты. Для малообъёмных операций в одном месте эти ограничения редко достигаются. Если это описывает ваш бизнес, честный ответ заключается в том, что вам может не потребоваться ПО управления MTC сегодня.

Проблема в том, что большинство компаний, начинающих с электронной таблицы, продолжают её использование задолго после того, как её ограничения перестают быть теоретическими и начинают появляться в задержках отправки, сбоях аудита и переработках сотрудников.

Где электронные таблицы дают сбой

Электронные таблицы дают сбой в управлении MTC, когда объём, сложность или требования соответствия превосходят их конструкцию.

Точка перегиба наступает, когда объём, сложность или требования соответствия вашей операции превосходят то, для чего была разработана электронная таблица.

Нет индексирования номеров теплоты. Электронная таблица имеет строки и столбцы. Поиск сертификата для определённого номера теплоты означает знание того, в какой вкладке искать, какое было соглашение об архивировании при получении этой теплоты, и был ли сертификат прикреплён как PDF или введён вручную. Если клиент звонит в 16:00 и просит пакет сертификатов для материала, отправленного три месяца назад, ваша команда ищет в цепях электронной почты, общих дисках и вкладках, пока клиент ждёт.

Нет автоматической проверки соответствия пределам спецификации. Электронная таблица может выделить ячейку красным цветом, когда значение превышает пороговое значение — если кто-то правильно установил условное форматирование, если оно охватывает правильные столбцы, и если пороги были обновлены при изменении ваших спецификаций. То, что она не может сделать, это автоматически сравнить сертификат с наложениями, специфичными для клиента, требованиями дополнительного тестирования или несколькими одновременными спецификациями PO. Это сравнение выполняется вручную человеком, проверяющим сертификат, если оно выполняется вообще.

Нет отслеживаемости через обработку. Когда стержень длиной 48 футов разрезается на шесть частей и эти части отправляются четырём разным клиентам, взаимосвязь между исходным сертификатом теплоты и нижестоящим материалом должна следовать разрезам. В электронной таблице эта связь исчезает в момент обработки. Сертификат архивируется для исходной покупки. Исходящие отправки не содержат ссылку на сертификат. Когда клиент просит сертификат для полученной им части, кто-то восстанавливает происхождение из памяти и записей резки — если эти записи существуют.

Нет контроля доступа многопользователем. Если пять человек должны иметь доступ к трекеру сертификатов, пять человек должны иметь доступ к главной электронной таблице. Кто-то отсортирует неправильный столбец. Кто-то случайно перезапишет ячейку. Кто-то сохранит версию с редакциями, которые не предполагались постоянными. Электронная таблица не содержит записи о том, кто, что, когда и почему изменил.

Нет журнала аудита. Когда клиент или органы по сертификации проводят аудит вашей практики управления сертификатами, они хотят увидеть, что ваш процесс систематичен, а не зависит от человека. Электронная таблица показывает, что у вас есть система архивирования. Она не может показать, что система применяется последовательно, что отклонения выявляются и передаются, или что ваши записи полны.

Расчёт реальной стоимости

Аргумент в пользу переключения с электронных таблиц на ПО управления MTC обычно делается с точки зрения удобства и снижения риска. Это реальные преимущества, но их сложно количественно оценить в бюджетном разговоре. Затраты на рабочую силу и задержки нет.

Работа по восстановлению сертификатов. Среднее сталелитейное сервис-центр или цех по производству, обрабатывающие 150 заказов в месяц, затрачивают значительное время на восстановление сертификатов. Извлечение сертификата для конкретного заказа — поиск его на общем диске, сопоставление номера теплоты с записью о покупке, проверка правильной версии и упаковка для клиента — требует в среднем 2,5 часа на заказ, когда система архивирования представляет собой электронную таблицу с вложениями электронной почты. При полной ставке труда в размере 40 долларов в час это составляет 100 долларов за заказ. При 150 заказах в месяц это составляет 15 000 долларов в месяц, или 180 000 долларов в год, только на работу по восстановлению сертификатов.

Это число звучит высоко, пока вы не учтёте весь объём того, что «восстановление сертификатов» предполагает в реальной операции: последующее наблюдение за поставщиком, когда сертификат не был получен с отправкой, перекрёстные ссылки несколько теплоты, когда заказ был извлечен из более чем одного, отслеживание результатов дополнительных тестов, отправленных отдельно, и ответы на запросы клиентов сертификатов на материал, отправленный месяцами ранее.

Пропущенные отклонения, перехваченные при доставке. Одна задержка отправки — когда материал прибывает с сертификатом, не соответствующим спецификации PO, задержка перехватывается на причале и заказ должен быть возвращён или переговорён — несёт прямые расходы в размере 8 000–12 000 долларов в среднем операции: обратная доставка, экстренная переанализировка, нарушение расписания и работа, связанная с управлением исключением. Большинство операций, полагающихся на управление сертификатами на основе электронных таблиц, испытывают по крайней мере одну такую задержку в месяц. Это 8 000–12 000 долларов в месяц в избежаемых расходах.

Подготовка к годовому аудиту. Подготовка к аудиту качества клиента или аудиту сертификации третьей стороной, когда история сертификатов находится в электронной таблице, требует, чтобы кто-то вручную собрал и организовал записи. Для операции, обрабатывающей 150 заказов в месяц, аудит продолжительностью 12 месяцев, охватывающий 1800 строк заказов, требует примерно 40 часов подготовки. При ставке 40 долларов в час это составляет 1600 долларов за цикл аудита — не считая времени, которое аудитор потратит на ожидание записей, которые невозможно быстро найти.

Общая видимая стоимость для средней операции: примерно 15 000 долларов в месяц в работе по извлечению, 8 000 долларов в месяц в задержках и 1600 долларов в год в подготовке аудита — примерно 23 000 долларов в месяц в прямо прослеживаемых расходах, которые электронная таблица не может устранить, потому что она не может автоматизировать работу или обнаружить отклонения, которые её генерируют.

Что на самом деле стоит ПО управления MTC — и что оно устраняет

Специализированное ПО управления MTC работает по модели SaaS. Для среднего сталелитейного предприятия годовая стоимость программного обеспечения обычно составляет от 12 000 до 30 000 долларов в зависимости от объёма и набора функций. Эта цифра видна в бюджете. Скрытые расходы в размере 23 000 долларов в месяц, связанные с электронными таблицами и задержками, не видны — они поглощаются зарплатой, списываются как претензии по доставке и классифицируются как операционное расхождение.

То, что устраняет программное обеспечение: автоматическое восстановление сертификатов по номеру теплоты, заказу, клиенту или диапазону дат (сокращение восстановления с 2,5 часов до менее 5 минут); автоматическое сравнение значений сертификатов с спецификацией PO и наложениями клиента (перехват отклонений перед отправкой материала, а не на причале); полная отслеживаемость через операции резки и обработки (каждая нижестоящая часть связана с исходным сертификатом теплоты без ручного восстановления); и готовые к аудиту отчёты, которые можно экспортировать по требованию.

Расчёт окупаемости не сложен. Если ПО управления MTC устраняет 80% работы по восстановлению сертификатов, перехватит две трети задержек, которые в настоящее время достигают причала, и сократит подготовку аудита с 40 до 4 часов, годовая экономия для описанного выше среднего предприятия составляет 175 000–200 000 долларов при расходах на программное обеспечение в размере 12 000–30 000 долларов.

Электронная таблица не бесплатна. Вы просто платили за неё работой, задержками и подверженностью аудиту вместо строки подписки.

Часто задаваемые вопросы