Одобренные NADCAP сервисные центры и зарегистрированные учреждения ASME имеют требование к документации, которое озадачивает большинство операций: вы должны быть в состоянии извлечь MTC для любой партии, обработанной в вашем учреждении, в течение периода хранения, указанного клиентом — как правило, от 10 до 25 лет. Для сервисного центра, обрабатывающего 50 000 катушек за этот период, это миллионы документов.
Физические архивы не работают. Цифровые архивы работают — но только если они структурированы правильно. Папка на общем диске не является совместимым архивом. Ответ цифровой, но он должен быть правильным типом цифрового.
Что требования фактически говорят
Три структуры определяют обязательства по хранению MTC для сервисных центров, обслуживающих клиентов в аэрокосмической отрасли и атомной энергетике:
NADCAP (аэрокосмическая промышленность и специальные процессы): Записи качества, включая сертификаты материалов, должны храниться в течение периода, указанного клиентом. Утвержденные требования поставщика клиента — часто со ссылкой на AS9100 или положения, касающиеся специфического потока качества клиента — обычно требуют от 10 до 25 лет. Некоторые оборонные клиенты указывают продолжительность программы.
ASME Section VIII Division 1 (сосуды высокого давления): Отчет о данных производителя и вспомогательная документация должны храниться производителем в течение минимум 3 лет. От сервисных центров, поставляющих материалы производителям, зарегистрированным в ASME, может потребоваться по контрактам своих клиентов хранить документацию в течение срока службы сосуда — потенциально 30+ лет.
AS9100 Rev D (управление качеством в аэрокосмической промышленности): Организация должна определить и задокументировать периоды хранения записей качества, которые соответствуют требованиям клиентов и нормативным требованиям. AS9100 не указывает минимальный период — требует от организации определить, что применимо, и внедрить это.
На практике любой сервисный центр с клиентами в аэрокосмической или ядерной отрасли должен планировать хранение на 25 лет как основу. Некоторые клиенты потребуют больше.
Почему физические архивы не работают
Операционные риски физических архивов хорошо задокументированы и постоянно реализуются:
Повреждение водой и огнем. Одно событие — разрыв трубы, протечка крыши, пожар — может уничтожить годы бесценных записей. Страхование покрывает стоимость замены в большинстве категорий. Отчеты испытаний на заводе — оригиналы. Их нельзя восстановить из выплат страховки.
Перемещение здания и реорганизация. Записи, перемещаемые с помещением, часто теряют свою организационную структуру. Коробки с неправильными ярлыками при перемещении становятся постоянно недоступными. Это особенно острая проблема для бумажных записей, накопленных до того, как электронное хранение стало стандартом.
Текучесть кадров. Человек, знавший систему подачи, уходит на пенсию. Никто не задокументировал организационную логику. Архив остается физически нетронутым, но практически недоступным.
Время извлечения. Поиск конкретного сертификата в 25-летнем бумажном архиве — когда известно только номер партии и приблизительная дата — может занять часы. Это не удовлетворяет требованиям извлечения при проверке.
Как выглядит совместимый цифровой архив
Цифровой архив, соответствующий требованиям NADCAP и ASME для извлечения, имеет пять структурных характеристик:
1. Индексирован по номеру партии и дате. Основной ключ поиска должен быть номером партии — это то, что проверяющий даст вам при проведении выборочной проверки. Вторичные ключи включают марку материала, заказ клиента и дату обработки. Совместимая система извлекает сертификат для конкретного номера партии менее чем за 60 секунд с любой рабочей станции.
2. Качество исходного документа. Документы должны быть отсканированы и сохранены с достаточным разрешением для сохранения всего видимого содержимого — включая печати инспектора, печати партии и рукописные заметки. Минимум 300 DPI. Сжатые сканы или сканы факсимильного качества, которые теряют детали печати, не соответствуют требованию ведения четкой записи.
3. Защита от подделок при хранении. Система должна быть в состоянии продемонстрировать, что сохраненный документ является тем же документом, что был первоначально подан — что он не был изменен, заменен или удален и заменен. Это конкретная забота NADCAP. Требуется хеширование, журналы аудита или другие технические средства контроля, которые демонстрируют целостность документа.
4. Географически избыточная резервная копия. Один сервер или одна резервная копия объекта не удовлетворяет цель долгосрочного хранения записей. Необходимы копии резервных копий в географически отдельном месте с задокументированными процедурами восстановления. Облачное хранилище с избыточными географическими зонами удовлетворяет это требование, если также выполняются требования контроля доступа и защиты от подделок.
5. Контроль доступа с журналом аудита. Только авторизованный персонал должен иметь возможность архивировать или удалять записи. Каждый событие доступа — кто извлек какой документ, когда — должен быть зарегистрирован. Аудиторы NADCAP будут вопрашать о контроле доступа и будут проверять журналы.
Что не подходит
Наиболее распространенный несовместимый "цифровой архив", встречаемый в сервисных центрах: общая сетевая папка с папками, названными по годам — "Certs 2018–2019", "Certs 2020–2021". Нет индексирования поиска. Нет контроля доступа. Нет защиты от подделок. Нет проверки резервных копий. Извлечение требует знания того, где файл был сохранен годы назад, а время извлечения для конкретного номера партии измеряется в минутах или часах, а не в секундах.
Это не удовлетворяет требованию извлечения при проверке до того, как проверяющий его даже протестирует.
Демонстрация извлечения при проверке
Большинство проверок NADCAP включают выборочную проверку: проверяющий выбирает запись обработки из журналов операций объекта, идентифицирует номер партии и просит объект извлечь соответствующий MTC. Неявные часы начинаются, когда запрос делается.
Объекты, которые ведут совместимые цифровые архивы, индексированные по номеру партии, извлекают сертификат менее чем за 60 секунд. Объекты, которые полагаются на диски папок по годам, ищут через несколько папок в течение нескольких минут. Разница заметна проверяющему. Извлечение, которое занимает более нескольких минут, является выводом контроля документации — независимо от того, существует сертификат в конце или нет.
Инвестиция в совместимую структуру архива окупается в первый раз, когда аудитор NADCAP проводит эту выборочную проверку.