Пятница, полдень. Менеджер проекта подходит к столу отдела качества и просит пакет сертификатов для заказа, который отправляется в понедельник. Инженер по качеству открывает её электронную почту, проверяет общую папку "certs 2024 backup", входит на два портала поставщиков и в итоге находит большую часть необходимого (разбросанного по трём цепочкам электронной почты от разных отправителей). К тому времени, когда пакет собран, уже наступил понедельник с утра. Заказ всё равно отправляется с опозданием.
Никто не подаёт об этом отчёт. Это не отражается в журнале несоответствий. Это появляется как "затраты на качество" в табеле учёта времени и поглощается в косвенные затраты. Именно поэтому охота за сертификатами: самая дорогостоящая проблема, о которой производственные предприятия не знают.
Почему это никогда не отражается в отчёте о доходах
Неправильная классификация труда: основная проблема. Когда инженер по качеству тратит четыре часа на сборку пакета сертификатов, это время кодируется как затраты отдела качества, что выглядит нормально. Никто не отслеживает "часы, потраченные на поиск документов, которые должны быть уже организованы". В отчёте о доходах показана стоимость; это просто не показывает причину.
В результате проблема усугубляется в течение лет без каких-либо корректирующих действий. Она невидима именно потому, что вписывается в ожидаемые бюджетные статьи.
Три места, где производственные предприятия теряют время на сертификаты
Получение и первоначальное архивирование сертификатов: это начало. Сертификаты поступают по электронной почте покупателю, по электронной почте в ящик качества, через портали поставщиков, факсимильные подтверждения и иногда как физические документы с доставкой материала. Каждый канал попадает в разное место. Процесс получения не захватывает их централизованно, и команда качества узнаёт об отсутствующих сертификатах, когда они им нужны, а не когда они прибывают.
Получение сертификатов при завершении заказа: это место, где сосредоточена боль. Когда заказ закрывается, кому-то нужно найти сертификат для каждого плавления в этом заказе. Если сертификаты архивированы по дате получения, названию поставщика или номеру закупочного заказа, а потребность поиска: по номеру плавления или номеру заказа, каждый поиск становится упражнением перекрёстной ссылки. Чем больше заказов одновременно обрабатывает предприятие, тем хуже ситуация.
Сборка пакета сертификатов: последний шаг, который умножает хаос выше по течению. Сбор правильных сертификатов для правильных деталей в формате, требуемом заказчиком, с любой дополнительной документацией, которую они указали, это ручная работа по координации, которая занимает столько времени, насколько запутана система архивирования.
Какова фактическая стоимость
Рассчитаем для среднего производственного предприятия: 4 часа на заказ × $45/час бремя оплаты труда × 50 заказов в год = $9000 в прямых затратах на оплату труда только на охоту за сертификатами. И это до учёта экспресс-доставки по опаздывающей отгрузке, звонка в службу поддержки клиентов с объяснением задержки или стоимости переинспекции, когда пакет был неполным при первой попытке.
Для предприятий, обрабатывающих 100–200 заказов в год, цифры масштабируются соответственно. При затратах $18,000–$36,000 в год на пустые работы, связанные с сертификатами, вы смотрите на центр затрат, который много раз оправдал бы выделенный программный инструмент, но большинство предприятий продолжают рассматривать это как обычную стоимость деятельности.
Как выглядит реальное решение
Операционное изменение, которое устраняет большинство охоты за сертификатами, просто: индексируйте сертификаты по номеру плавления при получении, а не по поставщику или дате. Когда сертификат поступает, номер плавления немедленно вводится в систему. С этого момента каждый поиск (по заказу, по закупочному заказу, по заказчику) разрешается через индекс номера плавления, а не требует ручного поиска по артефактам архивирования.
Второе изменение: связь сертификатов со строками закупочного заказа при получении. Когда сертификат индексируется относительно строки закупочного заказа, которая заказала материал, связь с заказом и заказчиком является автоматической. При закрытии заказа пакет сертификатов является выходом системы, а не ручной работой по сборке.
В-третьих, сборка пакета сертификатов должна быть однократной операцией, а не двухчасовым упражнением. Если связь плавления-заказа поддерживается на протяжении жизненного цикла заказа, создание пакета при закрытии означает вытягивание предварительно связанного набора записей, а не охоту по трём системам.
Это не технические требования. Это требования процесса. Технология просто делает их устойчивыми к масштабированию.
Проблема измерения
До тех пор, пока производственные предприятия не начнут измерять время получения сертификатов как отдельную деятельность, проблема не будет достаточно видна для решения. Начальная точка: одноневельное исследование времени: попросите команду качества отдельно регистрировать время, связанное с сертификатами, от других деятельностей по качеству. Большинство предприятий, которые это делают, обнаруживают, что число выше, чем они ожидали.
Как только стоимость становится видна, решение простое. Управление сертификатами: это операционная проблема, а не проблема качества, и операционные проблемы реагируют на переработку процесса.
Что читать дальше
- When Your Mill Cert System Costs You More Than the Steel
- The 5 MTC Discrepancies Fabricators Find at Delivery: And How to Reject or Resolve Each One
- MTC Review Should Take Minutes, Not Days: Here's the Gap Most Fabrication Shops Miss