Торговый представитель подтверждает заказ со склада, распечатывает документы отправки и направляется на склад. Прежде чем грузовик уехал, кто-то должен найти сертификат для определенной партии, которая отправляется. Представитель тратит 20 минут на поиск по общему диску. Не находит. Звонит на стол продаж внутри помещения. Внутренние продажи проверяют архив электронной почты. Еще 15 минут. В конце концов кто-то находит это - или они отправляют и отправляют сертификат по электронной почте позже, надеясь, что клиент не спросит, прежде чем доставка прибудет на входящую проверку.
Это происходит десятки раз в день в большинстве дистрибьюторов стали. Никто не отслеживает время. Никто не классифицирует это как потерю. Процесс всегда был таким образом, поэтому он рассматривается как нормальный.
Это не нормально. Это исправляемая операционная проблема, которую большинство дистрибьюторов просто перестали видеть.
Почему дистрибьюторы нормализуют это
Сертификат - это вспомогательный документ в большинстве рабочих процессов дистрибьютора. Основная операция - подтверждение запасов, обработка заказа, планирование доставки - хорошо управляется. Сертификат - это запоздалая мысль, которая как-то разрешается перед отправкой.
Потому что это решается - в большинстве случаев - это не регистрируется как системный отказ. 20-минутная охота за сертификатом во вторник не связана с 45-минутной охотой в пятницу ни в чьем уме. Каждый из них - разовое неудобство. Совокупно по отделению они представляют существенные и последовательные расходы.
Другая причина его сохранения: люди, занимающиеся охотой на сертификаты, - это не люди, устанавливающие операционные приоритеты. Торговый представитель или внутренний координатор по продажам тратит на это время, потому что это их работа - получить заказ. Они решают его ситуационно. Они не передают его как проблему процесса, потому что переделывать процесс - это не их роль.
На что это на самом деле стоит
Математика проста. В отделении, обрабатывающем 15-20 заказов в день с требованиями сертификата, предположим в среднем 3 часа в день по всей команде на работу, связанную с сертификатом - охота, запросы у поставщиков, последующие действия по отсутствующим сертификатам, сборка пакетов для многопартийных заказов.
3 часа/день × $40/час × 250 рабочих дней = $30 000/год на отделение в трудозатратах на получение сертификата.
Для дистрибьюторов с несколькими отделениями умножьте соответственно. При четырех отделениях это $120 000 в год - достаточно крупная статья расходов, чтобы финансировать специализированное программное решение несколько раз.
Эта цифра не включает стоимость отправок, задержанных потому, что сертификат не удалось найти перед отправкой, сертификатов спотовых покупок, которые никогда не были получены и обнаружены только при отправке, или ущерба деловым отношениям с клиентами из-за задержки доставки сертификата.
Три точки отказа при получении сертификата для дистрибьюторов
Сертификаты, поданные при получении по дате, а не по номеру партии. Это структурная причина большинства охоты за сертификатами. Когда сертификаты поступают от прокатного стана или брокера и сохраняются по дате или названию поставщика, путь поиска во время заказа - когда оператор знает номер партии в сборочном листе - не соединяется с путем подачи. Каждый поиск требует перекрестной ссылки, которую кто-то делает вручную.
Запасы в нескольких местоположениях, сертификат в одном месте. Материал, заказанный на Склад А, перемещается на Склад Б при переработке запасов. Сертификат остался на Складе А - или, точнее, в папке общего диска, помеченной в процессе получения Склада А. Команда отправки на Складе Б не может получить к нему доступ, не зная, где искать или кому звонить.
Сертификаты спотовых покупок, которые никогда не запрашивались. Когда дистрибьютор заполняет заказ клиента со спотовой покупки - невалованную покупку из другого центра обслуживания или брокера - сертификат на этот материал может никогда не быть запрошен как часть сделки. Методы сертификации поставщиков спотовых покупок различаются. Некоторые включают сертификаты автоматически; некоторые отправляют их только при запросе. Дистрибьютор обнаруживает пробел, когда клиент задает вопрос.
Что требуют клиенты
Порог приемлемой доставки сертификата повышается. Клиенты цепи поставок в авиакосмической, оборонной и автомобильной промышленности все больше требуют цифровую доставку сертификата перед подтверждением отправки - не "сертификат в последующем". Некоторые требуют наличие сертификата в той же системе, что и подтверждение заказа, чтобы их входящая команда контроля могла начать проверку до прибытия грузовика.
Для дистрибьюторов, обслуживающих эти рынки, неформальный подход "отправить и отправить сертификат позже" больше не жизнеспособен. Это становится условием ведения бизнеса с клиентами, которые имеют наибольшее значение для доходов.
Как выглядит исправление
Операционное изменение заключается в том, чтобы сделать наличие сертификата частью рабочего процесса подтверждения заказа, а не запоздалой мыслью перед отправкой.
Когда партия поступает в запасы, сертификат индексируется по номеру партии - немедленно, как часть приемки. Когда эта партия распределяется на заказ, сертификат доступен из записи заказа. Когда команда отправки извлекает сборочный лист, сертификат доступен без отдельного поиска.
Это требует одного структурного изменения: прием сертификата, индексированный по номеру партии при приемке, доступный из любого места или системы, имеющей видимость запасов. Технология для поддержки этого проста. Процессная дисциплина для последовательного применения это наиболее сложная часть - и это управленческое решение, а не покупка программного обеспечения.
Что читать дальше
- When Your Mill Cert System Costs You More Than the Steel
- What Best-in-Class Service Centers Do Differently With Incoming Certs — It's Not What You'd Expect
- 6 Hours Per Shift Matching MTCs to Heat Numbers — This Is the Job Nobody Hired For