감사에서 재료 추적 가능성을 증명하는 방법: 실용적인 점검 목록

빠른 답변

---

인증 기관, 제3자 고객 또는 ASME 공인 검사자의 감사자는 역추적을 수행할 것입니다. 그들은 완성된 부품이나 용접 이음부를 선택하고 그 완성된 항목에서 그것이 만들어진 원재료로 돌아가는 문서별 문서 체인을 증명하도록 요청할 것입니다.

이 가이드는 이 연습을 위해 어떻게 준비해야 하는지, 어떤 문서를 확인하는지, 그리고 대부분의 조직이 실패하는 지점을 정확히 알려줍니다.

---

감사자가 찾는 것

재료 추적 가능성을 평가하는 감사자는 완벽한 파일 시스템을 찾지 않습니다. 그들은 한 가지 질문을 하고 있습니다: 지금 바로 이 부품의 재료가 사양이 요구하는 것임을 증명할 수 있습니까?

그 질문에 답하려면 다음을 확인해야 합니다:

1. 재료 테스트 증명서(MTC) - 열 번호와 지정된 재료 표준을 충족하는 테스트 데이터
2. 수령 기록 - 들어오는 재료의 열 번호가 증명서에 대해 확인되었음을 보여주는
3. 재료 발행 또는 절단 기록 - 언제 어떤 작업에 재료가 발행되었는지 보여주는
4. 공정 기록 (용접도, 검사 기록, 이력서) - 검사 중인 특정 부품에서 동일한 열 번호를 참조하는
5. 일관된 체인 - 열 번호는 모든 문서에서 동일하고 올바르게 철자되어야 합니다.

감사자는 의도적으로 모호한 항목을 선택합니다 - 용기 뒷면의 노즐, 작은 피팅, 작은 가지의 스풀 - 왜냐하면 이들은 문서 작성 과정에서 놓칠 가능성이 가장 높은 항목이기 때문입니다.

---

감사 전 준비 점검표

문서 수집

• 모든 밀 테스트 증명서는 열 번호로 색인 지정되고 구매 주문과 연결됨
• 모든 압력 경계 또는 중요 재료에 대한 수령 기록
• 열별로 현재 및 소비 수량을 표시하는 재료 등록부 또는 재고 원장
• 절단/발행 기록은 각 열이 어느 작업으로 발행되었는지 보여줌
• 각 접합부 또는 부품에서 열 번호를 참조하는 용접도 또는 부품 등록부
• 증명서 색인 또는 추적 가능성 매트릭스(프로젝트 사양에서 필요한 경우)

물리적 검증

• 저장소의 재료는 읽을 수 있는 열 번호로 표시되고 증명서와 상호 참조됨
• 잔재는 원래 열 번호로 표시됨 - 단순한 일반 항목 번호가 아님
• 완성된 부품은 사양에서 요구하는 경우 눈에 띄는 식별 태그를 가짐

공정 기록 일관성

• 용접 기록의 열 번호가 MTC 색인과 일치함
• 증명서와 공정 기록 사이의 열 번호 전사 오류 없음
• 재료 대체가 공식적으로 기록되고 대체 증명서로 뒷받침됨

---

추적 가능성 역추적 연습

감사자가 역추적을 시작하면 순서는 일반적으로 다음과 같습니다:

1단계 — 감사자가 항목을 선택합니다. 그들은 완성된 부품, 활성 작업 또는 완료된 프로젝트 기록에서 선택할 수 있습니다. 그들은 "이 항목에 대한 추적 가능성을 보여주세요."라고 묻을 것입니다.

2단계 — 부품 기록을 제시합니다. 이것은 용접도 항목, 부품 태그 또는 항목과 그 재료 식별을 보여주는 라우팅 기록입니다.

3단계 — 절단/발행 기록을 검색합니다. 이것은 부품을 발행된 재료 배치(열, 로트)와 연결합니다.

4단계 — 수령 기록을 검색합니다. 이것은 재료가 수령되고, 물리적으로 확인되고, 기록되었음을 보여줍니다.

5단계 — MTC를 제시합니다. 이것은 최종 링크입니다 - 재료가 지정된 요구사항을 충족함을 보여주는 증명서. 증명서의 열 번호는 체인의 모든 이전 문서와 일치해야 합니다.

6단계 — 감사자가 체인을 확인합니다. 그들은 두 번째 또는 세 번째 항목을 확인할 수 있습니다. 그들은 발견사항으로 끊김, 불일치 또는 누락된 문서를 기록합니다.

전체 역추적은 조직이 잘 된 시스템에서 항목당 5분에서 10분 이상 걸려서는 안 됩니다. 더 오래 걸리면 그 자체가 발견사항입니다.

---

일반적인 감사 발견사항 및 해결 방법

발견사항: 특정 열 번호에 대해 증명서를 검색할 수 없음

원인: 증명서가 수령되었지만 열 번호로 색인되지 않았습니다. 존재할 수 있지만 빠르게 찾을 수 없습니다.

수정 사항: 수령 시점에 열 번호로 모든 MTC를 파일링하고 색인하도록 요구하는 수령 절차를 구현합니다. 디지털 시스템의 경우 섭취 시 증명서를 자동으로 색인하는 도구를 사용합니다.

발견사항: 물리적 재료의 열 번호가 증명서와 일치하지 않음

원인: 전사 오류, 재료 라벨 잘못 또는 증명서가 잘못된 열에 적용됨.

수정 사항: 재료를 격리합니다. 문서 오류(잘못된 증명서 검색)인지 실제 불일치인지 조사합니다. 해결될 때까지 재료를 사용하지 마세요. 재료를 수령 플랫폼에서 이동시키기 전에 물리적 확인을 요구하는 수령 절차에 단계를 추가합니다.

발견사항: 용접도가 파일의 증명서와 다른 열을 참조함

원인: 생산 중 기록을 업데이트하지 않고 재료가 대체되었거나 용접도를 작성할 때 전사 오류가 발생했습니다.

수정 사항: 실제로 사용된 재료를 확인합니다. 올바른 MTC를 찾을 수 있고 대체가 합법적이면 용접도를 업데이트하고 수정을 공식 기록 변경으로 기록합니다. 재료를 확인할 수 없으면 부적합으로 상향 보고합니다.

발견사항: 열 번호 식별 없이 저장소의 잔재

원인: 잘라낸 조각이 재표시 없이 재고로 반환되었습니다.

수정 사항: 모든 미식별 잔재를 격리합니다. 모든 절단 조각에 대해 선반으로 돌아가기 전에 의무적인 재표시 절차를 구현합니다. 공식 잔재 로그를 고려합니다.

발견사항: ISO 9001 추적 가능성 절차가 존재하지만 따르지 않음

원인: 작성된 절차는 수령 시 열 번호 확인을 요구하지만 기록은 이 단계가 일관되게 수행되지 않았음을 보여줍니다.

수정 사항: 수령 인원을 재교육합니다. 수령 기록을 필수 게이트로 만듭니다 - 서명된 추적 가능성 기록 없이는 상품이 재고로 들어올 수 없습니다. 열 번호를 입력하지 않고는 수령을 기록할 수 없게 하는 시스템을 고려합니다.

---

ISO 9001 조항 8.5.2 — 실제로 요구하는 것

ISO 9001:2015 조항 8.5.2는 조직이 생산 및 서비스 제공 전반에 걸쳐 출력을 식별하기 위해 적절한 수단을 사용해야 하며, 추적 가능성이 요구되는 경우 출력의 고유한 식별을 제어하고, 추적 가능성을 가능하게 하기 위해 문서화된 정보를 유지해야 한다고 명시합니다.

실제로 이 조항은 다음을 요구합니다:

• 생산 전반에 걸쳐 재료를 식별하는 방법(태깅, 표시, 라벨)
• 그 식별을 관련 증명서 및 사양에 연결하는 방법
• 문서화된 증거 보유

인증 기관의 감사자는 이것이 절차뿐만 아니라 실제로 발생하고 있다는 객관적인 증거를 찾습니다. 그들은 라이브 예제를 보도록 요청할 것입니다 - 위에서 설명한 역추적 연습.

---

감사 준비 완료된 추적 가능성 기록 구축

추적 가능성 감사를 쉽게 통과하는 조직과 주요 발견사항을 받는 조직 간의 차이는 거의 항상 3가지 지점의 운영 규율입니다:

1. 수령 - 수락 전에 증명서가 물리적 재료와 일치함
2. 절단/발행 - 모든 재료 이동이 열 번호로 기록됨
3. 기록 검색 - 완전한 체인을 몇 분 내에 재구성할 수 있음

TestCert와 같은 도구는 정확히 이 감사 시나리오를 위해 설계되었습니다 - 수집된 모든 증명서가 색인되고, 모든 발행이 기록되며, 모든 부품의 완전한 추적 가능성 체인을 종이 바인더에서 손으로 조립하는 대신 몇 초 내에 검색하고 인쇄할 수 있습니다.

---

자주 묻는 질문